Datensätze in HubSpot deduplizieren

HubSpot dedupliziert automatisch Kontakte mithilfe von E-Mail-Adressen und Unternehmen anhand von Domain-Namen. Datensatz-IDs können auch verwendet werden, um Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets, Produkte, vom Administrator aktivierte Objekte (z. B. Termine) und benutzerdefinierte Objekte manuell zu deduplizieren. Zur Deduplizierung über den Import können Sie die Datensatz-ID-Eigenschaft oder benutzerdefinierte Eigenschaften, die eindeutige Werte erfordern , in Ihre Importdatei aufnehmen.

Benutzer in einem Professional- oder Enterprise-Account können potenzielle Duplikate mithilfe des Tools zur Verwaltung von Duplikaten auch manuell verwalten.

Automatische Deduplizierung in HubSpot

HubSpot dedupliziert automatisch Kontakte und Unternehmen, die im CRM erstellt wurden (z. B. durch Importe, Formularübermittlungen), und zwar auf folgende Weise:

• Kontakte automatisch anhand der E-Mail-Adresse deduplizieren
• Unternehmen automatisch nach Domainname des Unternehmens deduplizieren

Erfahren Sie mehr darüber, wie Cookies für das Tracking in HubSpot oder die Verwaltung von doppelten Formularübermittlungen verwendet werden.

Kontakte automatisch anhand der E-Mail-Adresse deduplizieren

Wenn ein neuer Kontakt hinzugefügt wird, sucht HubSpot nach einem übereinstimmenden Wert in der Eigenschaft E-Mail.

• Wenn Sie versuchen, einen Kontakt manuell zu erstellen und ein bestehender Kontakt über eine identische E-Mail-Adresse verfügt, benachrichtigt HubSpot Sie darüber, dass bereits ein Kontakt vorhanden ist, und Sie können den zusätzlichen Kontakt nicht hinzufügen.
• Wenn in Ihrem Account bereits ein Kontakt mit der gleichen E-Mail-Adresse vorhanden ist, werden beim Hinzufügen über Formularübermittlungen die neuen Kontaktinformationen dem vorhandenen Kontaktdatensatz hinzugefügt. Wenn der Kontakt ein Formular mit seiner sekundären E-Mail-Adresse übermittelt, überschreibt die E-Mail-Adresse die bestehende E-Mail-Adresse für den Kontakt. Erfahren Sie mehr über die Deduplizierungseinstellungen für die HubSpot-Formularübermittlung oder Drittanbieter-Formulare.
• Wenn beim Import hinzugefügt:
  • Wenn in Ihrem Account bereits ein Kontakt mit der gleichen E-Mail-Adresse vorhanden ist, werden die neuen Kontaktinformationen dem vorhandenen Kontaktdatensatz hinzugefügt. Beispiel: Wenn Sie eine Liste der Kontakte importieren, die admin@hubspot.com enthält, und ein vorhandener Kontakt in Ihrem HubSpot-Account über die E-Mail-Adresse admin@hubspot.com verfügt, werden diesem Kontaktdatensatz die importierten Informationen hinzugefügt.
  • Wenn Sie sowohl die sekundäre E-Mail-Adresse als eindeutige ID in einem Import verwenden, wenn sich sowohl die sekundäre E-Mail-Adresse und die Datensatz-ID als Spalten in Ihrer Datei berücksichtigen, ersetzt die sekundäre E-Mail-Adresse die primäre E-Mail-Adresse beim Import.   Wenn Sie nicht möchten, dass die sekundäre E-Mail-Adresse die primäre überschreibt, nehmen Sie nicht auch die Spalte Datensatz-ID in Ihre Datei auf.
  • Wenn Sie die Eigenschaft E-Mail nicht in Ihren Import einbeziehen, wird jede Zeile Ihrer Importdatei als ein neuer Kontaktdatensatz importiert.
  • Wenn bereits mehrere Datensätze mit derselben E-Mail-Adresse wie ein zu importierender Kontakt vorhanden sind, wird ein Importfehler angezeigt und dieser Kontakt wird nicht importiert. 

