Säilytä arkaluonteiset tiedot HubSpotissa

Jos haluat tallentaa HubSpot-tilillesi arkaluonteisia tietoja, kuten henkilöllisyystietoja, taloudellisia, terveydellisiä tai lääketieteellisiä tietoja, käyttäjät, joilla on Super Admin -oikeudet, voivat ottaa käyttöön Sensitiiviset tiedot -asetuksen. Kun asetus on otettu käyttöön, voit luoda mukautettuja ominaisuuksia, joihin tallennetaan arkaluonteisia tietoja, ja rajoittaa sitten käyttäjien pääsyä ominaisuuksiin kenttätason käyttöoikeuksilla.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin aloitat arkaluonteisten tietojen tallentamisen, tutustu seuraaviin tietoihin, mukaan lukien arkaluonteisten tietojen toiminnallisuuteen liittyvät vaatimukset, rajoitukset ja suositukset.

• Voit tallentaa HubSpotiin vain tietyntyyppisiä arkaluonteisia tietoja. Tutustu Sensitiivisten tietojen ehdot -sivuun ymmärtääksesi, minkä tyyppisiä Sensitiivisiä tietoja voit tallentaa ja missä nämä ominaisuudet ovat käytettävissä.
• Vain käyttäjät, joilla on Super Admin -oikeudet, voivat ottaa Sensitive Data -tiedot käyttöön. Kun Sensitive Data -asetus on otettu käyttöön, sitä ei voi poistaa käytöstä.
• Vain käyttäjät, joilla on Super Admin -oikeudet, voivat luoda, muokata tai poistaa Sensitive Data -ominaisuuksia. Partner Admin -käyttäjät eivät voi luoda, muokata tai poistaa Sensitive Data -ominaisuuksia, ellei heille ole annettu myös Super Admin -oikeuksia.
• Sensitive Data -ominaisuudet eivät ole käytettävissä tietyissä työkaluissa, mukaan lukien personointitunnisteet, hiekkalaatikot, chatbotit ja pelikirjat.

Ota Sensitive Data käyttöön

Ennen Sensitive Data -ominaisuuksien luomista sinun on otettava Sensitive Data käyttöön tietosuoja- ja suostumusasetuksissa ja hyväksyttävä siihen liittyvät ehdot. Käyttäjillä on oltava Super Admin -oikeudet, jotta Sensitive Data voidaan ottaa käyttöön.

Huomaa: kun olet ottanut Sensitive Data -ominaisuuden käyttöön, sitä ei voi enää poistaa käytöstä. Kun olet valinnut tietoluokan, et voi poistaa sitä, mutta voit lisätä luokkia tarpeen mukaan.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Tietosuoja ja suostumus.
• Napsauta Configure sensitive data settings (Määritä arkaluonteisten tietojen asetukset). Jos olet jo ottanut arkaluonteiset tiedot käyttöön, valitse Muokkaa arkaluonteisten tietojen asetuksia valitsemalla lisää tietoluokkia.

• Valitse oikeassa paneelissa valintaruudut määrittääksesi luokat, joihin tallennat arkaluonteisia tietoja. Tutustu Sensitive Data -termeihin, jotta ymmärrät, minkä tyyppisiä tietoja luokkiin voidaan tallentaa.
• Jos haluat tallentaa HIPAA-suojattavia tietoja, sinun on valittava sekä Terveys/lääketieteelliset tiedot -valintaruutu että Olemme HIPAA-suojattava yhteisö tai liikekumppani -valintaruutu.

Huomaa: vaikka HubSpot tarjoaa vankan tietoturvaohjelman henkilökohtaisten ja arkaluonteisten tietojesi suojaamiseksi niiden sisällöstä riippumatta, nämä tietotyyppien tunnistamisprosessit auttavat varmistamaan, että HIPAA- ja sääntelytarpeesi täyttyvät. Tunnistautumalla HIPAA:n soveltamisalaan kuuluvaksi yksiköksi tai liiketoimintayhteistyökumppaniksi HubSpot voi seurata liiketoimintayhteistyösopimuksen (BAA) soveltamista ja täyttää lakisääteiset velvoitteet.

