จัดรูปแบบการนำเข้าไฟล์

ก่อนที่คุณจะนำเข้าข้อมูลไปยัง HubSpot โปรดยืนยันว่าไฟล์ของคุณตรงตามรูปแบบและขีดจำกัดทางเทคนิคที่กำหนด ขีดจำกัดบางอย่างขึ้นอยู่กับการสมัครสมาชิก ทำความเข้าใจว่าไฟล์ประเภทใดที่ได้รับการสนับสนุนและวิธีการจัดโครงสร้างและจัดรูปแบบค่าคุณสมบัติและจำนวนแถวและไฟล์ที่คุณสามารถนำเข้าได้ในช่วงเวลาที่กำหนด

ก่อนที่จะนำเข้าให้ตรวจสอบบทความเริ่มต้นนำเข้า 

ข้อกำหนดทางเทคนิคและข้อจำกัด

• เป็นไฟล์ .csv, .xlsx หรือ .xls
• มีเพียงแผ่นเดียว
• รวมแถวส่วนหัวที่ส่วนหัวของคอลัมน์แต่ละคอลัมน์ตรงกับคุณสมบัติใน HubSpot ส่วนหัวของคอลัมน์สามารถจัดเรียงตามลำดับใดก็ได้โดยไม่ส่งผลกระทบต่อการนำเข้า คุณสามารถยืนยันได้ว่ามีพร็อพเพอร์ตี้เริ่มต้นที่ตรงกับส่วนหัวของคุณอยู่แล้วหรือสร้างพร็อพเพอร์ตี้ที่กำหนดเองก่อนที่จะนำเข้า ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อกำหนดของที่พัก

• มีคอลัมน์น้อยกว่า 1,000 คอลัมน์
• เข้ารหัส UTF -8 หากไฟล์มีอักขระภาษาต่างประเทศ
• หากคุณกำลังนำเข้าไฟล์ Excel:
  • มีข้อมูลที่อยู่ภายใต้ขีดจำกัดสูงสุดของเวิร์กชีตและเวิร์กบุ๊กของ Excel
  • มีเซลล์ในรูปแบบตัวเลขเมื่อนำเข้าคุณสมบัติตัวเลือกวันที่และเวลา

ข้อจำกัดทางเทคนิคเพิ่มเติมจะมีผลกับเครื่องมือนำเข้าโดยขึ้นอยู่กับการสมัครสมาชิก HubSpot ของคุณ ขีดจำกัดเหล่านี้รวมถึงขนาดและขีดจำกัดแถวของไฟล์นำเข้ารวมถึงจำนวนไฟล์และแถวที่คุณสามารถนำเข้าได้ต่อวัน

• หากคุณใช้เครื่องมือฟรีของ HubSpot คุณสามารถ:
  • นำเข้าไฟล์ได้สูงสุด 20MB
  • นำเข้าสินค้าได้สูงสุด 50 รายการต่อวัน
  • นำเข้าได้สูงสุด 500,000 แถวต่อวัน ไฟล์ที่มีมากกว่า 500,000 แถวจะใช้เวลาหลายวันกว่าจะเสร็จสมบูรณ์
  • เริ่มการนำเข้าได้สูงสุด 3 รายการพร้อมกัน ไม่เกิน 2 ของการนำเข้าเหล่านี้สามารถมากกว่า 10,000 แถว หากคุณเริ่มนำเข้าพร้อมกัน 4 ครั้งหรือมากกว่าพวกเขาจะเข้าคิว 

• หากบัญชีของคุณมี Smart CRM หรือการสมัครสมาชิกแบบเริ่มต้นแบบมืออาชีพหรือแบบองค์กรคุณสามารถ:
  • นำเข้าไฟล์ได้สูงสุด 512 MB
  • นำเข้าสินค้าได้สูงสุด 500 รายการต่อวัน
  • นำเข้าสูงสุด 10,000,000 แถวต่อวันโดยจำกัดไว้ที่ 1,048,576 แถวต่อไฟล์ หากคุณนำเข้าผ่าน API การนำเข้าคุณสามารถนำเข้าได้สูงสุด 80,000,000 แถวต่อวัน
  • เริ่มการนำเข้าได้สูงสุด 3 รายการพร้อมกัน ไม่เกิน 2 ของการนำเข้าเหล่านี้สามารถมากกว่า 10,000 แถว หากคุณเริ่มนำเข้าพร้อมกัน 4 ครั้งหรือมากกว่าพวกเขาจะเข้าคิว

