Gebruik de functies Track en Log van de HubSpot Sales Office 365 add-in om de betrokkenheid van je contactpersonen bij je e-mails te controleren en bij te houden. Als de track-functie is ingeschakeld, kun je realtime meldingen ontvangen wanneer een contactpersoon je e-mail opent. Je kunt er ook voor kiezen om de e-mail te loggen in het record van de contactpersoon in HubSpot om alle communicatie uit het verleden bij te houden voor je team.
Je kunt informatie over het openen en klikken van e-mails bekijken in de activiteitenfeed; gelogde e-mails worden opgeslagen in individuele contactrecords en hun bijbehorende records. In dit artikel lees je meer over het verschil tussen traceren en loggen.
Dit artikel gaat over het volgen en loggen van e-mails met de HubSpot Sales Office 365 add-in. Als je de Outlook desktop invoegtoepassing gebruikt, lees dan hoe je e-mails kunt volgen en loggen met de Outlook desktop invoegtoepassing.
Let op:
Superbeheerders kunnen het standaardgedrag voor het volgen, loggen en koppelen van e-mails voor alle gebruikers in je account bijwerken.
Om deze standaardinstellingen te configureren:
Als u een gevolgde e-mail wilt verzenden met de Office 365 invoegtoepassing:
Voordat je contact de e-mail opent, worden de onderwerpregel en de ontvanger van de e-mail in je activiteitenfeed in HubSpot weergegeven als Verzonden.
Als de ontvanger de e-mail opent, ontvang je een pop-upmelding in realtime op je bureaublad en wordt de e-mailmelding gemarkeerd als geopend in je activiteitenfeed. Klik op het vervolgkeuzemenu onder de naam van de contactpersoon om te zien wanneer de ontvanger je e-mail heeft geopend. Je ziet ook een geschiedenis van de activiteiten van de contactpersoon in het vervolgkeuzemenu.
Let op: realtime meldingen verschijnen als je gevolgde e-mails verzendt met de Office 365 add-in en als je de HubSpot Sales Chrome extensie hebt. Zo niet, dan zie je alleen activiteit in je HubSpot activiteitenfeed.
Je kunt ook zien hoe je contactpersonen omgaan met je gevolgde e-mails vanuit de Chrome-extensie. Om toegang te krijgen tot je activiteitenfeed vanuit de Chrome-extensie, klik je op het HubSpot tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van je Chrome-browser.
Meer informatie over e-mailtracking en verkoopmeldingen en hoe u tracking kunt uitschakelen.
Als je de instellingen voor gegevensprivacy hebt ingeschakeld in je account, kan HubSpot de e-mailopeningen van een contactpersoon alleen loggen en volgen als de contactpersoon een toegewezen rechtsgrondslag voor gegevensverwerking heeft. Bij het samenstellen van een e-mail in Office 365 wordt het selectievakje E-mailopeningen en -kliks traceren grijs weergegeven om aan te geven dat een contactpersoon niet in aanmerking komt voor tracering.
Het openen van e-mails wordt niet bijgehouden voor contactpersonen zonder rechtsgrondslag voor het verwerken van gegevens of e-mailontvangers die nog geen contactpersonen zijn. Als u meerdere ontvangers e-mailt, worden de e-mailopeningen anoniem bijgehouden.
U kunt de traceerbaarheid van een contactpersoon wijzigen door de eigenschap Rechtsgrondslag voor het verwerken van contactgegevens bij te werken.
Om een e-mail te loggen en nieuwe contactpersonen aan HubSpot toe te voegen vanuit een gelogde e-mail, moet het e-mailadres van waaruit je e-mails verstuurt een van de volgende zijn:
Je kunt e-mailadressen en domeinen opgeven waarvoor je nooit e-mails wilt aanmelden in je HubSpot accountinstellingen. Je kunt deze e-mailadressen en domeinen ook toevoegen in de instellingen van je invoegtoepassing.
Let op: e-mailbijlagen groter dan 50 MB worden niet naar HubSpot gelogd. Je e-mail wordt nog steeds succesvol afgeleverd bij de contactpersoon en wordt gelogd in het CRM, maar zonder bijlage.
Een aangemelde e-mail verzenden met de Office 365 invoegtoepassing:
Let op: je moet Office 365 versie 1910 of hoger gebruiken om expliciet te selecteren naar welke records de e-mail moet worden gelogd.
U kunt aanpassen naar welke gekoppelde records uw e-mails automatisch worden gelogd in de instellingen van uw Office 365 invoegtoepassing. Als u marketingcontactpersonen gebruikt, wordt een nieuw contact dat is gemaakt door een gelogde e-mail ingesteld als niet-marketing.
Let op: als een nieuwe contactpersoon wordt aangemaakt via een aangemelde e-mail, wordt de HubSpot-gebruiker die de e-mail heeft verzonden automatisch toegewezen als de eigenaar van de contactpersoon, zolang er geen eerdere eigenaar is toegewezen.
E-mails die worden aangemeld bij HubSpot met behulp van de Office 365 add-in worden automatisch gekoppeld aan de records die je hebt opgegeven voordat je de e-mail verzendt.
Om de gelogde e-mail in HubSpot te zien:
Let op: om e-mail antwoorden vanuit HubSpot te versturen en inkomende antwoorden naar HubSpot te loggen, moet je een verbonden inbox hebben.