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conversations

Una guía para la bandeja de entrada de conversaciones

Última actualización: abril 10, 2019

Puedes usar tu bandeja de entrada de conversaciones para administrar el correo electrónico y las conversaciones de chat de tu equipo en una bandeja de entrada centralizada. 


Acceso de usuario a la bandeja de entrada de conversaciones

En las cuentas de HubSpot que tienen acceso a conversaciones, cualquier usuario en la cuenta puede usar conversaciones siempre que estén incluidos como un miembro del equipo en la bandeja de entrada.

Sin embargo, si el usuario no es un usuario de Sales Hub StarterPro Enterprise o un usuario de Service Hub StarterPro o Enterprise, no se pueden asignar a recibir conversaciones entrantes en tus reglas de enrutamiento. También pueden asignar y responder las conversaciones sin asignar, pero estas conversaciones no pueden enrutarse automáticamente hacia ellas. 

 

Usa la bandeja de entrada de conversaciones

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Conversaciones > Bandeja de entrada.

En la parte superior de tu bandeja de entrada, puedes buscar todas tus conversaciones abiertas y cerradas usando la barra de búsqueda en la esquina superior derecha.

Filtros

Haz clic en el menú desplegable Filtro para personalizar los mensajes que se muestran en tu bandeja de entrada. 

  • Estado: indica si una conversación está Abierta o Cerrada. Filtra tus conversaciones según su estado abierto o cerrado. 
  • Canales: especifica en qué canal se originó la conversación. Ordenar conversaciones según si se crearon a través de Chat, por Correo electrónico o selecciona para ver Todos.
  • Responsable: el responsable es el usuario que se asigna a la conversación. Filtra conversaciones por un miembro específico del equipo.
  • Fecha: filtra conversaciones que tuvieron lugar durante un intervalo de tiempo específico. top-nav

Vistas

Todas tus conversaciones están segmentadas en diferentes vistas de bandeja de entrada. Estas vistas de grupo están clasificadas por responsable, canal o estado filtrado. En la barra lateral izquierda, selecciona una vista diferente:

  • Todas las conversaciones: mira todas las conversaciones de tu equipo en la bandeja de entrada.
  • Asignado a mi: mira todas las conversaciones que se han dirigido o asignado a ti.
  • Conversaciones sin asignar: mira todas las conversaciones que no se han asignado a un propietario. 
  • Correo electrónico: mira todas las conversaciones que se originaron desde la bandeja de entrada de correo electrónico de tu equipo. 
  • Chat: mira todas las conversaciones que se originaron desde un widget de chat en tu sitio.
  • Chatbots: mira todas las conversaciones del chatbot que nunca fueron asignadas o aún no se han asignado a un propietario. 
  • Filtrada: mira todos los correos electrónicos que no son relevantes para tus conversaciones comerciales, como correos electrónicos promocionales. Todos los correos electrónicos recibidos de un correo electrónico basado en funciones (marketing@, sales@, etc.) se enviarán a la vista Filtrado en lugar de la bandeja de entrada general. 
  • Papelera: mira todas las conversaciones eliminadas. Abre una conversación eliminada para revisar el contenido y luego haz clic en Restaurar en el menú superior si deseas restaurar la conversación eliminada a la cadena original. 

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Redactar

Arriba de los filtros, haz clic en Redactar para escribir un correo electrónico saliente directamente desde tu bandeja de entrada de conversaciones. Más información sobre cómo enviar y responder correos electrónicos desde la bandeja de entrada de conversacionesconversations-compose-button

Panel izquierdo

Verás una lista de todas las conversaciones en tu vista seleccionada con los siguientes detalles:

  1. El nombre del contacto que inició la conversación.
  2. La línea de asunto del correo electrónico o vista preliminar de la transcripción de chat.
  3. La marca de tiempo cuando se abrió el correo electrónico o el chat.
  4. Una etiqueta para indicar si la conversación proviene de un canal de Chat o de Correo electrónico.conversations-inbox-filtered-view
Al lado de tu lista de conversaciones está una vista detallada de la conversación seleccionada de tu bandeja de entrada. Aquí puedes:
  • Utilizar el menú desplegable Responsable para asignar la conversación a un nuevo propietario.
  • Haz clic en el menú desplegable Más para eliminar la conversación, bloquear un remitente o marcar la conversación como spam. 
  • Haz clic en success Marcar como cerrado para marcar la conversación como cerrada.conversations-inbox-toolbar

En el editor de texto en la parte inferior de la conversación, puedes responder a correos electrónicos entrantes o chat en directo con los visitantes de tu sitio web. Si quieres que otro usuario revise la conversación, haz clic en la pestaña Comentario , luego escribe y el nombre del usuario para enviarle una notificación.conversations-comments-in-inboxes

Ten en cuenta: las conversaciones de chatbot, donde el visitante no ha llegado a la acción de transferencia de agente del chatbot, no se pueden marcar como cerradas sino hasta después de 30 minutos de inactividad del visitante.