ขีดจำกัดเหล่านี้ใช้กับช่วงเวลา 24 ชั่วโมงและไม่ได้รีเซ็ตในช่วงเวลาที่กำหนดของวัน เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสมัครใช้งาน HubSpot และข้อจำกัด 

จัดรูปแบบค่าคุณสมบัติ

สำหรับแต่ละแถวของไฟล์นำเข้าคุณสามารถเพิ่มค่าสำหรับคอลัมน์คุณสมบัติได้ การจัดรูปแบบของค่าขึ้นอยู่กับประเภทของฟิลด์คุณสมบัติและเป้าหมายของการนำเข้า

จัดรูปแบบค่าตามประเภทฟิลด์คุณสมบัติ

มีข้อกำหนดในการจัดรูปแบบเฉพาะขึ้นอยู่กับประเภทของฟิลด์ที่พัก:

อีเมลติดต่อเพิ่มเติมหรือโดเมนบริษัท

หากคุณกำลังนำเข้าผู้ติดต่อที่มีที่อยู่อีเมลมากกว่าหนึ่งรายการให้ใส่คอลัมน์ที่อยู่อีเมลเพิ่มเติมพร้อมกับอีเมลสำรอง หากคุณกำลังนำเข้าบริษัทที่มีชื่อโดเมนมากกว่าหนึ่งชื่อให้รวมคอลัมน์โดเมนเพิ่มเติม กับโดเมนรอง หากต้องการรวมอีเมลหรือโดเมนหลายรายการไว้ในเซลล์ให้แยกค่าที่มีเครื่องหมายกึ่งคอลัมน์ (เช่น email@email.com; emailtwo@email.com)

หากคุณกำลังนำเข้าเพื่อสร้างผู้ติดต่อหรือบริษัทคุณจะไม่สามารถตั้งค่าอีเมลของผู้ติดต่อใหม่หรือชื่อโดเมนของบริษัทใหม่เป็นอีเมลหรือโดเมนที่เป็นอีเมล/โดเมนเพิ่มเติมที่มีอยู่สำหรับบันทึกอื่นได้

เซลล์ว่าง

ผู้ทำงานร่วมกันในดีล

ระยะเวลาผลิตภัณฑ์และความถี่ในการเรียกเก็บเงิน

หากนำเข้าค่าคุณสมบัติระยะเวลาคุณสามารถจัดรูปแบบค่าในคอลัมน์ระยะเวลาเป็นตัวเลขในเดือน (เช่น 10 เป็นเวลา 10 เดือน) เป็น PXM โดยที่ X คือจำนวนเดือน (เช่น P6M สำหรับระยะเวลา 6  เดือน) หรือ PXY โดยที่ X คือจำนวนปี (เช่น P1Y สำหรับระยะเวลา 1 ปี)

หากนำเข้าค่าความถี่ในการเรียกเก็บเงินให้ใช้รายเดือนราย ปีหรือรายไตรมาสหากผลิตภัณฑ์มีประเภทราคาที่เกิดซ้ำ ปล่อยให้เซลล์ว่างไว้หากผลิตภัณฑ์มีราคาแบบครั้งเดียว

รวมที่พักที่จำเป็น

คุณสมบัติต่อไปนี้จะต้องสร้างเรคคอร์ดและต้องรวมเป็นส่วนหัวของคอลัมน์ในไฟล์ของคุณทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุหรือกิจกรรมที่คุณกำลังนำเข้า หากคุณกำลังอัปเดตระเบียนคุณต้องมีตัวระบุที่ไม่ซ้ำกัน (เช่น ID ระเบียนอีเมลชื่อโดเมนของบริษัท)

