Tutustu sähköpostin seurantaa koskeviin suostumusohjeisiin

Kun lähetät seurattavan sähköpostin HubSpotin kautta, voit seurata vuorovaikutusta tarkkailemalla, milloin vastaanottaja avaa sähköpostin tai napsauttaa linkkiä. HubSpotissa sähköpostin avaamisia seurataan seurantapikselin avulla ja napsautuksia seurataan muokattujen seuranta-URL-osoitteiden avulla. Vastaanottajan sijainnista riippuen saatat joutua pyytämään hänen suostumuksensa ennen sähköpostin avaamisten ja napsautusten seurantaa.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten sähköpostiseuranta toimii HubSpotissa ja miten voit poistaa sähköpostiseurannan käytöstä niiden kontaktien osalta, jotka eivät ole antaneet suostumustaan seurantaan.

Sähköpostiseurannan ohjeet ennakkosuostumuksen hankkimiseksi

Ranskan ja Italian tietosuojaviranomaisten tuoreet ohjeet edellyttävät yleensä ennakkohyväksyntää seurantapikselien käyttöön sähköposteissa, tietyin poikkeuksin. Seuraava luettelo ei ole tyhjentävä luettelo alueista, joilla on sähköpostin seurantaa koskevia vaatimuksia. Vaatimukset voivat vaihdella tai muuttua, kun uudet tietosuojaviranomaiset julkaisevat ohjeita.

• Ranskan tietosuojaviranomainen Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL): ennakkosuostumus vaaditaan useimmissa tapauksissa seurantapikselien käytölle sähköposteissa, jotka lähetetään vastaanottajille Ranskassa, lukuun ottamatta rajoitettuja poikkeuksia. Tutustu koko ohjeet tai englanninkielinen käännös.
• Italian Garante per la Protezione dei Dati Personali: Garante on antanut ohjeet, joiden mukaan useimpiin seurantapikselien käyttötarkoituksiin sähköposteissa vaaditaan suostumus, lukuun ottamatta joitakin poikkeuksia. Tutustu ohjeet kokonaisuudessaan.

Mitä tämä tarkoittaa sinulle: nämä tuoreet suostumusta koskevat ohjeet koskevat seurattuja sähköposteja, jotka lähetetään Ranskassa tai Italiassa sijaitseville vastaanottajille, riippumatta siitä, missä lähettäjä sijaitsee.

Huomaa: tämä artikkeli tarjoaa yleisiä ohjeita HubSpotin sähköpostiseurannasta, eikäsitä ole tarkoitettu oikeudelliseksi tai säännösten noudattamista koskevaksi neuvonnaksi. Tutustu virallisiin ohjeisiin ja ota yhteyttä lakiosastoosi selvittääksesi, mitkä vaatimukset ja poikkeukset koskevat juuri sinun tilannettasi.

Miten sähköpostien seuranta toimii HubSpotissa

Kun lähetät seurattavan sähköpostin HubSpotin kautta, HubSpot käyttää seuraavia menetelmiä avausten ja klikkausten seuraamiseen:

• Sähköpostin avaaminen: sähköpostiin on upotettu näkymätön yhden pikselin kuva. Kun vastaanottaja avaa sähköpostin, seurantapikseli latautuu ja avaustapahtuma tallennetaan HubSpot-järjestelmään.
• Sähköpostin klikkaukset: HubSpot muokkaa sähköpostin linkit seuranta-URL-osoitteiksi. Kun vastaanottaja klikkaa seurattua linkkiä, klikkaus tallennetaan HubSpot-järjestelmään.

Sähköpostiasetustesi perusteella avausten ja klikkausten seuranta voidaan ottaa käyttöön seuraavissa sähköpostityypeissä. Jos käytät seurantaa näissä sähköposteissa, tutustu sovellettaviin sähköpostiseurantaohjeisiin ennakkosuostumuksen hankkimiseksi:

• Markkinointisähköpostit, mukaan lukien säännölliset markkinointisähköpostit, työnkulkujen kautta lähetetyt automatisoidut sähköpostit sekä blogi- ja RSS-sähköpostit.
• Yksilölliset sähköpostit, jotka lähetetään CRM:stä tai HubSpot Sales -laajennuksen tai lisäosan kautta.
• Sarjasähköpostit.
• Transaktiosähköpostit.

Huomaa: tietyt sähköpostiseurannan käyttötavat voivat olla poikkeus näistä ohjeista, mukaan lukien seuranta tiettyihin tarkoituksiin transaktiosähköposteissa. Tutustu sovellettaviin sähköpostiseurannan ohjeisiin ennakkosuostumuksen hankkimiseksi ja ota yhteyttä lakitiimiisi selvittääksesi, sovelletaanko tilanteeseesi poikkeusta.

Sähköpostiseurannan poistaminen käytöstä

Jos yhteyshenkilösi eivät ole antaneet suostumustaan seurantaan, voit poistaa sähköpostien avausten ja klikkausten seurannan käytöstä tililläsi tai yksittäisissä sähköposteissa. Seurannan poistamisen vaihtoehdot riippuvat sähköpostityypistä.

Markkinointisähköpostit

Seuraavat seuranta-asetukset koskevat tavallisia markkinointisähköposteja, työnkulkujen kautta lähetettyjä automaattisia sähköposteja, blogi- ja RSS-sähköposteja sekä transaktiosähköposteja.

Poista markkinointisähköpostien seuranta käytöstä koko tilillä

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.

2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Markkinointi > Sähköposti.
3. Napsauta Seuranta -välilehteä.
4. Kytke Seuraa sähköpostien avaamisia -kytkin pois päältä. Oletusarvoisesti tämä kytkee myös seuraavat kytkimet pois päältä:
   • Seuraa klikkauksia HTML-sähköposteissa
   • Seuraa klikkauksia pelkkää tekstiä sisältävissä sähköposteissa
5. Napsauta Tallenna.

