Datensätze in HubSpot deduplizieren

HubSpot dedupliziert automatisch Kontakte mithilfe von E-Mail-Adressen und Unternehmen anhand von Domain-Namen. Datensatz-IDs können außerdem auch zum Deduplizieren von Kontakten, Unternehmen, Deals, Tickets, Produkten und benutzerdefinierte Objekten verwendet werden. Zur Deduplizierung über den Import können Sie Datensatz-IDs oder benutzerdefinierte Eigenschaften einfügen, die eindeutige Werte erfordern in Ihrer Importdatei. Benutzer in einem Professional- oder Enterprise-Account können potenzielle Duplikate mithilfe des Tools zur Verwaltung von Duplikaten auch manuell verwalten.

Automatische Deduplizierung in HubSpot

HubSpot dedupliziert auf folgende Weise Objekte, die im CRM erstellt wurden (z. B. durch Importieren, Formulareinsendungen):

• Kontakte anhand des Benutzertokens deduplizieren
• Kontakte anhand der E-Mail-Adresse deduplizieren
• Unternehmen anhand des Domain-Namens deduplizieren
• Datensätze anhand der Datensatz-ID deduplizieren
• Datensätze nach benutzerdefinierten „Eindeutiger Wert“-Eigenschaften deduplizieren

Kontakte anhand des Benutzertokens deduplizieren

Wenn ein neuer Kontakt über eine Formulareinsendung zu HubSpot hinzugefügt wird, überprüft HubSpot das Benutzer-Token eines Kontakts (d. h., das hubspotutk-Cookie), um zu sehen, ob es einem vorhandenen Kontakt entspricht. Wenn Sie die Datenschutzeinstellungen in Ihrem Account aktiviert haben, muss ein Benutzer Ihren Banner zur Datenschutzrichtlinie akzeptieren, damit dieses Cookie seinem Kontaktdatensatz zugeordnet wird.

Wenn zwei Formulareinsendungen vom selben Browser und Computer stammen, werden die Einsendungen in einen Datensatz zusammengeführt, da HubSpot erkennt, dass beide Einsendungen von ein und demselben Benutzer kommen. In diesem Fall passiert Folgendes:

• Die Informationen aus der zweiten Formulareinsendung überschreiben die Informationen aus der ersten Einsendung, da im jeweiligen Browser dasselbe Cookie gespeichert ist. 
• Wenn die E-Mail-Adresse aus der zweiten Einsendung nicht bereits als Kontakt in HubSpot vorhanden ist, überschreibt die E-Mail-Adresse die bestehende E-Mail-Adresse für den Kontakt.
• Wenn der Kontakt das Formular mit einer seiner sekundären E-Mail-Adressen in HubSpot einsendet, ersetzt die sekundäre E-Mail die primäre E-Mail nach dem Einsenden.

Wenn Sie möchten, dass bei jede Formulareinsendung über den gleichen Browser ein neuer Kontakt erstellt werden soll, können Sie die Einstellung Immer einen Kontakt für eine neue E-Mail-Adresse erstellen in Ihren Formularoptionen aktivieren.

Kontakte anhand der E-Mail-Adresse deduplizieren

Wenn ein neuer Kontakt hinzugefügt wird, sucht HubSpot nach einem übereinstimmenden Wert in der Eigenschaft E-Mail.

