HubSpot deduplica automaticamente i contatti utilizzando gli indirizzi e-mail e le aziende utilizzando i nomi di dominio. Gli ID record possono essere utilizzati anche per deduplicare manualmente contatti, aziende, offerte, biglietti, prodotti, oggetti attivati dagli amministratori (ad esempio, appuntamenti) e oggetti personalizzati. Per deduplicare tramite l'importazione, è possibile includere nel file di importazione la proprietà ID record o proprietà personalizzate che richiedono valori univoci.
Gli utenti di un account Professional o Enterprise possono anche gestire manualmente eventuali duplicati utilizzando lo strumento di gestione dei duplicati.
Deduplicazione automatica in HubSpot
HubSpot deduplica automaticamente i contatti e le aziende creati nel CRM (ad esempio, importazioni, invio di moduli) nei seguenti modi:
Per saperne di più su come vengono utilizzati i cookie per il tracciamento in HubSpot o per la gestione dei duplicati dei moduli inviati.
Deduplica automatica dei contatti per indirizzo e-mail
Quando viene aggiunto un nuovo contatto, HubSpot cerca un valore corrispondente nella proprietà Email.
- Se si tenta di creare manualmente un contatto con lo stesso indirizzo e-mail di un contatto esistente, HubSpot avviserà che esiste già un contatto e non sarà possibile aggiungere un altro contatto.
- Quando viene aggiunto tramite l'invio di un modulo, se nell'account esiste già un contatto con lo stesso indirizzo e-mail, le informazioni del nuovo contatto verranno aggiunte al record del contatto esistente. Se il contatto invia un modulo con il suo indirizzo e-mail secondario, l'indirizzo e-mail sovrascriverà l 'indirizzo e-mail esistente per il contatto. Per saperne di più sulle impostazioni di deduplicazione dell'invio di moduli HubSpot o di moduli non HubSpot.
- Se aggiunto tramite importazione:
- Se nell'account esiste già un contatto con lo stesso indirizzo e-mail, le informazioni del nuovo contatto verranno aggiunte al record del contatto esistente. Ad esempio, se si importa un elenco di contatti che include "admin@hubspot.com" e un contatto esistente nell'account HubSpot ha l'e-mail "admin@hubspot.com", le informazioni importate verranno aggiunte al record del contatto esistente.
- Se si utilizza l'e-mail secondaria di un contatto in HubSpot come identificatore univoco in un'importazione, se si includono sia l'e-mail secondaria che l'ID record come colonne nel file, l 'e-mail secondaria sostituirà l'e-mail primaria al momento dell'importazione. Se non si vuole che l'email secondaria sovrascriva la primaria, non includere anche la colonna ID record nel file.
- Se non si include la proprietà Email nell'importazione, ogni riga del file di importazione verrà importata come un nuovo record di contatto.
- Se esistono già più record con lo stesso indirizzo e-mail del contatto che si sta importando, si riceverà un errore di importazione e il contatto non verrà importato.
Deduplica automatica delle aziende in base al dominio aziendale
Quando viene aggiunta una nuova azienda, HubSpot guarda al valore primario della proprietàNome dominio azienda per deduplicare le aziende. I domini secondari inclusi comedomini aggiuntivi in un recordnon vengono utilizzati per deduplicare le aziende. Per saperne di più su comeimpostare un dominio come primario. Se si sincronizzano le aziende tramite un'applicazione di sincronizzazione dei dati di HubSpot,possono essere applicate regole personalizzate. Ulteriori informazioni sulleapp di sincronizzazione dei dati HubSpot.
- Se si tenta di creare manualmente un'azienda con lo stesso nome di dominio del dominio primario di un'azienda esistente, HubSpot segnala che l'azienda esiste già.
- Se l'invio di un modulo include le proprietà dell'azienda, quando il nome di dominio dell'azienda viene incluso, l'azienda esistente con quel dominio viene aggiornata. Quando non c'è alcun dominio nell'invio, se applicabile, verrà aggiornata l'azienda primaria associata al contatto.
- Quando viene aggiunto tramite importazione, il nome di dominio dell'azienda verrà usato per deduplicare le aziende , a meno che non si sia scelto di usare una proprietà personalizzata che richiede valori unici come identificatore unico. Se si utilizza una proprietà personalizzata che richiede valori univoci, il file può includere nomi di dominio aziendali duplicati.
- Se nell'account esiste già un'azienda con lo stesso nome di dominio o lo stesso valore della proprietà personalizzata ID univoco, le informazioni della nuova azienda verranno aggiunte al record dell'azienda esistente.
- Se esistono già più aziende con lo stesso nome di dominio o valore di proprietà ID univoco personalizzato, si riceverà un errore di importazione e l'azienda non verrà importata.
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- Se non si include il nome di dominio dell 'azienda o un'altra proprietà ID univoco personalizzato nell'importazione, ogni riga del file di importazione verrà importata come un nuovo record aziendale.
Nota bene: le aziende create tramite API non saranno deduplicate dalla proprietà Nome dominio azienda. Questo include le applicazioni di sincronizzazione di terze parti installate.