ไม่จำเป็นคุณสามารถนำเข้าคุณสมบัติเพิ่มเติมสำหรับแต่ละวัตถุรวมถึงคุณสมบัติที่กำหนดเองและค่าเริ่มต้น อ้างถึงคุณสมบัติเริ่มต้นสำหรับผู้ติดต่อ บริษัท ข้อเสนอ ตั๋วการโทร อีเมลการประชุม บันทึกย่อและงาน คุณยังดูที่พักทั้งหมดและมูลค่าของที่พักได้ในการตั้งค่าที่พัก

• ผู้ติดต่อ: อีเมลนอกจากนี้คุณยังสามารถใส่ชื่อและนามสกุลสำหรับข้อมูลพื้นฐานในการระบุตัวตนได้อีกด้วย
• บริษัท: ชื่อหรือชื่อ โดเมนของบริษัทอย่างน้อยหนึ่งชื่อ

โปรดทราบ: คุณสมบัติชื่อโดเมนของบริษัทยอมรับเฉพาะค่าจนถึงโดเมนระดับบนสุด (เช่น .com, .edu) ค่าที่มีสตริงตามหลัง (เช่น .edu/home) จะถูกลบออกโดยอัตโนมัติเมื่อคุณนำเข้า 

• ดีล: หากคุณกำลังสร้างดีลใหม่ชื่อดีลไปป์ไลน์และขั้นตอนดีล ขั้นตอน Pipeline และ Deal จะต้องตรงกับตัวเลือกที่มีอยู่ในบัญชีของคุณและขั้นตอน Deal จะต้องเป็นขั้นตอนที่ถูกต้องใน Pipeline นั้น
• ตั๋ว: หากคุณกำลังสร้างตั๋วใหม่ชื่อตั๋วไปป์ไลน์และสถานะตั๋ว
• การนัดหมาย: เริ่มการนัดหมายควรจัดรูปแบบการนัดหมายเป็นวันที่และเวลา
• หลักสูตร: ชื่อหลักสูตร
• ที่พัก: ชื่อ
• บริการ: ชื่อ ท่อและขั้นตอนท่อ
• ผลิตภัณฑ์: หากคุณกำลังอัปเดตผลิตภัณฑ์รหัสบันทึกหรือ SKU
  • หากคุณกำลังอัปเดตผลิตภัณฑ์ในบัญชีที่มีสกุลเงินเดียว ราคาต่อหน่วยและ ชื่อ
  • หากคุณกำลังอัพเดทผลิตภัณฑ์ในบัญชีที่มีหลายสกุลเงิน ราคา [ตัวย่อสกุลเงิน] (เช่นราคา USD) และ ชื่อ

• คำสั่งซื้อ: ชื่อ ท่อและขั้นตอนท่อ
• รถเข็น: ชื่อ

• ไอเท็มไลน์: ชื่อ ปริมาณ ราคาและ ชื่อ บันทึกหรือข้อเสนอที่เกี่ยวข้อง ระบุ รหัสผลิตภัณฑ์ของผลิตภัณฑ์หากคุณเชื่อมโยงรายการสินค้ากับผลิตภัณฑ์ซึ่งจะถูกแมปเป็นคุณสมบัติรายการสินค้าในระหว่างการนำเข้า

โปรดทราบ: เมื่อนำเข้ารายการที่มีดีลการนำเข้าจะไม่อัพเดทจำนวนดีล หากต้องการอัพเดทจำนวนดีลที่เกี่ยวข้องคุณสามารถแก้ไขรายการสินค้าหรือเชื่อมโยงรายการสินค้ากับดีลใน HubSpot ได้ด้วยตนเอง

• การโทร: บันทึกการโทรเมื่อนำเข้าการโทรใหม่ขอแนะนำให้ใส่วันที่ของกิจกรรมด้วย
• อีเมล: เนื้อหา อีเมลและทิศทางอีเมล
• การประชุม: คำอธิบายการประชุมเวลาเริ่มต้นการประชุมและเวลาสิ้นสุดการประชุม เมื่อนำเข้าการประชุมใหม่ขอแนะนำให้ใส่วันที่ของกิจกรรมด้วย ค่าเวลาเริ่มต้นเวลาสิ้นสุดและวันที่ของกิจกรรมควรจัดรูปแบบเป็นคุณสมบัติวันที่และเวลา
• หมายเหตุ: เนื้อหาหมายเหตุ
• งาน: ชื่องานและวันครบกำหนด วันครบกำหนดควรจัดรูปแบบเป็นคุณสมบัติวันที่และเวลา

