Hacer seguimiento y registrar correos electrónicos con la extensión HubSpot Sales para Chrome

Usa las características Seguir y Registrar de la extensión HubSpot Sales para Chrome para monitorizar y mantener un registro de la interacción de tus contactos con tus correos electrónicos.

• Con el seguimiento activado, puedes controlar cuándo los contactos ven o abren tus correos electrónicos.
  • Revise la actividad de correo electrónico en el feed de actividades y en la cronología de contactos. 
  • Reciba notificaciones en tiempo real cuando un contacto abra su correo electrónico.
  • Los usuarios con una licenciade Sales hubs asignada pueden realizar un seguimiento de los clics en los enlaces incluidos en el cuerpo del correo electrónico rastreado. Más información sobre el seguimiento de clics. 
• Con el registro activado, puede registrar un correo electrónico en el registro de contacto del destinatario o en sus registros asociados.
  
  • Puedes especificar las direcciones de correo electrónico y los dominios para los que nunca quieres registrar correos electrónicos en la configuración de tu cuenta de HubSpot . O puedes añadir estas direcciones de correo electrónico y dominios en tu extensión de Chrome Configuración de.

Más información sobre la diferencia entre seguimiento y registro.

Antes de empezar

Antes de empezar a trabajar con la extensión HubSpot Sales Chrome, revisa los requisitos y limitaciones del seguimiento y registro de correos electrónicos. 

Comprender los requisitos

• Para registrar un correo electrónico y agregar un nuevo contacto a tu cuenta de HubSpot CRM, la dirección de correo electrónico desde la que envías correos electrónicos debe ser una de las siguientes:
  • Un usuario en tu cuenta.
  • Una de tus direcciones de correo electrónico conectadas a .
  • Un alias en tu cliente de correo electrónico (ya sea un alias que se haya configurado en tu bandeja de entrada de Gmail conectada, o un alias añadido a tu Perfil y preferencias).

Comprender las limitaciones y consideraciones

• El seguimiento y el registro del correo electrónico no son compatibles con los correos electrónicos que utilizan diseños personalizados de Gmail. 
• Si ha activado los ajustes de privacidad de datos en su cuenta, sólo se puede realizar un seguimiento de las aperturas de correo electrónico de los contactos con una base legal asignada para el tratamiento de datos. Su equipo jurídico es el mejor recurso para determinar cómo utiliza su empresa el registro y seguimiento del correo electrónico. Más información sobre el seguimiento del correo electrónico cuando está activado el ajuste de privacidad de datos.
  • Puedes personalizar los ajustes de tu extensión para desactivar el seguimiento y el registro de un mensaje concreto o de determinados contactos o dominios de correo electrónico. 
• Al registrar un correo electrónico con un archivo adjunto, los archivos adjuntos de más de 50 MB no se registrarán en HubSpot. Su correo electrónico seguirá llegando al contacto y se registrará en el CRM, pero sin ningún archivo adjunto.
• Si el registro está activado, los correos electrónicos históricos no se registrarán automáticamente en el CRM. Aprenda a registrar retroactivamente en el CRM los correos electrónicos enviados y recibidos.

Configuración de registro y seguimiento

Los superadministradores pueden actualizar el comportamiento predeterminado de seguimiento, registro y asociación de correos electrónicos para todos los usuarios de su cuenta.

Para administrar estas configuraciones:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Actividades.
3. Haz clic en la pestaña Registro y seguimiento de correos electrónicos.
4. En Configuración de registro y seguimiento de correos electrónicos, configura cómo se registrarán los correos electrónicos en HubSpot seleccionando o desactivando las casillas de comprobación asociadas:
   • Aplicar la configuración de registro predeterminada para todos los usuarios: cuando esta configuración está activada, puedes hacer clic para activar o desactivar el interruptor Registrar todos los correos electrónicos de forma predeterminada para establecer si los correos electrónicos se registran de forma predeterminada en todos los usuarios de tu cuenta.
   • Aplicar asociación predeterminada para todos los usuarios: cuando esta opción está activada, puedes hacer clic en el menú desplegable y seleccionar los tipos de registro predeterminados que deseas asociar a un correo electrónico registrado.
   • Aplicar configuración de seguimiento predeterminada para todos los usuarios: si has seleccionado la casilla de verificación Permitir a todos los usuarios realizar un seguimiento de los correos electrónicos y ver si los destinatarios abren sus correos electrónicos y hacen clic en ellos, puedes activar esta opción para configurar si se realizará un seguimiento predeterminado de todos los correos electrónicos de todos los usuarios de tu cuenta.

Tenga en cuenta lo siguiente: si tiene acceso a la beta Aplicar valores predeterminados de registro de actividad a correos electrónicos externos, los correos electrónicos de extensión de ventas y CCO/reenviados seguirán las reglas de asociación automática y los usuarios no podrán personalizar los ajustes predeterminados para los correos electrónicos enviados a través de la extensión. La opción beta Aplicar valores predeterminados de registro de actividad a correos electrónicos externos no afecta a los correos electrónicos enviados desde bandejas de entrada compartidas (por ejemplo, respuestas en las herramientas de conversaciones y centro de ayuda) ni a los correos electrónicos salientes enviados desde secuencias. Una vez que se extienda a todas las cuentas este año, los usuarios no podrán personalizar los ajustes predeterminados de registro de asociaciones de la extensión, pero podrán editar las asociaciones al enviar correos electrónicos individuales.

