Rajoita pääsyä HubSpot-varoihin

Hallitse sisältöön, tietoihin ja muihin resursseihin pääsyä niin, että vain oikeat tiimit ja käyttäjät voivat tarkastella ja muokata niitä. Tämä voi olla hyödyllistä, jos haluat pitää resurssisi erillään osasto- tai tiimikohtaisesti. Se auttaa myös käyttäjiä pysymään keskittyneinä ja järjestyksessä.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin määrität pääsyn sisältöön ja resursseihin, ota huomioon seuraavat seikat:

• Vaikka pääsy tiettyihin resursseihin on rajoitettu tietyille tiimeille tai käyttäjille, pääkäyttäjilläon edelleen mahdollisuus tarkastella niitä.
• Aineistoja, kuten malleja, sekvenssejä, asiakirjoja ja ohjeita, voivat tarkastella vain pääkäyttäjät sekä ne tiimit ja käyttäjät, joilla on niihin käyttöoikeus. Jos haluat tarkastella enemmän kuin viittä ensimmäistä asiakirjaa tai mallia tilillä, sinulla on oltavamyönnettySales Hub- taiService Hub-käyttöoikeus.
• A Sisältö - tai Marketing HubEnterprise -tilaus tarvitaan, jotta tiimien pääsyä blogikirjoituksiin ja sivuille voidaan rajoittaa.
• Yleensä, jos käyttäjällä on Rajoita pääsyä tiimeittä -oikeudet, mutta hän kuuluu tiimiin, jolla ei ole alatiimejä, vaihtoehto määrittää tiimeille ei näy.
• Resursseihin, joita ei ole lueteltu yllä olevassa taulukossa, ei voi tällä hetkellä rajoittaa pääsyä.
• Jos rajoitat käyttäjän pääsyn työkaluun, mutta sinulla on Rajoita pääsyä tiimeittäin(vain Enterprise) on käytössä, käyttäjälläsi on edelleen pääsy työkaluun, jos hänen tiimillään on pääsy. Opi muokkaamaan käyttäjän käyttöoikeuksia.

Aseta markkinointisisällön oletusluvat

Oletusarvoisesti kaikki käyttäjät, joilla on oikeudet kyseiseen resurssiin

,

pääsevät käsiksi uusiin markkinointiresursseihin. Saatat kuitenkin haluta sallia vain tiettyjen käyttäjien tai tiimien luoda tai

muokata

resursseja.

Tilin asetuksissa voit rajoittaa automaattisesti pääsyn uusiin markkinointiresursseihin niin, että vain resurssin luoja ja hänen tiiminsä voivat tarkastella ja muokata niitä. Tämä ei koske muita resurssityyppejä, kuten tiedostotyökalun tiedostoja ja kansioita. 

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaanKäyttäjät ja tiimit.
3. NapsautaTiimit-välilehteä.
4. Napsauta, jotta Rajoita pääsy uuteen sisältöön -kytkin kytkeytyy päälle.

Käytön rajoittaminen

Voit rajoittaa työkalujen käyttöoikeuksia seuraamalla alla olevia ohjeita. Dashboardien, CRM-näkymien ja sähköpostitilausasetusten osalta katso alla oleva työkalukohtainen osio.

1. Siirry HubSpot-tililläsi siihen työkaluun, jonka käyttöoikeuksia haluat rajoittaa.
2. Voit määrittää yhden resurssin viemällä hiiren sen resurssin päälle, jota haluat määrittää, napsauttamallaToiminnot-pudotusvalikkoaja valitsemallaHallitse käyttöoikeuksia. 
3. Jos haluat määrittää resursseja joukkona, valitse niidenvalintaruudut, joita haluat määrittää, ja napsauta sitten Hallitse käyttöoikeuksia tai Määritä käyttäjät ja tiimit.
   

4. Valitse valintaikkunassa Kaikille saatavilla tai Valitse käyttäjät ja tiimit, jotka voivat muokata. 
5. Voit määrittää sisällön tiimeille tai käyttäjille napsauttamallaTiimit- tai Käyttäjät-välilehteä ja valitsemalla sittenvalintaruudunniiden tiimien ja käyttäjienvieressä, joille haluat määrittää sisällön.
6. NapsautaTallenna. Resurssi on nyt näkyvissä vain valituille käyttäjille ja tiimeille. 
   
