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Utiliser les devis

Dernière mise à jour: avril 1, 2019

Disponible avec :

Sales Hub Professional, Enterprise

Les devis sont une fonctionnalité destinée aux utilisateurs Hub Sales Pro et Entreprise qui souhaitent mettre à la disposition des acheteurs une page web contenant des informations relatives aux tarifs de produits.

Créer des devis

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
  • Sur la droite de la fiche d'informations d'une transaction, dans la section Devis, cliquez sur Créer un devis.

Remarque : les produits doivent être ajoutés à la transaction avant qu'un devis puisse être créé. Si vous utilisez l'Intégration de Shopify à HubSpot, il sera impossible de créer un devis pour les transactions synchronisées à partir de Shopify. Dans ce cas, la section Devis n'apparaîtra pas dans la fiche d'informations de la transaction.  

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  • Continuez à configurer votre devis en suivant les étapes ci-dessous.

1. Détails

Saisissez les détails de votre devis :

  1. Nom du devis : saisissez un nom pour votre devis.
  2. Date d'expiration : sélectionnez une date d'expiration. Par défaut, les devis expirent dans les 90 jours suivant la création de devis. Vous pouvez également ajuster ce délai à 30 jours, 60 jours ou une date personnalisée. Lorsqu'un devis expire, vos contacts ne peuvent plus y accéder et seront invités à contacter votre équipe.

Note : si vous ou un autre utilisateur souhaitez consulter le devis après son expiration, cliquez, dans la boîte de dialogue qui s'affiche, sur Afficher le devis pour en afficher une version PDF. 

  1. Commentaires pour l'acheteur : saisissez toute information supplémentaire utile à votre acheteur. Servez-vous des options de formatage disponibles au bas de la fenêtre de l'éditeur pour modifier le texte ou insérer un lien. Cliquez sur l'icône des blocs de texte pour saisir un bloc de texte court et réutilisable. 
  2. Conditions : précisez les règles ou réglementations dont votre acheteur doit tenir compte. Servez-vous des options de formatage disponibles au bas de la fenêtre de l'éditeur pour modifier le texte ou insérer un lien. Cliquez sur l'icône des blocs de texte pour saisir un bloc de texte court et réutilisable. 
  3. Branding : affichez le logo de votre entreprise et sa couleur, définis dans les paramètres de branding de votre compte HubSpot. quote-details-screen
  • Cliquez sur Suivant.

2. Informations sur l'acheteur

Ajoutez un (des) contact(s) et une fiche d'informations d'entreprise à ce devis, afin de les utiliser pour les coordonnées. Si un contact et une entreprise sont déjà associés à la transaction, vous verrez leurs informations sur cette page. Décochez la case à côté de la fiche d'informations associée si vous ne souhaitez pas que ces informations figurent sur le devis. quote-buyer-information

Pour ajouter un nouveau contact ou une nouvelle entreprise :

  • Cliquez sur Ajouter un contact. Dans la boîte de dialogue, cochez la ou les cases à côté du ou des contacts que vous souhaitez faire apparaître dans le devis. puis cliquez sur Enregistrer.
  • Cliquez sur Ajouter une entreprise. Dans la boîte de dialogue, recherchez une entreprise, puis cliquez sur Sélectionner à côté de l'entreprise que vous souhaitez faire apparaître dans le devis.

#add-contact-quote

  • Cliquez sur Suivant.

3. Vos informations

Vérifiez que vos informations personnelles et celles de votre entreprise sont exactes. Par défaut, vos informations personnelles sont extraites de votre profil et de vos préférences et les informations de votre entreprise sont définies dans les paramètres de votre compte. Pour modifier vos informations personnelles pour un devis particulier :

  • Cliquez sur votre nom.
  • Dans le volet de droite, mettez à jour vos informations personnelles.
  • Cliquez sur Enregistrerquotes-edit-personal-information

Pour mettre à jour les informations de votre entreprise :

  • Cliquez sur le nom de votre entreprise.
  • Dans le volet de droite, mettez à jour les informations de votre entreprise.
  • Cliquez sur Enregistrerquotes-edit-company-information
  • Cliquez sur Suivant.

quotes-your-info4. Produits

Vérifiez et modifiez les produits indiqués dans votre devis. Toute modification apportée ici mettra à jour les produits figurant sur la fiche d'informations de la transaction :

  • Pour ajouter des produits supplémentaires, cliquez sur Ajouter un produit
  • Pour modifier un produit, passez le curseur de la souris sur le produit et cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez Modifier. Vous pouvez également modifier la durée, le prix et la quantité du produit directement sur la ligne de transaction. quotes-edit-a-line-item
  • Pour supprimer un produit, passez le curseur de la souris sur le produit et cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez Supprimer.
  • Pour réorganiser les produits, glissez-déposez chaque ligne de transaction.

