E-mails volgen en loggen met de HubSpot Sales Outlook desktop add-in

Gebruik de Track en Log functies van de HubSpot Sales Outlook desktop add-in om de interactie van je contactpersonen met je e-mails te monitoren en bij te houden. Met de track functie ingeschakeld, kun je real-time meldingen ontvangen wanneer een contactpersoon je e-mail opent. Je kunt er ook voor kiezen om de e-mail te loggen in het record van de contactpersoon in HubSpot om alle communicatie uit het verleden bij te houden voor je team.

Let op: vanwege de grote veranderingen die Microsoft heeft geïntroduceerd als onderdeel van de nieuwe Outlook voor Windows, zal HubSpot geen nieuwe functionaliteit meer ontwikkelen voor de HubSpot Sales Outlook desktop add-in. De desktop add-in blijft ondersteund, maar het wordt sterk aanbevolen om in plaats daarvan de HubSpot Sales web add-in te activeren. Lees meer in deze HubSpot Community post.

Let op: als u de instellingen voor gegevensprivacy hebt ingeschakeld in uw account, is uw juridische team de beste bron om te bepalen hoe uw bedrijf e-mailregistratie en -tracering gebruikt. U kunt ook uw extensie-instellingen aanpassen om deze functionaliteit uit te schakelen voor een specifiek bericht of voor specifieke contactpersonen of e-maildomeinen. Bestaande contacten die geen wettelijke basis voor gegevensverwerking hebben verleend, worden anoniem gevolgd.

Voordat je aan de slag gaat, moet je het verschil weten tussen een gevolgde e-mail en een gelogde e-mail:

• Traceren: gebruik de traceerfunctie om bij te houden wanneer contactpersonen je e-mails openen. Om e-mails te tracken, voegt HubSpot een één-pixel trackingafbeelding in de e-mail in nadat deze is verzonden. Als je Chrome gebruikt met de HubSpot Sales Chrome-extensie, ontvang je een realtime melding op je bureaublad wanneer een contactpersoon de tracked e-mail opent. Gebruikers met een betaald Sales Hub-abonnement kunnen ook volgen wanneer een ontvanger op een koppeling in de e-mail klikt. Gratis gebruikers kunnen klikken niet volgen. HubSpot registreert gevolgde e-mailopeningen en -kliks in de activiteitenfeed en op de tijdlijn van de record. Als je hetselectievakje E-mail volgen inschakelt, wordt er geen kopie van de e-mail vastgelegd in het record in HubSpot.

• Log: gebruik de logfunctie om een kopie van een e-mail te loggen naar een record in HubSpot. Eventuele bijlagen in de e-mail worden ook in het record van de contactpersoon opgeslagen. Log je e-mails om een overzicht bij te houden van eerdere communicatie. Vastgelegde e-mails geven je geen inzicht in open- of klikinformatie.

Houd er rekening mee dat je een e-mail kunt versturen die zowel wordt bijgehouden als gelogd. Op die manier heb je een registratie van de e-mailcommunicatie en open informatie in HubSpot.

Dit artikel gaat over het volgen en loggen van e-mails met de HubSpot Sales Outlook desktop invoegtoepassing.Als je de Office 365 invoegtoepassing gebruikt, lees dan hoe je e-mails kunt volgen en loggen met de Office 365 invoegtoepassing in deze handleiding: E-mails bijhouden en loggen met de Office 365 add-in.

Let op: de Outlook desktop add-in verschijnt in elk e-mailadres dat je hebt ingesteld in je Outlook-account. Daarom worden e-mails die vanaf een van deze e-mailadressen worden verzonden, getraceerd als tracking is ingeschakeld. E-mails die vanaf een extra e-mailadres worden verzonden, worden alleen naar HubSpot gelogd als logging is ingeschakeld als het e-mailadres is verbonden met HubSpot of is toegevoegd als alias in je profiel en voorkeuren.

E-mails volgen

Om een gevolgde e-mail te verzenden met de Outlook-bureaubladtoevoeging vanuit uw Outlook-bureaubladaccount op een pc:

• Meld u aan bij uw Outlook-account.
• Stel een nieuwe e-mail op.
• Voer de ontvanger, onderwerpregel en hoofdtekst van de e-mail in.
• Schakel het selectievakje E-mail bijhouden in het berichtenlint in en klik op Verzenden.

De status van de gevolgde e-mail bekijken

Voordat je contact de e-mail opent, worden de onderwerpregel en de ontvanger van de e-mail in je activiteitenfeed in HubSpot weergegeven als Verzonden.

Als de ontvanger de e-mail opent, ontvang je een pop-upmelding in realtime op je bureaublad en wordt de e-mailmelding gemarkeerd als geopend in je activiteitenfeed. Klik op het vervolgkeuzemenu onder de naam van de contactpersoon om te zien wanneer de ontvanger je e-mail heeft geopend. Je ziet ook een geschiedenis van de activiteiten van de contactpersoon in het vervolgkeuzemenu.

Let op: realtime meldingen verschijnen als je gevolgde e-mails verzendt met de Office 365 invoegtoepassing en als je de HubSpot Sales Chrome extensie hebt. Zo niet, dan zie je alleen activiteit in je HubSpot activiteitenfeed.