• Napsauta Seuraava.
• Lue arkaluonteisia tietoja koskevat ehdot ja tarvittaessa liikekumppanuussopimus. Hyväksy ehdot valitsemalla valintaruutu.
• Napsauta Ota arkaluonteisten tietojen asetukset käyttöön tai, jos olet lisännyt luokkia, napsauta Päivitä arkaluonteisten tietojen asetukset.

Käyttösuositukset arkaluonteisten tietojen tallentamista varten

Kun olet ottanut käyttöön arkaluonteisten tietojen tallentamista koskevan asetuksen, sinun on ehkä ryhdyttävä toimenpiteisiin tai päivitettävä tiettyjä asetuksia, jotta voit suojata tietosi paremmin. Voit tarkastella suosituksia, jotka auttavat sinua hallitsemaan arkaluonteisia tietoja:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Tietosuoja ja suostumus.
  
• Valitse Tarkista suositukset.
  

• Tarkista oikeassa paneelissa suositellut toimet. Napsauta kunkin suosituksen kohdalla linkkiä saadaksesi lisätietoja tai siirtyäksesi asiaankuuluviin asetuksiin.

Luo ominaisuuksia arkaluonteisten tietojen tallentamista varten

Pääkäyttäjät voivat merkitä ominaisuuden arkaluonteiseksi. Voit myös ilmoittaa, tallennetaanko ominaisuuteen suojattuja terveystietoja. Oletusarvoisesti HubSpotin tiedot salataan siirron aikana ja levossa. Ominaisuuden merkitseminen arkaluonteiseksi lisää salauksen lisäkerroksen, sovelluskerroksen salauksen, joka antaa yksittäisille tileille ja niiden arkaluonteisille tiedoille paremman suojan ja eristyksen. Hakua ja raportointia varten tarvittavat arkaluonteiset tiedot tallennetaan suojattuihin ympäristöihin, joihin on erittäin rajoitettu pääsy. Sensitiivisten tietojen ominaisuuksien salaamattomien arvojen käyttöoikeus on rajoitettu nimettyihin HubSpot-sovelluksiin ja käyttäjän hyväksymiin liitettyihin yksityisiin sovelluksiin.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Ominaisuudet.
• Napsauta Luo ominaisuus.
• Anna ominaisuuden perustiedot, valitse kenttätyyppi ja napsauta sitten Sensitive data -välilehteä.
• Jos haluat merkitä ominaisuuden arkaluonteiseksi, valitse Arkaluonteiset tiedot. Jos tallennat erittäin arkaluonteisia tietoja (BETA), valitse Erittäin arkaluonteiset tiedot. Lue lisää erittäin arkaluonteisten tietojen betasta tässä artikkelissa.

• Jos ominaisuuteen tallennetaan HIPAA-suojattuja terveystietoja, valitse Kyllä, nämä tiedot sisältävät suojattuja terveystietoja (PHI) -valintaruutu.
• Valitse, millä käyttäjillä on oikeus tarkastella ja muokata ominaisuuden arvoja, joko Kaikki tai Vain pääkäyttäjät. Jos olet valinnut Everyone (Kaikki), on suositeltavaa rajoittaa ominaisuuden katselu- ja muokkausoikeutta ominaisuuden tallentamisen jälkeen.
• Viimeistele ominaisuuden määritys ja napsauta sitten Luo.

Arkaluonteisten tietojen hallinta

Alla olevissa osioissa saat lisätietoja Sensitive Data -ominaisuuksien käytöstä ja Sensitive Data -tietojen hallinnasta HubSpot-työkaluissa.

Arkaluonteisten tietojen ominaisuuksien käyttäminen

Kun olet luonut ominaisuuden Sensitive Data -tietojen tallentamista varten:

