ドキュメントをアップロードして共有する

ドキュメントツールでは、チーム全員で 使えるコンテンツのライブラリーを作成して 、ドキュメントをアップロードしたり、コンタクトに共有したりできます。ドキュメントツールを使用すれば、どのコンタクトがコンテンツに反応しているかを把握し、こうしたリードに反応したプロスペクトへのフォローアップに適したタイミングを把握することができます。

始める前に

この機能を使い始める前に、あらかじめ必要となる手順と、この機能の使用に伴う制限事項と潜在的な結果について十分に理解しておいてください。

要件を理解する

• ドキュメントの説明を生成するには、 AI設定を有効にする必要があります。
• アカウントに追加した最初の5件を超えるドキュメントをアップロード、表示、共有するには、以下のいずれかの条件を満たしている必要があります。
  • Sales HubまたはService Hub Professional または Enterprise アカウントのユーザーである場合は、 Salesまたは Serviceシートが割り当てられている必要があります。 
  • Sales Hub StarterまたはService Hub Starter アカウントのユーザーの場合、 コアシートが割り当てられている必要があります。

制限事項と考慮事項について

• ドキュメントは一般に共有されるため、機密情報や秘密情報の送信にはドキュメントツールを使用しないでください。
• 共有可能なリンクを作成すると、その文書はインターネット上で一般公開されます。共有ドキュメントの右上隅に、ドキュメントを共有するHubSpotユーザーの名、姓、Eメールアドレスが表示されます。
• E メールテンプレートにドキュメントリンクを追加する場合を除き、ドキュメントを共有するとトラッキングが自動的に適用されます。この場合、閲覧を追跡するには、[ドキュメントの閲覧にEメールをリクエスト ]チェックボックスをオンにする必要があります。 

ドキュメントをアップロード

1. HubSpotアカウントにて、［営業］＞［ドキュメント］の順に進みます。
2. 右上にある［ドキュメントをアップロード］をクリックします。
3. ファイル のインポート元 を選択します。ファイル形式は、.pptx、.pdf、.docx、.xlsxのいずれかである必要があります。

アップロードされたドキュメントは、ドキュメントダッシュボードに表示されます。

必須の開示事項：HubSpotのドキュメントツールを使用する場合、このツールを使ってアップロードしたファイルはHubSpotによって保存され、お使いのHubSpotアカウント内の他のユーザーと共有されます。

ドキュメントの説明を生成する

1. HubSpotアカウントにて、［営業］＞［ドキュメント］の順に進みます。
2. 説明を作成する対象のドキュメントの名前をクリックします。
3. 上部にある[ Breeze breezeSingleStarで今すぐ追加 ]をクリックします。
4. ダイアログボックスの右下にある breezeSingleStar Breezeアイコンをクリックします。説明が生成されたら、必要に応じて説明を編集します。

5. ［保存］をクリックします。

ドキュメントをコンタクトと共有する

共有可能なリンクを介して、またはEメールテンプレート内で、コンタクトとドキュメントを共有できます。ドキュメントを共有するとHubSpotによって自動的にトラッキングが適用されるため、コンタクトがドキュメントを表示したときにリンクを共有したユーザーに通知が届きます。また、受信者がEメールアドレスを入力しなければ、ドキュメントを閲覧できないようにすることもできます。

ドキュメントが共有され、表示されると、HubSpotでは最初の表示がそのコンタクトのEメールアドレスに関連付けられます。同じドキュメントリンクを別のコンタクトが開く場合は、あなたのアカウントから共有されたドキュメントを以前に表示したことがない限り、Eメールアドレスの入力が必要になります。[ ドキュメントの表示にEメールアドレスをリクエスト ]設定がオフの場合、同じアカウントから共有された別のドキュメントを表示するために事前にEメールアドレスを入力していない限り、ドキュメントリンクを表示する全てのコンタクトは識別されません。

共有可能なリンクを作成する

1. HubSpotアカウントにて、［営業］＞［ドキュメント］の順に進みます。
2. ドキュメント名の上にマウスポインターを置き、[ アクション]をクリックし、[ リンクを作成]を選択します。または、ドキュメントの名前をクリックしてから、右上にある［リンクを作成］をクリックします。
3. ダイアログボックスの［送信先は？］フィールドに受信者のEメールアドレスを入力します。
4. 受信者によるドキュメント表示をトラッキングするオプションは、 ドキュメントのデータプライバシー設定によって異なります。
   
   • [データのプライバシーをオンにする] スイッチがオフになっている 場合は、[表示にEメールアドレスをリクエスト] ］ スイッチをオンにして表示回数を追跡します。
   • [データのプライバシーをオンにする ]スイッチ がオンになっている場合、受信者がドキュメントを閲覧するには、Eメールアドレスを入力して連絡を受けることに同意していることを確認する必要があります。

5. ［リンクを作成］をクリックします。

6. ［コピー］をクリックしてドキュメントリンクをコピーするか、［Eメールを作成］をクリックして、コンタクトのレコードからドキュメントリンクを含むEメールを送信します。