   

Työkalukohtaiset ohjeet

CRM-tietueet

Oletusarvoisesti käyttäjät voivat tarkastella ja muokata kaikkia yhteystietoja, yrityksiä, kauppoja ja tikettejä. Voit muokata käyttäjän käyttöoikeuksia niin, että hän voi tarkastella ja muokata vain itse omistamiaan tai tiiminsä omistamia tietueita.

Voit rajoittaa käyttäjien pääsyä CRM-tietueisiin seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaanKäyttäjät ja tiimit.
3. Vie hiiri sen käyttäjän nimen päälle, jota haluat muokata. Napsauta sitten Muokkaa käyttöoikeuksia.
4. Napsauta vasemmassa sivupalkin valikossa CRM > CRM-objektit laajentaaksesi sen. 
5. NapsautaCRM -välilehdessä [Objekti] laajentaaksesi osion.
   • Napsauta pudotusvalikoita tietyn tietuetyypinNäytä-,Muokkaa- ja Poista-oikeuksienvieressä.
   • Valitse Kaikki yhteystiedot, Heidän tiiminsä yhteystiedot tai Heidän yhteystietonsa. Kun määrität Muokkaa- tai Poista-oikeuksia , voit valita myös Ei mitään. 

6. Voit muokata, kuka voi olla yhteydessä tietueeseen, napsauttamalla vasemmassa sivupalkin valikossa CRM > CRM-työkalut. 
   • Napsauta Viestintä-kohdan vieressä olevaa avattavaa valikkoa.
   • Valitse Kaikki tietueet, Tiimin omistamat tietueet,Omistamansa tietueet taiEi mitään.
7. Kun olet päivittänyt käyttöoikeudet, napsauta oikeassa yläkulmassa Tallenna.

Huomaa: käyttäjien on kirjauduttava ulos tililtä ja takaisin sisään, ennen kuin käyttöoikeuksien päivitykset astuvat voimaan. Lisätietoja käyttöoikeuksista

CRM-näkymät

Resurssit, joiden käyttöoikeuksia voit rajoittaa, riippuvat HubSpot-tilauksestasi:

Et voi rajoittaa pääsyä vakiomuotoisiin näkymiin, mutta mukautetut CRM-näkymät voidaan asettaa näkyviksi vain sinulle, tiimillesi tai kaikille.

Mukautetun CRM-näkymän käyttöoikeuksien rajoittaminen:

1. Siirry tietueisiisi(esim.CRM>Yhteystiedot).
2. Napsauta yläreunassa Kaikki näkymät.
3. Vie hiirinäkymän nimen päälle ja napsauta sitten Asetukset. Valitse avattavasta valikostaHallitse jakamista.
4. Valitse valintaikkunassa jokin seuraavista vaihtoehdoista:
   • Yksityinen: näkymä on näkyvissä vain sinulle.
   • Oma tiimi: näkymä on näkyvissä vain tiimisi käyttäjille. 
   • Kaikki: näkymä on näkyvissä kaikille HubSpot-tilisi käyttäjille.
   • Mukautettu: näkymä on näkyvissä vain valitsemillesi käyttäjille ja tiimeille.
5. NapsautaTallenna.

Keskustelujen

saapuneet-kansi Kun olet luonut saapuneet-kansion, voit muokata, mitkä käyttäjät ja tiimit voivat nähdä sen, muokkaamalla saapuneet-kansion käyttöoikeusasetuksia. Opi hallinnoimaan saapuneet-kansion käyttäjiä. 

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Saapuneet-kansiot ja tukipalvelu > Saapuneet-kansiot.
3. Vie hiiri sen postilaatikon päälle, jota haluat hallita, ja napsauta Muokkaa. 
4. Napsauta yläreunassa Käyttöoikeudet-välilehteä . 
5. Valitse Käyttöoikeudet-osiosta Kaikille saatavilla tai Valitse käyttäjät ja tiimit, jotka voivat muokata.  

Kojelaudat

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Raportointi > Koontinäytöt.
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa määritettyä [käyttöoikeutta].
   

3. Valitse oikeanpuoleisesta paneelista jokin seuraavista vaihtoehdoista:
   • Rajoitettu vain pääkäyttäjille ja omistajalle: sallii vain pääkäyttäjien ja hallintapaneelin omistajan nähdä hallintapaneelin.
   • Yksityinen omistajalle: sallii vain hallintapaneelin omistajan nähdä hallintapaneelin.
   • Salli kaikille katselu ja muokkaus: salli kaikille käyttäjille hallintapaneelin katselu ja muokkaus. 
   • Salli kaikille katselu: salli kaikkien käyttäjien katsella hallintapaneelia.
   • Määritä tiimit ja käyttäjät (vainEnterprise): salli vain tiettyjen tiimien ja käyttäjien käyttää hallintapaneelia.
4. NapsautaTallenna.