• Pääkäyttäjät voivat määrittää kenttätason käyttöoikeudet rajoittaakseen ominaisuuden katselu- ja muokkausoikeudet tiettyihin käyttäjiin ja tiimeihin. Tämä on erittäin suositeltavaa, jotta voidaan varmistaa, että arkaluonteiset tiedot ovat vain valittujen käyttäjien nähtävissä tai muokattavissa.
• Pääkäyttäjät voivat tarkastella arkaluonteisten tietojen ominaisuuksien arvoihin liittyviä käyttäjän toimia tarkastuslokissa.
• Pääkäyttäjät voivat muokata tai poistaa Sensitive Data -ominaisuutta.
• Käyttäjät, joilla on pääsy ominaisuuteen, voivat päivittää ominaisuuden arvot manuaalisesti tai tuonnin ja työnkulkujen avulla.
• Käyttäjät, joilla on pääsy ominaisuuteen, voivat käyttää ominaisuutta HubSpot-työkaluissa, kuten CRM-tietueissa, näkymissä, luetteloissa, työnkulun käynnistimissä ja toiminnoissa, raporteissa, haussa ja mobiilissa. Arkaluonteiset tiedot eivät ole käytettävissä kaikissa muissa HubSpot-työkaluissa.
• Jos tilisi sallii HubSpot-työntekijöiden pääsyn tukiasioiden vianmääritykseen, HubSpot-työntekijöillä ei ole pääsyä Sensitive Data -ominaisuuden arvojen tarkasteluun.

Lomakkeet

Kun HubSpotissa on mahdollisuus tallentaa arkaluonteisia tietoja, voit käyttää HubSpot-lomakkeita ja muita kuin HubSpot-lomakkeita arkaluonteisten tietojen keräämiseen kävijöiltäsi luotettavasti. Lomakkeilla kerätyt arkaluonteiset tiedot salataan ja synkronoidaan CRM:ään turvallisesti. Kaikki Sensitive Data -ominaisuuteen liittyvien lomakkeiden kautta ladatut tiedostot katsotaan myös arkaluonteisiksi.

Vain käyttäjät, joilla on asianmukaiset oikeudet tarkastella arkaluonteisia tietoja, voivat tarkastella lomakkeiden lähetysarvoja ja arkaluonteisiksi merkittyjä tiedostoja. Kaikki lomakkeen lähettämistä koskevat ilmoitukset noudattavat myös arkaluonteisten tietojen käyttöoikeusvaatimuksia.

Integraatiot

Kehittäjät voivat käyttää API-dokumentaatiota rakentaakseen integraatioita, jotka synkronoivat arkaluonteisia tietoja. Sensitiivisten tietojen ehtojen mukaisesti, jos päätät integroida tai muuten käyttää kolmannen osapuolen tuotteita tilauspalvelun yhteydessä, hyväksyt, että tällaisten kolmannen osapuolen tuotteiden isännöimät tai käsittelemät asiakastiedot isännöidään kyseisten kolmansien osapuolten ylläpitämien käytäntöjen mukaisesti.

Jos tallennat HIPAA-suojattuja arkaluonteisia tietoja, Snowflake Data Share -integraatiota tuetaan vain seuraavilla alueilla: AWS US_EAST_1 ja AWS EU_CENTRAL_1.

Liitteet

Kun sinulla on mahdollisuus tallentaa arkaluonteisia tietoja, voit tallentaa arkaluonteisia tietoja sisältäviä tiedostoja HubSpotin eri työkaluihin. Kun otat Sensitive Data -asetuksen käyttöön, alla mainituilla tavoilla ladatut liitetiedostot suojataan HubSpotin tietokantatallennuksessa lisäsalauksella. Tämä poistaa myös mahdollisuuden jakaa tiedostoja ulkoisesti ilman todennusta ja estää HubSpotin työntekijöiltä pääsyn liitetiedostoihin.

Kun tiedostot lisätään seuraavien menetelmien kautta, ne suojataan:

• Ladataan tietokoneelta tietueeseen liitetiedostot-osiossa.
• Ladattu tietueeseen uuden huomautuksen kautta.
• Ladataan tietueeseen yhteyshenkilön sähköpostiviestillä.
• Ladattu tietueeseen HubSpotin mobiilisovelluksessa.
• Ladattu tiedostotyyppiominaisuuteen.
• Ladattu lomakkeen lähettämisen kautta.
• Ladattu tuonnin kautta.

Voit hallita käyttäjien pääsyä liitetiedostoihin kunkin työkalun käyttöoikeuksien avulla. Voit esimerkiksi rajoittaa yhteystietoihin pääsyn tietyille käyttäjille, joilla ei pitäisi olla pääsyä yhteystietotiedostoihin.

