Créer des workflows

Créez un workflow pour automatiser vos processus afin d'améliorer l'efficacité de votre équipe. Définissez des critères d'inscription pour inscrire automatiquement des fiches d'informations et agir sur vos contacts, entreprises, transactions, devis et tickets. Vous pouvez également agir sur les fiches d'informations associées, par exemple en mettant à jour l'entreprise associée à un contact inscrit.

Après la création de votre workflow, il apparaîtra dans l'onglet Créé dans les workflows du tableau de bord des workflows. Les workflows créés à partir d'autres outils tels que Formulaires, E-mails, Tickets ou Transactions s'afficheront dans l'onglet Créé dans d'autres outils. Découvrez-en davantage sur l'organisation de vos workflows. 

Sélectionner l'objet et le type de workflow

Dans l'outil Workflows, vous pouvez créer un workflow à partir de zéro ou utiliser un modèle de workflow pour vous guider. En fonction du flux de configuration que vous choisissez, vous serez également invité à sélectionner un objet et un type de workflow.

Pour commencer à créer un workflow :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows. 
• Vous pouvez créer un nouveau workflow à partir de zéro ou d'un modèle :
  • Pour créer un nouveau workflow à partir de zéro, cliquez dans l'angle supérieur droit sur Créer un workflow > À partir de zéro.
  • Pour créer un nouveau workflow depuis un modèle, cliquez dans l'angle supérieur droit sur Créer un workflow > Depuis un modèle.
• Pour modifier ou cloner des workflows existants, passez la souris sur le workflow et cliquez sur Cloner ou Modifier. 

Commencer à zéro

Pour créer un workflow à partir de zéro :

• Dans le panneau de gauche, sélectionnez Basé sur [objet] pour sélectionner l'objet du workflow. Cela détermine le type des fiches d'informations qui peuvent être inscrites dans le workflow. Lorsque vous créez un workflow à partir de zéro, vous pouvez choisir parmi les objets suivants :

• • Contacts
  • Entreprises
  • Transactions
  • Devis (Sales Hub Pro ou Entreprise)
  • Tickets (Service Hub Pro ou Entreprise)
  • Objets personnalisés (Entreprise uniquement)
  • Conversations
  • Soumissions de feedback (Service Hub Pro ou Entreprise)
  • Abonnements
  • Outils de paiement
  • Objectifs

• Dans le panneau de droite, dans Choisir un type, sélectionnez votre type de workflow.
  • Workflow vierge : commencez avec un workflow vierge et ajoutez vos propres critères d'inscription, actions et délais.
  • Workflow planifié (Operations Hub Pro et Entreprise uniquement) : définissez une planification pour que votre workflow se reproduise à des intervalles réguliers et prédéterminés (de façon quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle). Ensuite, ajoutez vos propres critères d'inscription, actions et délais. Découvrez-en davantage sur la création de workflows planifiés.
  • Date spécifique ou propriété de date du contact (workflows basés sur des contacts uniquement) : commencez par un workflow vierge et ajoutez des actions qui s'exécutent en fonction d'une date spécifique ou de dates définies selon une propriété spécifique pour les fiches d'informations inscrites. Découvrez-en davantage sur la création de workflows Date spécifique ou Propriété de date du contact.

• Cliquez sur Suivant.
• Cliquez sur l'icône Crayon edit pour donner un nom à votre workflow et ajouter une description.
• Cliquez sur Enregistrer.

Utiliser un modèle

Utilisez un modèle de workflow cohérent avec vos objectifs pour simplifier vos processus d'automatisation. Vous pouvez également parcourir les modèles pour explorer différentes options d'automatisation de workflow. 