Objektiputket

Jos olet pääkäyttäjä, voit rajoittaa, millä käyttäjillä ja tiimeillä on pääsy tiettyihin putkiin. Pääsyä hallitaan erikseen jokaiselle putkelle. Jotta pääset käsiksi putken tietueisiin, sinulla on oltava myös asiaankuuluvat CRM-objektin käyttöoikeudet (esim. Kauppojen käyttöoikeudet).

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohdassa Tietojen hallinta kohtaan Objektit.
3. Napsauta Objektit-sivun yläosassaValitse objekti -pudotusvalikkoa javalitse objekti (esim. Kaupat), jonka putkistoa haluat muokata.
4. Napsauta Pipelines -välilehteä.
5. Napsauta Yksittäisten kaupan prosessien mukauttaminen -osiossa avattavaa valikkoa ja valitse muokattava prosessi .
6. Napsauta Toiminnot ja valitse sitten Hallitse käyttöoikeuksia.
7. Valitse oikeanpuoleisesta paneelista Yksityinen minulle, Kaikille saatavilla tai Valitse käyttäjät ja tiimit, jotka voivat muokata.

Kun annat käyttäjälle tai tiimille nimenomaisen pääsyn putkeen, rajoitat kaikkien muiden pääsyä. Jos käyttäjällä ei ole lupaa tarkastella putkea:

• Rajoitetut putket näkyvät harmaana HubSpot-tilillä sekä tietokoneella että mobiilisovelluksessa.
• He voivat tarkastella tiettyä tietuetta, jos heille lähetetään suora linkki käyttäjältä, jolla on pääsy putkistoon.
• He voivat tarkastella rajoitettujen putkistojen tietueita raporteissa.
• He voivat tarkastella rajoitettujen putkistojen tietueita tietueiden liitoksina.
• He voivat etsiä tietueita putkistosta.
• Heeivät voi luoda uusia tietueita putkistossa. 

Asiakirjat, toimintamallit, sekvenssit ja myyntimallit

Hallitse asiakirjojen, ohjeiden, sekvenssien tai mallien käyttöoikeustasoa. Voit asettaa ne omistajan yksityisiksi, jakaa ne kaikille tai jakaa ne tietyille käyttäjille ja tiimeille. 

Opi rajoittamaan pääsyä myyntisisältöön. 

Verkkotunnukset

Oletusarvoisesti käyttäjät, joilla on Verkkotunnusasetukset-oikeus, voivat tarkastella ja muokata kaikkia verkkotunnuksia sekä julkaista sisältöä kaikkiin verkkotunnuksiin. Voit myös rajoittaa, mitkä käyttäjät voivat muokata tai julkaista sisältöä tiettyihin verkkotunnuksiin.

Opi määrittämään verkkotunnusten julkaisuoikeudet tiimeille.

Sosiaalisen median tilit

Kun rajoitat pääsyä sosiaalisiin tileihisi, ota huomioon seuraavat seikat:

• Jos sosiaaliseen tiliin on liitetty useita käyttäjiä, vain pääkäyttäjät voivat hallita, millä käyttäjillä ja tiimeillä on pääsy kyseiseen sosiaaliseen tiliin.
• Jos sosiaaliseen tiliin on liitetty vain yksi käyttäjä, sekä pääkäyttäjät että tilin liittänyt käyttäjä voivat hallita pääsyä kyseiseen tiliin.

Kun annat käyttäjälle tai tiimille nimenomaisesti pääsyn sosiaalisen median tiliin, rajoitat kaikkien muiden pääsyn. Käyttäjät tai tiimit, joilla ei ole pääsyä, eivät voi tarkastella tai hallita kyseisen tilin julkaisuja sosiaalisen median työkalussa. Lue lisää käyttäjien sosiaalisen julkaisutoiminnan ja tilien käyttöoikeuksien hallinnasta.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaanMarkkinointi > Sosiaalinen media.
3. Vie hiiri sosiaalisen median tilisi päälle ja napsauta Tilin käyttöoikeudet -sarakkeessa Muokkaa.

