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Utiliser les devis

Dernière mise à jour: November 26, 2018

Disponible avec :

Sales Hub
sales-pro-enterprise
Professional, Enterprise

Les devis sont une fonctionnalité destinée aux utilisateurs Hub Sales Pro et Hub Sales Entreprise qui souhaitent mettre à la disposition des acheteurs une page web contenant des informations relatives aux tarifs de produits

Créer des devis

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
  • Dans la section Devis à gauche de la transaction, cliquez sur Créer un devis

Note : les produits doivent être ajoutés à la transaction avant qu’un devis puisse être créé. Si vous utilisez l’Intégration de Shopify à HubSpot, il sera impossible de créer un devis pour les transactions synchronisées à partir de Shopify. La section Devis de la transaction n’apparaît pas dans ce cas. 

#create-quote-from-deal-record

Suivez ensuite les étapes de création de votre devis :

Détails 

Saisissez les détails de votre devis : 

  1. Nom du devis : titre de votre devis. 
  2. Date d’expiration : la date à laquelle le devis expire. Lorsqu’un devis arrive à expiration, vos prospects ne peuvent pas accéder au lien, mais peuvent voir vos coordonnées.
  3. Commentaires pour l’acheteur : toute information supplémentaire que votre acheteur devra savoir. Cliquez sur Insérer un bloc de texte pour sélectionner un bloc de texte.
  4. Conditions : les règles ou règlements dont votre acheteur doit tenir compte. Cliquez sur Insérer un bloc de texte pour sélectionner un bloc de texte.
  5. Branding : le logo de votre entreprise et sa couleur, définis dans les paramètres de branding de votre compte HubSpot. 

Cliquez sur Suivant après avoir personnalisé les détails de votre devis.

#quotes-detailsInformations sur l’acheteur 

Sélectionner un contact et une entreprise auxquels le devis est destiné :

  • Cliquez sur Ajouter un contact. Dans la boîte de dialogue, cochez la ou les cases à côté du ou des contacts que vous souhaitez faire apparaître dans le devis. puis cliquez sur Enregistrer.   
  • Cliquez sur Ajouter une entreprise. Dans la boîte de dialogue, recherchez une entreprise, puis cliquez sur Sélectionner à côté de la société que vous souhaitez faire apparaître dans le devis. 
  • Cliquez sur Suivant après avoir sélectionné un contact et une entreprise.

#add-contact-quote

Vos informations 

Vérifiez que vos informations et les informations concernant votre entreprise sont exactes. Cliquez ensuite sur Suivant.

quotes-your-infoProduits 

Analyser les produits qui apparaîtront sur la page de votre devis.

  • Pour ajouter des produits supplémentaires, cliquez sur Ajouter un produit.
  • Pour modifier un produit, passez le curseur de la souris sur Actions et cliquez sur Actions > Modifier.
  • Pour supprimer un produit, cliquez sur Actions > Supprimer.

Toute modification apportée ici met à jour les produits figurant sur la fiche d’informations de la transaction. 

Dans la section Totaux, vous avez la possibilité d’ajouter des taxes et des frais. 

  • Pour ajouter une taxe, cliquez sur +Ajouter une taxe. Saisir un nom pour la taxe et une valeur dans le champ USD à droite. 
  • Pour ajouter des frais, cliquez sur +Ajouter des frais. Saisir un nom pour les frais et une valeur dans le champ USD à droite. 

Vous pouvez supprimer toutes les taxes ou tous les frais que vous ajoutez en cliquant sur l’ à droite du champ USD pour supprimer. Le montant total est calculé automatiquement en ajoutant le sous-total, les taxes et les frais.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Suivant.

#quotes-products-taxes-fees

Signature et paiement 

Sélectionner une option de signature pour votre devis : 

  • Aucune signature : aucune signature n’est requise pour autoriser le devis. 
  • Inclure un espace pour une signature manuscrite : utiliser une signature manuscrite sur une copie imprimée du devis.  
  • Utiliser une signature électronique : utiliser une signature électronique pour signer un devis. 
Si vous sélectionnez Utiliser une signature électronique, déterminez les signatures nécessaires à l’équipe de votre prospect et quel membre de votre équipe devra contresigner le devis : 
  • Sélectionner la case à cocher à côté de l’adresse e-mail du contact dont la signature est requise. 
  • Cliquez sur le menu déroulant Contresignataires et sélectionnez le nom d’un membre de l’équipe. #e-signature-required-sig-countersigners

Après la configuration des options de signature, si vous utilisez l’Intégration Stripe pour la facturation de vos clients directement à partir du devis, cliquez sur l’option Utiliser un compte Stripe connecté.

Aperçu 

Après avoir examiné l’aperçu du devis, cliquez sur Finaliser le devis. Si l’option Tous les devis nécessitent des approbations est activée, cliquez sur Demander un devis

#finish-quote

Note : l’aperçu du devis s’affichera dans la langue de votre compte, mais un visiteur verra le devis en fonction des préférences de langue de son navigateur. Par exemple, si la préférence de la langue du navigateur d’un visiteur est le français, il lui sera proposé un devis généré en français sur la page de devis.

Partager des devis

Il existe différentes façons de partager un devis :

  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Copier pour copier l’URL de la page de devis. Vous pouvez ensuite coller l’URL dans un nouveau navigateur pour voir la page du devis et envoyer l’URL aux autres personnes à qui vous souhaitez partager la page de devis. 
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Écrire un e-mail avec un devis. Vous serez dirigé vers la chronologie de vos contact sur la plateforme HubSpot, et l’onglet Email avec un lien vers la page de devis sera ouvert automatiquement. 

quote-copy-email

Dans l’URL de la page de devis, le contact peut consulter le devis dans son navigateur ou l’imprimer.

