Gevoelige gegevens opslaan in HubSpot

Om gevoelige informatie op te slaan in je HubSpot account, zoals persoonlijke identificatie, financiële, gezondheids- of medische informatie, kunnen gebruikers met Super Admin rechten de instelling Gevoelige gegevens inschakelen. Zodra de instelling is ingeschakeld, kun je aangepaste eigenschappen maken waarin gevoelige gegevens worden opgeslagen en vervolgens de toegang van gebruikers tot de eigenschappen beperken met behulp van permissies op veldniveau.

Voordat u aan de slag gaat

Voordat je Sensitive Data gaat opslaan, moet je de volgende informatie doornemen, inclusief vereisten, beperkingen en aanbevelingen met betrekking tot de Sensitive Data functionaliteit.

• Je kunt alleen bepaalde typen Gevoelige gegevens opslaan in HubSpot. Raadpleeg de pagina met voorwaarden voor Gevoelige gegevens om te begrijpen welke typen Gevoelige gegevens je kunt opslaan en waar deze functies beschikbaar zijn.
• Alleen gebruikers met Super Admin rechten kunnen Gevoelige gegevens inschakelen. Zodra de instelling Gevoelige gegevens is ingeschakeld, kan deze niet meer worden uitgeschakeld.
• Alleen gebruikers met Superbeheerdersrechten kunnen eigenschappen van Gevoelige gegevens maken, bewerken of verwijderen. Partner Admin-gebruikers kunnen geen Sensitive Data-eigenschappen maken, bewerken of verwijderen, tenzij ze ook Super Admin-rechten hebben.
• Eigenschappen met gevoelige gegevens zijn niet beschikbaar in bepaalde tools, waaronder personalisatietokens, sandboxes, chatbots en playbooks.

Gevoelige gegevens inschakelen

Voordat u eigenschappen met Gevoelige gegevens kunt maken, moet u Gevoelige gegevens inschakelen in uw instellingen voor Privacy & Toestemming en de bijbehorende voorwaarden accepteren. Gebruikers moeten Super Admin rechten hebben om Gevoelige gegevens in te schakelen.

Let op: als je Gevoelige gegevens hebt ingeschakeld, kun je deze niet meer uitschakelen. Als je eenmaal een gegevenscategorie hebt geselecteerd, kun je deze niet meer verwijderen, maar je kunt wel categorieën toevoegen als dat nodig is.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Privacy & Toestemming.
• Klik op Instellingen gevoelige gegevens configureren. Als u Gevoelige gegevens al hebt ingeschakeld, klikt u op Instellingen voor gevoelige gegevens bewerken om extra gegevenscategorieën te selecteren.

• Schakel in het rechterpaneel de selectievakjes in om de categorieën op te geven waarin je Gevoelige gegevens opslaat. Raadpleeg de termen voor gevoelige gegevens om te begrijpen welke soorten gegevens kunnen worden opgeslagen in de categorieën.
• Om gegevens op te slaan die onder de HIPAA-dekking vallen, moet u zowel het selectievakje Medische gegevens als het selectievakje Wij zijn een onder de HIPAA-dekking vallende entiteit of zakenpartner inschakelen.

Let op: hoewel HubSpot een robuust beveiligingsprogramma biedt om uw persoonlijke en gevoelige gegevens te beschermen, ongeacht de inhoud, helpen deze identificatieprocessen voor het type gegevens ervoor te zorgen dat uw HIPAA- en wettelijke behoeften worden ondersteund. Door je te identificeren als een HIPAA Covered Entity of Business Associate, kan HubSpot de toepassing van de Business Associate Agreement (BAA) volgen en voldoen aan de wettelijke verplichtingen.

• Klik op Volgende.
• Lees de Voorwaarden Gevoelige gegevens en, indien van toepassing, de Business Associate Agreement. Schakel het selectievakje in om de voorwaarden te accepteren.
• Klik op Instellingen gevoelige gegevens inschakelen of klik op Instellingen gevoelige gegevens bijwerken als u categorieën hebt toegevoegd.

Toegangsaanbevelingen voor het opslaan van gevoelige gegevens

Nadat je de instelling hebt ingeschakeld om Gevoelige gegevens op te slaan, moet je mogelijk acties ondernemen of bepaalde instellingen bijwerken om je gegevens beter te beschermen. Bekijk de aanbevelingen om je te helpen bij het beheren van gevoelige gegevens:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Privacy & Toestemming.
  
• Klik op Aanbevelingen controleren.
  

• Bekijk de aanbevolen acties in het rechterpaneel. Klik voor elke aanbeveling op een koppeling voor meer informatie of navigeer naar de relevante instellingen.

