Een bot maken

Maak een chatflow met een bot om in contact te komen met je websitebezoekers. De bot verschijnt als een chatwidget op je websitepagina's waar een bezoeker een gesprek kan starten. De bot kan helpen bij het kwalificeren van leads, het boeken van vergaderingen of het aanmaken van support tickets door het sturen van een reeks vragen en geautomatiseerde antwoorden. Gebruik de bot om de eerste informatie over de bezoeker te verzamelen voordat een lid van je team het gesprek overneemt.

Let op: alleen gebruikers met rechten voorChatflows op het tabblad CRM kunnen chatflows maken en bewerken.

Als je een bezoeker wilt doorverbinden met een lid van je live team zodra ze een gesprek starten via de chatwidget, lees dan hoe je een chatflow met live chat kunt maken.

Je kunt ook een bot maken voor je Facebook Messenger-account. Leer hoe je een chatflow voor Facebook Messenger kunt maken.

Bekijk de onderstaande video voor een overzicht van dit proces:

Bekijk de volledige HubSpot Academy les: Gesprekken opzetten

Voordat je begint

Voordat je een bot kunt maken, moet je een chatkanaal koppelen aan de conversatie-inbox of helpdesk. Het chatkanaal is de plek waar je de beschikbaarheid van je team en het uiterlijk van de widget kunt aanpassen. Als je de bot toevoegt aan een website die niet wordt gehost bij HubSpot, moet je bovendien de trackingcode toevoegen aan je externe pagina's voordat je een bot maakt. De bot verschijnt niet als de trackingcode niet is geïnstalleerd.

Een bot maken

Zodra je chatkanaal is verbonden met de inbox of helpdesk en de trackingcode is geïnstalleerd op de externe pagina's, kun je een bot vanaf nul opbouwen of een van de vijf verschillende botsjablonen gebruiken die HubSpot heeft gemaakt, vervolgens je botacties aanpassen en als/dan takken toevoegen om de stroom van de conversatie te bepalen.

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Chatflows.
• Klik rechtsboven op Chatflow maken.
• Selecteer Website. Als je een chatflow aan je Facebook Messenger-account wilt toevoegen, lees dan hoe je een chatflow voor Facebook Messenger maakt.
• Selecteer een botsjabloon in de linkerzijbalk in de sectie Bouw een bot :
  • Conciërgebot (alleenService Hub Professional of Enterprise ): gebruik deze sjabloon om bezoekers naar het juiste team te leiden op basis van hun reden om een chat te starten. Afhankelijk van het antwoord van de bezoeker kunnen ze de kennisbank doorzoeken, verbinding maken met een lid van uw live team of een afspraak maken met uw team. Je hebt toegang tot de kennisbank nodig om deze botsjabloon te kunnen gebruiken.
  • Leads kwalificeren bot: gebruik deze sjabloon om informatie te verzamelen over de bezoeker en hun reden voor het bezoeken van uw site.
  • Vergaderingen bot: gebruik deze sjabloon om een vergaderlink te delen met een bezoeker, zodat ze tijd kunnen reserveren met u of uw team.
  • Tickets bot: gebruik deze sjabloon om informatie te verzamelen over de supportvraag van een bezoeker, maak dan een ticket aan om hun probleem te volgen in uw conversatie-inbox of helpdesk. U moet toegang hebben tot het bewerken van tickets om deze bot te kunnen gebruiken.
  • Kennisbank & support bot ( alleenService Hub Professional of Enterprise ): gebruik deze sjabloon om kennisbankartikelen te delen met bezoekers, en geef ze vervolgens de optie om contact op te nemen met uw team of een ticket in te dienen als ze nog hulp nodig hebben. Voordat u deze sjabloon gebruikt, selecteert u gebruikers en teams om gesprekken naar toe te leiden als de vraag niet kan worden opgelost met een artikel.In de linker zijbalk, in de Build a bot sectie, selecteert u een botsjabloon.

  Let op: accounts die zijn aangemaakt na 1 april 2024 hebben geen toegang tot de Ticket bot en Knowledge base & support bot. Meer informatie over het koppelen van chatflows aan de helpdesk.