โปรดทราบ: แม้ว่าจะไม่จำเป็นแต่ขอแนะนำให้ระบุวันที่ของกิจกรรมเมื่อนำเข้ากิจกรรมใหม่เพื่อระบุวันที่และเวลาที่กิจกรรมเกิดขึ้น หากคุณไม่รวมคุณสมบัตินี้ค่าวันที่ของกิจกรรมจะถูกตั้งค่าเป็นวันที่และเวลาของการนำเข้าโดยอัตโนมัติ

ข้อกำหนดในการอัปเดตระเบียนที่มีอยู่หรือหลีกเลี่ยงรายการที่ซ้ำกัน

หากต้องการอัปเดตระเบียนที่มีอยู่และหลีกเลี่ยงระเบียนที่ซ้ำกันไฟล์ของคุณต้องมีคุณสมบัติตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละวัตถุ สำหรับวัตถุทั้งหมดคุณสามารถส่งออกระเบียนที่มีอยู่และใช้รหัสระเบียนเป็นตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันหรือใช้คุณสมบัติที่กำหนดเองที่ต้องการค่าที่ไม่ซ้ำกัน สำหรับผู้ติดต่อคุณยังสามารถใช้ อีเมลได้ สำหรับบริษัทคุณยังสามารถใช้ชื่อโดเมนของบริษัทได้

หากคุณกำลังนำเข้าออบเจ็กต์หลายรายการและรวมถึง Record ID ขอแนะนำให้แยกความแตกต่างของส่วนหัวของคอลัมน์ไฟล์เพื่อให้ตรงกับ ID กับออบเจ็กต์ที่ถูกต้อง (เช่นคอลัมน์หนึ่งที่เรียกว่า Record ID - รายชื่อผู้ติดต่อและอีกคอลัมน์หนึ่งที่เรียกว่า Record ID - บริษัท)

ข้อกำหนดในการเชื่อมโยงระเบียน

นำเข้าการเชื่อมโยงในไฟล์เดียว

ในไฟล์เดียวคุณสามารถเชื่อมโยงระเบียนอย่างน้อยสองรายการต่อแถวได้ รวมข้อมูลเกี่ยวกับระเบียนและ/หรือกิจกรรมที่เกี่ยวข้องไว้ในแถวเดียวกันและรวมตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละวัตถุ หากต้องการเชื่อมโยงหนึ่งระเบียนกับหลายกิจกรรมหรือหลายระเบียนของวัตถุอื่นให้รวมตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันของระเบียนในหลายแถวสำหรับแต่ละระเบียนที่คุณต้องการเชื่อมโยง

ตัวอย่างเช่นลุคเดนส์เป็นผู้จัดการที่ Luke's Diner แต่เป็นผู้รับเหมาที่ The Dragonfly Inn ในการเชื่อมโยงเขากับทั้งสองบริษัทคุณจะต้องรวมสองแถวสำหรับ Luke Danes กับคอลัมน์ Email (หรือ Record ID) และชื่อโดเมนของบริษัท (หรือ Record ID) สำหรับแต่ละบริษัท

โปรดทราบ: หากคุณไม่มีตัวระบุที่ไม่ซ้ำกัน (เช่นอีเมล ชื่อโดเมนของบริษัท รหัสระเบียน) การนำเข้าจะสร้างระเบียนที่ซ้ำกันแทนที่จะเชื่อมโยงแต่ละรายการกับระเบียนเดียวกัน