4. Valitse oikeanpuoleisesta paneelista Yksityinen minulle, Kaikille näkyvä tai Valitse käyttäjät ja tiimit, jotka voivat muokata. Vain asiakkaat, joilla on Marketing Hub Enterprise-tilauksenomaavat asiakkaatvoivat rajoittaa käyttäjien ja tiimien käyttöoikeuksia. 
   • Jos valitset tiettyjä käyttäjiä tai tiimejä, etsi hakupalkista käyttäjä tai tiimi ja valitse sen vasemmalla puolella oleva valintaruutu.
   • Voit poistaa käyttöoikeuden tililtä poistamalla valintaruudun valinnan käyttäjän tai tiimin nimen vierestä tai napsauttamalla X-painiketta Kuka voi käyttää -osiossa.
5. Napsauta paneelin alaosassa Tallenna.

Sähköpostit

Määritä yksittäisille käyttäjille tai tiimeille muokkausoikeudet tiettyihin markkinointisähköposteihin sähköpostipaneelista yleisten ohjeiden mukaisesti. Tiimille määritettyjä sähköposteja voivat muokata vain kyseisen tiimin käyttäjät. Kaikki sähköpostit, joita ei ole määritetty, ovat kaikkien käyttäjien ja tiimien käytettävissä, joilla on sähköpostin käyttöoikeus.

Jos HubSpot-tilisi käyttäjällä ei ole oikeutta muokata tiettyä sähköpostia, hän voi pyytää siihen käyttöoikeutta seuraavasti:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Markkinointi > Sähköposti.
2. Napsauta sen sähköpostinnimeä, johon haluat muokkausoikeuden.
3. Vie hiiri oikeassa yläkulmassa olevanTarkista ja lähetä -painikkeen päälle ja napsauta sittenPyydä käyttöoikeuden päivitystä.
4. Napsauta valintaikkunassa Hyväksyjä -pudotusvalikkoa ja valitse tiimisi järjestelmänvalvoja.
5. Voit halutessasi kirjoittaaviestin, jossa selität, miksi tarvitset muokkausoikeuden sähköpostiin.
6. NapsautaLähetä pyyntö. Valitsemallesi hyväksyjälle lähetetään ilmoitus siitä, että olet pyytänyt käyttöoikeutta sähköpostiosoitteeseen. Saat vahvistussähköpostin, kun hyväksyjä on myöntänyt käyttöoikeuden.

Tiedostot 

Hallitse yksittäisten tiedostojen, kansioiden ja alikansioiden käyttöoikeuksia tiedostotyökalussa, jotta voit tarkemmin hallita, mitkä käyttäjät tai tiimit voivat tarkastella tai muokata niitä.

Kun määrität tiedostojen käyttöoikeuksia, voit sallia kaikille käyttäjille tai tiimeille pääsyn pääkansioon, mutta rajoittaa pääsyä alikansioon. Et voimäärittää kansioiden käyttöoikeusasetuksia HubSpotin luomille järjestelmäkansioille.

Voit rajoittaa tiedostojen tai kansioiden käyttöoikeuksia seuraavasti:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Sisältö > Tiedostot. Jos käytät HubSpotin ilmaisia työkaluja, siirry kohtaan Markkinointi > Sähköposti. Napsauta oikeassa ylälaidassa Sähköpostityökalut ja valitse Tiedostot.
2. Vie hiiri tiedoston taikansionpäälle ja napsautaToiminnot. Valitse sittenHallitse käyttöoikeuksia. 

3. Määritä tiedoston tai kansion käyttöoikeudet oikeanpuoleisessa paneelissa: 
   • Yksityinen minulle: rajoita käyttöoikeus vain omaan käyttäjätiliisi.
   • Kaikille saatavilla:kaikki käyttäjät voivat tarkastella ja muokata tiedostoa tai kansiota. 
   • Valitse käyttäjät ja tiimit, joilla on käyttöoikeus: vain valitut käyttäjät voivat muokata tiedostoa tai kansiota. Jos sinulla on Professional- tai Enterprise-tilaus, voit myös rajoittaa käyttöoikeutta määritettyjen tiimien mukaan. Lue lisää tiimien hallinnasta.
     • Valitsevalintaruutu niiden käyttäjien tai tiimien vieressä, joille haluat myöntää käyttöoikeuden. 
     • Voit poistaa tiimin käyttöoikeuden poistamallavalintaruudunkäyttäjän tai tiimin nimenvierestätai napsauttamallaX-painikettaKuka voi käyttää-osiossa.
4. Napsauta paneelin alaosassaTallenna.

