Hantera återkommande fakturering och betalningar med prenumerationer

Med prenumerationer kan du automatisera prenumerationshantering och återkommande fakturering från CRM-systemet. Använd prenumerationer för att automatisera återkommande betalningar med dina kunder eller skicka återkommande fakturor med begäran om betalning.

• Hur prenumerationer fungerar
• Hur du skapar prenumerationer
• Hur du hanterar prenumerationer

Hur prenumerationer fungerar

Prenumerationer kan skapas på två olika sätt:

Återkommande betalningar: automatisera insamlingen av betalningar. HubSpot kommer automatiskt att debitera köparen baserat på den faktureringsfrekvens du anger i betalningslänken eller offerten, så du behöver inte skapa separata betalningslänkar eller offerter för att samla in prenumerationsbetalningar.

Återkommande fakturering: automatisera faktureringen av kunder. Skicka fakturor med en återkommande faktureringsfrekvens för att begära betalning. Fakturorna kan betalas vid mottagandet eller ha nettobetalningsvillkor.

Om du vill samla in prenumerationsbetalningar via betalningslänkar och offerter måste du konfigurera någon av följande betalningsprocessorer:

• HubSpot-betalningar: konfigurera HubSpot-betalningar, HubSpots inbyggda betalningsprocessor, som är tillgänglig för Starter-, Professional- och Enterprise-konton.
• Stripe betalningshantering: anslut ditt befintliga Stripe-konto för att använda Stripe för betalningshantering, vilket är tillgängligt för alla prenumerationer.

Observera: Valutor som för närvarande stöds för prenumerationer listas här.

Skapa prenumerationer

Nedan kan du läsa om hur du automatiskt debiterar kunder för deras prenumerationer via betalningslänkar och offerter, eller hur du skickar återkommande fakturor för att samla in prenumerationsbetalningar.

Samla in återkommande betalningar

Prenumerationer skapas automatiskt när en köpare köper en återkommande rad. Om du inte har skapat en betalningslänk eller offert för att samla in betalning från din köpare följer du stegen för att skapa en betalningslänk eller en offert. Du kan också skapa en betalningslänk direkt från indexsidan Prenumerationer:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Prenumerationer.
• Klicka på Skapa prenumeration uppe till höger.
• Klicka på Använd en betalningslänk för att debitera en prenumeration automatiskt.
• I den högra panelen fyller du i detaljerna för radposten.
• Eller klicka på Avbryt och fortsätt att skapa betalningslänken.

Skicka återkommande fakturor

För att automatisera faktureringen av kunder:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Prenumerationer.
• Klicka på Skapa prenumeration uppe till höger.
• Klicka på Skicka automatiskt återkommande fakturor till kunder.

• Lägg till en kontakt och ett företag i prenumerationen. Det är valfritt att lägga till ett företag, men abonnemanget måste ha en kontakt.
• Lägg eventuellt till en faktureringsadress. Denna kommer att visas på de fakturor som skickas till kunden.
• Lägg till dina radposter.
• Under Payment Collection klickar du på rullgardinsmenyn Payment due och väljer när betalningen ska förfalla.

• Om du vill acceptera onlinebetalningar låter du alternativet Inkludera en kassalänk för onlinebetalningar vara aktiverat. De förifyllda valen på den här skärmen återspeglar vad som har ställts in i betalningsinställningarna.
  • Markera eller avmarkera kryssrutorna Accepterade betalningsformer för att välja de betalningstyper som du accepterar för den här prenumerationen.
  • Markera eller avmarkera kryssrutan Samla in faktureringsadress för kreditkortsköp för att välja om du vill samla in faktureringsadressen för dina kunder.
  • Markera eller avmarkera kryssrutan Samla in leveransadress för att välja om du vill samla in leveransadressen för dina kunder.