Correos electrónicos con seguimiento

Para enviar un correo electrónico con seguimiento desde Gmail:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Gmail.
2. Redacta un nuevo correo electrónico. Ingresa el destinatario, la línea de asunto y el cuerpo del correo electrónico.
3. Selecciona la casilla de comprobación Seguimiento.
4. Haz clic en Enviar.

Ver el estado del correo electrónico con seguimiento

Antes de que tu contacto abra el correo electrónico, la línea de asunto del correo electrónico y el destinatario aparecerán en tu feed de actividad en HubSpot como Enviado.

Una vez que el destinatario abra el correo electrónico, recibirás una notificación emergente en tiempo real en tu escritorio. Cuando navegas de vuelta a las últimas novedades sobre actividades o a las últimas novedades sobre la extensión para Chrome, verás la información del correo electrónico marcada como Abierto. Haz clic en el menú desplegable situado bajo el nombre del contacto para ver cuándo abrió el destinatario tu correo electrónico. También verás un historial de las actividades del contacto.

También puedes ver cómo interactúan los contactos con tus correos electrónicos con seguimiento desde la extensión de Chrome. Para acceder a tu feed de actividades desde la extensión de Chrome, haz clic en elicono del engranaje de HubSpot sprocket en la parte superior derecha de tu navegador Chrome.

Obtenga más información sobre cómo funcionan el seguimiento por correo electrónico y las notificaciones de ventas , y cómo desactivar el seguimiento.

Cómo registrar correos electrónicos

Enviar un correo electrónico registrado mediante la extensión de Chrome

1. Redacta un correo electrónico nuevo en Gmail.
2. Ingresa el destinatario, la línea de asunto y el cuerpo del correo electrónico. Si la dirección de correo electrónico del destinatario ya está asociada a un registro de contacto en tu CRM, el icono de la rueda dentada de HubSpot aparecerá en línea junto a su dirección de correo electrónico en el campo Para. 
3. Selecciona la casilla de comprobación Registrar.
4. Si su cuenta tiene configurados los ajustes de registro predeterminados, el complemento seleccionará automáticamente en qué registros debe registrarse el correo electrónico. Para seleccionar manualmente los registros en los que se registrará el correo electrónico:
   • Haz clic en el menú desplegable junto a la casilla de comprobación Registrar.
   • Selecciona y borra las casillas de comprobación junto a los registros en los que deseas registrar el correo electrónico.
5. Si envías el correo electrónico a un destinatario que no es un contacto en tu CRM, puedes optar por crear un nuevo contacto.
   • Si desea crear un nuevo contacto, seleccione la casilla de verificación situada junto a la dirección de correo electrónico en Crear como nuevos contactos, al editar las asociaciones de registros.
     
     • Si utiliza contactos de marketing, un nuevo contacto creado por un email registrado se ajustará como no de marketing.
     • El usuario de HubSpot que envió el correo electrónico será asignado automáticamente como propietario del contacto, siempre y cuando no se haya asignado un propietario anterior. 
   • Si no desea crear un nuevo contacto, desactive la casilla de verificación situada junto a la dirección de correo electrónico en Crear como nuevos contactos. Aprenda a registrar mensajes de correo electrónico sólo en los registros de contactos existentes.Si va a enviar el correo electrónico a un destinatario que no es un contacto en su CRM, puede optar por crear un nuevo contacto.
6. Haz clic en Enviar.

Visualización del correo electrónico registrado en HubSpot

Los correos electrónicos que se registren en HubSpot utilizando la extensión se asociarán automáticamente a los registros que hayas especificado antes de enviar el correo electrónico.

Para ver el correo electrónico registrado en HubSpot:

1. En tu cuenta de HubSpot, navega hasta tus contactos, empresas o negocios.
2. Haz clic en el nombre del registro.
3. En la cronología, busca el correo electrónico registrado. Desde el correo electrónico, puedes hacer lo siguiente:

• • Anclar: haz clic para anclar el correo electrónico en la parte superior si la cronología del contacto.
  • Copiar enlace: haz clic para copiar la URL del correo electrónico registrado. 
  • Responder: haz clic en Responder para enviar una respuesta por correo electrónico al contacto desde HubSpot.
  • Reenviar: haz clic para reenviar el correo electrónico a otro contacto. 

• • Eliminar: haz clic para eliminar la actividad del correo electrónico de la cronología.

• • Ampliar: haz clic en la flecha desplegable para ver el cuerpo completo del correo electrónico. Si hay una conversación de correo electrónico en curso, haz clic en Ver cadena para ver todos los correos electrónicos de la cadena.
  • Asociaciones: haz clic para editar los registros de empresas o negocios asociados.
  • Adjuntos: haz clic para abrir archivos adjuntos asociados con este envío de correo electrónico específico.