E-mails volgen en loggen met de HubSpot Sales Office 365 add-in

Gebruik de functies Traceren en Loggen van de HubSpot Sales Office 365 add-in om de betrokkenheid van je contactpersonen bij je e-mails te monitoren en bij te houden.

• Als tracking is ingeschakeld, kun je bijhouden wanneer contactpersonen je e-mails bekijken of openen.
  • Bekijk e-mailactiviteiten in de activiteitenfeed en op de tijdlijn van contactpersonen.
  • Ontvang realtime meldingen wanneer een contactpersoon je e-mail opent.

• • Gebruikers met een toegewezen Sales Hub-stoel kunnen klikken op koppelingen in de hoofdtekst van de gevolgde e-mail volgen. Meer informatie over klikken traceren.
• Als loggen is ingeschakeld, kunt u een e-mail vastleggen in het contactrecord van de ontvanger of in de bijbehorende records. Meer informatie over het verschil tussen traceren en loggen.

Let op: dit artikel gaat over het volgen en loggen van e-mails met de HubSpot Sales Office 365 add-in. Als je de Outlook desktop add-in gebruikt, lees dan hoe je e-mails kunt volgen en loggen met de Outlook desktop add-in.

Voordat je begint

Voordat je aan de slag gaat met de HubSpot Sales Office 365 add-in, bekijk je de vereisten en beperkingen van het volgen en loggen van e-mails.

Vereisten begrijpen

• Gebruikers moeten hun inbox verbinden met HubSpot om e-mails te kunnen volgen en loggen met de HubSpot Sales Office 365 add-in.
• Gebruikers moeten Office 365 versie 1910 of later gebruiken om te selecteren naar welke records een e-mail moet worden gelogd.
• Om een e-mail te loggen en nieuwe contactpersonen aan HubSpot toe te voegen vanuit een gelogd e-mailbericht, moet het e-mailadres van waaruit je e-mails verstuurt een van de volgende zijn:
  • Een gebruiker in je account
  • Een van je gekoppelde e-mailadressen
  • Een alias in je e-mailclient (een alias die is geconfigureerd in je verbonden Gmail-inbox of een alias die is toegevoegd aan je Profiel & Voorkeuren)

Beperkingen en overwegingen begrijpen

• Het HubSpot Sales taakvenster moet geopend zijn in je inbox wanneer je een gevolgde of gelogde e-mail verzendt. Leer hoe je het taakvenster vastzet, zodat het altijd open is voor tracking en logging.
• Als je de instellingen voor gegevensprivacy hebt ingeschakeld in je account, kunnen geopende e-mails alleen worden getraceerd voor contactpersonen met een toegewezen wettelijke basis voor gegevensverwerking. Uw juridische team is de beste bron om te bepalen hoe uw bedrijf e-mail logging en tracking gebruikt. Meer informatie over e-mailtracking wanneer de instellingen voor gegevensprivacy zijn ingeschakeld.
  • U kunt uw extensie-instellingen aanpassen om tracking en logging uit te schakelen voor een specifiek bericht of voor specifieke contactpersonen of e-maildomeinen.
• Wanneer je een e-mail met een bestandsbijlage logt, worden bijlagen groter dan 50 MB niet naar HubSpot gelogd. Je e-mail wordt nog steeds afgeleverd bij de contactpersoon en wordt gelogd in de CRM, maar zonder bijlage.

Standaardinstellingen voor loggen en volgen configureren

1. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Activiteiten.
2. Op het tabblad Email Log & Track kunt u configureren hoe e-mails worden bijgehouden of gelogd in HubSpot door de volgende selectievakjes in of uit te schakelen:
   • Sta alle gebruikers toe om e-mailbijlagen te loggen: stel in of inkomende e-mailbijlagen mogen worden gelogd in het CRM, het conversatie-inbox en de zijbalk.
   • Standaard logboekinstelling toepassen voor alle gebruikers: als deze instelling is ingeschakeld, kunt u klikken om de schakelaar Alle e-mails standaard loggen aan of uit te zetten om in te stellen of e-mails standaard worden gelogd voor alle gebruikers in uw account.
   • Alle gebruikers toestaan om e-mails te volgen en te zien of ontvangers hun e-mails openen en erop klikken: stel in of gebruikers e-mails kunnen volgen die zijn verzonden vanuit het CRM, de inbox van conversaties, e-mailextensies en sequenties.
   • Standaardinstelling voor bijhouden voor alle gebruikers toepassen: als u het selectievakje Alle gebruikers toestaan om e-mails bij te houden en te zien of ontvangers hun e-mails openen en erop klikkenhebt ingeschakeld, kunt u deze instelling inschakelen om te configureren of alle e-mails standaard worden bijgehouden voor alle gebruikers in uw account.

E-mails volgen

Een gevolgde e-mail verzenden met de Office 365 add-in

1. Stel een nieuwe e-mail op in Outlook.
2. Voer de ontvanger, onderwerpregel en hoofdtekst van de e-mail in.
3. Navigeer naar de HubSpot Sales add-in:
   • Outlook voor Windows of Mac (klassiek): klik in het hoofdlint op Verkooptools.
   • Outlook voor Windows of Mac (nieuw): klik in het hoofdlint op de drie horizontale punten en selecteer HubSpot Sales.
   • Outlook op het web: klik in het hoofdlint op Apps en selecteer HubSpot Sales.

4. Schakel in het taakvenster onder Berichtentools het selectievakje E-mailopeningen bijhouden in. Gebruikers met een toegewezen Sales Hub-vestiging zien E-mailopeningen en -kliks bijhouden.
5. Houd het taakvenster van HubSpot Sales open en klik op Verzenden.