• Klik op Volgende.
• Kies op de pagina Werkruimte een inbox of helpdesk en pas de taalinstellingen aan:
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Kies een inbox of helpdesk en selecteer een inbox of helpdesk om de chatflow mee te verbinden. U kunt alleen inboxen selecteren met een verbonden chatroom. Meer informatie over het verbinden van kanalen met de inbox.

• • Klik op het vervolgkeuzemenu Taal om de taal van de chatflow te wijzigen.
  • Als u een Concierge bot of een Meetings bot maakt, klikt u op het vervolgkeuzemenu Meetingslink om te kiezen welke vergaderlink met de bezoeker wordt gedeeld.
  • Als u een Knowledge base + live support bot of een Offline bot maakt, om te bepalen welke gebruikers inkomende berichten ontvangen, klikt u op het Select inbox users dropdown menu.

• Klik op Maken.

Bouw

Op het tabblad Build past u de botsjabloon aan en maakt u een welkomstbericht om uw bezoekers te begroeten. U kunt ook extra acties toevoegen om het verloop van de botconversatie aan te passen.

Een welkomstbericht maken

Het welkomstbericht is het eerste wat een bezoeker te zien krijgt als hij of zij met u gaat chatten.

• Om de inhoud van het welkomstbericht te bewerken, klikt u op de stap Welkomstbericht in de botsjabloon.
• In het paneelWelkomstbericht dat rechts wordt geopend, voert u een bericht in en klikt u op Opslaan.

Botacties toevoegen

Of u nu een bot vanaf nul maakt of een sjabloon gebruikt, u kunt verschillende botacties gebruiken om informatie over de bezoeker te verzamelen. Je kunt vragen stellen, een contactpersoon of bedrijfseigenschap instellen , een kennisbankartikel delen of een vergadering boeken met botacties.

• Om nieuwe vragen of acties toe te voegen, klikt u op het add plus-pictogram.

• Selecteer een actie in het rechterpaneel. Meer informatie over de verschillende botacties.

• Bewerk de details van de actie in het rechterpaneel. De instellingen die u kunt wijzigen, zijn afhankelijk van de actie. Als u bijvoorbeeld een aangepaste vraag stelt, kunt u de vraag invoeren en snelle antwoorden instellen die uw bezoeker kan selecteren als antwoord op uw berichtprompt.
• Klik op Opslaan.

• Als u de instellingen van een bestaande actie wilt bewerken, klikt u op de actie in de bot-editor en maakt u uw wijzigingen in het rechterpaneel.
• Als u een Professional of Enterprise-gebruiker bent, kunt u de stroom van de botconversatie aanpassen met behulp van als/dan-takken. Met als/dan-takken kunt u een bezoeker naar een specifieke botactie sturen, afhankelijk van hun reactie, de waarde van een contacteigenschap of de beschikbaarheid van uw team.
  • Selecteer een actie.
  • Klik in het rechterpaneel op het tabblad Als/dan takken.
  • Leer hoe u if/then-takken kunt gebruiken in uw botacties.

Let op: Starter- en gratis gebruikers kunnen geen als/dan-takken toevoegen aan hun botacties.

• Als u een gebruiker bent met accounttoegangsrechten, kunt u de botconversatie omleiden naar een specifiek lid van uw team. Om de botconversatie naar een lid van uw team te routeren, klikt u op hetpluspictogram add en selecteert u vervolgens Send to team member (Verzenden naar teamlid ) in het rechterpaneel. Het gesprek wordt doorgestuurd naar een beschikbaar teamlid, op voorwaarde dat het binnen de werkuren van de bot valt.

Let op: de gebruiker aan wie je het gesprek doorstuurt, moet een Sales Hub of Service Hub-vestiging hebben .

• Om acties die tijdens het bewerken van de flow van je bot zijn verbroken weer te verbinden, klik je op de knop Waarschuwingen linksboven. Je kunt ook naar losgekoppelde acties zoeken met de Ga naar actie zoekbalk rechtsboven.
• Als u klaar bent met het bewerken van de acties van de bot, ziet u elke actie in het pad van de bot in een enkele weergave. U kunt uw als/dan vertakkingslogica bekijken en wijzigen, de instellingen van een individuele actie bewerken of een specifieke actie zoeken met de Ga naar actie zoekbalk rechtsboven.
• Om te zien hoe de bot eruit zal zien op uw website, klikt u rechtsboven op Voorbeeld.
• Om verder te gaan, klikt u onderaan op Opslaan en vervolgens op het tabblad Doel .

