Datensätze in HubSpot deduplizieren

HubSpot dedupliziert automatisch Kontakte mithilfe von E-Mail-Adressen und Unternehmen anhand von Domain-Namen.

Datensatz-IDs können außerdem auch zum Deduplizieren von Kontakten, Unternehmen, Deals, Tickets, Produkten und benutzerdefinierte Objekten verwendet werden. Sie können Datensatz-IDs in Ihre Importdatei aufnehmen, um Datensätze über einen Import zu deduplizieren.

Benutzer in einem Professional- oder Enterprise-Account können potenzielle Duplikate mithilfe des Tools zur Verwaltung von Duplikaten auch manuell verwalten.

Automatische Deduplizierung in HubSpot

HubSpot dedupliziert auf folgende Weise Objekte, die im CRM erstellt wurden (z. B. durch Importieren, Formulareinsendungen):

• Kontakte anhand des Benutzertokens deduplizieren
• Kontakte anhand der E-Mail-Adresse deduplizieren
• Unternehmen anhand des Domain-Namens deduplizieren
• Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets oder Produkte anhand der Datensatz-ID deduplizieren

Kontakte anhand des Benutzertokens deduplizieren

Wenn ein neuer Kontakt über eine Formulareinsendung zu HubSpot hinzugefügt wird, überprüft HubSpot das Benutzer-Token eines Kontakts (d. h., das hubspotutk-Cookie), um zu sehen, ob es einem vorhandenen Kontakt entspricht. Wenn Sie die DSGVO-Funktion in Ihrem Account aktiviert haben, muss ein Benutzer Ihren Banner zur Datenschutzrichtlinie akzeptieren, damit dieses Cookie seinem Kontaktdatensatz zugeordnet wird.

Wenn zwei Formulareinsendungen vom selben Browser und Computer stammen, werden die Einsendungen in einen Datensatz zusammengeführt, da HubSpot erkennt, dass beide Einsendungen von ein und demselben Benutzer kommen. In diesem Fall passiert Folgendes:

• Die Informationen aus der zweiten Formulareinsendung überschreiben die Informationen aus der ersten Einsendung, da im jeweiligen Browser dasselbe Cookie gespeichert ist.
• Wenn die E-Mail-Adresse aus der zweiten Einsendung nicht bereits als Kontakt in HubSpot vorhanden ist, überschreibt die E-Mail-Adresse die bestehende E-Mail-Adresse für den Kontakt.
• Wenn der Kontakt das Formular mit einer seiner sekundären E-Mail-Adressen in HubSpot einsendet, ersetzt die sekundäre E-Mail die primäre E-Mail nach dem Einsenden.

Wenn Sie möchten, dass bei jede Formulareinsendung über den gleichen Browser ein neuer Kontakt erstellt werden soll, können Sie die Einstellung „Immer einen Kontakt für eine neue E-Mail-Adresse erstellen“ in Ihren Formularoptionen aktivieren.

Kontakte anhand der E-Mail-Adresse deduplizieren

Wenn ein neuer Kontakt hinzugefügt wird, sucht HubSpot nach einem übereinstimmenden Wert in der Eigenschaft „E-Mail“.

• Wenn Sie versuchen, einen Kontakt manuell zu erstellen und ein bestehender Kontakt über eine identische E-Mail-Adresse verfügt, benachrichtigt HubSpot Sie darüber, dass bereits ein Kontakt vorhanden ist, und Sie können den zusätzlichen Kontakt nicht hinzufügen.
• Wenn in Ihrem Account bereits ein Kontakt mit der gleichen E-Mail-Adresse vorhanden ist, werden beim Hinzufügen über Formulareinsendungen oder API die neuen Kontaktinformationen dem vorhandenen Kontaktdatensatz hinzugefügt. Wenn der Kontakt ein Formular mit seiner sekundären E-Mail-Adresse einsendet, überschreibt die E-Mail-Adresse die bestehende E-Mail-Adresse für den Kontakt. Wenn Sie möchten, dass bei jede Formulareinsendung über den gleichen Browser ein neuer Kontakt erstellt werden soll, können Sie die Einstellung „Immer einen Kontakt für eine neue E-Mail-Adresse erstellen“ in Ihren Formularoptionen aktivieren.
• Wenn beim Import hinzugefügt:
  • Wenn in Ihrem Account bereits ein Kontakt mit der gleichen E-Mail-Adresse vorhanden ist, werden die neuen Kontaktinformationen dem vorhandenen Kontaktdatensatz hinzugefügt. Beispiel: Wenn Sie eine Liste der Kontakte importieren, die „admin@hubspot.com“ enthält, und ein vorhandener Kontakt in Ihrem HubSpot-Account über die E-Mail-Adresse „admin@hubspot.com“ verfügt, werden diesem Kontaktdatensatz die importierten Informationen hinzugefügt.
  • Wenn Sie sowohl die sekundäre E-Mail-Adresse als eindeutige ID in einem Import verwenden, wenn sich sowohl die sekundäre E-Mail-Adresse und die Datensatz-ID als Spalten in Ihrer Datei berücksichtigen, ersetzt die sekundäre E-Mail-Adresse die primäre E-Mail-Adresse beim Import. Wenn Sie nicht möchten, dass die sekundäre E-Mail-Adresse die primäre überschreibt, nehmen Sie nicht auch die Spalte „Datensatz-ID“ in Ihre Datei auf.
  • Wenn Sie die Eigenschaft „E-Mail“ nicht in Ihren Import einbeziehen, wird jede Zeile Ihrer Importdatei als ein neuer Kontaktdatensatz importiert.
  • Wenn bereits mehrere Datensätze mit derselben E-Mail-Adresse wie ein zu importierender Kontakt vorhanden sind, wird ein Importfehler angezeigt und dieser Kontakt wird nicht importiert.  