ในไฟล์เดียวการนำเข้าหลายวัตถุโดยใช้สร้างและอัปเดต [ระเบียน] HubSpot จะจัดการข้อมูลที่เหมือนกันสำหรับวัตถุข้ามแถวเป็นหนึ่งระเบียนแม้ว่าจะไม่มีตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันสำหรับวัตถุนั้นก็ตาม หากข้อมูลออบเจ็กต์แตกต่างกันระหว่างแถวระเบียนแยกต่างหากจะถูกสร้างหรืออัปเดต พฤติกรรมนี้ใช้ไม่ได้กับการสร้าง [RECORDS] ใหม่เท่านั้นหรืออัปเดตการนำเข้า [RECORDS] ที่มีอยู่เท่านั้น  

ตัวอย่างเช่นหากสองแถวมีรายชื่อติดต่อที่แตกต่างกันซึ่งเชื่อมโยงกับดีลที่ชื่อ "Q4 Deal" และข้อมูลดีลที่นำเข้าทั้งหมดจะเหมือนกัน HubSpot จะสร้าง "Q4 Deal" หนึ่งรายการและเชื่อมโยงกับรายชื่อติดต่อทั้งสอง หากคุณสมบัติข้อเสนอแตกต่างกันระหว่างแถว HubSpot จะสร้างข้อเสนอแยกกันสองรายการ 

เนื่องจากข้อมูลข้อตกลงเหมือนกันทั้งสองแถวการนำเข้าจึงสร้างข้อตกลงเดียวที่เกี่ยวข้องกับผู้ติดต่อทั้งสองราย 

หากคุณกำลังนำเข้าการเชื่อมโยงวัตถุเดียวกันมีข้อกำหนดเพิ่มเติม

นำเข้าการเชื่อมโยงในสองไฟล์

หากต้องการเชื่อมโยงระเบียนของวัตถุสองรายการในสองไฟล์ให้ใช้คอลัมน์ทั่วไปเพื่อเชื่อมต่อระเบียนในแต่ละไฟล์ คุณสามารถดูไฟล์ตัวอย่างสำหรับความช่วยเหลือเพิ่มเติมในการนำเข้าและการเชื่อมโยงระเบียน

การเชื่อมโยงวัตถุเดียวกัน

คุณสามารถนำเข้าไฟล์หนึ่งไฟล์เพื่อเชื่อมโยงระเบียนของวัตถุเดียวกันเป็นกลุ่มได้ ในระหว่างขั้นตอนการนำเข้าคุณจะต้องเลือกช่องทำเครื่องหมายเพื่อรวมการเชื่อมโยงวัตถุเดียวกัน

เมื่อตั้งค่าไฟล์ของคุณให้รวมข้อมูลเกี่ยวกับระเบียนที่เกี่ยวข้องไว้ในแถวเดียวกันและรวมตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละระเบียน ข้อกำหนดเพิ่มเติมต่อไปนี้เฉพาะสำหรับการนำเข้าวัตถุเดียวกัน:

• อย่างน้อยหนึ่งเรคคอร์ดในคู่เรคคอร์ดจะต้องมีอยู่แล้วใน HubSpot ก่อนที่จะนำเข้า ตัวอย่างเช่นคุณสามารถนำเข้าผู้ติดต่อใหม่และเชื่อมโยงกับผู้ติดต่อที่มีอยู่แต่คุณไม่สามารถนำเข้าเพื่อสร้างและเชื่อมโยงผู้ติดต่อใหม่สองรายได้
• เมื่อเชื่อมโยงผู้ติดต่อ/บริษัทที่มีอยู่คุณจะสามารถใช้อีเม ลหลัก/โดเมนบริษัทเป็นตัวระบุเฉพาะของคุณได้เท่านั้น ไม่รองรับอีเมลหรือโดเมนรอง
• หากคุณกำลังเชื่อมโยงระเบียนหลายรายการกับระเบียนเดียวให้แยกค่าตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันของระเบียนด้วยเครื่องหมายเซมิโคลอนในเซลล์เดียวกัน (เช่น luke@lukesdiner.com; rory@yale.edu; sookie@dragonfly.com)

