HubSpotのアセットへのアクセスを制限します。

コンテンツやデータなどへのアクセスを制限し、適切なチームやユーザーだけが閲覧や編集ができるようにすることができます。部署やチームごとにアセットを分けて管理したい場合にも便利です。また、ユーザーの集中力と整理整頓をサポートします。 

アクセスを制限できるアセットは、HubSpotのサブスクリプションによって異なります。

注：上記の表にないアセットは、現時点ではアクセスを制限することができません。

デフォルトの権限を設定する ( CMSハブおよびMarketing Hub Entrepriseのみ）。

既定では、新しく作成されたアセットは、そのアセットについての権限を付与されたすべてのユーザーからアクセスできます。しかし、アセットの作成または編集を、特定のユーザーまたはチームのみに許可することが望ましい場合があるかもしれません。アカウント設定で、新しく作成したアセットへのアクセスを自動的に制限し、アセット作成者とそのチームだけが閲覧・編集できるようにすることができます。

新しいアセットへのアクセスを制限するため。

• HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン settings］をクリックします。
• 左のサイドバーメニューで、［ユーザーとチーム］を開きます。
• ［チーム］タブをクリックします。
• クリックすると、新しいコンテンツへのアクセスを制限するためにオンにするスイッチをオンにします。

アクセス制限の方法

以下の手順で、ツールへのアクセスを制限することができます。ダッシュボード、CRMビュー、およびEメール配信登録(サブスクリプション)の設定の場合、下にあるツール固有のセクションまでスキップしてください。

• HubSpotのアカウントで、アクセスを制限したいツールに移動します。.
• 1つのアセットを割り当てるには、割り当てたいアセットにカーソルを合わせ、アクションドロップダウンメニューをクリックし、「アクセス管理」を選択します。
• アセットを一括で割り当てるには、割り当てたいアセットの横にあるチェックボックスを選択し、「アクセス管理」をクリックします。

• ダイアログボックスで、「全員に公開」または「編集可能なユーザーとチームを選択」を選択します。 
• コンテンツをチームやユーザーに割り当てるには、「チームまたはユーザー」タブをクリックし、割り当てたいチームやユーザーの横にあるチェックボックスをクリックします。
  
  
• ［保存］をクリックします。 

アセットが選択したユーザーとチームのみに表示されるようになりました。

上記の手順に従わないツールについては、下のツール固有の手順をご覧ください。

ツール固有の手順

CRMレコード

既定では、ユーザーはすべてのコンタクト、会社、取引、チケットを表示して編集できます。ユーザーの権限を調整することにより、それらのユーザーが表示したり編集したりできる対象を、それらのユーザーまたはそのチームが所有するレコードのみとすることができます。

ユーザーのCRMレコードへのアクセスを制限する場合。

• HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン settings］をクリックします。
• 左のサイドバーメニューで、［ユーザーとチーム］を開きます。
• 編集するユーザーの名前をクリックします。
• ［CRM］タブで［オブジェクトアクセス権］をクリックして、セクションを展開します。
  • 特定のレコードタイプの表示、編集、および削除権限の横にあるドロップダウンメニューをクリックします。
  • ［すべて］、［チームのみ］、［担当のみ］、または［なし］を選択します。

• 誰がレコードとコミュニケーションできるかを編集するには、CRMツールをクリックしてセクションを展開します。
  • ［コミュニケーション］の横にあるドロップダウンメニューをクリックします。
  • ［すべて］、［チームのみ］、［担当のみ］、または［なし］を選択します。

• 変更内容を保存するには、［保存］をクリックします。

更新された権限は、ユーザーがログアウトしてから再びログインした後に有効になります。ユーザー権限について詳細をご確認ください。

CRMビュー

標準ビューへのアクセスは制限できませんが、カスタムCRMビューは、自分だけに見せる、チームに見せる、全員に見せる、などの設定が可能です。 

CRMビューへのアクセスを制限するには

• HubSpotアカウントで、コンタクト、会社、取引、またはチケットのダッシュボードに移動します。
• 左側のサイドバーで、［すべての保存済みフィルター］をクリックします。
• フィルター名の上にカーソルを置き、［オプション］をクリックします。ドロップダウンメニューで［共有を管理］を選択します。
• ダイアログボックスで、フィルターを自分のみに表示されるようにするか、自分のチームのみに表示されるようにするか、それともすべての人に表示されるようにするかを選択します。
• ［保存］をクリックします。

