ドキュメントをアップロードして共有する
更新日時 2024年 2月 19日
以下の 製品でご利用いただけます(別途記載されている場合を除きます)。
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ドキュメントツールでは、チーム全員で使えるコンテンツのライブラリーを作成して、ドキュメントをアップロードしたり、コンタクトに共有したりできます。
注:、有料シートのみがこの機能の全限度にアクセスできます。無料ユーザーは、アカウントにアップロードされた最初の5つのドキュメントにアクセスできます。5件以上のドキュメントがすでにアップロードされているアカウントに無料ユーザーが追加された場合、その無料ユーザーが表示および共有できるのは、アカウントに最初にアップロードされた5件のドキュメントのみです。アカウントにドキュメントが1件も追加されていなければ、無料ユーザーは最大5件のドキュメントをアップロードできます。詳しくは HubSpotの製品・サービスカタログ をご覧ください。すでにアカウントに追加されたドキュメントの合計数は、ダッシュボードの右上に表示されます。これらの制限について詳しくは、HubSpotの製品/サービスカタログをご確認ください。
ドキュメントを追加する
- HubSpotアカウントにて、[セールス]>[ドキュメント]の順に進みます。
- 右上の「ドキュメントをアップロード」をクリックします。
- インポートソース ファイルを選択します。 ファイル形式は.pptx、.pdf、.docx、.xlsxのいずれかに限ります。
アップロードされたドキュメントは、ドキュメントダッシュボードに表示されます。
注:ドキュメントは一般に共有されるため、機密情報や秘密情報の送信にはドキュメントツールを使用しないでください。
必須の開示事項:HubSpotのドキュメントツールを使用する場合、このツールを使ってアップロードしたファイルはHubSpotによって保存され、お使いのHubSpotアカウント内の他のユーザーと共有されます。
ドキュメントをコンタクトと共有する
共有リンクやEメールテンプレートでコンタクト先とドキュメントを共有できます。ドキュメントを共有すると、HubSpotによって自動的に
注
- 共有可能なリンクを作成すると、その文書はインターネット上で一般公開されます。ドキュメントを共有しているHubSpotユーザーの名、姓、Eメールアドレスが共有ドキュメントの右上に表示されます。
- 注:LinkedInなどのサードパーティーのメッセージングサービスを使用して共有可能リンクを送信する場合、それぞれの送信がビュー数に計上される可能性があります。
共有可能なリンクを作成する
- HubSpotアカウントにて、[セールス]>[ドキュメント]の順に進みます。
- 文書名にマウスポインターを合わせ、「アクション」 > 「リンクを作成」をクリックします。または、ドキュメントの名前をクリックしてから、右上にある[リンクを作成]をクリックします。
- ダイアログボックスの[送信先は?]フィールドに受信者のEメールアドレスを入力します。
- 文書のデータプライバシーをオンにする切り替えがになっていない場合この文書を表示した個人を追跡するには、共有オプションをクリックし、表示にEメールを必要とする をクリックします。
リクエスト] スイッチをクリックしてオンに切り替えます。- ドキュメントの[データのプライバシーをオンにする]スイッチがオンになっている場合、受信者がドキュメントを表示するには、Eメールアドレスを入力して連絡を受けることに同意する必要があります。
- [リンクを作成]をクリックします。
- [コピー]をクリックしてドキュメントリンクをコピーするか、[Eメールを作成]をクリックして、コンタクトのレコードからドキュメントリンクを含むEメールを送信します。
Eメールテンプレートにドキュメントを追加する
- HubSpotアカウントにて、[コミュニケーション]>[テンプレート]の順に進みます。
- テンプレートの名前をクリックする。または、新規テンプレートを作成。
- テンプレートエディターの下部にある[挿入]ドロップダウンメニューをクリックし、[ドキュメント]を選択します。
- [ドキュメント]ドロップダウンメニューをクリックし、追加するドキュメントを選択します。
- [リンクの表示テキスト]フィールドに、ドキュメントリンクに表示するテキストを入力します。
- ドキュメントの閲覧者をトラッキングするには、[ドキュメントを表示するにはEメールが必要です]チェックボックスをオンにします。
- ドキュメントのプレビューをEメール本文に表示するには、[リンクのプレビューを含める]チェックボックスをオンにします。
- [挿入]をクリックします。
シーケンスにコンタクトを登録する際、Eメールテンプレートにドキュメントを挿入する方法を学習します。
HubSpotがドキュメントの表示をトラッキングする仕組み