Pour créer un workflow en utilisant un modèle :

• Dans la bibliothèque de modèles, recherchez un modèle qui correspond à vos objectifs de workflow : 
  • Pour filtrer les modèles par fonction ou objectif, dans la barre latérale gauche, sélectionnez une catégorie. 
  • Pour rechercher un modèle spécifique, dans l'angle supérieur droit, saisissez un mot-clé de recherche. 
• Pour consulter les détails d'un modèle, cliquez sur Aperçu. Dans la boîte de dialogue, vous pouvez vérifier si le modèle est compatible avec vos abonnements HubSpot. Vous pouvez également consulter les détails suivants :
  
  • Objectif : les objectifs de ce workflow. 
  • Déclencheurs et actions inclus : les critères d'inscription et les actions de workflow inclus dans ce modèle. 
  • Ce que vous devez préparer : toutes les ressources que vous devez préparer pour remplir les actions de variable, comme les e-mails marketing ou les formulaires. 
• Une fois que vous avez sélectionné votre modèle, cliquez sur Utiliser le modèle. Dans l'éditeur de workflows, le modèle sera affiché avec des actions de variable. Vous pouvez modifier, ajouter et supprimer des actions dans l'éditeur. 

Définir les critères d'inscription

Les critères d'inscription sont un ensemble de critères qui inscrivent automatiquement des fiches d'informations dans le workflow. Les critères d'inscription peuvent être basés sur des filtres ou sur des événements. Si vous souhaitez inscrire manuellement des fiches d'informations, laissez la case relative aux critères d'inscription vierge. Découvrez-en davantage sur l'inscription manuelle.

Pour une vue d'ensemble de ce processus, consultez la vidéo ci-dessous :

• Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur Définir des critères d'inscription. Découvrez-en davantage sur la configuration des critères d'inscription dans les workflows.
• Dans le panneau de gauche, sélectionnez Lorsqu'un événement se produit ou Lorsque les critères de filtrage sont remplis. Découvrez-en davantage sur les critères d'inscription basés sur des événements
• Dans le panneau de gauche, sélectionnez un type de filtre pour le critère d'inscription. Configurez le critère, puis cliquez sur Ajouter un filtre. 

• Par défaut, les fiches d'informations ne seront inscrites dans un workflow que la première fois où elles répondront aux critères d'inscription. Pour activer la réinscription :
  • Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'onglet Réinscription.
  • Cliquez pour activer le bouton de réinscription.
  • Sélectionnez les critères que vous souhaitez utiliser pour la réinscription. Découvrez-en davantage sur l'ajout de critères de réinscription à des workflows.
• Ajoutez plus de critères d'inscription si nécessaire.
• Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Ajouter des actions

Ajoutez des actions à votre workflow. Par exemple, vous pouvez utiliser un workflow pour envoyer un e-mail marketing ou attribuer vos fiches d'informations. Découvrez-en davantage sur les différentes actions de workflowdisponibles dans HubSpot.

Après avoir ajouté une action, vous pouvez la cloner ou la déplacer afin de fluidifier le processus de création de workflow. Si vous souhaitez laisser une note sur une action de workflow, découvrez comment ajouter des commentaires à des actions de workflow. 

Remarque : Les actions disponibles dépendent de votre abonnement. L'utilisation d'actions verrouillées locked nécessite une mise à niveau du compte. 

Pour ajouter des actions à un workflow :

• Cliquez sur l'icône Plus (+).
• Dans le panneau de gauche, sélectionnez une action. Découvrez-en davantage sur le choix des actions du workflow.
• En fonction de l'action de workflow sélectionnée, vous pouvez également utiliser le panneau de données pour utiliser des données provenant de diverses sources d'objets. Par exemple, vous pouvez utiliser les données d'une fiche d'informations de contact et de la transaction qui lui est associée pour envoyer une notification dans l'application au propriétaire de la transaction. Pour utiliser la fonctionnalité du panneau de données : 
  • Pour ajouter une source de données aux données disponibles du panneau :
    • Dans la section Données disponibles, cliquez sur Modifier les données disponibles. 

• • • Dans le panneau de droite, cliquez sur + Ajouter une source de données.
    • Cliquez sur le menu déroulant Choisissez un type d'enregistrement et sélectionnez une source de données.
    • Configurez les détails de la source de données, puis cliquez sur Ajouter.