De status van de gevolgde e-mail bekijken

Zodra een gevolgde e-mail is verzonden, geeft de e-mailactiviteit een Verzonden status weer in het contactrecord en in uw activiteitenfeed.

Wanneer de ontvanger de e-mail opent, ontvangt u een realtime pop-upmelding op uw bureaublad. De e-mailmelding wordt gemarkeerd als Geopend in uw activiteitenfeed. Klik onder de naam van de contactpersoon op [X] open/verzonden + andere activiteit om de details en geschiedenis van de activiteit uit te vouwen.

U kunt ook zien hoe uw contactpersonen omgaan met uw gevolgde e-mails via de Chrome-extensie. Om toegang te krijgen tot je activiteitenfeed vanuit de Chrome-extensie, klik je op het HubSpot tandwielpictogram sprocket in de rechterbovenhoek van je Chrome-browser.

Meer informatie over e-mailtracking en verkoopmeldingen en hoe je tracking kunt uitschakelen.

Tracering met instellingen voor gegevensprivacy ingeschakeld

Als je de instellingen voor gegevensprivacy hebt ingeschakeld in je account, kan HubSpot de e-mailopeningen van een contactpersoon alleen loggen en bijhouden als de contactpersoon een toegewezen wettelijke basis heeft voor gegevensverwerking. Als je meerdere ontvangers e-mailt, worden e-mailopeningen anoniem bijgehouden.

Voor nieuwe contactpersonen of bestaande contactpersonen die geen wettelijke basis voor gegevensverwerking hebben opgegeven:

• E-mailweergaven en -openingen worden niet bijgehouden.
• Als u een e-mail in Office 365 opstelt, wordt het selectievakje E-mailopeningen en -kliks bijhouden grijs weergegeven om aan te geven dat de contactpersoon niet in aanmerking komt voor tracering.
• U kunt de traceerbaarheid van een contactpersoon bijwerken door de eigenschap Rechtsgrondslag voor het verwerken van contactgegevens bij te werken.

E-mails registreren

Een gelogde e-mail verzenden met de Office 365 add-in

1. Stel een nieuwe e-mail op in Outlook.
2. Voer de ontvanger, onderwerpregel en hoofdtekst van de e-mail in.
3. Navigeer naar de HubSpot Sales add-in:
   • Outlook voor Windows of Mac (klassiek): klik in het hoofdlint op Verkooptools.
   • Outlook voor Windows of Mac (nieuw): klik in het hoofdlint op de drie horizontale punten en selecteer HubSpot Sales.
   • Outlook op het web: klik in het hoofdlint op Apps en selecteer HubSpot Sales.
4. Schakel in het taakvenster onder Berichtentools hetselectievakje Log in . Je BCC-adres wordt automatisch ingevuld in het BCC-veld.

5. Als je account standaard loginstellingen heeft geconfigureerd, selecteert de invoegtoepassing automatisch naar welke records de e-mail moet worden gelogd. Om handmatig te selecteren naar welke records de e-mail wordt gelogd:
   • Klik op hetvervolgkeuzemenu naast het selectievakje Log .
   • Schakel de selectievakjes naast de records waarnaar u de e-mail wilt loggen in of uit.
6. Als je de e-mail verstuurt naar een ontvanger die geen contactpersoon is in je CRM, kun je ervoor kiezen om een nieuwe contactpersoon te maken.
   • Als je een nieuwe contactpersoon wilt maken, schakel dan het selectievakje naast het e-mailadres in onder Als nieuwe contactpersonen maken, wanneer je de recordassociaties bewerkt.
     
     • Als je marketingcontacten gebruikt, wordt een nieuw contact dat is gemaakt door een aangemelde e-mail ingesteld als niet-marketing.
     • De HubSpot-gebruiker die de e-mail heeft verzonden, wordt automatisch toegewezen als eigenaar van de contactpersoon, zolang er geen vorige eigenaar is toegewezen.
   • Als je geen nieuwe contactpersoon wilt maken, schakel dan het selectievakje naast het e-mailadres onder Als nieuwe contactpersoon maken uit . Ontdek hoe u e-mails alleenbij bestaande contactpersonen kunt registreren.
7. Houd het HubSpot Sales taakvenster open en klik op Verzenden.

De gelogde e-mail bekijken in HubSpot

1. Navigeer naar je records:

2. Klik op de naam van het record.

3. Zoek op de tijdlijn naar de gelogde e-mail. Vanuit de e-mail kunt u het volgende doen:

• • Vastzetten: klik om de e-mail vast te zetten boven aan de tijdlijn van de contactpersoon.
  • Kopieer link: klik om de URL van de gelogde e-mail te kopiëren.
  • Beantwoorden: klik op Beantwoorden om een e-mailantwoord naar de contactpersoon vanuit HubSpot te verzenden.
  • Doorsturen: klik om de e-mail door te sturen naar een andere contactpersoon.

• • Verwijderen: klik om de e-mailactiviteit van de tijdlijn te verwijderen.

• • Uitvouwen: klik op de pijl om de volledige inhoud van de e-mail te bekijken. Als er een e-mailconversatie gaande is, klikt u op Bekijk thread om alle e-mails in de conversatie te zien.
  • Koppelingen: klik om gekoppelde bedrijfs- of dealrecords te bewerken.
  • Bijlagen: klik om bijlagen te openen die aan deze specifieke e-mail zijn gekoppeld.