Afhankelijk van uw use case, na het verzamelen van wat basisinformatie over de bezoeker, kunt u de bezoeker doorsturen naar een lid van uw live team of naar de inbox van gesprekken of de helpdesk voor een teamlid om te triagen of een ticket in te dienen.

Doel

Op het tabblad Doel kunt u bepalen wanneer de bot op uw websitepagina's wordt weergegeven. U kunt een bot weergeven wanneer een bezoeker op een specifieke pagina-URL is, of op basis van bekende informatie over uw bezoekers. U kunt de targetingopties ook combineren om een op maat gemaakte, gepersonaliseerde ervaring te creëren voor bezoekers op uw site. Lees meer over de verschillende targetingopties en targetingregels die u kunt gebruiken met uw chatflows.

• Om de bot te tonen wanneer een bezoeker op een specifieke website-URL is, in de sectie Website-URL :
  • Klik op het eerste dropdownmenu en selecteer Website URL.
  • Klik op het tweede dropdownmenu en selecteer een targetingregel.
  • Voer uw regelcriteria in het tekstveld in.
• Om de bot te tonen wanneer een bezoeker op een websitepagina is waarvan de URL specifieke queryparameters bevat:
  • Klik op het eerste dropdownmenu en selecteer Queryparameter.
  • Voer in het eerste tekstveld de naam van de queryparameter in.
  • Klik op de dropdown en selecteer een targetingregel.
  • Voer in het tweede tekstveld de waarde van de queryparameter in.

• Klik op Regel toevoegen om nog een regel toe te voegen.
• Om de bot uit te sluiten van bepaalde pagina's (bijv. een privacybeleidspagina), klik je op Uitsluitingsregel toevoegen.

U kunt uw bot ook richten op specifieke contacten op basis van bekende informatie over hen. Om criteria in te stellen op basis van bezoekersinformatie, in de sectieBezoekersinformatie :

• Klik op het eerste dropdown menu en selecteer een filter. U kunt filters gebruiken die specifiek gericht zijn op bekende contacten of onbekende bezoekers.
• Klik op het tweede vervolgkeuzemenu en selecteer uwcriteria.
• Klik op Regel toevoegen om nog een regel toe te voegen.
• Om het pop-upformulier uit te sluiten op bepaalde pagina's (bijvoorbeeld een pagina met privacybeleid), klik je op Uitsluitingsregel toevoegen.
• Om nog een filtergroep met aanvullende targetingregels te maken, klik je op Filtergroep toevoegen.
• Klik onderaan op Opslaan en vervolgens op het tabblad Weergave om verder te gaan.

Weergeven

Pas op het tabblad Weergave de weergave-instellingen van de bot aan, inclusief de chatkop, het gedrag van de chatwidget en de triggers van de chatwidget. Om de accentkleur van de bot en de plaatsing op de pagina aan te passen, leest u hoe u het uiterlijk van de chatwidget verder kunt aanpassen in uw Postvak In-instellingen.

• Standaard wordt de bedrijfsnaam die je hebt ingesteld in de merkinstellingen van je account weergegeven als de chatkop. Om de chatkop te bewerken, klikt u op om de sectie Kies chatavatar uit te vouwen en bewerkt u de naam in het veld Chatkop . Om de avatar van de afbeelding te wijzigen, gaat u met de muis over de avatar en klikt u op Foto wijzigen.

• Bepaal het gedrag van de widget op desktop- of mobiele schermen in de sectie Chatweergavegedrag . Klik op Chatkop om de sectie uit te vouwen.
  • Selecteer op het tabblad Desktop het keuzerondje naast het gewenste weergavegedrag:
    • Pop het welkomstbericht open als prompt: een voorbeeld van het welkomstbericht boven de chatwidget weergeven.
      • Snelle antwoorden onder het welkomstbericht weergeven: schakel dit selectievakje in om de opties voor snelle antwoorden direct onder het welkomstbericht weer te geven, buiten het chatvenster. Als deze instelling is uitgeschakeld, moeten bezoekers de chatwidget openen om de opties voor snel antwoorden te bekijken en te kiezen.