Eigenschappen maken om gevoelige gegevens op te slaan

Superadmins kunnen een eigenschap markeren als gevoelig. Je kunt ook aangeven of de eigenschap beschermde gezondheidsinformatie zal opslaan. Standaard worden gegevens in HubSpot onderweg en in rust versleuteld. Het markeren van een eigenschap als gevoelig voegt een extra laag van encryptie toe, applicatie laag encryptie, die individuele accounts en hun Gevoelige Gegevens meer bescherming en isolatie geeft. Gevoelige gegevens die nodig zijn voor zoekopdrachten en rapportages worden opgeslagen in beschermde omgevingen met zeer beperkte toegang. Toegang tot de niet-versleutelde waarden voor eigenschappen van Gevoelige gegevens is beperkt tot aangewezen HubSpot-toepassingen en door de gebruiker goedgekeurde verbonden privé-apps.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Eigenschappen.
• Klik op Eigenschap maken.
• Voer de basisgegevens van de eigenschap in, selecteer het veldtype en klik vervolgens op het tabblad Gevoelige gegevens.
• Selecteer Gevoelige gegevens om de eigenschap als gevoelig te markeren. Als je zeer gevoelige gegevens (BETA) opslaat, selecteer je Zeer gevoelige gegevens. Lees meer over de bèta van Zeer gevoelige gegevens in dit artikel.

• Als de eigenschap HIPAA-beschermde gezondheidsgegevens zal opslaan, schakel dan het selectievakje Ja, deze gegevens bevatten beschermde gezondheidsinformatie (PHI) in .
• Selecteer welke gebruikers toegang moeten hebben om de waarden van de eigenschap te bekijken en te bewerken: Iedereen of alleen Superbeheerders. Als u Iedereen hebt geselecteerd, is het aan te raden de toegang tot de eigenschap te beperken nadat de eigenschap is opgeslagen.
• Voltooi het instellen van de eigenschap en klik op Aanmaken.

Gevoelige data beheren

Leer in de onderstaande secties meer over het gebruik van Sensitive Data eigenschappen en het beheren van Sensitive Data in HubSpot tools.

Eigenschappen voor gevoelige gegevens gebruiken

Zodra je een eigenschap hebt gemaakt om Gevoelige gegevens op te slaan:

• Superadmins kunnen permissies op veldniveau instellen om de toegang tot de eigenschap te beperken tot specifieke gebruikers en teams. Dit wordt sterk aangeraden om er zeker van te zijn dat gevoelige data alleen gezien of gewijzigd kan worden door bepaalde gebruikers.
• Superbeheerders kunnen gebruikersacties gerelateerd aan Sensitive Data propertywaarden in het auditlog bekijken.
• Super Admins kunnen de Sensitive Data eigenschap bewerken of verwijderen.
• Gebruikers met toegang tot de eigenschap kunnen de waarden van de eigenschap handmatig of via import en workflows bijwerken.
• Gebruikers met toegang tot de eigenschap kunnen de eigenschap gebruiken in HubSpot tools, waaronder CRM records, weergaven, lijsten, workflow triggers en acties, rapporten, zoeken en mobiel. Gevoelige gegevens zijn niet beschikbaar in alle andere HubSpot-tools.
• Als je account HubSpot-medewerkers toegang geeft om problemen met ondersteuning op te lossen, hebben HubSpot-medewerkers geen toegang om de eigenschappenwaarden van Gevoelige gegevens te bekijken.

Formulieren

Met de mogelijkheid om Gevoelige gegevens op te slaan in HubSpot, kun je HubSpot formulieren en niet-HubSpot formulieren gebruiken om vertrouwelijk gevoelige informatie van je bezoekers te verzamelen. Gevoelige gegevens die via formulieren worden verzameld, worden versleuteld en veilig gesynchroniseerd naar de CRM. Bestanden die worden geüpload via formulieren die gekoppeld zijn aan een Sensitive Data eigenschap worden ook als gevoelig beschouwd.

Alleen gebruikers met de juiste machtigingen om gevoelige gegevens te bekijken, kunnen de waarden van ingevulde formulieren en bestanden die als gevoelig zijn gemarkeerd, bekijken. Alle meldingen bij het indienen van formulieren voldoen ook aan de vereisten voor gebruikersrechten voor gevoelige gegevens.

Integraties

Ontwikkelaars kunnen de API-documentatie gebruiken om integraties te bouwen die Gevoelige Data synchroniseren. Conform de voorwaarden voor Gevoelige Gegevens erkent u, indien u ervoor kiest te integreren met of anderszins gebruik te maken van producten van derden in verband met de Abonnementsdienst, dat Klantgegevens die worden gehost of verwerkt door dergelijke Producten van Derden worden gehost in overeenstemming met het beleid van die derden.

Als u HIPAA-beschermde Gevoelige gegevens opslaat, wordt de Snowflake Data Share-integratie alleen ondersteund voor de volgende regio's: AWS US_EAST_1 en AWS EU_CENTRAL_1.