Dans la section Totaux, vous avez la possibilité d'ajouter des taxes, des frais et des remises.

  • Pour ajouter une taxe, cliquez sur +Ajouter une taxe. Saisissez un nom pour la taxe et une valeur dans le champ USD.
  • Pour ajouter des frais, cliquez sur +Ajouter des frais. Saisissez un nom pour les frais et une valeur dans le champ USD.
  • Pour ajouter une remise, cliquez sur +Ajouter une remise. Saisissez un nom pour la remise et une valeur dans le champ USD.quotes-add-fee-tax-discount
  • Pour supprimer des taxes, des frais ou des remises, cliquez sur l'icône Corbeille  à côté du champ USD
  • Le montant total est calculé automatiquement par l'addition du sous-total, des taxes, des frais et des remises. 
  • Cliquez sur Suivant.

5. Signature et paiement

Sélectionner une option de signature pour votre devis :

  • Aucune signature : aucune signature n'est requise pour autoriser le devis.
  • Inclure un espace pour une signature manuscrit : utilisez une signature manuscrite sur une copie imprimée du devis.
  • Utiliser une signature électronique : utilisez une signature électronique pour signer un devis.
    • Cochez la case à côté de l'adresse e-mail du contact dont la signature est requise.
    • Cliquez sur le menu déroulant Contresignataires et sélectionnez le nom d'un utilisateur de HubSpot. #e-signature-required-sig-countersigners
  • Après la configuration des options de signature, si vous utilisez l'Intégration Stripe pour la facturation de vos clients directement à partir du devis, cliquez pour activez l'option Utiliser un compte Stripe connecté.
  • Cliquez sur Suivant

6. Aperçu

Vérifiez votre devis. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Finaliser le devis. Si l'option Tous les devis nécessitent des approbations est activée, cliquez sur Demander un devis.

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Note : l'aperçu du devis s'affichera dans la langue de votre compte, mais un visiteur verra le devis en fonction des préférences de langue de son navigateur. Par exemple, si la préférence de la langue du navigateur d'un visiteur est le français, il lui sera proposé un devis généré en français sur la page de devis.

Partager des devis

Après la publication de votre devis, dans la boîte de dialogue :

  • Cliquez sur Copier pour copier l'URL de la page du devis. Vous pouvez ensuite collez l'URL dans un nouveau navigateur pour afficher le devis, ou envoyer l'URL à d'autres personnes à qui vous souhaitez donner accès à la page du devis. 
  • Cliquez sur Écrire un e-mail avec un devis. Ceci vous conduira à la chronologie du contact dans HubSpot, et l'onglet E-mail avec un lien vers la page du devis s'ouvrira automatiquement.quotes-write-email-with-quote
  • Vous pouvez également partager le devis d'un contact, d'une entreprise ou d'une transaction :
    • Dans votre compte HubSpot, accédez à des contacts, des entreprises ou des transactions.
    • Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
    • Dans le volet de gauche, cliquez sur l'onglet E-mail
    • Dans la fenêtre de rédaction d'e-mail, dans l'angle inférieur droit, cliquez sur le menu déroulant Devis et sélectionnez un devis. Pour voir les devis dans le menu déroulant, un devis doit être créé pour la ou les transactions associées à cette fiche d'informations de contact ou d'entreprise. select-quote-from-crm-communicator
  • Grâce à l'URL de la page du devis, le contact peut consulter le devis dans son navigateur, le télécharger ou l'imprimer.quotes-download-quote-or-print-quote

Exporter des devis

Vous pouvez exporter tous vos devis existants de HubSpot :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Ventes Produits et Devis
  • Cliquez sur l'onglet Devis , puis cliquez sur Exporter.export-quotes
  • Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, cliquez sur le menu déroulant Format de fichier et sélectionnez le type de fichier que vous souhaitez recevoir. Saisissez votre E-mail, puis cliquez sur Exporter.
  • Un lien de téléchargement vous dirigeant vers des données relatives à votre devis sera envoyé à l'adresse e-mail indiquée.

Supprimer des devis

Si vous souhaitez supprimer un devis :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
  • Cliquez sur le nom de la transaction pour laquelle vous avez créé un devis.
  • Dans le volet de droite, section Devis, cliquez sur le menu déroulant Actions à côté du devis et sélectionnez Supprimer. Si le devis a été signé ou a été payé, vous ne pourrez pas le supprimer.quotes-delete-quote
  • Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cliquez sur Oui, supprimer le devis.