Ominaisuudet

Superjärjestelmänvalvojatvoivat rajoittaa ominaisuuden käyttöoikeuksia niin, että vain tietyt käyttäjät ja tiimit voivat muokata ominaisuutta tietueissa. Rajoitettu ominaisuus on edelleen näkyvissä kaikille käyttäjille.

Käyttäjät ja tiimit, joille ei ole annettu käyttöoikeutta, näkevät viestinSinulla ei ole oikeuksia muokata tämän kentän arvoa, kun he vievät hiiren tietueen ominaisuuden päälle. Opi rajoittamaan ominaisuuksien muokkausoikeuksia.

Tietueiden sivupalkit

Voit mukauttaa yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa- ja tikettitietueissa näkyviä sivupalkkeja niin, että eri tiimeillä on erilaiset näkymät. Opi mukauttamaan tietueiden sivupalkkeja tietyille tiimeille.

Raportit

Raporttien käyttöoikeuksia voi rajoittaa useilla tavoilla:

• Jos raporttia ei ole lisätty koontinäyttöön, voit rajoittaa sen käyttöoikeuksia yksitellen raporttityökalusta.
• Jos raportti on lisätty koontinäyttöön, voit rajoittaa pääsyä koontinäyttöön määrittämällä käyttöoikeudet koontinäyttöön.

Et voi rajoittaa pääsyä raportteihin, jotka löytyvät analytiikkatyökalujen osiosta tai yksittäisistä mukautetuista analytiikanäkymistä.

Segmentit

Superjärjestelmänvalvojatvoivat määrittää, mitkä tiimit näkevät mitkä segmentit, muokkaamalla segmenttien käyttöoikeuksia. Voit hallita käyttöoikeuksia myös määrittämällä segmenttejä ja rajoittamalla tietueita tietueiden omistajuuden perusteella.

Työnkulut

Määritä työnkulut tietylle tiimille työnkulujen hallintapaneelista yleisten ohjeiden mukaisesti.

Tiimille määritettyjä työnkulkuja voivat tarkastella ja muokata vain kyseisen tiimin käyttäjät. Kaikki työnkulut, joita ei ole määritetty, ovat kaikkien käyttäjien ja tiimien käytettävissä, joilla ontyönkulkujen käyttöoikeus.

Kampanjat

Rajoita markkinointikampanjoidesi käyttöoikeuksia, jotta tietyt tiimit voivat hallita kampanjan tietoja ja muuttaa siihen liitettyjä aineistoja. 

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Markkinointi > Kampanjat.
2. Vie hiiri kampanjan päälle, jonka käyttöoikeuksia haluat muokata, napsautaToiminnot -pudotusvalikkoa ja valitse Hallitse käyttöoikeuksia.
3. Valitse oikeanpuoleisesta paneelistaKaikille saatavilla taiValitse tiimit, jotka voivat muokata.
4. Etsi hakupalkista tiimi, jolle haluat myöntää pääsyn kampanjaan, ja valitse sen nimen vasemmalla puolella olevavalintaruutu.
5. Voit poistaa käyttöoikeuden kampanjaan poistamallavalintaruudun tiimin nimen vierestä tai napsauttamallaX-painikettaKuka voi käyttää -osiossa.
6. Napsauta paneelin alaosassaTallenna.

Mainokset

Kun olet liittänyt Google-, Facebook- tai LinkedIn-mainostilit HubSpot-palveluun, voit määrittää ne tietyille käyttäjille ja tiimeille.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaanMarkkinointi >Mainokset.
3. Vie hiiri mainostilin päälle, jonka käyttöoikeuksia haluat muokata, ja napsauta sitten Toiminnot -pudotusvalikkoa. Valitse Hallitse käyttöoikeuksia.
4. Valitse oikeanpuoleisesta paneelistaKaikille saatavilla taiValitse tiimit, jotka voivat muokata.
5. Etsi hakupalkista tiimi, jolle haluat myöntää käyttöoikeuden mainostiliin, ja valitse sen nimen vasemmalla puolella olevavalintaruutu.
6. Voit poistaa käyttöoikeuden kampanjaan poistamallavalintaruudun tiimin nimen vierestä tai napsauttamallaX-painikettaKuka voi käyttää -osiossa.
7. Napsauta paneelin alaosassaTallenna.