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ドキュメントをアップロードして共有する

更新日時 2020年 9月 24日

対象製品

すべての製品とプラン

ドキュメントツールを使用して、チーム全員でアップロードするためのコンテンツのライブラリを作成したり、ドキュメントをコンタクトと共有したりできます。

注:無料ユーザーがアクセスできるドキュメントは、アカウントにアップロードされた最初の5件です。5件以上のドキュメントにすでにアップロードされているアカウントに無料ユーザーが追加された場合、その無料ユーザーが閲覧および使用できるのは、アカウントに最初にアップロードされた5件のドキュメントのみです。アカウントにドキュメントが1件も追加されていなければ、無料ユーザーは最大5件のドキュメントをアップロードできます。

アカウントにすでに追加されているドキュメントの合計数は、ドキュメントダッシュボードの右上に表示されています。これらの制限について詳しくは、HubSpotの製品/サービスカタログをご確認ください。

ドキュメントを追加する

  • HubSpotアカウントにて、[セールス] > [ドキュメント]の順に進みます。
  • [新規ドキュメントをアップロード]をクリックして、ファイルのインポートソースを選択します。アップロードするファイルがファイルタイプとサイズ制限に従っていることを確認します。upload-a-document

アップロードされたドキュメントは、ドキュメントダッシュボードに表示されます。

注:ドキュメントは公開されるため、機密情報や機密情報を送信する際はドキュメントツールを使用しないでください

ドキュメントをコンタクトと共有する

ドキュメントを共有すると、HubSpotにより自動的に トラッキング が適用されます。それにより、コンタクトがドキュメントを閲覧した場合にそれが表示されるようになります。また受信者対し、コンテンツを表示する前にEメールアドレスを入力するように求めることもできます。

ドキュメントをコンタクトと共有するには、ドキュメントダッシュボードまたはドキュメントの詳細ページから共有可能なリンクを作成するか、ドキュメントリンクをセールスEメールテンプレートに追加します。

共有可能なリンクを作成する

  • HubSpotアカウントにて、[セールス] > [ドキュメント]の順に進みます。
  • ドキュメント名の上にカーソルを置き、[アクション]ドロップダウンメニューをクリックし、[共有可能なリンクを作成]を選択します。または、ドキュメントの名前をクリックしてから、右上にある[共有可能なリンクを作成]をクリックします。
  • ダイアログボックスで、[誰にこれを送信しますか?]に受信者のEメールアドレスを入力します。
  • このドキュメントを表示する個人をトラッキングするには、[共有オプション]をクリックしてから、ドキュメントの閲覧にEメールアドレスをリクエスト]スイッチをクリックしてオンに切り替えます。
  • [共有可能なリンクを作成]をクリックします。

updated-create-documents-shareable-link

  • [コピー]をクリックしてドキュメントリンクをコピーするか、[CRMからのEメール]をクリックして、コンタクトのレコードのドキュメントリンクを含むEメールを送信します。
HubSpot Sales Chrome拡張機能HubSpot Sales Outlookのデスクトップアドイン、またはHubSpot Sales Office 365アドインを使用して、受信トレイからドキュメントリンクをメールで送信することもできます。
 

Eメールテンプレートにドキュメントを追加する

  • HubSpotアカウントにて、[コミュニケーション] > [テンプレート]の順に進みます。
  • 右上にある[新規テンプレート]をクリックするか、テンプレート名をクリックして既存のテンプレートを編集します。
  • テンプレートエディターの下部にある[挿入]ドロップダウンメニューをクリックし、[ドキュメント]を選択します。
    • [ドキュメント]ドロップダウンメニューをクリックし、追加するドキュメントを選択します。
    • [表示されるリンクテキスト]フィールドに、ドキュメントリンクに表示するテキストを入力します。
    • ドキュメントの閲覧者をトラッキングするには、[ドキュメントの閲覧にEメールを要求]チェックボックスを選択してオンにします。
    • ドキュメントのプレビューをEメール本文中に表示するには、[リンクプレビューを含める]チェックボックスを選択してオンにします。

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  • [挿入]をクリックします。

シーケンのコンタクトの登録時にEメールテンプレートにドキュメントを挿入する方法について詳細をご確認ください。

HubSpotはどのようにドキュメントの開封をトラッキングしますか?