Unternehmen automatisch anhand der Unternehmensdomain deduplizieren

• Wenn Sie versuchen, ein Unternehmen manuell mit dem gleichen Domain-Namen wie die primäre Domain eines bestehenden Unternehmens zu erstellen, benachrichtigt HubSpot Sie darüber, dass bereits ein Unternehmen vorhanden ist.
• Wenn ein Formularübermittlung Unternehmenseigenschaften enthält, wird der vorhandene Unternehmen mit diesem Domain aktualisiert, wenn der Domain-Name des Unternehmens enthalten ist. Wenn in der Übermittlung keine Domain vorhanden ist, wird ggf. das primäre zugeordnete Unternehmen des Kontakts aktualisiert.
• Beim Hinzufügen über den Import wird die Unternehmen Domainname zum deduplizieren von Unternehmen verwendet, es sei denn , Sie haben sich stattdessen für die Verwendung eines benutzerdefinierten Eigenschaft entschieden, der eindeutige Werte als eindeutige ID erfordert. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Eigenschaft verwenden, die eindeutige Werte erfordert, kann Ihre Datei doppelte Unternehmen Domain Namen enthalten.
  • Wenn in Ihrem Account bereits ein Unternehmen mit dem gleichen Domain-Namen oder Wert für die benutzerdefinierte eindeutige ID-Eigenschaft vorhanden ist, werden die neuen Unternehmensinformationen dem vorhandenen Unternehmensdatensatz hinzugefügt.
  • Wenn bereits mehrere Unternehmen mit demselben Domainnamen oder Wert für die benutzerdefinierte eindeutige ID-Eigenschaft vorhanden sind, erhalten Sie einen Importfehler und das Unternehmen wird nicht importiert. 

• • Wenn Sie die Eigenschaft Domain-Name des Unternehmens oder eine andere benutzerdefinierte eindeutige ID-Eigenschaft nicht in Ihren Import einbeziehen, wird jede Zeile Ihrer Importdatei als ein neuer Unternehmensdatensatz importiert.

Bitte beachten: Unternehmen , die über API erstellt wurden, werden durch die Unternehmen Domainname Eigenschaft nicht dedupliziert. Dazu gehören installierte Synchronisierungsapps von Drittanbietern. 

Manuelle Deduplizierung in HubSpot

Sie können Objekte (z. B. Kontakte, Listings, benutzerdefinierte Objekte), die im CRM erstellt werden, auf folgende Weise manuell deduplizieren:

• Datensätze manuell anhand der Eigenschaft Datensatz-ID deduplizieren
• Datensätze manuell nach benutzerdefinierten „Eindeutiger Wert“-Eigenschaften deduplizieren

Datensätze manuell anhand der Eigenschaft Datensatz-ID deduplizieren

Wenn Sie Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets, Produkte, vom Administrator aktivierte Objekte (z. B. Service) oder benutzerdefinierte Objekte importieren möchten, können Sie die Eigenschaft Datensatz-ID verwenden um diese Datensätze mit vorhandenen Datensätzen in HubSpot abzugleichen. Dies ist eine Standardeigenschaft, die den eindeutigen Wert des Datensatzs speichert und verwendet werden kann, um Datensätze während des Importvorgangs zu deduplizieren oder um in HubSpot nach einem bestimmten Datensatz zu suchen.

• Um die Datensatz-IDs abzurufen, exportieren Sie Ihre Datensätze oder zeigen Sie den Wert eines einzelnen Datensatzs für seine Datensatz-ID an.
• Fügen Sie eine Datensatz-ID-Spalte in Ihre Datei ein, wenn Sie Ihre Datensätze nach HubSpot importieren. Wenn Sie die Spalte Datensatz-ID-Spalte in Ihrer Importdatei berücksichtigen, werden durch alle Zeilen ohne einen Wert für Datensatz-ID neue Datensätze erstellt.
• Während des Imports werden Sie aufgefordert, die Spalte mit Datensatz-ID in der Spalte HubSpot-Eigenschaft abzugleichen.

