Records ontdubbelen in HubSpot

HubSpot ontdubbelt automatisch contactpersonen op basis van e-mailadressen en bedrijven op basis van domeinnamen. Record-ID's kunnen ook worden gebruikt om contacten, bedrijven, deals, tickets, producten en aangepaste objecten te ontdubbelen. Om te ontdubbelen via import, kunt u Record ID's of aangepaste eigenschappen die unieke waarden vereisen opnemen in uw importbestand. Gebruikers met een Professional- of Enterprise-account kunnen mogelijke duplicaten ook handmatig beheren met de tool voor duplicaatbeheer.

Automatische ontdubbeling in HubSpot

HubSpot ontdubbelt objecten die worden gemaakt in de CRM (bijv. imports, formulierinzendingen) op de volgende manieren:

• Contacten ontdubbelen op gebruikerskenmerk
• Contacten ontdubbelen op e-mailadres
• Ontdubbelen van bedrijven op bedrijfsdomeinnaam
• Ontdubbelen van records op record-ID
• Ontdubbel records op aangepaste unieke waarde-eigenschappen

Contacten ontdubbelen op gebruikersnaam

Wanneer een nieuw contact wordt toegevoegd aan HubSpot via een formulier, controleert HubSpot het gebruikerstoken van een contact (d.w.z. hubspotutk cookie) om te zien of het overeenkomt met een bestaand contact. Als je de instellingen voor gegevensprivacy hebt ingeschakeld in je account, moet een gebruiker de banner van je privacybeleid accepteren om deze cookie te kunnen koppelen aan hun contactrecord.

Als twee formulierinzendingen afkomstig zijn van dezelfde browser en computer, worden de inzendingen samengevoegd tot één record omdat HubSpot dezelfde gebruikerstoken detecteert voor beide inzendingen. In dit geval zal het volgende gebeuren:

• De informatie van de tweede formulierinzending zal de informatie van de eerste inzending overschrijven omdat ze dezelfde cookie in hun browser hebben opgeslagen.
• Als het e-mailadres van de tweede indiening nog niet bestaat als contactpersoon in HubSpot, wordt het bestaande e-mailadres van de contactpersoon overschreven.
• Als de contactpersoon het formulier indient met een van zijn secundaire e-mailadressen in HubSpot, vervangt het secundaire e-mailadres het primaire e-mailadres na de indiening.

Als je wilt dat bij elke verzending van een formulier vanuit dezelfde browser een nieuwe contactpersoon wordt aangemaakt, dan kun je de instellingAltijd nieuwe contactpersoon maken voor nieuwe e-mail inschakelen in je formulieropties.

Contacten ontdubbelen op e-mailadres

Wanneer een nieuw contact wordt toegevoegd, zoekt HubSpot naar een overeenkomende waarde in de eigenschap E-mail.

• Als je handmatig een contactpersoon probeert te maken met hetzelfde e-mailadres als een bestaand contact, waarschuwt HubSpot dat er al een contactpersoon bestaat en kun je het extra contact niet toevoegen.
• Als je een contactpersoon toevoegt via een formulier en er bestaat al een contactpersoon in je account met hetzelfde e-mailadres, dan wordt de nieuwe contactpersoon toegevoegd aan de bestaande contactpersoon. Als de contactpersoon een formulier indient met zijn of haar tweede e-mailadres, overschrijft het e-mailadres het bestaande e-mailadres voor de contactpersoon. Als u wilt dat bij elke verzending van een formulier vanuit dezelfde browser een nieuwe contactpersoon wordt aangemaakt, kunt u de instellingAltijd nieuwe contactpersoon maken voor nieuwe e-mail in uw formulieropties inschakelen.
• Wanneer toegevoegd via importeren:
  • Als er al een contactpersoon bestaat in je account met hetzelfde e-mailadres, wordt de nieuwe contactpersooninformatie toegevoegd aan de bestaande contactpersoonrecord. Als je bijvoorbeeld een lijst met contactpersonen importeert met "admin@hubspot.com" en een bestaand contactpersoon in je HubSpot-account heeft het e-mailadres "admin@hubspot.com", dan wordt de geïmporteerde informatie toegevoegd aan dat bestaande contactpersoonrecord.
  • Als je het secundaire e-mailadres van een contactpersoon in HubSpot gebruikt als hun unieke identificatie in een import, als je zowel het secundaire e-mailadres als de Record-ID als kolommen in je bestand opneemt, vervangt het secundaire e-mailadres het primaire e-mailadres bij het importeren. Als je niet wilt dat de secundaire e-mail de primaire overschrijft, neem dan niet ook de kolom Record ID op in je bestand.
  • Als u de eigenschap E-mail niet opneemt in uw import, wordt elke rij van uw importbestand geïmporteerd als een nieuwe contactpersoonrecord.
  • Als er al meerdere records bestaan met hetzelfde e-mailadres als een contactpersoon die je importeert, krijg je een importfout en wordt die contactpersoon niet geïmporteerd.