• • • Toon alleen de chat launcher: toon alleen de chat launcher zodat bezoekers moeten klikken om het chatvenster te openen.
    • Toon het welkomstbericht en open de chat wanneer aan een trigger is voldaan: toon een voorbeeld van het welkomstbericht en open de chatwidget wanneer aan een trigger is voldaan of wanneer de bezoeker op de widget klikt, afhankelijk van wat het eerst gebeurt.

• • Selecteer op het tabblad Mobiel het keuzerondje naast het gewenste weergavegedrag:
    • Pop het welkomstbericht openen als prompt: een voorbeeld van het welkomstbericht boven de chatwidget weergeven.
    • Toon alleen de chat launcher: toon alleen de chat launcher zodat bezoekers moeten klikken om het chatvenster te openen.

Let op: om de chatflow op mobiele apparaten uit te schakelen, kun je een uitsluitingsregel toevoegen in je targeting-instellingen om de chatflow te verbergen wanneer iemand je pagina bekijkt op een mobiel apparaat.

• Je kunt ook bepalen wanneer de chatwidget op de pagina wordt geladen. Klik op Triggers om de sectie uit te vouwen en schakel vervolgens het selectievakje naast de trigger voor chatweergave in.
  
  • On exit intent: activeer de bot wanneer de muis van een bezoeker naar de bovenkant van het browservenster beweegt.
  • Tijd op pagina in seconden: activeer de bot wanneer een bepaalde tijd (in seconden) voorbijgaat terwijl de bezoeker op de pagina is.

Let op: voor een snellere paginalading raadt HubSpot een vertraging van 5 seconden of meer aan. Meer informatie over de laadtijd van je site.

• • Percentage van de pagina gescrold: activeer de live chat widget als de bezoeker tot een bepaald punt op de pagina heeft gescrold.

• Klik op Opslaan en klik vervolgens op het tabblad Opties.

Let op: nadat u klaar bent met het instellen van uw bot, kunt u de chatwidget automatisch openen wanneer een bezoeker een specifieke pagina-URL laadt. Voeg #hs-chat-open toe aan het einde van een pagina-URL. Je kunt deze URL's vervolgens koppelen in je e-mails, landingspagina's en andere marketingcampagnes om bezoekers rechtstreeks naar je chatwidget te sturen.

Opties

Pas extra opties aan voor uw bot, waaronder aangepaste foutmeldingen, de weergavetaal en opties voor gegevensprivacy.

Algemeen

• Om een vertraging in te stellen tussen elk bericht dat naar bezoekers wordt verzonden, klikt u op het vervolgkeuzemenu Typvertraging tussen berichten en selecteert u een optie.

• Om de hoeveelheid tijd aan te passen die moet verstrijken voordat de chatsessie wordt teruggezet naar het begin, klikt u op het vervolgkeuzemenu Sessietime-out en selecteert u een optie. De time-out gaat in wanneer de bezoeker stopt met reageren. Als de bezoeker een ander bericht stuurt nadat de time-out is verstreken, stuurt de conversatie het welkomstbericht opnieuw.

Let op: wanneer een bezoeker elke botactie voltooit, wat betekent dat ze de laatste stap in de flow van uw bot bereiken, wordt de chatsessie niet gereset nadat de geselecteerde sessietijd is verstreken.

• Om de reactie aan te passen die bezoekers te zien krijgen wanneer een verzoek mislukt, voert u foutberichten in in het veld Algemene foutmelding .

Taal

Om de weergavetaal van de bot te wijzigen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Selecteer een taal en selecteert u een andere taal.

Beschikbaarheid

Bepaal wanneer de chatwidget op uw site moet verschijnen, afhankelijk van de beschikbaarheid van uw team die is ingesteld in uw kanaalinstellingen. Klik op het vervolgkeuzemenuBeschikbaarheid en selecteer een optie:

• Alleen tonen wanneer teamleden beschikbaar zijn om te chatten: de chatwidget verschijnt alleen tijdens kantooruren of wanneer ten minste één teamlid beschikbaar is.
• Altijd tonen: de chatwidget verschijnt altijd op je site.