Erfahren Sie mehr über das Importieren von Datensatz-IDs und wie Sie Ihre Importdateien einrichten.

Datensätze manuell nach benutzerdefinierten „Eindeutiger Wert“-Eigenschaften deduplizieren

Für jedes Objekt können Sie bis zu zehn benutzerdefinierte Eigenschaften erstellen, die eindeutige Werte erfordern. Wenn eine Eigenschaft eindeutige Werte erfordert, können Benutzer nicht den gleichen Wert für mehrere Datensätze eingeben.

Ihr Unternehmen legt zum Beispiel für jeden Online-Kauf eine Bestellnummer an. Sie können eine Bestellnummer-Eigenschaft einrichten, die für jeden Deal eine eindeutige Nummer erfordert. Wenn ein Benutzer versucht, einen Deal mit einer bestehenden Bestellnummer zu erstellen oder zu bearbeiten, wird er benachrichtigt, dass die Nummer bereits verwendet wird und er den Deal nicht speichern kann.

Für „Eindeutiger Wert“-Eigenschaften wird das folgende Verhalten erwartet:

• Eindeutige Werte werden unterstützt, wenn Sie manuell einen Datensatz in HubSpot erstellen oder bearbeiten und wenn Datensätze über einen Import erstellt, aktualisiert oder zugeordnet werden.
• Eindeutige Werte werden derzeit nicht in Formularen unterstützt. Wenn Ihr Ziel darin besteht, bestehende Datensätze über Formularübermittlungen zu aktualisieren oder zuzuordnen, sollten Sie stattdessen die Standard-Deduplizierungseigenschaften verwenden (z. B. E-Mail, Domainname des Unternehmens, Datensatz-ID).
• Wenn Sie eine „Eindeutiger Wert“-Eigenschaften für Kontakte erstellen, werden bei der Konvertierung von Besuchern in einen Datensatz alle Werte von Besuchereigenschaften, die gegen die Anforderungen für eindeutige Eigenschaften verstoßen, gelöscht. Erfahren Sie mehr über das Identifizieren von Besuchern.

Manuelle Überprüfung potenzieller doppelter Kontakte und Unternehmen (nur Professional und Enterprise )

Sie können auch mithilfe des Tools zur Verwaltung von Duplikaten überprüfen, ob Kontakte und Unternehmen in Ihrem HubSpot-Account doppelt vorhanden sind. Das bedeutet, dass Sie sie einzeln verwalten können.

Sie können auch mehrere Datensätze gleichzeitig deduplizieren und eine Übersicht über doppelte Datensätze im Dashboard zur Datenqualität anzeigen (nur Data Produkte Professional oder Enterprise).

Dies sind die Voraussetzungen:

Um das Tool zur Verwaltung von Duplikaten verwenden zu können, müssen Benutzer über Zugriffsberechtigungen für Tools für Datenqualität verfügen. Sie müssen außerdem über Bearbeitungsberechtigungen verfügen, die auf Alle Kontakte und/oder Alle Unternehmen festgelegt sind (d. h. Zugriff auf Kontakte zum Management von Duplikaten von Kontakten, Zugriff auf Unternehmen zum Management von Duplikaten von Unternehmen und Zugriff auf beides, um auf alle Duplikate zuzugreifen). 

Das Tool zur Verwaltung von Duplikaten identifiziert Duplikate, indem es die Werte der Datensätze für die folgenden Eigenschaften vergleicht:

• Kontakte: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, IP-Land, Telefonnummer, Postleitzahl und Unternehmensname.
• Unternehmen: Domain-Name des Unternehmens, Unternehmensname, Land/Region, Telefonnummer und Branche.