Unternehmen anhand der Unternehmens-Domain deduplizieren

• Wenn Sie versuchen, ein Unternehmen manuell mit dem gleichen Domain-Namen wie ein bestehendes Unternehmen zu erstellen, benachrichtigt HubSpot Sie darüber, dass bereits ein Unternehmen vorhanden ist.
• Wenn in Ihrem Account bereits ein Unternehmen mit dem gleichen Domain-Namen vorhanden ist, werden die neuen Unternehmensinformationen dem vorhandenen Unternehmensdatensatz hinzugefügt.
• Wenn Sie die Eigenschaft „Domain-Name des Unternehmens“ nicht in Ihren Import einbeziehen, wird jede Zeile Ihrer Importdatei als ein neuer Unternehmensdatensatz importiert.
• Wenn bereits mehrere Datensätze mit dem gleichen Domain-Namen wie ein zu importierendes Unternehmen vorhanden sind, wird ein Importfehler angezeigt und dieses Unternehmen wird nicht importiert.  

Bitte beachten: Über die API erstellte Unternehmen werden nicht durch die Eigenschaft „Domain-Name des Unternehmens“ dedupliziert.

Datensätze anhand der Datensatz-ID deduplizieren

Wenn Sie Kontakt-, Unternehmens-, Deal-, Ticket-, Produkt- oder benutzerdefinierte Objektdatensätze importieren möchten, können Sie diese Datensätze mithilfe einer eindeutigen Datensatz-ID mit vorhandenen Datensätzen in HubSpot abgleichen. Diese Datensatz-ID kann verwendet werden, um Datensätze während des Importprozesses zu deduplizieren oder um in HubSpot nach einem spezifischen Datensatz zu suchen.

• Um die Datensatz-IDs abzurufen, exportieren Sie Ihre Datensätze oder zeigen Sie den Wert eines bestimmten Objekts an für dessen Datensatz-ID.
• Fügen Sie eine Datensatz-ID-Spalte in Ihre Datei ein, wenn Sie Ihre Datensätze nach HubSpot importieren. Während des Imports werden Sie aufgefordert, die Spalte mit der Eigenschaft „Datensatz-ID abzugleichen. Wenn Sie die Spalte Datensatz-ID-Spalte in Ihrer Datei berücksichtigen, werden durch alle Zeilen ohne einen Wert für Datensatz-ID neue Datensätze erstellt.

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Importdateien einrichten.

Kontakte und Unternehmen manuell deduplizieren (nur Professional und Enterprise)

Benutzer mit Bearbeitungszugriff auf „Alles“ für „Kontakte und Unternehmen“ können mithilfe des Tools zur Verwaltung von Duplikaten Kontakte und Unternehmen in ihrem Account deduplizieren. Wenn Ihr Account über ein Operations Hub Professional- oder Enterprise-Abonnement verfügt, können Sie mehrere Datensätze gleichzeitig deduplizieren und eine Übersicht über doppelte Datensätze im Dashboard zur Datenqualität anzeigen.

Das Tool zur Verwaltung von Duplikaten identifiziert Duplikate, indem es die Werte der Datensätze für die folgenden Eigenschaften vergleicht:

• Kontakte: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, IP-Land, Telefonnummer, Postleitzahl und Unternehmensname.
• Unternehmen: Domain-Name des Unternehmens, Unternehmensname, Land/Region, Telefonnummer und Branche.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakten oder Unternehmen:
  
  • Kontakte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
  • Unternehmen: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Unternehmen.
• Klicken Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie „Duplikate verwalten“ aus.
• Zeigen Sie eine Liste mit doppelten Kontakt- oder Unternehmenspaaren an, die Sie überprüfen können. Sie können auch anzeigen, wann die nächste Berechnung erfolgt.