Ilmoitukset

Kun Arkaluonteiset tiedot on otettu tililläsi käyttöön, tietyt ilmoitukset eivät sisällä esikatselukuvia (esim. huomautuksen rungon esikatselu), jotta Arkaluonteiset tiedot eivät näkyisi. Tällä hetkellä näin tapahtuu seuraavien ilmoitusten kohdalla: sinut on @-mainittu tietueessa tai kommentissa, sinulle on annettu tehtävä tai saat muistutuksen tehtävästä, seuraamassasi tietueessa on toimintaa tai kommentti aktiviteetista, jossa olet mukana.

Työnkulut

HubSpot AI -työkalut

HubSpotin tekoälytyökalut voivat auttaa sinua automatisoimaan tehtäviä, keräämään tietoja, laatimaan sisältöä ja paljon muuta HubSpotin asiakasalustalla. Vain käyttäjät, joilla on Super Admin -oikeudet, voivat ottaa käyttöön tiettyjä tekoälytyökaluja, kuten tekoälyavustajat.

Jos otat Sensitive Data -toiminnon käyttöön, luomiasi Sensitive Data -ominaisuuksia ei käytetä HubSpotin tekoälymallien kouluttamiseen. Tilisi muita asiakastietoja voidaan kuitenkin käyttää HubSpotin tekoälymallien kouluttamiseen. Voit kieltää asiakastietojesi käytön koneoppimiseen lähettämällä sähköpostia osoitteeseen privacy@hubspot.com. Lisätietoja on HubSpotin käyttöehdoissa ja HubSpotin tietosuojakäytännössä.

Huomaa: vältä arkaluonteisten tietojen jakamista kehotteissasi. Tuotteen parantamiseksi HubSpot kirjaa ja tallentaa tekoälytuotteiden käytön yhteydessä antamasi kehotukset, luodun kielen ja käyttömittarit. HubSpot jakaa kehotuksesi tekoälypalveluntarjoajien kanssa tekoälytuotteiden käytön mahdollistamiseksi, ja tekoälypalveluntarjoajat tallentavat kehotuksesi sisällön moderointia varten. Kehotuksesi ovat sinulle osoitettavissa. HubSpotin tekoälytuotteiden beta-versioiden käyttöön sovelletaan Beta-ehtojamme, ja tilauspalveluihimme sisältyviin tekoälytuotteisiin sovelletaan tuotekohtaisia ehtoja.

HubSpotin tekoälytuotteet eivät kuulu arkaluonteisten tietojen ominaisuuksiin. Tietyt tekoälytuotteet saattavat käsitellä arkaluonteisia tietoja, joita et ehkä ole tarkoittanut sisällyttää niihin luodessasi tuloksia syötetyn kehotteen perusteella. Näitä työkaluja ovat mm:

• Keskustelun yhteenvedot
• Conversation Intelligence
• Tekoälyavustajan puhelujen yhteenvedot
• Automaattinen puhujakartoitus
• Yhteyshenkilön ominaisuuksien automaattinen täyttäminen

Jos keskustelet esimerkiksi arkaluonteisista tiedoista keskustelun aikana, sinun ei pitäisi käyttää Conversations Summaries -työkalua. Vaikka et ehkä aikonut syöttää arkaluonteisia tietoja kehotuksessasi, Keskustelujen yhteenvedot -työkalu käsittelisi kaiken keskustelun sisällön.

Lisätietoja HubSpotin tekoälytyökaluista on tekoälymalli-kortissa. Vältä tekoälytyökalujen käyttöä, jos et halua tekoälytyökalujen käsittelevän arkaluonteisia tietojasi.

Tietokeskukset

Voit säilyttää arkaluonteisia tietoja missä tahansa käyttämässäsi tietokeskuksessa. Kun otat Sensitiiviset tiedot -asetuksen käyttöön, et kuitenkaan voi tällä hetkellä siirtyä toiseen datakeskukseen.

Lisäresurssit

• Lisätietoja HubSpotin tietoturvaohjelmasta on HubSpot Trust Centerissä.
• Jos haluat lisätietoja Sensitive Data -tietojen hallinnasta API:n kautta, katso kehittäjien dokumentaatio.
• Jos haluat lisätietoja erittäin arkaluonteisten tietojen (BETA) tallentamisesta, katso tämä tietopohja-artikkeli.