コミュニケーションの受信トレイ

受信トレイを作成した後、チーム管理の設定を編集することで、どのユーザーやチームが受信トレイを閲覧できるかを編集することができます。インボックスユーザーの管理方法について説明します。

ダッシュボード

ダッシュボード所有者は、どのチームにカスタムダッシュボードへの表示アクセス権および編集アクセス権を付与するかを設定できます。

ダッシュボードへのアクセス権を割り当てるには、次の手順に従います。

• HubSpotアカウントで、［レポート］>［ダッシュボード］の順に進みます。
• ダッシュボード・レポートの上にある「Assigned 」リンクをクリックし、「Edit access」をクリックします。
  
  
• 右側のパネルで、アクセス権を割り当てる先のユーザーを選択します。
  • ダッシュボード担当者だけがダッシュボードを表示できるようにするには、［担当者のみ］ラジオボタンを選択します。［保存］をクリックします。
  • すべてのユーザーがダッシュボードにアクセスできるようにするには、［全員］ラジオボタンを選択した後、［表示および編集］ラジオボタンまたは［表示のみ］ラジオボタンを選択します。［保存］をクリックします。
  • 特定のチームとユーザーのみがダッシュボードにアクセスできるようにするには、次の手順に従います。
    • ［特定のユーザーとチームのみ］ラジオボタンを選択します。
    • ［表示および編集］ラジオボタンまたは［表示のみ］ラジオボタンを選択します。
    • ［次へ］をクリックします。
    • アクセス権を割り当てる先のチームおよびユーザーの横にあるチェックボックスを選択してオンにします。
    • ［保存］をクリックします。

取引パイプラインとチケットパイプライン

スーパー管理者は、特定の取引パイプラインやチケットパイプラインにアクセスできるユーザーとチームを管理できます。各パイプラインについて、アカウント内のすべてのユーザーにアクセス権を付与するか、またはアクセス権を個々のユーザーおよびチームに制限することができます。

• HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン settings］をクリックします。
• 左側のサイドバーメニューで、［オブジェクト］>［取引］または［オブジェクト］>［チケット］の順に移動します。
• ［パイプライン］タブをクリックします。
• ［パイプラインを選択］セクションでドロップダウンメニューをクリックし、編集するパイプラインを選択します。
• ［アクション］ドロップダウンメニューをクリックし、［アクセス権を管理］を選択します。
• 右側のパネルで、［自分のみ］、［全員がアクセス可能］、または［編集できるユーザーとチームを選択］を選択します。
• 特定のユーザーまたはチームを選択する場合は、検索バーで、パイプラインへのアクセス権を付与するユーザーまたはチームを検索し、その左側にあるチェックボックスをオンにします。
• パイプラインへのアクセス県を削除するには、ユーザーまたはチームの名前の横にあるチェックボックスをオフにするか、［アクセスできるユーザー］セクションの［X］をクリックします。
• パネルの下部で［保存］をクリックします。

あるユーザーまたはチームにパイプラインへのアクセス権を明示的に与えることで、他のすべてのユーザーのアクセス権が制限されます。パイプラインを表示する権限がユーザーにない場合は、次のようになります。

• 制限されたパイプラインは、デスクトップとモバイルアプリの HubSpotアカウントでグレーアウト表示されます。
• パイプラインへのアクセス権を持つユーザーからダイレクトリンクが送信された場合は、特定の取引またはチケットレコードを表示できます。
• 制限されたパイプラインのレコードをレポートで見ることができます。
• 制限されたパイプラインのレコードをレコードの関連付けとして表示できます。
• パイプライン内のレコードを検索できます。
• パイプライン内に新しいレコードを作成することはできません。 

ドキュメント、プレイブック、シーケンス、およびセールステンプレート

ドキュメント、プレイブック、シーケンス、またはテンプレートの作成後、アクセスのレベルを、担当者のプライベート、すべての人と共有、特定のユーザーおよびチームと共有、のいずれかに設定することかできます。

販売コンテンツへのアクセスを制限する方法について説明します。

ドメイン

既定では、「ドメインを追加して編集」のユーザー権限を付与されたユーザーは、すべてのドメインを表示および編集したり、すべてのドメインに対してコンテンツを公開したりすることができます。特定のドメインにコンテンツを編集または公開できるユーザーを制限するには、チームにドメイン公開権限を割り当てる方法について説明します。

ソーシャルアカウント

スーパー管理者のみが、どのユーザーやチームが特定のソーシャルアカウントにアクセスできるかを管理することができます。ユーザーまたはチームにソーシャルアカウントへのアクセス権を明示的に与えることで、他のすべての人のアクセス権を制限することができます。アクセス権のないユーザーまたはチームがそのアカウントからの投稿をソーシャルツールで表示または管理することはできません。

• HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン settings］をクリックします。
• 左のサイドバーメニューで、［マーケティング］>［ソーシャル］の順に移動します。
• ［アカウント］タブの［Account access（アカウントアクセス権）］列で、［自分だけ］、［全員］、［［チーム数とユーザー数］］のいずれかをクリックします。
  

• 右側のパネルで、［自分のみ］、［全員がアクセス可能］、［編集できるユーザーとチームを選択］のいずれかを選択します。をお持ちのお客様に限ります。Marketing Hub（マーケティングハブEnterprise サブスクリプションでは、ユーザーやチームによるアクセス制限を行うことができます。 
  • 特定のユーザーまたはチームを選択する場合は、検索バーで、ユーザーまたはチームを検索し、その左側にあるチェックボックスをオンにします。
  • アカウントからアクセス権を削除するには、ユーザー名またはチーム名の横にあるチェックボックスをオフにするか、［アクセスできるユーザー］セクションの［X］をクリックします。
• パネルの下部で［保存］をクリックします。

Eメール

上記の一般的な手順に従うことにより、Eメールダッシュボードから、特定のマーケティングEメールの編集アクセス権を個人ユーザーやチームに割り当てることができます。

チームに割り当てられたEメールは、そのチームのユーザーだけが編集することができます。割り当てられていないEメールは、Eメールユーザー権限を付与されたすべてのユーザーおよびチームからアクセスできます。

HubSpotアカウントのユーザーが特定のEメールを編集するアクセス権を持っていない場合、以下の手順でアクセス権を要求することができます。

• HubSpotアカウントにて、［マーケティング］ > ［Eメール］の順に進みます。
• 編集アクセス権が必要なEメールの名前をクリックします。
• 右上の［確認および送信］ボタンにカーソルを合わせ、［権限の更新をリクエスト］をクリックします。

• ダイアログボックスで、［承認者］ドロップダウンメニューをクリックし、チームの管理者を選択します。
• 必要に応じて、そのEメールの編集アクセス権が必要な理由を説明するメッセージを入力することができます。
• ［リクエストを送信］をクリックします。
• 選択した承認者には、あなたがEメールへのアクセス権を要求したことが通知されます。承認者がアクセス権を付与した後、確認のEメールが届きます。

ファイル

ファイルツールでフォルダーやサブフォルダーへのアクセス権を管理し、どのチームがフォルダーや関連付けされたファイルを閲覧・編集できるかを制御できます。また、メインフォルダーへのアクセスは全チームに許可し、サブフォルダーへのアクセスは制限することもできます。フォルダーへのアクセスを制限するには

• HubSpotアカウントにて、［マーケティング］ > ［ファイルとテンプレート］ > ［ファイル］の順に進みます。

• フォルダーにカーソルを合わせ、「アクション」 > 「アクセスの管理」をクリックします。
  
  

• 右側のパネルで、フォルダーアクセスの設定を行います。
  • 誰でも利用可能：すべてのユーザーが、フォルダーと関連付けされたファイルを閲覧・編集することができます。
  • 編集可能なチームを選択：選択されたチームのみがフォルダーと関連付けされたファイルを編集することができます。
    • アクセス権を付与したいチームの横にあるチェックボックスを選択します。
    • チームからアクセスを削除するには、ユーザーまたはチーム名の横にあるチェックボックスをオフにするか、アクセス権者セクションのXをクリックします。
• パネルの下部で、保存をクリックします。

プロパティー

スーパー管理者は、プロパティーへのアクセスを制限して、特定のユーザーやチームだけがレコードでプロパティーを編集できるようにすることができます。限定プロパティーでも、すべてのユーザーから見えるようになります。

アクセス権が付与されていないユーザーやチームがレコードのプロパティーの上にカーソルを重ねると、「このフィールドの値を編集する権限がありません」というメッセージが表示されます。

 

プロパティの編集権限を制限する方法について説明します。

レコードのサイドバー

コンタクト、会社、取引、およびチケットのレコードに表示されるサイドバーをカスタマイズして、チームごとに異なるビューになるようにすることができます。特定のチーム用のレコードサイドバーをパーソナライズする方法について詳細をご確認ください。

レポート

レポートへのアクセスを制限する方法は複数あります。

• ダッシュボードにレポートが追加されていない場合、レポートツールから個別にアクセスを制限することができます。
• ダッシュボードにアクセス権を割り当てることにより、レポートダッシュボードをパーティション化できます。