Lue lisää markkinointisähköpostien avaamisen ja klikkausten seurannan hallinnasta.

Poista markkinointisähköpostien seuranta käytöstä yksittäisen sähköpostin osalta

Voit poistaa avausten ja klikkausten seurannan käytöstä yksittäisessä markkinointisähköpostissa, mutta pitää tilitason seurannan käytössä.

Voit esimerkiksi poistaa seurannan käytöstä sellaisille vastaanottajille lähetetyssä sähköpostissa, jotka eivät ole antaneet suostumustaan seurantaan, samalla kun tilitason seuranta pysyy käytössä. Lue lisää seurannan poistamisesta käytöstä yksittäisen sähköpostiviestin osalta.

Yksilölliset sähköpostit

Yksilöllisten sähköpostiviestien seurantaa hallitaan tilikohtaisesti. Jos käytät HubSpot Sales -laajennusta tai -lisäosaa, voit poistaa seurannan käytöstä yksittäisissä sähköpostiviesteissä.

Yksilöllisten sähköpostiviestien seurannan poistaminen käytöstä koko tilin laajuisesti

Seuraavat seuranta-asetukset koskevat sähköposteja, jotka lähetetään CRM:n, HubSpot Sales -laajennuksen tai -lisäosan, sekvenssien sekä asiakaspalvelun tai keskustelujen postilaatikon kautta.

Voit poistaa seurannan käytöstä kaikille tililtäsi lähetetyille henkilökohtaisille sähköposteille seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.

2. Vasemmalla olevassa sivupalkin valikossa, kohdassa Tietojen hallinta-kohdasta Objektit.
3. Siirry Objektit -sivun yläosassa napsauta Valitse esine -pudotusvalikkoa ja valitse Aktiviteetit.
4. Valitse Sähköpostilokin ja seurannan asetukset -osiossa poista valinta kohdasta Salli kaikkien käyttäjien seurata sähköposteja ja nähdä, kun vastaanottajat avaavat ja napsauttavat sähköpostejaan valintaruutu.
5. Napsauta alareunassa Tallenna.

Lisätietoja yksilöllisten sähköpostiviestien seurannan hallinnasta.

Yksittäisen sähköpostiviestin seurannan poistaminen käytöstä

Seuraavat ohjeet koskevat HubSpot Sales -laajennuksen tai -lisäosan kautta lähetettyjä sähköposteja. Ohjeet vaihtelevat sähköpostiohjelmasi mukaan.

Voit poistaa seurannan käytöstä yksittäisen sähköpostiviestin osalta seuraavasti:

1. Siirry Gmailin tai Outlookin Saapuneet-kansiossa sähköpostiketjuun tai kirjoita uusi sähköposti.
2. Poista valinta Seuranta-valintaruudusta sähköpostiohjelmasi mukaan:
• Gmail: sähköpostin kirjoitusikkunan oikeassa yläkulmassa.
• Outlook: tehtäväpaneelin yläosassa.

Lisätietoja seurannan hallinnasta HubSpot Sales -Chrome-laajennuksen ja Office 365 -lisäosan seurannan hallinnasta.

Sähköpostiseurannan poistamisen vaikutukset

Kun sähköpostien seuranta on pois päältä, HubSpot ei kerää uusia avaus- tai klikkaus tapahtumia kyseisistä sähköposteista. Aiemmat avaus- ja klikkaus tiedot pysyvät käytettävissä.

Toiminnot, jotka perustuvat sähköpostin avaus- tai klikkaus tapahtumiin, saattavat sisältää puutteellisia tietoja tai niiden toiminnallisuus voi olla rajoitettua, kun seuranta on pois päältä. Seuraavassa on luettelo ominaisuuksista ja työkaluista, joihin tämä saattaa vaikuttaa (luettelo ei ole tyhjentävä).

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Löydä vastauksia yleisiin kysymyksiin sähköpostiseurannan suostumuksesta ja alueellisista ohjeista.

Vaikuttaako sähköpostiseurannan poistaminen käytöstä sähköpostien toimitettavuuteen?

Seurannan poistaminen käytöstä ei estä sähköpostien lähettämistä tai toimittamista. Se vaikuttaa ainoastaan kykyyn kerätä ja käyttää avaus- ja klikkausdataa kyseisistä sähköposteista.

Lopettaako HubSpot automaattisesti kontaktien seurannan Ranskassa tai Italiassa?

Ei. HubSpot ei poista sähköpostiseurantaa käytöstä automaattisesti kontaktin sijainnin perusteella. Poista seuranta käytöstä tarvittaessa sähköpostiseuranta-asetusten avulla.

Voinko lähettää sähköposteja tilaajille, jos en ole saanut heidän suostumustaan sähköpostien seurantaan?

Seurannan suostumus ja viestien vastaanottamiseen annettu suostumus ovat erillisiä asioita. Jos yhteyshenkilö on tilannut sähköposteja yritykseltäsi, voit jatkaa sähköpostien lähettämistä hänen tilaustilanteensa perusteella.

Onko Oikeusperuste kontaktin tietojen käsittelylle ilmaisee suostumuksen sähköpostien avausten ja klikkausten seurantaan?

Ei. Oikeusperusta kontaktin tietojen käsittelylle -ominaisuus ei tallenna suostumusta sähköpostin avausten ja klikkausten seurantaan. Oikeusperusta ja suostumus sähköpostin seurantaan ovat erillisiä asioita.

Vaikuttaako sähköpostiseurannan poistaminen kaksoisvahvistusasetuksiini?

Ei. Sähköpostin seuranta-asetukset eivät vaikuta sähköpostien kaksoisvahvistusta.