Das Tool berechnet automatisch Ergebnisse, wenn neue Kontakte und Unternehmen erstellt werden. Außerdem wird einmal täglich überprüft, ob an diesem Tag keine Datensätze erstellt werden. Es zeigt entweder bis zu 5.000 (Data Produkt Professional) oder 10.000 (Data Produkt Enterprise) der wahrscheinlichsten Paare an Duplikaten an. 

Mit dem Tool zum Verwalten von Duplikaten arbeiten

1. Gehen Sie zu "Kontakte" oder "Unternehmen":
   
   • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
   • Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
2. Klicken Sie oben rechts auf Aktionen > Duplikate verwalten.
3. Zeigen Sie eine Liste mit doppelten Kontakt- oder Unternehmenspaaren an, die Sie überprüfen können. Sie können auch anzeigen, wann die letzten Duplikate identifiziert wurden.

Bitte beachten: Oberhalb der Tabelle bezieht sich Die letzte Überprüfung auf Duplikate wurde am [Datum] vorgenommen auf das letzte Mal, dass ein Duplikat durch einen Scan identifiziert wurde.

• Um die Datensätze zu filtern, klicken Sie auf die Dropdown-Menüs für Eigenschaften oberhalb der Tabelle und wählen Sie dann Kriterien aus. Sie können nach Zuständiger Mitarbeiter, Erstellungsdatum, Datum der letzten Aktivität und Datum der Entdeckung (das Datum, an dem das potenzielle Duplikat gefunden wurde) filtern. Bei Kontakten können Sie auch nach Lifecycle-Phase filtern.
• Klicken Sie neben einem Paar von Kontakten oder Unternehmen auf Überprüfen , um ein einzelnes Paar an möglichen Duplikaten zu vergleichen. Im Dialogfeld können Sie die Kontakteigenschaften vergleichen und den Datensatz analysieren, der beibehalten werden soll.
  
  • Um zu ändern, welche Eigenschaften beim Vergleich der Datensätze angezeigt werden, klicken Sie Eigenschaften zur Überprüfung festlegen. Klicken Sie auf Übernehmen, sobald Sie die Eigenschaften ausgewählt haben.
  • Wählen Sie den Kontakt oder das Unternehmen aus, den bzw. das Sie beibehalten möchten, und klicken Sie dann auf Zusammenführen. Oder wählen Sie die Eigenschaften des Kontakts/Unternehmens aus, die Sie von den einzelnen Datensätzen behalten möchten (nur Data Produkt Professional oder Enterprise). Erfahren Sie mehr über das Zusammenführen von Kontakten und Unternehmen in HubSpot.
  • Wenn die beiden Datensätze keine Duplikate sind, klicken Sie im Dialogfeld auf Abbrechen. Klicken Sie in der Tabelle auf Ablehnen, um dieses identifizierte Paar aus dem Dashboard Duplikate verwalten zu entfernen. Abgelehnte Vorschläge werden in Zukunft nicht mehr im Duplikate-Tool angezeigt.

• Um doppelte Datensätze zusammenzuführen oder mehrere Vorschläge gleichzeitig abzulehnen (nur Data Produkte Professional und Enterprise), aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Datensätzen.
• Um das vorgeschlagene Paar abzulehnen, klicken Sie oben in der Tabelle auf Ablehnen. Die Datensätze werden vom Dashboard entfernt und werden in Zukunft nicht mehr als angezeigt.

Bitte beachten: Wenn ein Datensatz aus einem zuvor abgelehnten Vorschlag mit einem anderen Datensatz zusammengeführt wird, wird er möglicherweise wieder im Dublikate-Tool angezeigt.