Panel derecho

El panel derecho te ofrece detalles completos del registro de contacto asociado con tu conversación seleccionada. En este panel, puedes:
  • Hacer clic en el nombre del contacto para abrir su registro en una nueva pestaña. 
  • Haz clic en Crear ticket de asistencia técnica para crear un nuevo ticket de asistencia técnica asociado con este contacto.
  • Haz clic en Crear un negocio para crear un nuevo negocio asociado con este contacto. create-a-deal-from-conversations-inbox
  • Haz clic en el menú desplegable Más para crear una nueva interacción en el registro de contacto, como una nueva llamada o un correo electrónico. También puedes seleccionar Bloquear remitente para bloquear las interacciones futuras con este canal o seleccionar Desasociar contacto para eliminar la asociación entre el contacto y la cadena de chat en directo.  more-contact-actions-in-conversations-inbox

Ten en cuenta: si bloqueas un remitente, la conversación se moverá a tu vista Filtrada en tu bandeja de entrada. En adelante, el visitante verá el widget de chat cuando visite tu sitio, pero si intenta chatear contigo, estos mensajes no estarán en tu bandeja de entrada de conversaciones. 

Si bloqueas un remitente que envió un correo electrónico, esto filtrará la cadena y todas las cadenas entrantes de este remitente avanzan hacia delante. Los correos electrónicos enviados desde los remitentes bloqueados se mostrarán en la vista Filtrada . Siempre puedes desbloquear un remitente desde tu vista Filtrada para que las conversaciones futuras sean visibles en tu bandeja de entrada. Si marcas una conversación de correo electrónico como spam, este filtro solo filtrará la cadena actual. 

Estado

El widget de chat en la esquina inferior izquierda incluye algunas configuraciones importantes para tu estado de chat:

  • Modo ausente: usa esta configuración para indicar si estás activo o ausente para las conversaciones entrantes. Cuando activas el Modo ausente, seguirás apareciendo como disponible en cualquier chat abierto que tengas asignado actualmente para que puedas terminar esas conversaciones y cerrarlas, mientras apareces ausente para los nuevos visitantes entrantes. 
  • Reasignar respuestas: habilita esta función si quieres reasignar respuestas a otros miembros del equipo.

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Administra tus bandejas de entrada

Puedes tener varias bandejas de entrada de conversaciones configuradas para tus diferentes equipos. Por ejemplo, si tu equipo de ventas y el equipo de éxito del cliente deben usar la bandeja de entrada para comunicarse con los clientes, puedes configurar bandejas de entrada separadas para administrar estas interacciones de clientes. 

Ten en cuenta: solo los usuarios con acceso de administrador en tu cuenta pueden agregar una nueva bandeja de entrada o eliminar una bandeja de entrada existente. Solo en cuentas Marketing Hub Pro o Enterprise, Sales Hub Pro o Enterprise, o Service Hub Pro o Enterprise se pueden configurar varias bandejas de entrada.

Agrega una nueva bandeja de entrada del equipo:

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Conversaciones Bandejas de entrada
  • Haz clic en Crear bandeja de entrada en la esquina superior.
  • Dale un nombre a tu bandeja de entrada de equipo.
  • Haz clic en el menú desplegable Miembros del equipo para especificar a los miembros del equipo que pueden acceder a esta bandeja de entrada. Los usuarios solo podrán ver las bandejas de entrada y responder a los correos electrónicos en las bandejas de entrada a las que tengan acceso. 

inbox-settings

  • Haz clic en Siguiente
  • Cuando configuras tu bandeja de entrada, puedes conectar un canal de correo electrónico o un canal de chat del equipo. O, haz clic en Conectar un canal más tardeMESSAGES-connect-a-channel

Una vez que se crea la bandeja de entrada, los miembros del equipo pueden administrar la comunicación específica de su función en la bandeja de entrada adecuada. 

Administra tu bandeja de entrada e integraciones de bandeja de entrada

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Conversaciones > Bandejas de entrada.
  • Coloca el cursor sobre un nombre de bandeja de entrada y haz clic en Editar
  • Para especificar qué miembros del equipo pueden acceder a una bandeja de entrada, en el menú de la barra lateral izquierda, selecciona Miembros del equipo. Luego usa el menú desplegable para especificar a los miembros del equipo que pueden acceder a esta bandeja de entrada. Se debe agregar un usuario a tu lista de miembros del equipo para enviar un correo electrónico a un contacto desde esa bandeja de entrada de conversaciones. manage-team-members
  • En el menú de la barra lateral, haz clic en Slack para conectar una cuenta de Slack o administrar tus canales integrados existentes.  

Elimina una bandeja de entrada

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
  • En el menú de la barra lateral, selecciona Conversaciones > Bandejas de entrada.
  • Coloca el cursor sobre un nombre de bandeja de entrada y haz clic en Eliminar

delete-inbox

  • Escribe el nombre de tu bandeja de entrada para confirmar esta acción y luego haz clic en Sí, eliminar.

Ten en cuenta: Eliminar una bandeja de entrada la quitará permanentemente de tu cuenta junto con cualquier canal de correo electrónico, mensajes dirigidos a chat y cadenas de conversación. Esta acción no se podrá deshacer.