• Wenn Sie versuchen, einen Kontakt manuell zu erstellen und ein bestehender Kontakt über eine identische E-Mail-Adresse verfügt, benachrichtigt HubSpot Sie darüber, dass bereits ein Kontakt vorhanden ist, und Sie können den zusätzlichen Kontakt nicht hinzufügen.
• Wenn in Ihrem Account bereits ein Kontakt mit der gleichen E-Mail-Adresse vorhanden ist, werden beim Hinzufügen über Formulareinsendungen die neuen Kontaktinformationen dem vorhandenen Kontaktdatensatz hinzugefügt. Wenn der Kontakt ein Formular mit seiner sekundären E-Mail-Adresse einsendet, überschreibt die E-Mail-Adresse die bestehende E-Mail-Adresse für den Kontakt. Wenn Sie möchten, dass bei jede Formulareinsendung über den gleichen Browser ein neuer Kontakt erstellt werden soll, können Sie die Einstellung Immer einen Kontakt für eine neue E-Mail-Adresse erstellen in Ihren Formularoptionen aktivieren.
• Wenn beim Import hinzugefügt:
  • Wenn in Ihrem Account bereits ein Kontakt mit der gleichen E-Mail-Adresse vorhanden ist, werden die neuen Kontaktinformationen dem vorhandenen Kontaktdatensatz hinzugefügt. Beispiel: Wenn Sie eine Liste der Kontakte importieren, die admin@hubspot.com enthält, und ein vorhandener Kontakt in Ihrem HubSpot-Account über die E-Mail-Adresse admin@hubspot.com verfügt, werden diesem Kontaktdatensatz die importierten Informationen hinzugefügt.
  • Wenn Sie sowohl die sekundäre E-Mail-Adresse als eindeutige ID in einem Import verwenden, wenn sich sowohl die sekundäre E-Mail-Adresse und die Datensatz-ID als Spalten in Ihrer Datei berücksichtigen, ersetzt die sekundäre E-Mail-Adresse die primäre E-Mail-Adresse beim Import. Wenn Sie nicht möchten, dass die sekundäre E-Mail-Adresse die primäre überschreibt, nehmen Sie nicht auch die Spalte Datensatz-ID in Ihre Datei auf.
  • Wenn Sie die Eigenschaft E-Mail nicht in Ihren Import einbeziehen, wird jede Zeile Ihrer Importdatei als ein neuer Kontaktdatensatz importiert.
  • Wenn bereits mehrere Datensätze mit derselben E-Mail-Adresse wie ein zu importierender Kontakt vorhanden sind, wird ein Importfehler angezeigt und dieser Kontakt wird nicht importiert. 

Unternehmen anhand der Unternehmens-Domain deduplizieren

• Wenn Sie versuchen, ein Unternehmen manuell mit dem gleichen Domain-Namen wie die primäre Domain eines bestehenden Unternehmens zu erstellen, benachrichtigt HubSpot Sie darüber, dass bereits ein Unternehmen vorhanden ist.
• Beim Hinzufügen über den Import wird der Domain-Name des Unternehmens verwendet, um die Unternehmen zu deduplizieren, es sei denn, Sie haben sich stattdessen für die Verwendung, einer benutzerdefinierten Eigenschaft entschieden, die eindeutige Werte erfordert als eindeutige ID. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Eigenschaft verwenden, die eindeutige Werte erfordert, darf Ihre Datei doppelte Unternehmensdomain-Namen enthalten.
  • Wenn in Ihrem Account bereits ein Unternehmen mit dem gleichen Domain-Namen oder Wert für die benutzerdefinierte eindeutige ID-Eigenschaft vorhanden ist, werden die neuen Unternehmensinformationen dem vorhandenen Unternehmensdatensatz hinzugefügt.
  • Wenn bereits mehrere Unternehmen mit dem gleichen Domain-Namen oder Wert für die benutzerdefinierte eindeutige ID existieren, erhalten Sie einen Importfehler und das Unternehmen wird nicht importiert. 

• • Wenn Sie die Eigenschaft Domain-Name des Unternehmens oder eine andere benutzerdefinierte eindeutige ID-Eigenschaft nicht in Ihren Import einbeziehen, wird jede Zeile Ihrer Importdatei als ein neuer Unternehmensdatensatz importiert.

Bitte beachten: Über die API erstellte Unternehmen werden nicht durch die Eigenschaft Domain-Name des Unternehmens dedupliziert.

Datensätze anhand der Datensatz-ID deduplizieren

Wenn Sie Kontakt-, Unternehmens-, Deal-, Ticket-, Produkt- oder benutzerdefinierte Objektdatensätze importieren möchten, können Sie diese Datensätze mithilfe einer eindeutigen Datensatz-ID mit vorhandenen Datensätzen in HubSpot abgleichen. Diese Datensatz-ID kann verwendet werden, um Datensätze während des Importprozesses zu deduplizieren oder um in HubSpot nach einem spezifischen Datensatz zu suchen.