• Du kan också avmarkera alternativet Inkludera en kassalänk för onlinebetalningar om du planerar att ta emot betalningar med en annan metod.
• Klicka på alternativet Avancerade inställningar för att tillämpa inställningarna på fakturor som är kopplade till den här prenumerationen:
  • Om du vill lägga till anteckningar för köparen på fakturan kan du lägga till dem i fältet Fakturakommentarer. Du kan använda textalternativen längst ned i textfältet för att formatera din text, lägga till en hyperlänk eller infoga ett utdrag. Läs mer om hur du lägger till en standardkommentar som ska visas på varje faktura i fakturainställningarna.
  • Under Fakturaleverans markerar du kryssrutan Skicka automatiskt fakturor till kunden via e-post på varje faktureringsdatum för att automatiskt skicka fakturorna till kunden på faktureringsdatumet.
  • Under Fakturans skatte-ID väljer du eventuella skatte-ID som ska ingå i fakturan. Läs mer om hur du lägger till skatte-ID i inställningarna.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Språk och välj ett språk.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Lokal och välj en lokal.

• När du är klar klickar du på Skapa längst upp till höger.

• Bekräfta skapandet av prenumerationen i dialogrutan genom att klicka på Skapa, eller klicka på Avbryt för att gå tillbaka och redigera prenumerationen.

Skapa en prenumeration från en kontakt-, företags- eller avtalspost

• Navigera till dina poster:
  • Kontakter: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Kontakter.
  • Företag:
  • Erbjudanden: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
• Klicka på namnet på posten.
  • För kontakter och företag klickar du på Lägg till i avsnittet Prenumerationer i det högra sidofältet och väljer sedan något av följande:
    • Skapa ny prenumeration: skapa en ny prenumeration för kontakten eller företaget.
    • Lägg till befintlig prenumeration: koppla en befintlig prenumeration till kontakten eller företaget.

• • För erbjudanden klickar du på Lägg till i avsnittet Prenumerationer i det högra sidofältet och väljer sedan något av följande:
    
    • Konvertera avtal till prenumeration: skapa en prenumeration med hjälp av informationen i avtalet, inklusive tillhörande rader.
    • Skapa ny prenumeration: skapa en ny prenumeration för kontakten eller företaget.
    • Lägg till befintlig prenumeration: koppla en befintlig prenumeration till kontakten eller företaget.

• • • Du kan också skapa en prenumeration från artikelredigeraren för en affär.

Skapa en prenumeration från en publicerad offert

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
• Klicka på namnet på erbjudandet.
• Navigera till avsnittet Offerter i den högra sidofältet.
• Håll muspekaren över en befintlig offert, klicka på Åtgärder och klicka sedan på Konvertera offert till prenumeration.

Processen för att teckna en prenumeration

När en köpare köper en återkommande post händer följande:

• Du och köparen får en betalningsavisering för den första abonnemangsbetalningen.
  
  

  Köparens kvitto	Kvitto från handlaren

• HubSpot kommer att skapa en prenumerationspost för att spåra återkommande fakturering och betalningar.
  • För prenumerationer med automatisk betalning från offerter och betalningslänkar kommer prenumerationsposten automatiskt att kopplas till den kontakt som betalade och alla erbjudanden som är kopplade till de offerter eller betalningslänkar som betalades.
  • För prenumerationer med manuell betalning som konverteras från offerter eller avtal kommer prenumerationsposten automatiskt att associeras med den kontakt, det företag, det avtal och den offert som den konverterades från.

Observera: ett nytt avtal skapas inte för återkommande betalningar, även om du har aktiverat inställningen Tillåt att betalnings länkar skapar nya avtal i inställningarna för betalningslänkar. Återkommande betalningar registreras på abonnemangsposten, som är kopplad till alla avtal som abonnemanget är kopplat till.

• • Radobjekt med samma faktureringsfrekvens, faktureringsvillkor, faktureringsstartdatum och antal betalningar spåras på samma abonnemangspost, eftersom de kan faktureras tillsammans.
  • Varuposter med olika faktureringsfrekvenser, faktureringsvillkor, startdatum för fakturering och antal betalningar spåras på separata prenumerationsposter. Om en betalningslänk till exempel innehåller två återkommande poster, en månadsvis och en årsvis, skapas två prenumerationsposter. På samma sätt skapas två abonnemangsposter om en betalningslänk innehåller två återkommande poster med olika faktureringsvillkor.
  • Om en återkommande betalning görs via bankdebitering, t.ex. ACH, skapas en prenumerationspost när betalningen har godkänts och skickats, även om betalningen fortfarande är väntande.