Deduplicazione manuale in HubSpot
È possibile deduplicare manualmente gli oggetti (ad esempio, contatti, elenchi, oggetti personalizzati) creati nel CRM nei seguenti modi:
Deduplica manuale dei record in base alla proprietà ID record
Quando si desidera importare i record di un contatto, di un'azienda, di un affare, di un ticket, di un prodotto, di un oggetto attivato dall'amministratore (ad esempio, un servizio) o di un oggetto personalizzato, è possibile utilizzare la proprietà ID record per abbinare questi record a quelli esistenti in HubSpot. Si tratta di una proprietà predefinita che memorizza il valore univoco del record e può essere utilizzata per dedurre i record durante il processo di importazione o per cercare un record specifico in HubSpot.
Per saperne di più sull'importazione degli ID record e su come impostare i file di importazione.
Nota bene: se si utilizzano gli ID record solo per la deduplicazione, si consiglia di verificare la presenza di record esistenti in HubSpot prima di importare un file esterno. A tal fine, è possibile
- Esportare i record con i relativi ID record e almeno una proprietà inclusa nel file esterno.
- Utilizzare la funzione VLOOKUP per incrociare le informazioni del nuovo file con quelle del file esportato. Per saperne di più sull'uso di VLOOKUP in Excel o Google Sheets.
- Assegnare i valori corretti dell 'ID record a tutti i duplicati identificati.
- Separare i dati in due file di importazione: un file con i record esistenti e i relativi ID record e un altro file contenente tutti i nuovi record.
- Importare i file. Il file con gli ID record aggiornerà i record esistenti, mentre l'altro file creerà nuovi record.
Deduplicare manualmente i record in base alle proprietà dei valori univoci personalizzati
Per ogni oggetto, è possibile creare fino a dieci proprietà personalizzate che richiedono valori univoci. Quando una proprietà richiede valori univoci, gli utenti non potranno inserire lo stesso valore per più record.
Ad esempio, la vostra azienda crea un numero d'ordine per ogni acquisto online. È possibile impostare una proprietà Numero ordine che richiede un numero univoco per ogni ordine. Se un utente tenta di creare o modificare un'operazione utilizzando un valore esistente di Numero d'ordine, verrà avvisato che il numero è già in uso e non potrà salvare l'operazione.
Il comportamento previsto per le proprietà a valore unico è il seguente:
- I valori univoci sono supportati quando si crea o si modifica manualmente un record in HubSpot e quando si creano, aggiornano o associano record tramite importazione.
- I valori univoci non sono attualmente supportati nei moduli. Se l'obiettivo è aggiornare o associare record esistenti tramite l'invio di moduli, si consiglia di utilizzare le proprietà di deduplicazione predefinite (ad es. e-mail, nome del dominio aziendale, ID record).
- Se si crea una proprietà a valore univoco per i contatti, quando i visitatori vengono convertiti in un record di contatto, i valori delle proprietà dei visitatori che violano i requisiti della proprietà univoca vengono cancellati. Per saperne di più sull'identificazione dei visitatori.
Esaminare manualmente i contatti e le aziende potenzialmente duplicati( soloProfessional ed Enterprise )
È inoltre possibile esaminare eventuali contatti e aziende duplicati nel proprio account HubSpot utilizzando lo strumento di gestione dei duplicati. In questo modo è possibile gestirli singolarmente.
È inoltre possibile deduplicare i record in blocco e visualizzare una panoramica dei record duplicati nel centro di comando della qualità dei dati(soloData Hub Professional o Enterprise ).
Comprendere i requisiti
Per utilizzare lo strumento di gestione dei duplicati, gli utenti devono disporre delle autorizzazioni di accesso agli strumenti di qualità dei dati. Devono inoltre avere le autorizzazioni di modifica impostate su Tutti i contatti e/o Tutte le aziende (ossia accesso ai contatti per gestire i duplicati dei contatti, alle aziende per gestire i duplicati delle aziende e a entrambi per accedere a tutti i duplicati).
Lo strumento di gestione dei duplicati identifica i duplicati confrontando i valori dei record per le seguenti proprietà:
- Contatti: Nome, Cognome, Indirizzo e-mail, Paese IP, Numero di telefono, Codice postale e Nome della società.
- Aziende: Nome di dominio dell'azienda, nome dell'azienda, paese/regione, numero di telefono e settore.
Lo strumento calcola automaticamente i risultati quando vengono creati nuovi contatti e aziende. Inoltre, controlla una volta al giorno se non sono stati creati record in quel giorno specifico. Visualizza fino a 5.000(Data Hub Professional) o 10.000(Data Hub Enterprise) delle coppie di doppioni più probabili.
Utilizzare lo strumento di gestione dei duplicati
- Navigare tra i contatti o le aziende:
- In alto a destra, fare clic su Azioni > Gestisci duplicati.
- Visualizzare un elenco di coppie di contatti o aziende duplicate da esaminare. È anche possibile visualizzare quando sono stati identificati i duplicati più recenti.
Nota bene: nella tabella, l'ultimo controllo dei duplicati in [data] si riferisce all'ultima volta che un duplicato è stato identificato da una scansione.