Let op: als je meerdere chatflows hebt ingesteld in je account, controleert de prioriteit van de chatflow niet de beschikbaarheid van het team bij de beslissing welke chatflow wordt weergegeven.

Gegevensprivacy & toestemming

• Om de tekst met toestemming voor cookies voor de live chat-widget in te schakelen, klikt u op om de schakelaar Toestemming voor het verzamelen van chatcookies in te schakelen. Je kunt de tekst met toestemming voor cookies die in de banner wordt weergegeven niet aanpassen.
• Als je de cookietekst inschakelt, kun je aangeven wanneer de toestemmingsbanner moet verschijnen.
  • Om de toestemmingsbanner weer te geven voordat een bezoeker een chat start, selecteert u het keuzerondje Toon toestemmingsbanner voordat bezoeker een chat start .
  • Om de banner weer te geven wanneer de bezoeker de pagina begint te verlaten, selecteert u het keuzerondje Toon toestemmingsbanner aan bezoeker bij intentie afsluiten.

• Om de toestemming van een bezoeker voor het verwerken van zijn gegevens vast te leggen, klikt u op om de schakelaar Toestemming voor het verwerken van gegevens in te schakelen.
• Klik op het keuzemenu Toestemmingstype en selecteer een van de volgende opties:
  • Vereist uitdrukkelijke toestemming: als deze optie is ingeschakeld, moeten bezoekers op Ik ga akkoord klikken voordat ze een bericht kunnen verzenden.
  • Legitiem belang: de toestemming van bezoekers wordt geïmpliceerd wanneer ze met je gaan chatten. De tekst Toestemming om gegevens te verwerken wordt nog steeds weergegeven, maar ze hoeven niet op Ik ga akkoord te klikken om de chat te starten.
• In het veld Toestemming verwerken wordt de standaardtekst van HubSpot weergegeven. Je kunt de tekst bewerken om uit te leggen waarom je de persoonlijke gegevens van de bezoeker moet opslaan en verwerken. Als je de toestemmingstekst aanpast, maar daarna wilt terugkeren naar de standaardtekst, klik dan op Terugzetten naar standaardtekst geleverd door HubSpot.

Let op: hoewel deze functies beschikbaar zijn in HubSpot, is je juridische team de beste bron om je advies te geven over naleving van de regels in jouw specifieke situatie.

Marketingcontacten

Feedback verzamelen van chatbezoekers( alleenService Hub Professional of Enterprise )

U kunt een klanttevredenheidsonderzoek versturen vanuit de chatwidget. Het verzamelen van feedback kan u helpen uw algemene chatstrategie te verbeteren, de effectiviteit van uw team te meten en de prestaties van uw individuele teamleden via chat te verfijnen.

• Klik in het gedeelte Feedback verzamelen van chatbezoekers op het vervolgkeuzemenu Bestaande enquête koppelen en selecteer een enquête.

Let op: u kunt alleen een bestaande enquête verbinden waarbij Chat is geselecteerd als de leveringsmethode.

• Als u een nieuwe enquête wilt maken om deze met de bot te verbinden, klikt u op Nieuwe enquête maken. Zorg ervoor dat u Chat als leveringsmethode selecteert .

Als een chatgesprek eindigt, verschijnt de enquête in de chatwidget. Als er reacties op de enquête worden verzameld, verschijnen deze op de pagina met enquêtedetails en in de thread in de inbox van de conversatie of in de helpdesk.

Bekijk en voeg bots toe aan uw websitepagina's

Als u klaar bent met het bewerken van de bot, klikt u op Opslaan. Klik rechtsboven op Voorbeeld om de instellingen van de bot te testen. Wanneer u klaar bent met bewerken, klikt u op om de bot toe te voegen aan uw websitepagina's.

Wanneer uw bot live staat op uw websitepagina's, kunnen bezoekers een gesprek starten met de bot. U kunt dan binnenkomende berichten bekijken en beantwoorden in uw conversatie-inbox of helpdesk of de prestaties van uw bot analyseren.