Bitte beachten: Wenn HubSpot ein übergeordnetes Unternehmen als Duplikat eines untergeordneten Unternehmens anzeigt, können Sie dieses Paar nicht als Duplikat überprüfen oder verwerfen. Sie müssen das Hierarchieverhältnis entfernen, bevor Sie sie zusammenführen können. 

• Um zu ändern, welche Eigenschaften beim Vergleich von Datensätzen angezeigt werden, klicken Sie oberhalb der Tabelle auf „Eigenschaften zur Überprüfung auswählen“. Diese Option wird nur angezeigt, wenn in der Liste potenzielle Duplikate enthalten sind.

• • Um eine angezeigte Eigenschaft zu entfernen, klicken Sie im Bereich „Ausgewählte Eigenschaften“ auf das X neben ihr.
  • Um eine Eigenschaft anzuzeigen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben der Eigenschaft.
  • Klicken Sie auf „Übernehmen“, sobald Sie die Eigenschaften ausgewählt haben.

Bitte beachten: Die von Ihnen ausgewählten Eigenschaften werden nicht als Kriterien für die Identifizierung doppelter Datensätze verwendet. Die Eigenschaften werden angezeigt, um beim Vergleich von Datensätzen, die mit dem Tool zur Verwaltung von Duplikaten identifiziert wurden, zusätzlichen Kontext zu liefern.

• Klicken Sie neben einem Paar von Kontakten oder Unternehmen auf „Überprüfen“, um ein einzelnes Paar an möglichen Duplikaten zu vergleichen.
  
  
  • Im Dialogfeld können Sie die Kontakteigenschaften vergleichen und den Datensatz analysieren, der beibehalten werden soll. Wählen Sie den Kontakt oder das Unternehmen aus, den bzw. das Sie beibehalten möchten, und klicken Sie dann auf „Zusammenführen“. Erfahren Sie mehr über das Zusammenführen von Kontakten oder Unternehmen in HubSpot.
  • Wenn die beiden Datensätze keine Duplikate sind, klicken Sie im Dialogfeld auf „Abbrechen“. Klicken Sie in der Tabelle auf „Ablehnen“, um dieses identifizierte Paar aus dem Dashboard „Duplikate verwalten“ zu entfernen.

• Um doppelte Datensätze zusammenzuführen oder mehrere Vorschläge gleichzeitig abzulehnen (nur Operations Hub Professional und Enterprise), aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Datensätzen.

• Um das vorgeschlagene Paar abzulehnen, klicken Sie oben in der Tabelle auf „Ablehnen“. Die Datensätze werden aus dem Dashboard entfernt.

• Um die Datensätze zu vergleichen, klicken Sie oben in der Tabelle auf „Überprüfen“.
  • Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü „Kriterien für Zusammenführen“ und wählen Sie das Kriterium aus, das darüber entscheidet, wie die Datensätze zusammengeführt werden:

• • • Neueste Interaktion: Alle ausgewählten Datensätze werden in den Datensatz mit dem neuesten Wert für die Eigenschaft „Datum der letzten Interaktion“ zusammengeführt. Zu den Interaktionen, die sich auf diese Eigenschaft auswirken, gehören Interaktionen mit Webseiten, Formularen, Dokumenten, Links zu Meetings oder nachverfolgten persönlichen E-Mails.
    • Älteste Interaktion: Alle ausgewählten Datensätze werden in den Datensatz mit dem ältesten Wert für die Eigenschaft „Datum der letzten Interaktion“ zusammengeführt.
    • Zuerst erstellt: Alle ausgewählten Datensätze werden anhand der Eigenschaft „Erstellungsdatum“ in den ältesten Datensatz zusammengeführt.
    • Zuletzt erstellt: Alle ausgewählten Datensätze werden anhand der Eigenschaft „Erstellungsdatum“ in den neuesten Datensatz zusammengeführt.
    • Zuletzt aktualisiert: Alle ausgewählten Datensätze werden in den Datensatz mit dem zuletzt aktualisierten Eigenschaftswert zusammengeführt. Alle Eigenschaften, einschließlich ausgeblendeter interner HubSpot-Eigenschaften, werden ausgewertet. 
• 
  • Klicken Sie auf „Alle zusammenführen“.

Erfahren Sie mehr darüber, was passiert, wenn Sie Kontakte oder Unternehmen zusammenführen.