ドキュメントを共有する場合、HubSpotは最初のドキュメント開封を、そのコンタクトのEメールアドレスに関連付けます。コンタクトのブラウザーでCookieが設定され、アカウントから共有された別のドキュメントを表示する場合、Eメールアドレスを入力する必要はありません。ドキュメントリンクを開く追加のコンタクトは、アカウントから共有されたドキュメントが以前に表示されたものでないなら、Eメールアドレスを入力する必要があります。[ドキュメントの閲覧にEメールアドレスをリクエスト]の設定がオフになっている場合、同じアカウントから共有された別のドキュメントを表示するために以前にEメールを入力したのでない限り、そのドキュメントリンクを表示するすべてのコンタクトが識別されることはなくなります。

ドキュメントを管理する

  • HubSpotアカウントにて、[セールス] > [ドキュメント]の順に進みます。
  • 右上にある検索バーを使用して、名前でドキュメントを検索します。
  • フォルダー内のドキュメントを整理するには、移動するドキュメントの横にあるチェックボックスを選択して、テーブルの一番上にある[フォルダーに移動]をクリックします。ダイアログボックスで、フォルダー名を選択してから[移動]をクリックします。
  • ドキュメントの表示と使用を特定のユーザーだけができるようにするようにドキュメントの共有対象ユーザーを変更するには、そのドキュメントにポインターを置いて[その他]ドロップダウンメニューをクリックし、[共有]を選択します。ユーザーやチームとセールスコンテンツへのアクセスを共有することについての詳細をご確認ください。share-document-with-team
  • 個別のドキュメントの詳細を表示する場合、またはドキュメントを編集する場合には、ドキュメントをクリックします。
    • ドキュメントのタイトルを編集するには、鉛筆アイコンedit inをクリックします。新しいタイトルを入力し、[保存]をクリックします。
    • ドキュメントタイトルの下で、特定のドキュメントのプライバシーと同意のオプションを有効または無効にできます。一般データ保護規則(GDPR)を遵守するため、コンタクトと共有する前に、ドキュメントに若干の変更を加えることになります:

注:これらはHubSpotに組み込まれている機能ですが、状況に最適なコンプライアンス上のアドバイスについては、自社の法務部門にご相談ください。

      • アカウントでGDPRが有効になっている場合、各ドキュメントでは[プライバシーと同意(GDPR)を有効にする]スイッチが既定で有効になっていますが、これは個別に無効にできます。アカウントでプライバシーと同意が有効にされている場合、コミュニケーションとデータ処理について、コンタクトから同意を得る必要があります。ドキュメントを共有する場合、同意を求める文言はプライバシーおよび同意の設定から表示され、1対1のコミュニケーション サブスクリプション タイプに同意するよう促すメッセージが組み込まれます。プライバシーと同意のテキストが閲覧者のブラウザーの言語で表示されますが、HubSpotはブラウザーの言語を検出できない場合、アカウント設定で選択された言語で表示されます。documents-gdpr-consent-text
      • ドキュメントの既定のサブスクリプションは「1対1」のコミュニケーションです。これは、HubSpotアカウントの内部サブスクリプションタイプです。このデフォルトのサブスクリプションIDは、コンタクトと会社の設定で更新できます。新しく作成されたドキュメントには更新後のIDが適用されます。

注:GDPR機能を有効にする前にドキュメントをアップロードした場合、プライバシーおよび同意のオプションを手動で有効にするため、トグルをオンに切り替える必要があります。

  • GDPR設定の下で、ドキュメントの合計共有数、訪問者数、閲覧回数の概要を確認します。
  • ドキュメントの詳細の下にある[訪問者]の表で、ドキュメントを閲覧したコンタクトのリストを確認します。名前の上にカーソルを置いて[詳細]をクリックし、コンタクトによるドキュメントに対する行動に関する具体的な情報を確認します。
  • 既存のドキュメントを置換するには、右上にある[再アップロード]をクリックし、 ドロップダウン メニューから新しいファイルのソースを選択します。再アップロードの前にドキュメントへのリンクを送信した場合、リンクが更新され、新しいコンテンツが表示されます。

  • ドキュメントをプレビュー、ダウンロード、または削除するには、[アクション]ドロップダウンメニューをクリックし、[プレビュー][ダウンロード]、または[削除]を選択します。
  • アカウント設定で、セールスドキュメントのブランディングをカスタマイズできます。ドキュメントに表示される会社ロゴ、会社情報、既定の色を編集する方法についてご確認ください。
 
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