ในไฟล์ตัวอย่างด้านล่าง Rory และ Jackson เป็นผู้ติดต่อรายใหม่ที่เชื่อมโยงกับป้ายกำกับที่ไม่ซ้ำกับผู้ติดต่อที่มีอยู่โดยใช้ค่าอีเมลเป็นตัวระบุที่ไม่ซ้ำกัน Sookie เป็นผู้ติดต่อที่มีอยู่ซึ่งเชื่อมโยงกับผู้ติดต่อที่มีอยู่สองรายที่มีฉลากเดียวกัน ในแถวแรกฉลากสมาคมเป็นส่วนหนึ่งของคู่ฉลากซึ่งหมายความว่าเมื่อการนำเข้าเสร็จสมบูรณ์ระเบียนที่เกี่ยวข้องจะมีฉลากหลักและ Rory จะมีฉลากที่จับคู่กันคือ Child

สมาคมผู้ปกครองและเด็ก

หากต้องการสร้างสมาคมบริษัทผู้ปกครองเด็กผ่านการนำเข้าให้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการนำเข้าบริษัทผู้ปกครองเด็ก

ป้ายกำกับการเชื่อมโยงที่กำหนดเอง

หากต้องการนำเข้าป้ายชื่อ สมาคมให้ใส่คอลัมน์ป้ายชื่อ สมาคม ควรเพิ่มคอลัมน์นี้เฉพาะเมื่อคุณต้องการเพิ่มป้ายกำกับเพื่ออธิบายการเชื่อมโยง หากคุณไม่จำเป็นต้องติดป้ายกำกับการเชื่อมโยงไม่จำเป็นต้องใช้คอลัมน์

• คุณต้องสร้างป้ายชื่อการเชื่อมโยงใน HubSpot ก่อนที่จะนำเข้า
• ในการตั้งค่าสมาคมบริษัทเป็นหลักให้ใส่ค่าหลักในคอลัมน์ฉลากสมาคมสำหรับแถวนั้น

• ในการตั้งค่าฉลากหลายรายการเพื่ออธิบายความสัมพันธ์ระหว่างสองระเบียนคุณสามารถรวมค่าฉลากการเชื่อมโยงหลายรายการไว้ในเซลล์เดียวโดยคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค (เช่นผู้จัดการผู้ติดต่อการเรียกเก็บเงิน)

• หากคุณกำลังนำเข้าป้ายชื่อสมาคมในการนำเข้าหลายไฟล์คุณต้องรวมคอลัมน์ป้ายชื่อสมาคม และตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันสำหรับวัตถุที่คุณกำลังเชื่อมโยงในไฟล์เดียวกัน
• หากคุณกำลังนำเข้าป้ายกำกับที่จับคู่แล้ว:
  • สำหรับการเชื่อมโยงข้ามวัตถุให้รวมเพียงหนึ่งในป้ายกำกับในคอลัมน์ป้ายกำกับสมาคม ป้ายกำกับจะถูกกำหนดให้กับวัตถุที่ถูกต้องในระหว่างกระบวนการนำเข้า
  • สำหรับการเชื่อมโยงวัตถุเดียวกันระเบียนในคอลัมน์ Associated [ตัวระบุที่ไม่ซ้ำกัน] จะได้รับฉลากที่เพิ่มในกระบวนการนำเข้าหรือรวมอยู่ในคอลัมน์ฉลากของไฟล์ บันทึกอื่นๆในแถวจะได้รับป้ายชื่ออื่นๆในคู่

ไฟล์ตัวอย่าง

ในตอนต้นของกระบวนการนำเข้าคุณสามารถสร้างไฟล์ตัวอย่างที่มีคุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับวัตถุและกิจกรรมที่เลือก หากต้องการดูตัวอย่างเพิ่มเติมพร้อมคุณสมบัติเพิ่มเติมโปรดดูบทความนี้พร้อมไฟล์ตัวอย่าง

ขั้นตอนต่อไป

ตอนนี้ไฟล์นำเข้าของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้วให้ทำตามคำแนะนำในการนำเข้าที่เหมาะสม:

• นำเข้าผู้ติดต่อเท่านั้น
• นำเข้าเรคคอร์ดสำหรับออบเจ็กต์เดียว
• นำเข้าออบเจ็กต์หลายรายการและใช้การตั้งค่าขั้นสูง