ドキュメントが共有され、表示されると、HubSpotでは最初の表示がそのコンタクトのEメールアドレスに関連付けられます。コンタクトのブラウザーにCookieが設定されるため、あなたのアカウントから共有された別のドキュメントを表示する場合には、Eメールアドレスを入力する必要はありません。同じドキュメントリンクを別のコンタクトが開く場合は、あなたのアカウントから共有されたドキュメントを以前に表示したことがない限り、Eメールアドレスの入力が必要になります。[ドキュメントの表示にEメールアドレスを求める]設定がオフになっている場合、同じアカウントから共有された別のドキュメントを表示するために以前Eメールアドレスを入力したことがある場合を除き、そのドキュメントリンクを表示する全てのコンタクトが特定されることはありません。
ドキュメントを管理する
- HubSpotアカウントにて、[セールス]>[ドキュメント]の順に進みます。
- 左上の検索バーを使って送信者名でドキュメントを検索するか、所有者ドロップダウンメニューを使ってドキュメントの所有者でフィルターをかけます。
- ドキュメントを移動してフォルダー内を整理するには、ドキュメントの横にあるチェックボックスを選択して、表上部に表示される[フォルダーに移動]をクリックします。ダイアログボックスで、フォルダー名を選択してから[移動]をクリックします。
- ドキュメントの共有先を変更して、特定のユーザーだけがドキュメントを表示および使用できるようにするには、ドキュメントにマウスポインターを合わせて、[アクション] > [共有の管理]をクリックします。ユーザーやチームとセールスコンテンツへのアクセスを共有する方法について詳細をご確認ください。
- 個別のドキュメントの詳細を表示する場合、またはドキュメントを編集する場合には、ドキュメントの名前をクリックします。
- ドキュメントタイトルを編集するには、editn鉛筆アイコンをクリックします。新しいタイトルを入力し、[保存]をクリックします。
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- ドキュメントタイトルの下に、特定のドキュメントへのプライバシーと同意オプションのオンまたはオフを切り替えることができます。、一般データ保護規則(GDPR)およびその他のプライバシー法を遵守するには、コンタクトと共有する前に、文書にいくつかの変更を加える必要があります:
注:上記の機能はHubSpotに組み込まれていますが、法令順守に関する具体的なアドバイスが必要な場合は、貴社の法務部門にご相談ください。
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- アカウントでデータのプライバシー設定をオンにしている場合、データのプライバシーをオンにする切り替えスイッチは、既定値では各ドキュメントでオンになっていますが、個別にオフにすることができます。オンになっている場合、コミュニケーションとデータ処理についてコンタクトから同意を得る必要があります。ドキュメントを共有すると、プライバシーと同意設定の文言が表示され、1対1のコミュニケーションの配信カテゴリーへの同意を求めるプロンプトが表示されます。プライバシーと同意のテキストは表示者のブラウザー言語で表示されますが、HubSpotがブラウザー言語を検出できない場合は、アカウント設定で選択した言語で表示されます。
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- ドキュメントの配信カテゴリーは既定で1対1のコミュニケーションに設定されます。これは、ご使用のアカウントの内部サブスクリプションタイプです。この既定の配信カテゴリーは、プライバシーと同意の設定で更新でき、新しく作成されたドキュメントに適用されます。
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注:データプライバシー設定をオンにする前にドキュメントをアップロードしていた場合は、手動でスイッチをオンにして、プライバシーと同意オプションを有効にする必要があります。
- データプライバシー設定の下に、ドキュメントの作成されたリンク数、訪問者数、閲覧数の合計が表示されます。
- ドキュメントの詳細の[訪問者]表で、ドキュメントを表示したコンタクトのリストを確認できます。ドキュメントの名前の上にマウスポインターを合わせて[詳細]をクリックし、ドキュメントに対するコンタクトの操作に関する具体的な情報を確認します。
- 既存のドキュメントを置き換えるには、右上のRe-uploadをクリックします。
- インポートソース ファイルを選択します。 ファイル形式は、.pptx、.pdf、.docx、.xlsxのいずれかである必要があります。再アップロード前に文書へのリンクを送信した場合、リンク先は更新され、新しいコンテンツが表示されます。
- ドキュメントのプレビュー表示、ダウンロード、または削除を実行するには、[アクション]ドロップダウンメニューをクリックし、[プレビュー]、[ダウンロード]、または[削除]を選択します。
- アカウント設定で、セールスドキュメントのブランディングをカスタマイズできます。ドキュメントに表示される会社ロゴ、会社情報、既定カラーを編集する方法をご紹介します。