Je kunt ook zien hoe je contactpersonen omgaan met je gevolgde e-mails via de Chrome-extensie. Om toegang te krijgen tot je activiteitenfeed vanuit de Chrome-extensie, klik je op het HubSpot tandwielpictogram sprocket in de rechterbovenhoek van je Chrome-browser.

Meer informatie over e-mailtracking en verkoopmeldingen en hoe u tracking kunt uitschakelen.

E-mails loggen

Om een e-mail te loggen en nieuwe contactpersonen aan HubSpot toe te voegen vanuit een gelogde e-mail, moet het e-mailadres van waaruit je verstuurt in je e-mailprogramma een van de volgende zijn:

• Een gebruiker in je account.
• Een van je verbonden e-mailadressen.
• Een alias in je e-mailprogramma (ofwel een alias die is geconfigureerd in je verbonden Gmail-inbox, of een alias die is toegevoegd aan je Profiel & Voorkeuren).

Je kunt e-mailadressen en domeinen opgeven waarvoor je nooit e-mails wilt aanmelden in je HubSpot accountinstellingen. Je kunt deze e-mailadressen en domeinen ook toevoegen in de instellingen van je invoegtoepassing.

Let op: e-mailbijlagen groter dan 50 MB worden niet naar HubSpot gelogd. Je e-mail wordt nog steeds succesvol afgeleverd bij de contactpersoon en wordt gelogd in het CRM, maar zonder bijlage.

Om een aangemelde e-mail te verzenden met de Outlook desktop invoegtoepassing vanuit je Outlook desktop account op een PC:

• Stel een nieuwe e-mail op in Outlook.
• Voer de ontvanger, onderwerpregel en hoofdtekst van de e-mail in.
• Selecteer Log naar CRM in het berichtenlint. Uw BCC-adres wordt automatisch ingevuld in het BCC-veld .

• Je kunt ervoor kiezen om de e-mail te loggen in de gekoppelde records van de ontvangers.
  • Standaard selecteert de invoegtoepassing automatisch de vijf meest recente gekoppelde deal- of ticketrecords van de contactpersoon om e-mails naar te loggen.
  • Om expliciet te selecteren naar welke gekoppelde records de e-mail moet worden gelogd:
    • Klik onder het selectievakje Log naar CRM op het vervolgkeuzemenu voor records .
    • Selecteer de selectievakjes naast de records waarnaar de e-mail moet worden gelogd.

• • • Als je de e-mail verstuurt naar een ontvanger die geen contactpersoon is in je CRM, wordt er een nieuwe contactpersoon aangemaakt. U ziet het e-mailadres van de contactpersoon in de lijst wanneer u de koppelingen bewerkt. Schakel het selectievakje uit als u niet wilt dat de e-mail naar de nieuwe contactpersoon wordt gelogd. Leer hoe u e-mails alleen bij bestaande contactpersonen kunt loggen.
• Klik op Verzenden.

Je kunt aanpassen naar welke gekoppelde records je e-mails automatisch worden gelogd in de instellingen van je Outlook desktop invoegtoepassing. Als je marketingcontacten gebruikt, wordt een nieuw contact dat wordt gemaakt door een gelogde e-mail ingesteld als niet-marketing.

Let op: als een nieuwe contactpersoon wordt aangemaakt via een aangemelde e-mail, wordt de HubSpot-gebruiker die de e-mail heeft verzonden automatisch toegewezen als de eigenaar van de contactpersoon, zolang er geen eerdere eigenaar is toegewezen.

Bekijk de gelogde e-mail in HubSpot

E-mails die worden gelogd naar HubSpot met behulp van de Outlook desktop add-in worden automatisch gekoppeld aan de records die je hebt opgegeven voordat je de e-mail verstuurde. Om de gelogde e-mail in HubSpot te zien:

Om de gelogde e-mail in HubSpot te zien:

• Navigeer in je HubSpot-account naar je records:
  • Contacten:
  • Bedrijven:
  • Aanbiedingen:
  • Tickets:
• Klik op de naam van het record.
• Zoek op de tijdlijn naar de gelogde e-mail. Vanuit de e-mail kun je het volgende doen:
  
  1. Gekoppelde records: klik om de gekoppelde records te bewerken.
  2. Vastpinnen: klik om de e-mail vast te pinnen bovenaan de tijdlijn.
  3. Verwijderen: klik om de e-mailactiviteit van de tijdlijn te verwijderen.
  4. Details: klik om specifieke informatie over de verzonden e-mail te bekijken.
  5. Uitvouwen: klik om de volledige body van de e-mail te zien. Als er een lopende e-mailconversatie is, klik op Bekijk thread om alle e-mails in de thread te zien.
  6. Bijlagen: klik om bijlagen te openen die bij deze specifieke e-mailverzending horen.
  7. Beantwoorden: klik op Beantwoorden om een e-mailantwoord naar de contactpersoon vanuit HubSpot te verzenden.

Let op: om e-mail antwoorden vanuit HubSpot te versturen en inkomende antwoorden naar HubSpot te loggen, moet je een verbonden inbox hebben.