• Um ein abgelehntes Paar rückgängig zu machen, klicken Sie oben rechts auf Abgelehnte Duplikate überprüfen. Klicken Sie dann auf Rückgängig machen.
• Um die Datensätze zu vergleichen, klicken Sie oben in der Tabelle auf Überprüfen.
  • Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Kriterien für Zusammenführen und wählen Sie das Kriterium aus, das darüber entscheidet, wie die Datensätze zusammengeführt werden:
    • Neueste Interaktion: Alle ausgewählten Datensätze werden in den Datensatz mit dem neuesten Wert für die Eigenschaft Datum der letzten Interaktion zusammengeführt. Zu den Interaktionen, die sich auf diese Eigenschaft auswirken, gehören Interaktionen mit Website-Seiten, Formularen, Dokumenten, Links zu Meetings oder nachverfolgten persönlichen E-Mails.
    • Älteste Interaktion: Alle ausgewählten Datensätze werden in den Datensatz mit dem ältesten Wert für die Eigenschaft Datum der letzten Interaktion zusammengeführt.
    • Zuerst erstellt: Alle ausgewählten Datensätze werden anhand der Eigenschaft Erstellungsdatum in den ältesten Datensatz zusammengeführt.
    • Zuletzt erstellt: Alle ausgewählten Datensätze werden anhand der Eigenschaft Erstellungsdatum in den neuesten Datensatz zusammengeführt.
    • Zuletzt aktualisiert: Alle ausgewählten Datensätze werden in den Datensatz mit dem zuletzt aktualisierten Eigenschaftswert zusammengeführt. Alle Eigenschaften, einschließlich ausgeblendeter interner HubSpot-Eigenschaften, werden ausgewertet. 
  • Klicken Sie auf Alle zusammenführen.

Regeln für Duplikate verwalten (BETA) (nur Data Produkte Professional und Enterprise )

Als Benutzer eines Accounts, der für die Beta-Version "Benutzerdefinierte Regeln zum Verwalten doppelter Datensätze " registriert ist, können Sie benutzerdefinierte Regeln konfigurieren, die Warnungen zu doppelten Datensätzen auslösen. Sie können bis zu zwei Regeln pro Objekt erstellen.

So konfigurieren Sie eine benutzerdefinierte Regel:

1. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Datenmanagement > Datenqualität.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Duplikate verwalten .
3. Klicken Sie im Abschnitt Duplikate verwaltenauf Benutzerdefinierte Regel erstellen.
4. Im rechten Bereich: 
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie ein Objekt aus.
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eigenschaften und wählen Sie Eigenschaften aus. Sie können bis zu drei auswählen.
   • Geben Sie im Textfeld Namensregel einen Namen ein.
   • Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Erstellen.
5. Klicken Sie im Abschnitt Duplikate verwalten auf den Objektnamen , für den Sie die Regel erstellt haben.
6. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf den Namen einer Regel.
7. Überprüfen Sie die Tabelle mit potenziellen Duplikaten.

So löschen Sie eine benutzerdefinierte Regel:

1. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Datenmanagement > Datenqualität.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Duplikate verwalten .
3. Klicken Sie im Abschnitt Duplikate verwalten auf Aktionen und wählen Sie dann Regeln verwalten aus.
4. Bewegen Sie im rechten Bereich den Mauszeiger über eine Regel und klicken Sie auf Löschen.
5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf das X.

Protokoll für die Verwaltung von Duplikaten anzeigen (nur Data Produkt Professional und Enterprise ) 

Zeigen Sie ein Protokoll an, das Informationen über kürzlich automatisch zusammengeführte Datensätze und abgelehnte Vorschläge enthält. Dadurch lassen sich automatisierte Aktionen des Systems besser nachverfolgen, ohne dass manuell zusammengeführte Datensätze angezeigt werden.

1. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Datenmanagement > Datenqualität.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Duplikate verwalten .
3. Klicken Sie auf Aktionen und dann auf Verlauf anzeigen , um auf das Protokoll zuzugreifen.