Signer des devis électroniquement (Hub Sales Entreprise uniquement)

Une signature électronique ou e-sign est l'expression électronique de l'accord d'une personne aux conditions d'un document donné. Les signatures électroniques sont valides et légales aux États-Unis, au Canada, au sein de l'Union européenne, au Royaume-Uni et dans de nombreux autres pays. Elles ont la même valeur juridique que les signatures manuscrites. 

La fonctionnalité de signature électronique de la plateforme HubSpot est gérée par HelloSign. Les utilisateurs n'ont pas besoin de créer un compte HelloSign pour pouvoir utiliser la signature électronique dans le cadre du processus ordinaire de création de devis sur la plateforme HubSpot.

Pour signer un devis de façon électronique, ouvrez le lien du devis dans votre navigateur ou accéder directement au devis à partir de la fiche d'informations de la transaction : 

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
  • Cliquez sur le nom de la transaction. 
  • Dans la section Devis à gauche, repérez le devis qui doit être signé et cliquez sur Actions Contresignercountersign-quote
  • Cliquez sur Signer au bas du devis. click-sign-on-quote
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Vérifier à côté de votre adresse e-mail. verify-email-dialog-box
  • Un e-mail de vérification sera envoyé à votre boîte de réception. Connectez-vous à votre compte e-mail et retrouvez l'e-mail de vérification. Cliquez sur Vérifier et signerverify-and-sign-quote
  • Faites défiler la page jusqu'en bas du devis et cliquez sur le champ de signature à côté de votre nom. Ou cliquez sur Premiers pas dans l'angle supérieur droit, puis sur le champ signature.
  • Dans la boîte de dialogue, créez votre signature. Puis, cliquez sur Insérersign-quote-with-hello-sign
  • Cliquez sur Continuer.
  • Consultez les conditions de l'accord, puis cliquez sur J'accepte.
  • Cliquez sur Fermer.

Pour vérifier si votre prospect a signé le devis, accédez à la section Devis de la fiches d'informations de la transaction. Cliquez sur Actions Télécharger le devis signé pour télécharger et imprimer une copie du devis signé. Si vous attendez des signatures, cliquez sur Actions Afficher les signatures pour voir qui n'a pas encore signé.

Note : chaque utilisateur peut utiliser 30 signatures électroniques par mois dans son compte HubSpot. Chaque signature sera comptabilisée jusqu'à ce que cette limite soit atteinte. Cela inclut les devis avec plusieurs signatures.

Approuver des devis (Hub Sales Entreprise uniquement - version BETA)

Les responsables commerciaux peuvent décider de réviser les conditions d'un devis ou d'approuver la remise avant l'envoi du devis à un prospect. Activez l'option d'approbation des devis pour exiger l'approbation d'un utilisateur avant de partager le devis avec vos prospects. Cette fonctionnalité est actuellement en version bêta.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Ventes Produits et Devis
  • Cliquez sur l'onglet Devis
  • Cliquez pour activer l'option Exiger une approbation de tous les devisall-quotes-require-approvals
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Approbateur et sélectionnez un utilisateur pour approuver tous les devis. 

Note : seuls les utilisateurs Hub Sales Entreprise peuvent approuver des devis et il ne peut y avoir qu'un seul approbateur par compte HubSpot.

  • Cliquez sur Définir l'approbateur et créer des workflowschoose-a-quotes-approver

Lorsque vous activez cette option, trois workflows actifs s'ajoutent automatiquement à votre compte. Les workflows sont désignés comme suit : Lorsque les devis nécessitent une approbation, Lorsque des modifications sont demandées sur un devis, et Lorsque les devis sont approuvés. Vous pouvez personnaliser chacun de ces workflows basés sur des devis dans l'outil workflows.

Grâce aux workflows basés sur des devis, vous pouvez ajouter des actions de sorte qu'une phase de la transaction se mette à jour automatiquement lorsqu'un devis est signé, ou vous pouvez envoyer une notification interne à votre équipe lorsqu'ils doivent suivre leurs contacts. Apprenez-en davantage sur l'utilisation d'un workflow basé sur des devis

Une fois que les workflows basés sur des devis sont personnalisés à votre guise, vous pouvez demander des modifications ou approuver les devis directement depuis le devis. Toutes les tâches et les mises à jour de la valeur de la propriété s'exécuteront automatiquement via l'automatisation du workflow. Pour demander des modifications ou approuver un devis :

  • Dans l'angle supérieur du devis, cliquez sur Demander des modifications.
  • Dans la boîte de dialogue, saisissez les commentaires dans le champ de texte, puis cliquez sur Demander des modificationsrequest-changes-dialog-box
  • Lorsque le devis est ajusté et prêt à être publié, cliquez sur Approuver et publier dans l'angle supérieur droit du devis.