Eメールテンプレートにドキュメントを追加する

1. HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［メッセージテンプレート］の順に進みます。
   
2. テンプレートの名前をクリックします。または、新しいテンプレートを作成します。 
3. テンプレートエディターの下部にある［挿入］ドロップダウンメニューをクリックし、［ドキュメント］を選択します。
   • [ ドキュメント]ドロップダウンメニューをクリックし、追加するドキュメントを選択します。
   • ［リンクの表示テキスト］フィールドに、ドキュメントリンクに表示するテキストを入力します。
   • ドキュメントの閲覧者をトラッキングするには、［ドキュメントを表示するにはEメールが必要です］チェックボックスをオンにします。
   • ドキュメントのプレビューをEメール本文に表示するには、［リンクのプレビューを含める］チェックボックスをオンにします。

4. ［挿入］をクリックします。

シーケンスにコンタクトを登録する際にEメールテンプレートにドキュメントを挿入する方法についてもご確認ください。

ドキュメントを管理する

1. HubSpotアカウントにて、［営業］＞［ドキュメント］の順に進みます。
2. 左上の 検索バー にドキュメントの名前を入力して検索するか、[所有者]ドロップダウンメニューを使用してドキュメント所有者を基準に絞り込みます。 
3. ドキュメントを移動してフォルダー内を整理するには、ドキュメントの横にあるチェックボックスを選択して、表上部に表示される［フォルダーに移動］をクリックします。ダイアログボックスで、フォルダー名を選択してから［移動］をクリックします。
4. 特定のユーザーだけがドキュメントを表示および使用できるようにドキュメントの共有範囲を変更するには、ドキュメントの上にマウスポインターを置き、[アクション]をクリックしてから、[ 共有を管理]を選択します。ユーザーやチームとセールスコンテンツへのアクセスを共有する方法について詳細をご確認ください。

ドキュメントを表示して編集する

個別のドキュメントを編集する場合、またはドキュメントの詳細を表示するには:

1. HubSpotアカウントにて、［営業］＞［ドキュメント］の順に進みます。
2. ドキュメント 名をクリックします。
3. ドキュメントのタイトルを編集するには、editn鉛筆アイコンをクリックします。新しいタイトルを入力し、［保存］をクリックします。
4. ドキュメントの説明を編集するには、説明の右側にある editn 鉛筆アイコンをクリックします 。ダイアログボックスで説明を編集し、[ 保存]をクリックします。
5. ドキュメントのタイトルと説明の下にある [ データのプライバシーをオンにする ] スイッチを使用して、特定のドキュメントのプライバシーと同意のオプションをオンまたはオフにします。一般データ保護規則（GDPR）などの個人情報保護に関する法令に順守するには、ドキュメントをコンタクトと共有する前に、ドキュメントにいくつかの変更を加える必要があります。

注：こうした機能はHubSpotに組み込まれていますが、状況に応じた最適なコンプライアンス上のアドバイスについては自社の法務部門にご相談ください。

• • アカウントでデータプライバシー設定をオンにしている場合、[ データのプライバシーをオンにする] スイッチは 、デフォルトでは 各ドキュメントでオンになっていますが、個別にオフにすることもできます。この設定をオンにした場合、コンタクトはコミュニケーションとデータ処理に同意する必要があります。ドキュメントを共有すると、[ プライバシーと同意]の設定 で指定した文言が表示され、1対1のコミュニケーションの配信登録タイプへの同意を求めるメッセージが組み込まれます。プライバシーと同意のテキストは表示者のブラウザーの言語で表示されますが、HubSpotでブラウザーの言語を検出できない場合、 テキストはご使用のアカウントの設定で選択されている言語で表示されます。
  • ドキュメントでのデフォルトの配信カテゴリーは 1対1のコミュニケーションです。これは、ご使用のアカウントの内部サブスクリプションタイプです。デフォルトの配信カテゴリーは 、[プライバシーと同意]の設定 で更新することができ、新しく作成されたドキュメントに適用されます。

注:データのプライバシー設定をオンにする 前に ドキュメントをアップロードした場合は、スイッチをオンにして、プライバシーと同意のオプションを手動でオンに切り替える必要があります。

6. データプライバシー設定の下で、ドキュメント の合計リンク数、訪問者数、表示数を確認します。
7. [訪問者]テーブルに、ドキュメントを表示したコンタクトが表示されます。ドキュメントの名前の上にマウスポインターを合わせて［詳細］をクリックし、ドキュメントに対するコンタクトの操作に関する具体的な情報を確認します。
8. ドキュメントを置き換えるには:
   • 右上の[ 再アップロード ]をクリックします。
   • [ 既存のドキュメントを更新すると、データの表示中に不一致が生じる可能性があります]ダイアログボックスで、[確認]をクリックします。
   • ファイル のインポート元 を選択します。ファイル形式は、.pptx、.pdf、.docx、.xlsxのいずれかである必要があります。再アップロードの前に以前にドキュメントへのリンクを送信していた場合、リンクが更新されて新しいコンテンツが表示されます。
9. ドキュメントのプレビュー表示、ダウンロード、または削除を実行するには、［アクション］ドロップダウンメニューをクリックし、［プレビュー］、［ダウンロード］、または［削除］を選択します。
10. アカウント設定で、セールスドキュメントのブランディングをカスタマイズできます。ドキュメントに表示される会社ロゴ、会社情報、デフォルトカラーを編集する方法についてご確認ください。