Bijlagen

Met de mogelijkheid om Gevoelige gegevens op te slaan, kun je bestanden met gevoelige informatie opslaan in tools in HubSpot. Zodra je de instelling Gevoelige gegevens inschakelt, worden bijlagen die op de onderstaande manieren worden geüpload, beschermd door een extra laag van encryptie in de databaseopslag van HubSpot. Dit verwijdert ook de optie om bestanden extern te delen zonder verificatie en zorgt ervoor dat HubSpot-medewerkers geen toegang hebben tot de bijlagen.

Wanneer bestanden worden toegevoegd via de volgende methoden, worden ze beveiligd:

• Geüpload vanaf je computer op een record in de sectie Bijlagen.
• Geüpload op een record via een nieuwe notitie.
• Geüpload op een record via een e-mail van een contactpersoon.
• Geüpload op een record in de HubSpot mobiele app.
• Geüpload naar een bestandstype eigenschap.
• Geüpload via een formulier.
• Geüpload via import.

Je kunt de toegang van gebruikers tot bijlagen regelen via machtigingen voor elke tool. Je kunt bijvoorbeeld de toegang tot contactpersonen beperken voor specifieke gebruikers die geen toegang mogen hebben tot contactpersonenbestanden.

Meldingen

Zodra Gevoelige gegevens is ingeschakeld in uw account, bevatten bepaalde meldingen geen voorvertoning (bijvoorbeeld een voorvertoning van de hoofdtekst van een notitie) om te voorkomen dat Gevoelige gegevens worden weergegeven. Dit gebeurt momenteel voor de volgende meldingen: je wordt @-genoemd in een record of in een opmerking, je krijgt een taak toegewezen of een herinnering, er is activiteit in een record dat je volgt of er is een opmerking over een activiteit waarbij je betrokken bent.

Werkstromen

HubSpot AI-tools

De AI-tools van HubSpot kunnen je helpen bij het automatiseren van taken, het verzamelen van gegevensinzichten, het opstellen van content en meer in het HubSpot-klantenplatform. Alleen gebruikers met Super Admin rechten kunnen bepaalde AI tools aanzetten, zoals AI Assistants.

Als je Gevoelige gegevens inschakelt, worden de eigenschappen van Gevoelige gegevens die je aanmaakt niet gebruikt om de AI-modellen van HubSpot te trainen. Andere Klantgegevens binnen uw account kunnen echter wel worden gebruikt om de AI-modellen van HubSpot te trainen. Je kunt je afmelden voor het gebruik van je Klantgegevens voor machine learning door een e-mail te sturen naar privacy@hubspot.com. Bekijk voor meer informatie de Servicevoorwaarden van HubSpot en het Privacybeleid van HubSpot.

Let op: vermijd het delen van gevoelige informatie in je prompts. Om het product te verbeteren, registreert en bewaart HubSpot je prompts, gegenereerde taal en gebruiksgegevens wanneer je AI-producten gebruikt. HubSpot deelt uw prompts met AI-serviceproviders om uw gebruik van AI-producten mogelijk te maken en AI-serviceproviders slaan uw prompts op ten behoeve van contentmoderatie. Uw prompts kunnen aan u worden toegewezen. Op uw gebruik van HubSpot's beta AI Producten zijn onze Bèta Voorwaarden van toepassing en op AI Producten die zijn opgenomen in onze Abonnementsdiensten zijn onze Productspecifieke Voorwaarden van toepassing.

De AI-producten van HubSpot maken geen deel uit van de functies voor Gevoelige gegevens. Bepaalde AI-producten kunnen Gevoelige gegevens verwerken die u mogelijk niet van plan was op te nemen bij het genereren van resultaten op basis van de ingevoerde prompt. Deze tools omvatten:

• Gesprekssamenvattingen
• Gespreksintelligentie
• AI-assistent gesprekssamenvattingen
• Automatisch in kaart brengen van sprekers
• Eigenschappen contactpersoon automatisch invullen

Als je bijvoorbeeld gevoelige gegevens bespreekt tijdens een gesprek, moet je de tool Gesprekssamenvattingen niet gebruiken. Hoewel het misschien niet je bedoeling was om gevoelige gegevens in te voeren in je vraag, zou de tool Samenvattingen van gesprekken alle inhoud van het gesprek verwerken.

Raadpleeg de kaarten met AI-modellen voor meer informatie over de AI-tools van HubSpot. Vermijd het gebruik van AI-tools als je niet wilt dat de AI-tools je Gevoelige gegevens verwerken.

Gegevenscentra

Je kunt gevoelige informatie opslaan in elk Data Center dat je gebruikt. Als je echter eenmaal de instelling Gevoelige gegevens hebt ingeschakeld, kun je op dit moment niet migreren naar een ander Data Center.

Aanvullende bronnen

• Raadpleeg het HubSpot Trust Center voor meer informatie over het beveiligingsprogramma van HubSpot.
• Raadpleeg de documentatie voor ontwikkelaars om te leren hoe je gevoelige gegevens via API beheert.
• Om te leren hoe je Zeer Gevoelige Gegevens (BETA) kunt opslaan, raadpleeg je dit kennisbankartikel.