Ontdubbelen van bedrijven op bedrijfsdomein

• Als je handmatig een bedrijf probeert te maken met dezelfde domeinnaam als het primaire domein van een bestaand bedrijf, zal HubSpot je waarschuwen dat er al een bedrijf bestaat.
• Wanneer het bedrijf wordt toegevoegd via importeren, wordt de domeinnaam van het bedrijf gebruikt om bedrijven te ontdubbelen , tenzij je ervoor hebt gekozen om in plaats daarvan een aangepaste eigenschap te gebruiken die unieke waarden vereist als unieke identificatiecode. Als u een aangepaste eigenschap gebruikt die unieke waarden vereist, kan uw bestand dubbele bedrijfsdomeinnamen bevatten.
  • Als er al een bedrijf bestaat in uw account met dezelfde domeinnaam of aangepaste unieke id-eigenschapwaarde, wordt de nieuwe bedrijfsinformatie toegevoegd aan de bestaande bedrijfsrecord.
  • Als er al meerdere bedrijven bestaan met dezelfde domeinnaam of unieke aangepaste ID-eigenschap, ontvangt u een importfout en wordt dat bedrijf niet geïmporteerd.

• • Als u de bedrijfsdomeinnaam of een andere unieke aangepaste ID-eigenschap niet opneemt in uw import, wordt elke rij van uw importbestand geïmporteerd als een nieuwe bedrijfsrecord.

Let op: bedrijven die via de API zijn aangemaakt, worden niet ontdubbeld door de eigenschap Bedrijfsdomeinnaam.

Records ontdubbelen op Record ID

Wanneer je contact-, bedrijfs-, deal-, ticket-, product- of aangepaste objectrecords wilt importeren, kun je een unieke Record ID gebruiken om deze records te matchen met bestaande records in HubSpot. Deze Record ID kan worden gebruikt om records te ontdubbelen tijdens het importeren of om te zoeken naar een specifiek record in HubSpot.

• Om de Record ID's te krijgen, exporteer je records of bekijk je de waarde van een specifiek object voor hun Record ID.
• Neem een Record ID kolom op in je bestand wanneer je je records importeert in HubSpot. Als je de kolom Record ID in je bestand opneemt, zullen alle rijen zonder een waarde voor Record ID nieuwe records maken.
• Tijdens het importeren wordt je gevraagd om de kolom met de Record ID in de HubSpot-eigenschappenkolom te matchen.

Meer informatie over het importeren van Record-ID's en het instellen van je importbestanden.

Records ontdubbelen met aangepaste unieke waarde-eigenschappen

Voor contactpersonen, bedrijven, deals, tickets en aangepaste objecten kunt u tot tien aangepaste eigenschappen maken die unieke waarden vereisen. Wanneer een eigenschap unieke waarden vereist, kunnen gebruikers niet dezelfde waarde invoeren voor meerdere records.

Uw bedrijf maakt bijvoorbeeld een bestelnummer voor elke online aankoop. U kunt een eigenschap Bestelnummer instellen die voor elke transactie een uniek nummer vereist. Als een gebruiker een overeenkomst probeert aan te maken of te bewerken met een bestaande waarde voor Bestelnummer, krijgt hij een melding dat het nummer al in gebruik is en kan hij de overeenkomst niet opslaan.

Het volgende gedrag wordt verwacht voor unieke waarde-eigenschappen:

• Unieke waarden worden ondersteund bij het handmatig maken of bewerken van een record in HubSpot en bij het maken, bijwerken of associëren van contactpersonen, bedrijven, deals, tickets en aangepaste objecten via import.
• Unieke waarden worden momenteel niet ondersteund in formulieren. Als het je doel is om bestaande records bij te werken of te koppelen via formulierverzendingen, is het aan te raden om in plaats daarvan de standaard ontdubbelingseigenschappen te gebruiken (bijv. E-mail, Domeinnaam, Record ID).
• Als u een unieke waarde-eigenschap voor contactpersonen maakt, zullen wanneer bezoekers worden geconverteerd naar een contactrecord, alle bezoekerseigenschapwaarden die niet voldoen aan de unieke-eigenschapvereisten worden gewist. Meer informatie over het identificeren van bezoekers.