• Om du har valt Förnyas automatiskt tills det sägs upp i rullgardinsmenyn Faktureringsvillkor på din artikel kommer det inte att finnas något slutdatum för prenumerationen. Om du vill ange ett slutdatum väljer du Fast antal betalningar i rullgardinsmenyn Faktureringsvillkor och väljer det antal betalningar som prenumerationen ska ha i rullgardinsmenyn Antal betalningar. HubSpot kommer automatiskt att ställa in slutdatumet baserat på det antal betalningar som ställts in. Till exempel, om betalningslänken användes den 1 mars och rullgardinsmenyn Antal betalningar var inställd på 6, skulle slutdatumet automatiskt ställas in som den 1 september.

• När nästa förfallodag för betalningen inträffar debiterar HubSpot automatiskt köparen med den betalningsmetod som de ursprungligen köpte med. Om kunden behöver uppdatera denna betalningsmetod kan du skicka en länk till dem för att uppdatera den.
• För varje debitering skickar HubSpot ett kvitto till köparen via e-post och egenskaperna på prenumerationsposten i HubSpot uppdateras. Du kan också aktivera påminnelse-e-postmeddelanden för att meddela köparen 14 dagar före nästa prenumerationsbetalning.
• HubSpot skickar e-postmeddelanden till kontoadministratörerna när en prenumerationsbetalning görs eller misslyckas. Du kan stänga av dessa aviseringar i dina aviseringsinställningar.

Visa prenumerationer

Du kan visa prenumerationer antingen från prenumerationens indexsida eller från en prenumerations tillhörande kontakt-, företags-, avtals- och betalningsposter. Du kan kontrollera statusen för en prenumeration, redigera prenumerationen eller skicka en länk till köparen för att uppdatera betalningsmetoden.

Visa prenumerationer på prenumerationens indexsida

Använd prenumerationsindexsidan för att visa alla prenumerationer, skapa och använda sparade vyer för att filtrera prenumerationer efter specifika kriterier.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Prenumerationer.
• Indexsidan för prenumerationer innehåller två standardvyer som du kan komma åt genom att klicka på flikarna Obetalda och Schemalagda ovanför tabellen. Dessa vyer filtrerar prenumerationer baserat på egenskapen Status. Läs mer om prenumerationsstatusar.
• Använd rullgardinsmenyerna Status och Nästa förfallodag för betalning för att snabbt filtrera alla prenumerationer efter dessa attribut. Du kan också klicka på Avancerade filter för att ställa in ytterligare filterkriterier.
• Om du vill spara en vy för framtida användning klickar du på ikonen Spara längst upp till höger i tabellen.
• Klicka på abonnemangsnamnet om du vill visa fullständig information om ett abonnemang eller redigera abonnemanget.

Läs mer om hur du visar och filtrerar poster på indexsidan.

Visa prenumerationer på associerade CRM-poster

Så här visar du en prenumeration från en av dess associerade poster:

• Navigera till dina poster:
  • I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Kontakter.
  • I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Företag.
  • I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
  • I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
  • I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Betalningar.
• Klicka på namnet på den post som är kopplad till prenumerationen.
• Navigera tillkortet Prenumerationer i det högra sidofältet föratt visa prenumerationens status och startdatum.

• Om du vill ha mer information håller du muspekaren över prenumerationen och klickar på Förhandsgranska.

• I den högra panelen kan du granska prenumerationens detaljer och redigera prenumerationen efter behov.