• • Pour utiliser des données provenant d'une source spécifique pour votre action :
    
    • Dans l'onglet Modifier l'action, cliquez sur le champ avec lequel vous souhaitez utiliser les données.
    • Dans la section Propriétés d'objet, cliquez pour développer la source de données que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur la propriété à utiliser dans le champ. La propriété sera insérée dans le champ. 

• Après avoir défini les détails de l'action, cliquez sur Enregistrer. Ou, si vous ajoutez l'action en tant que variable, cliquez sur Enregistrer sans remplir les détails de l'action. Les actions de variables doivent être remplies avant l'activation du workflow. Découvrez-en davantage sur les actions de variable.
• Cliquez sur l'icône Plus (+) pour ajouter plus d'actions de workflow.
• Lors de la création de grands workflows, vous pouvez utiliser la mini carte des workflows pour obtenir un aperçu plus rapide de votre architecture de workflow et accélérer la navigation. Pour utiliser la mini carte des workflows :
  • Dans l'angle supérieur gauche de la chronologie du workflow, cliquez sur Afficher la mini carte.
  • Une fois la mini carte ouverte, vous pouvez placer le curseur sur les actions du workflow pour afficher le nom de l'action et cliquer sur une zone de la mini carte pour y accéder.
  • Pour fermer la mini carte, cliquez sur l'icône de flèche left dans l'angle supérieur droit.

• Si votre workflow nécessite des modifications avant de pouvoir être publié, le marqueur de fin sera jaune. Cliquez sur le lien dans l'alerte et consultez les modifications à apporter.

Gérer les paramètres

Découvrez-en davantage sur la gestion des paramètres de votre workflow.

Pour gérer les paramètres du workflow :

• Cliquez sur l'onglet Paramètres pour gérer les paramètres du workflow.
• Dans l'onglet Général, sélectionnez les jours et heures auxquels vous souhaitez exécuter les actions, inscrire des contacts à partir de Salesforce et associer des campagnes au workflow.
• Dans l'onglet Désinscription et suppression, définissez des critères de désinscription et de suppression afin de supprimer ou d'exclure automatiquement des fiches d'informations du workflow.
• Dans l'onglet Notifications, configurez des notifications par e-mail pour alerter les utilisateurs et les équipes lorsque le taux d'inscription à un workflow augmente ou diminue au-delà d'un certain pourcentage. 
  
  

Activer votre workflow

Après avoir configuré votre workflow, activez-le pour lancer le processus d'automatisation. Si vous avez enregistré des actions de variable, elles doivent être terminées avant que vous puissiez activer le workflow. Une fois votre workflow activé, vous pouvez consulter l'historique du workflow pour suivre les fiches d'informations inscrites.

Pour une vue d'ensemble de ce processus, consultez la vidéo ci-dessous : 

Pour vérifier et activer votre workflow :

• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Vérifier et publier.
• Choisissez d'inscrire les fiches d'informations répondant actuellement aux critères d'inscription ou d'inscrire uniquement les fiches d'informations répondant aux critères dans le futur :
  • Pour inscrire uniquement les fiches d'informations répondant aux critères d'inscription après l'activation du workflow, sélectionnez Non, inscrire uniquement les [objets] répondant aux critères de déclenchement après l'activation du workflow.
  • Pour inscrire les fiches d'informations existantes répondant aux critères d'inscription, sélectionnez Oui, inscrire les [objets] existants qui répondent aux critères de déclenchement dès maintenant.

• • Si vous disposez d'un compte Marketing Hub Starter, Pro ou Entreprise, dans les workflows basés sur les contacts, vous pouvez afficher une liste statique de contacts répondant aux critères en cliquant sur Utiliser des listes pour voir ces contacts. La liste sera automatiquement enregistrée et accessible à partir de votre tableau de bord des listes.

Remarque : Le nombre de contacts existants affiché sur la page de vérification est une estimation. Pour afficher un nombre exact de contacts, créez une liste statique des contacts qui répondent aux critères en cliquant sur Utilisez des listes pour voir ces contacts.

• Vérifiez les autres paramètres du workflow, y compris les connexions et les désinscriptions, puis cliquez sur Activer.

• Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, cliquez sur Oui, activer.