アナリティクスツールセクションや個々のカスタムアナリティクスビュー内にあるレポートへのアクセスを制限することはできません。

リストのパーティション分割（ベータ版）

スーパー管理者は、上記の一般的な手順を使用して、どのチームがどのリストにアクセスできるかを設定することができます。 

リストへのアクセス権を割り当てたり、既定の割り当て設定を有効にしたりする際には、次の点に注意してください。

• 制限付きアクセスリストは、リスト作成者と割り当てられたチームのみが閲覧・選択することができます。他のすべてのユーザーは、そのリストを表示することも選択することもできません。これは、マーケティングEメール、ワークフロー、レポートなどのすべてのツールに適用されます。
• リストフィルターに加えて、コンタクトは、以下の条件のいずれかを満たす場合にのみ、限定アクセスリストに表示されます。
  
  • 割り当てられたチームのユーザーがそのコンタクトを所有している。

• • コンタクトレコードのカスタムHubS potユーザープロパティが、割り当てられたチームのユーザーに設定されます。

• ユーザーが別のチームに移動すると、新しいチームにも同じリストへのアクセス権があるというのでない限り、以前にアクセスしたり表示したりできていたリストにアクセスできなくなります。

Eメール配信登録(サブスクリプション)（ベータ版）

Eメールプレファレンスグループへのアクセスを制限することで、マーケティングEメールでどのチームがどの購読タイプやオフィスロケーションを使用できるかをコントロールすることができます。Eメールの優先グループをチームに限定すると、そのチームだけがメール作成時に優先グループを選択できるようになります。

設定グループをチームに割り当てるには、次の手順に従います。

• HubSpotのアカウントから、［マーケティング］>［Eメール］に移動します。
  
• ［設定グループ］の下で、編集する設定グループをクリックします。
  
• ［アクション］をクリックし、［編集］を選択します。
  
• 右側のパネルで［チーム（任意）］ドロップダウンメニューをクリックし、グループを割り当てる先のチームを選択します。
  
• ［保存］をクリックします。

Eメール購読のアクセス制限について詳しく説明します。

ワークフロー

ワークフローは、上記の一般的な手順を使用することにより、ワークフローダッシュボードから特定のチームに割り当てることができます。

チームに割り当てられたワークフローは、そのチームのユーザーによってのみ表示および編集できます。割り当てられていないワークフローは、ワークフローのユーザー権限を持つすべてのユーザーとチームがアクセスできるようになります。

キャンペーン

マーケティングキャンペーンへのアクセスを制限して、特定のチームがキャンペーンの詳細を管理したり、どのアセットを関連付けるかを変更できるようにすることができます。 

キャンペーンのアセットをチームに割り当てるには、次のようにします。

• HubSpotアカウントにて、［マーケティング］ > ［キャンペーン］の順に進みます。
• アクセス権を編集するキャンペーンの上にカーソルを置き、［アクション］ドロップダウンメニューをクリックして、［アクセス権を管理］をクリックします。
• 右側のパネルで、［全員がアクセス可能］または［編集できるチームを選択］のどちらかを選択します。
• 検索バーで、キャンペーンへのアクセス権が新たに付与されるチームの名前を検索し、その左側にあるチェックボックスをオンにします。
• キャンペーンへのアクセス権を削除するには、チームの名前の横にあるチェックボックスをオフにするか、［アクセスできるユーザー］セクションの［X］をクリックします。
• パネルの下部で［保存］をクリックします。

広告

Google、Facebook、またはLinkedIn広告アカウントをHubSpotに接続した後、特定のユーザーやチームにそれらを割り当てることができます。

広告アカウントのアクセス権を割り当てるには、次のようにします。

• HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン settings］をクリックします。
• 左のサイドバーメニューで、［マーケティング］>［広告］の順に移動します。
• アクセス権を編集する広告アカウントの上にカーソルを置き、［アクション］ドロップダウンメニューをクリックます。［アクセス権を管理］を選択します。
• 右側のパネルで、［全員がアクセス可能］または［編集できるチームを選択］のどちらかを選択します。
• 検索バーで、広告アカウントへのアクセス権が新たに付与されるチームの名前を検索し、その左側にあるチェックボックスをオンにします。
• キャンペーンへのアクセス権を削除するには、チームの名前の横にあるチェックボックスをオフにするか、［アクセスできるユーザー］セクションの［X］をクリックします。
• パネルの下部で［保存］をクリックします。