Contactpersonen en bedrijven handmatig ontdubbelen( alleenProfessional en Enterprise )

Je kunt contacten en bedrijven in je HubSpot-account ook ontdubbelen met de tool voor duplicaatbeheer. Als je account een abonnement heeft op Operations Hub Professional of Enterprise, kun je records in bulk ontdubbelen en een overzicht van dubbele recordgegevens bekijken in het commandocentrum voor gegevenskwaliteit.

De duplicaatbeheertool identificeert duplicaten door de waarden van de records voor de volgende eigenschappen te vergelijken:

• Contactpersonen: Voornaam, Achternaam, E-mailadres, IP-land, Telefoonnummer, Postcode en Bedrijfsnaam.
• Bedrijven: Bedrijfsdomeinnaam, bedrijfsnaam, land/regio, telefoonnummer en branche.

• Navigeer in je HubSpot-account naar contactpersonen of bedrijven:
  
  • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
• Klik rechtsboven op Acties > Duplicaten beheren.
• Bekijk een lijst met dubbele contact- of bedrijfsparen. U kunt ook zien wanneer de meest recente duplicaten zijn geïdentificeerd.

Let op: boven de tabel verwijst Laatste controle op duplicaten op [datum] naar de laatste keer dat een duplicaat werd geïdentificeerd door een scan. Scans op duplicaten vinden dagelijks plaats.

• Als je de records wilt filteren, klik je op de vervolgkeuzemenu's voor eigenschappen boven de tabel en selecteer je criteria. Je kunt filteren op Eigenaar, Aanmaakdatum, Datum laatste activiteit en Ontdekt (de datum waarop het potentiële duplicaat is gevonden). Voor contactpersonen kun je ook filteren op levenscyclusfase.
• Om een enkel paar mogelijke duplicaten te vergelijken, klik je op Controleren naast een paar contactpersonen of bedrijven. In het dialoogvenster kunt u de eigenschappen van de record vergelijken en analyseren welke record u wilt behouden.
  
  • Als u wilt wijzigen welke eigenschappen worden weergegeven bij het vergelijken van de records, klikt u op Te beoordelen eigenschappen instellen. Klik op Toepassen als u de eigenschappen hebt geselecteerd.
  • Selecteer de contactpersoon/het bedrijf dat u wilt behouden en klik op Samenvoegen. Meer informatie over het samenvoegen van contactpersonen of bedrijven in HubSpot.
  • Als de twee records geen duplicaten zijn, klik je in het dialoogvenster op Annuleren. Klik in de tabel op Afwijzen om dit geïdentificeerde paar te verwijderen uit het dashboard Duplicaten beheren. Afgewezen suggesties verschijnen voortaan niet meer in de duplicatentool.

• Om dubbele records samen te voegen of suggesties in bulk af te wijzen( alleenOperations Hub Professional en Enterprise ), selecteer je de selectievakjes naast de records.

• Om het voorgestelde paar af te wijzen, klik je op Afwijzen bovenin de tabel. De records worden verwijderd van het dashboard en verschijnen niet meer als suggestie. Als een record van een eerder afgewezen suggestie wordt samengevoegd in een andere record, kan deze opnieuw verschijnen in de duplicaten-tool.
• Om een afgewezen paar ongedaan te maken, klik je rechtsboven op Afgewezen duplicaten beoordelen. Klik vervolgens op Ongedaan maken.

• Als u de records wilt vergelijken, klikt u boven in de tabel op Controleren .
  • Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Samenvoegcriteria en selecteer het criterium dat bepaalt hoe de records worden samengevoegd:

• • • Meest recente verbintenis: alle geselecteerde records worden samengevoegd in de record met de meest recente waarde voor de eigenschapLaatste engagementdatum. Opdrachten die van invloed zijn op deze eigenschap zijn onder andere interacties met websitepagina's, formulieren, documenten, link naar vergadering of gevolgde één-op-één e-mails.
    • Oudste engagement: alle geselecteerde records worden samengevoegd in het record met de oudste waarde voor de eigenschapLaatste engagementdatum.
    • Eerst aangemaakt: alle geselecteerde records worden samengevoegd in het oudste record op basis van de eigenschap Aanmaakdatum.
    • Laatst aangemaakt: alle geselecteerde records worden samengevoegd in de nieuwste record op basis van de eigenschap Aanmaakdatum.
    • Meest recent bijgewerkt: alle geselecteerde records worden samengevoegd in het record met de meest recente update van de eigenschapwaarde. Alle eigenschappen, inclusief verborgen interne HubSpot eigenschappen, worden geëvalueerd.
  • Klik op Alles samenvoegen.

Meer informatie over wat er gebeurt als je contactpersonen of bedrijven samenvoegt.