• Um die Datensatz-IDs abzurufen, exportieren Sie Ihre Datensätze oder zeigen Sie den Wert eines bestimmten Objekts an für dessen Datensatz-ID.
• Fügen Sie eine Datensatz-ID-Spalte in Ihre Datei ein, wenn Sie Ihre Datensätze nach HubSpot importieren. Wenn Sie die Spalte Datensatz-ID-Spalte in Ihrer Datei berücksichtigen, werden durch alle Zeilen ohne einen Wert für Datensatz-ID neue Datensätze erstellt.
• Während des Imports werden Sie aufgefordert, die Spalte mit Datensatz-ID in der Spalte HubSpot-Eigenschaft abzugleichen.

Erfahren Sie mehr über das Importieren der Datensatz-IDs und wie Sie Ihre Importdateien einrichten.

Datensätze nach benutzerdefinierten „Eindeutiger Wert“-Eigenschaften deduplizieren

Für Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets und benutzerdefinierte Objekte können Sie bis zu zehn benutzerdefinierte Eigenschaften erstellen, die eindeutige Werte erfordern. Wenn eine Eigenschaft eindeutige Werte erfordert, können Benutzer nicht den gleichen Wert für mehrere Datensätze eingeben.

Ihr Unternehmen legt zum Beispiel für jeden Online-Kauf eine Bestellnummer an. Sie können eine Bestellnummer-Eigenschaft einrichten, die für jeden Deal eine eindeutige Nummer erfordert. Wenn ein Benutzer versucht, einen Deal mit einer bestehenden Bestellnummer zu erstellen oder zu bearbeiten, wird er benachrichtigt, dass die Nummer bereits verwendet wird und er den Deal nicht speichern kann.

Für „Eindeutiger Wert“-Eigenschaften wird das folgende Verhalten erwartet:

• Eindeutige Werte werden unterstützt, wenn Sie manuell einen Datensatz in HubSpot erstellen oder bearbeiten und wenn Unternehmen, Deals, Tickets und benutzerdefinierte Objekte über einen Import erstellt, aktualisiert oder verknüpft werden. Sie können derzeit nicht „Eindeutiger Wert“-Eigenschaften von Kontakten in Importen verwenden.
• Eindeutige Werte werden derzeit nicht in Formularen unterstützt. Wenn Ihr Ziel darin besteht, bestehende Datensätze über Formulare zu aktualisieren oder zuzuordnen, sollten Sie stattdessen die Standard-Deduplizierungseigenschaften verwenden (z. B. E-Mail, Domain-Name, Datensatz-ID).
• Wenn Sie eine „Eindeutiger Wert“-Eigenschaften für Kontakte erstellen, werden bei der Konvertierung von Besuchern in einen Datensatz alle Werte von Besuchereigenschaften, die gegen die Anforderungen für eindeutige Eigenschaften verstoßen, gelöscht. Erfahren Sie mehr über das Identifizieren von Besuchern.

Kontakte und Unternehmen manuell deduplizieren (nur Professional und Enterprise)

Sie können Kontakte und Unternehmen in Ihrem HubSpot-Account auch mithilfe des Tools zur Verwaltung von Duplikaten deduplizieren. Wenn Ihr Account über ein Operations Hub Professional- oder Enterprise-Abonnement verfügt, können Sie mehrere Datensätze gleichzeitig deduplizieren und eine Übersicht über doppelte Datensätze im Dashboard zur Datenqualität anzeigen.

Das Tool zur Verwaltung von Duplikaten identifiziert Duplikate, indem es die Werte der Datensätze für die folgenden Eigenschaften vergleicht:

• Kontakte: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, IP-Land, Telefonnummer, Postleitzahl und Unternehmensname.
• Unternehmen: Domain-Name des Unternehmens, Unternehmensname, Land/Region, Telefonnummer und Branche.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakten oder Unternehmen:
  
  • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
  • Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.

• Klicken Sie oben rechts auf Aktionen > Duplikate verwalten.
• Zeigen Sie eine Liste mit doppelten Kontakt- oder Unternehmenspaaren an, die Sie überprüfen können. Sie können auch anzeigen, wann die letzten Duplikate identifiziert wurden.

Bitte beachten: Oberhalb der Tabelle, Letzte Überprüfung auf Duplikate am [Datum] bezieht sich auf das letzte Mal, dass ein Duplikat durch einen Scan identifiziert wurde. Täglich werden Scans auf Duplikate durchgeführt.