Status för prenumerationer

Nedan kan du läsa mer om vad varje prenumeration innebär:

• Aktiv: alla schemalagda betalningar har behandlats.
• Obetald: den schemalagda betalningen för den aktuella faktureringscykeln misslyckades. Ett e-postmeddelande skickas till köparen med en begäran om att uppdatera sin betalningsinformation. Läs mer om hur du hanterar misslyckade prenumerationsbetalningar.
• Avbruten: prenumerationen har avbrutits innan den löper ut. Köpare kommer inte att debiteras för avbrutna prenumerationer.
• Expired: köparen har debiterats enligt den ursprungliga faktureringsperioden och inga ytterligare debiteringar förväntas. Köpare debiteras inte för prenumerationer som löpt ut.
• Schemalagd: faktureringen av abonnemanget har skjutits upp till att börja i framtiden, vilket visas i egenskapen Startdatum.

Redigera en prenumeration

Om du behöver uppdatera en befintlig prenumeration, t.ex. dess rader, nästa förfallodag, betalningsmetod och tillhörande kontakt, kan du läsa den här artikeln.

Säg upp en prenumeration

Om en köpare ber att få avbryta sin prenumeration kan du avbryta prenumerationen via prenumerationsposten i HubSpot. Prenumerationen kommer att avbrytas omedelbart och kunden kommer inte längre att debiteras. Du kan vänta med att avbryta till slutet av faktureringsperioden, eller avbryta prenumerationen och utfärda en återbetalning för de oanvända servicedagarna. Om du avbryter en prenumeration som har en väntande bankdebitering, t.ex. ACH, kommer den väntande betalningen inte att avbrytas och återbetalas automatiskt, så du måste också utfärda en återbetalning för den väntande betalningen.

Observera: Om du inte har någon återbetalningspolicy rekommenderar vi att du avbryter närmare faktureringsdatumet.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Prenumerationer.

• Klicka på namnet på prenumerationen på prenumerationens indexsida.
• Klicka på Åtgärder längst upp till höger i panelen och välj sedan Avbryt prenumeration.
• I dialogrutan markerar du kryssrutan Jag förstår att kunden inte kommer att debiteras igen.
• Klicka på Avbryt prenumeration.

Kunden kommer att få ett e-postmeddelande om uppsägning av prenumerationen.

Om du avslutade prenumerationen innan faktureringsperioden var slut kan du läsa om hur du gör en återbetalning från instrumentpanelen för betalningar. Du kan också skapa ett prenumerationsbaserat arbetsflöde för att skicka ett meddelande till ditt team när en kunds nästa betalning förfaller för att påminna dem om att säga upp prenumerationen.

Aktivera e-postmeddelanden med betalningspåminnelser

Du kan skicka en betalningspåminnelse via e-post till dina köpare 14 dagar innan deras nästa prenumerationsbetalning förfaller.

Observera: för prenumerationer som tar betalt via SEPA-autogiro skickas betalningspåminnelsen automatiskt två dagar före fakturadatumet av efterlevnadsskäl.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Betalningar i menyn till vänster i sidofältet.
• Klicka på fliken Notifieringar.
• Klicka för att aktivera påminnelse om kommande betalning .

• Klicka på Spara.

I fortsättningen kommer en e-postpåminnelse att skickas till en köpare före nästa betalning. Du kan också använda arbetsflöden för att skicka aviseringar om en kommande prenumerationsbetalning.

Använda prenumerationer i andra HubSpot-verktyg

Du kan använda prenumerationsdata i andra HubSpot-verktyg, inklusive arbetsflöden, listor och rapporter.

• Skapa prenumerationsbaserade arbetsflöden för att automatisera åtgärder baserade på prenumerationsinformation. Skicka till exempel ett internt meddelande till ditt team när en prenumerations status är förfallen, eller uppdatera automatiskt prenumerationsägaren. Läs mer om triggers för prenumerationsregistrering.
• Spåra återkommande intäkter i analysverktyget för prenumerationer eller skapa en anpassad rapport baserad på prenumerationsdata. När du skapar en anpassad rapport ska du välja Prenumerationer som datakälla, eller det enskilda objektet om du skapar en anpassad rapport för ett enskilt objekt.
  
• Segmentera dina kontakter eller företag i listor baserat på prenumerationsegenskaper. Skapa t.ex. en lista med kontakter med ett känt slutdatum för prenumerationen och skicka sedan ett e-postmeddelande till listan med kontakter där du uppmanar dem att förnya prenumerationen.