Exporter des devis 

Vous pouvez exporter tous vos devis existants de HubSpot :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Sales Produits et Devis.
  • Cliquez sur l’onglet Devis , puis sur Exporter.export-quotes
  • Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, cliquez sur le menu déroulant Format de fichier et sélectionnez le type de fichier que vous souhaitez recevoir. Saisir votre Email, puis cliquez sur Exporter.
  • Un lien de téléchargement vous dirigeant vers des données relatives à votre devis sera envoyé à l’adresse e-mail indiquée.

Signature électronique de devis (Hub Sales Entreprise uniquement)  

Une signature électronique ou e-sign est l’expression électronique de l’accord d’une personne aux conditions d’un document donné. Les signatures électroniques sont valides et légales aux États-Unis, au Canada, au sein de l’Union européenne, au Royaume-Uni et dans de nombreux autres pays. Elles ont la même valeur juridique que les signatures manuscrites. 

La fonctionnalité de signature électronique de la plateforme HubSpot est gérée par HelloSign. Les utilisateurs n’ont pas besoin de créer un compte HelloSign pour pouvoir utiliser la signature électronique dans le cadre du processus ordinaire de création de devis sur la plateforme HubSpot.

Pour signer un devis de façon électronique, ouvrez le lien de devis dans votre navigateur ou accéder directement au devis à partir de la fiche d’informations de la transaction: 

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
  • Cliquez sur le nom de la transaction voulue.
  • Dans la section Devis à gauche, repérez le devis qui doit être signé et cliquez sur Actions >. Contresignataire.countersign-quote
  • Cliquez sur Signer au bas du devis. click-sign-on-quote
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur  Vérifier à côté de votre adresse e-mail. verify-email-dialog-box
  • Un e-mail de vérification sera envoyé à votre boîte de réception. Connectez-vous à votre compte e-mail et retrouvez l’e-mail de vérification. Cliquez sur Vérifier et signerverify-and-sign-quote
  • Faites défiler la page jusqu’en bas du devis et cliquez sur le champ de signature à côté de votre nom. Ou cliquez sur Premiers pas dans l’angle supérieur droit, puis sur le champ signature
  • Dans la boîte de dialogue, créez votre signature. Cliquez ensuite sur Insérer.sign-quote-with-hello-sign
  • Cliquez sur Continuer
  • Consultez les conditions générales de l’accord, puis cliquez sur J’accepte
  • Cliquez sur Fermer

Pour vérifier si votre prospect a signé le devis, accédez à l’option Devis de la transaction. Cliquez sur Actions Télécharger le devis signé pour télécharger et imprimer une copie du devis signé. Si vous attendez des signatures, cliquez sur Actions Afficher les signatures pour voir les personnes qui n’ont pas encore signé. 

Note : chaque utilisateur peut utiliser 30 signatures électroniques par mois à partir de son compte HubSpot. 

Approuver des devis (Hub Sales Entreprise uniquement - version BETA)

Les responsables commerciaux peuvent décider de réviser les conditions d’un devis ou d’approuver la remise avant l’envoi du devis à un prospect. Activez l’option d’approbation des devis pour exiger l’approbation d’un utilisateur avant de partager le devis avec vos prospects. Cette fonctionnalité est actuellement en version bêta

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Sales Produits et Devis.
  • Cliquez sur l’onglet Devis.
  • Cliquez pour activer l’option Exiger une approbation de tous les devisall-quotes-require-approvals
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Approbateur et sélectionnez un utilisateur pour approuver tous les devis. 

Note : seuls les utilisateursHub Sales Entreprise peuvent approuver des devis et il ne peut y avoir qu’un seul approbateur pour chaque compte HubSpot.

  • Cliquez sur Définir l’approbateur et créer des workflows.choose-a-quotes-approver

Lorsque vous activez cette option, trois workflows actifs s’ajoutent automatiquement à votre compte. Les workflows sont désignés comme suit : Lorsque les devis nécessitent une approbation, Lorsque des modifications sont demandées sur un devis, et Lorsque les devis sont approuvés. Vous pouvez personnaliser chacun de ces workflows basés sur des devis dans l’outil workflows.

Grâce aux workflows basés sur des devis, vous pouvez ajouter des actions de sorte qu’une phase de la transaction se mette à jour automatiquement lorsqu’un devis est signé, ou vous pouvez envoyer une notification interne à votre équipe lorsqu’ils doivent suivre leurs contacts.  Apprenez-en davantage sur l’utilisation d’un workflow basé sur des devis

Une fois que les workflows basés sur des devis sont personnalisés à votre guise, vous pouvez demander des modifications ou approuver les devis directement depuis le devis. Toutes les tâches et les mises à jour de la valeur de la propriété s’exécuteront automatiquement via l’automatisation du workflow. Pour demander des modifications ou approuver un devis :

  • Dans l’angle supérieur du devis, cliquez sur Demander des modifications.
  • Dans la boîte de dialogue, saisissez les commentaires dans le champ de texte, puis cliquez sur Demander des modifications.   request-changes-dialog-box
  • Lorsque le devis est ajusté et prêt à être publié, cliquez sur Approuver et publier dans l’angle supérieur droit du devis.  

Supprimer des devis

Si vous souhaitez supprimer un devis :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
  • Cliquez sur le nom de la transaction pour laquelle vous avez créé un devis. 
  • Dans l’option Devis, cliquez sur Supprimer à côté du devis que vous souhaitez supprimer de votre compte. Si le devis a été signé ou a été payé, vous ne pourrez pas le supprimer. delete-quote
  • Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cliquez sur Oui, supprimez le devis