• Wenn potenzielle Duplikate aufgelistet sind, klicken Sie oberhalb der Tabelle auf Eigenschaften zur Überprüfung auswählen, um zu ändern, welche Eigenschaften beim Vergleich von Datensätzen angezeigt werden. Diese Eigenschaften werden nicht als Kriterien zum Ermitteln von doppelten Datensätzen verwendet. Sie werden angezeigt, um beim Vergleich von Datensätzen, die mit dem Tool zur Verwaltung von Duplikaten identifiziert wurden, zusätzlichen Kontext zu liefern. Wenn Sie die Eigenschaften anpassen, gilt dies nur für Sie selbst und hat keine Auswirkungen auf die Einstellungen anderer Benutzer.

• • Um eine angezeigte Eigenschaft zu entfernen, klicken Sie im Bereich Ausgewählte Eigenschaften auf das X neben ihr.
  • Um eine Eigenschaft anzuzeigen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben der Eigenschaft.
  • Klicken Sie auf Übernehmen, sobald Sie die Eigenschaften ausgewählt haben.

• Klicken Sie neben einem Paar von Kontakten oder Unternehmen auf Überprüfen, um ein einzelnes Paar an möglichen Duplikaten zu vergleichen.
  
  
  • Im Dialogfeld können Sie die Kontakteigenschaften vergleichen und den Datensatz analysieren, der beibehalten werden soll. Wählen Sie den Kontakt oder das Unternehmen aus, den bzw. das Sie beibehalten möchten, und klicken Sie dann auf Zusammenführen. Erfahren Sie mehr über das Zusammenführen von Kontakten oder Unternehmen in HubSpot.
  • Wenn die beiden Datensätze keine Duplikate sind, klicken Sie im Dialogfeld auf Abbrechen. Klicken Sie in der Tabelle auf Ablehnen, um dieses identifizierte Paar aus dem Dashboard Duplikate verwalten zu entfernen. Abgelehnte Vorschläge werden in Zukunft nicht mehr im Duplikate-Tool angezeigt.

• Um doppelte Datensätze zusammenzuführen oder mehrere Vorschläge gleichzeitig abzulehnen (nur Operations Hub Professional und Enterprise), aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Datensätzen.

• Um das vorgeschlagene Paar abzulehnen, klicken Sie oben in der Tabelle auf Ablehnen. Die Datensätze werden vom Dashboard entfernt und werden in Zukunft nicht mehr als angezeigt. Wenn ein Datensatz aus einem zuvor abgelehnten Vorschlag mit einem anderen Datensatz zusammengeführt wird, wird er möglicherweise wieder im Dublikate-Tool angezeigt.

• Um die Datensätze zu vergleichen, klicken Sie oben in der Tabelle auf Überprüfen.
  • Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Kriterien für Zusammenführen und wählen Sie das Kriterium aus, das darüber entscheidet, wie die Datensätze zusammengeführt werden:

• • • Neueste Interaktion: Alle ausgewählten Datensätze werden in den Datensatz mit dem neuesten Wert für die Eigenschaft Datum der letzten Interaktion zusammengeführt. Zu den Interaktionen, die sich auf diese Eigenschaft auswirken, gehören Interaktionen mit Webseiten, Formularen, Dokumenten, Links zu Meetings oder nachverfolgten persönlichen E-Mails.
    • Älteste Interaktion: Alle ausgewählten Datensätze werden in den Datensatz mit dem ältesten Wert für die Eigenschaft Datum der letzten Interaktion zusammengeführt.
    • Zuerst erstellt: Alle ausgewählten Datensätze werden anhand der Eigenschaft Erstellungsdatum in den ältesten Datensatz zusammengeführt.
    • Zuletzt erstellt: Alle ausgewählten Datensätze werden anhand der Eigenschaft Erstellungsdatum in den neuesten Datensatz zusammengeführt.
    • Zuletzt aktualisiert: Alle ausgewählten Datensätze werden in den Datensatz mit dem zuletzt aktualisierten Eigenschaftswert zusammengeführt. Alle Eigenschaften, einschließlich ausgeblendeter interner HubSpot-Eigenschaften, werden ausgewertet. 
• 
  • Klicken Sie auf Alle zusammenführen.

Erfahren Sie mehr darüber, was passiert, wenn Sie Kontakte oder Unternehmen zusammenführen.