- Per filtrare i record, fare clic sui menu a discesa delle proprietà sopra la tabella, quindi selezionare i criteri. È possibile filtrare per Proprietario, Data di creazione, Data dell'ultima attività e Data di scoperta (la data in cui è stato trovato il potenziale duplicato). Per i contatti, è possibile filtrare anche per fase del ciclo di vita.
- Per confrontare una singola coppia di possibili duplicati, fare clic su Revisione accanto a una coppia di contatti o aziende. Nella finestra di dialogo è possibile confrontare le proprietà del record e analizzare il record da conservare.
- Per modificare le proprietà visualizzate durante il confronto dei record, fare clic su Imposta proprietà da esaminare. Una volta selezionate le proprietà, fare clic su Applica.
- Selezionare il contatto o l'azienda che si desidera conservare, quindi fare clic su Unisci. Oppure, selezionare le proprietà del contatto o dell'azienda che si desidera mantenere da ciascun record( soloData Hub Professional o Enterprise ). Per saperne di più sull'unione di contatti o aziende in HubSpot.
- Se i due record non sono duplicati, nella finestra di dialogo fare clic su Annulla. Nella tabella, fare clic su Rifiuta per rimuovere questa coppia identificata dalla dashboard Gestione duplicati. I suggerimenti rifiutati non appariranno più nello strumento dei duplicati.
- Per unire i record duplicati o rifiutare i suggerimenti in blocco( soloData Hub Professional ed Enterprise ), selezionare le caselle di controllo accanto ai record.
- Per rifiutare la coppia suggerita, fare clic su Rifiuta nella parte superiore della tabella. I record saranno rimossi dalla dashboard e non appariranno più come suggerimenti.
Nota bene: se un record di un suggerimento precedentemente rifiutato viene unito a un altro record, potrebbe riapparire nello strumento dei duplicati.
- Per annullare una coppia rifiutata, fare clic su Revisione dei duplicati rifiutati in alto a destra. Quindi, fare clic su Annulla.
- Per confrontare i record, fare clic su Rivedi nella parte superiore della tabella.
- Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Criteri di unione e selezionare il criterio che decide come unire i record:
- Impegno più recente: tutti i record selezionati saranno uniti nel record con il valore più recente per la proprietàData ultimo impegno. Gli impegni che influiscono su questa proprietà includono le interazioni con pagine web, moduli, documenti, link a riunioni o e-mail individuali tracciate.
- Impegno più vecchio: tutti i record selezionati verranno uniti al record con il valore più vecchio per la proprietàData ultimo impegno.
- Creato per primo: tutti i record selezionati verranno uniti al record più vecchio in base alla proprietà Data di creazione.
- Creato per ultimo: tutti i record selezionati saranno uniti nel record più recente in base alla proprietà Data di creazione.
- Ultimo aggiornamento: tutti i record selezionati verranno uniti al record con l'aggiornamento più recente del valore della proprietà. Vengono valutate tutte le proprietà, comprese quelle interne nascoste di HubSpot.
- Fare clic su Unisci tutto.
Per saperne di più su cosa succede quando siuniscono contatti o aziende.
Gestione delle regole di duplicazione personalizzate (BETA) (soloData Hub Professional ed Enterprise )
Se si è un utente di un account iscritto alla beta Crea regole personalizzate per gestire i record duplicati, è possibile configurare regole personalizzate che attivano avvisi di record duplicati. È possibile creare fino a due regole per oggetto.
Per configurare una regola personalizzata:
- Fare clic sulla scheda Gestione duplicati.
- Nella sezione Gestione duplicati , fare clic su Crea regola personalizzata.
- Nel pannello di destra:
- Fare clic sul menu a discesa Seleziona oggetto e selezionare un oggetto.
- Fare clic sul menu a discesa Proprietà e selezionare Proprietà. È possibile selezionarne fino a tre.
- Nel campo di testo Nome regola, inserire un nome.
- Al termine, fare clic su Crea.
- Nella sezione Gestione duplicati, fare clic sul nome dell'oggetto per il quale è stata creata la regola.
- Fare clic sul nome di una regola nella barra laterale sinistra.
- Esaminare la tabella dei potenziali duplicati.
Per eliminare una regola personalizzata:
- Fare clic sulla scheda Gestione duplicati.
- Nella sezione Gestione duplicati, fare clic su Azioni e selezionare Gestione regole.
- Nel pannello di destra, passare il mouse su una regola e fare clic su Elimina.
- Al termine, fare clic sulla X.
Visualizzare un registro di controllo per la gestione dei duplicati( soloData Hub Professional ed Enterprise )
È possibile visualizzare un registro di controllo in cui sono riportate le informazioni relative ai record recentemente uniti automaticamente e ai suggerimenti rifiutati. Ciò consente di tenere meglio traccia delle azioni automatiche intraprese dal sistema, senza far emergere i record uniti manualmente.
- Fare clic sulla scheda Gestione duplicati.
- Fare clic su Azioni, quindi su Visualizza cronologia per accedere al registro di controllo.