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設定匯入檔案

上次更新時間: 六月 10, 2024

可与下列任何一种订阅一起使用,除非有说明:

所有產品和版本

無論HubSpot是您的第一個CRM ,還是您要從其他系統移動,匯入都可以幫助您建立記錄和活動,並更新您的資料庫。 匯入檔案是用來組織業務關係和流程的資料試算表。

若要觀看如何設定檔案的概觀,請觀看以下影片: 

開始匯入之前,請查看匯入檔案的相關HubSpot條款和要求。

 

詞彙表

  • 客戶關係管理對象:您的企業所擁有的關係或流程類型,例如聯絡人、公司、交易和聯絡單。 匯入時,物件是您要匯入HubSpot的資料集類型。

  • 記錄:物件的個別實例(例如,「Tom Smith」是客服案件記錄)。 在單個物件匯入檔案中,檔案的每一行代表一個物件記錄。 如果要在一個檔案中匯入多個物件,每行將代表彼此關聯的記錄。

  • 活動:可以與記錄相關聯的參與度,例如傳送給客服案件的電子郵件,或記錄在支援查詢記錄上的備註。 活動包括電話、電子郵件、會議、筆記和任務。 您可以建立新的活動,也可以透過匯入更新現有的通話,但無法 更新現有的電子郵件、會議、筆記或任務。 呼叫和任務可以自行匯入,但電子郵件、會議和備註必須匯入並與CRM物件關聯。
  • 屬性:用於儲存記錄和活動相關資訊的欄位。 在匯入時,屬性將與檔案的欄標題相匹配。

    contact-import-example-1示例文件

在此範例中,要匯入的物件是聯絡人。 每行代表聯絡人記錄,每列資訊代表聯絡人屬性(名字、姓氏、電子郵件地址)。

  • 唯一識別碼: HubSpot用於將每個記錄識別為獨一無二的屬性值。 在匯入時,您需要一個唯一的標識符,以避免創建重複的記錄(例如, “Tom Smith”的兩個記錄)並關聯不同的記錄(例如,匯入“Tom Smith”並將其與其公司“Smith Inc.”關聯)。 匯入時可用的獨特識別碼有:
    • 電子郵件:聯絡人的電子郵件地址。 匯入聯絡人時必須執行此操作,以避免重複或將聯絡人與其他物件關聯。 如果您沒有聯絡人電子郵件地址,請使用記錄ID更新並關聯現有的聯絡人記錄。
    • 公司域名:公司的網站域名(例如example.com )。 當導入公司時,為了避免重複或將公司與另一個對象關聯,這是必需的。 如果您沒有公司網域名稱,請使用記錄ID更新並關聯現有的公司記錄。
    • 記錄ID : HubSpot為每個記錄提供的唯一屬性值。 如果您從HubSpot匯出現有記錄,每個記錄都會有一個記錄ID。 在匯入現有交易、票證或自訂物件並將其與其他物件關聯時,這是必填欄位,但如果您沒有電子郵件或公司網域名稱,也可以用作聯絡人和公司的唯一識別碼。 如果記錄ID包含在匯入中,它將取代任何其他唯一標識符。
    • 需要獨特值的自訂屬性(僅限聯絡人、公司、交易、票證和自訂物件) :如果您已建立需要獨特值的屬性,則可以將該屬性用作匯入檔案中的獨特識別碼。
  • 關聯標籤(僅限專 業和企業) :指定記錄之間關係的值。 建立關聯標籤後,您可以將其與記錄一起匯入。
  • 對應欄:匯入過程中的一個步驟,系統會提示您將檔案中的欄標題與HubSpot屬性相匹配。

例如,您希望在一個檔案中匯入並關聯聯絡人和公司。 要匯入和關聯的物件是聯絡人和公司。 每行代表一個客服案件記錄及其關聯的公司記錄。 每個欄標題代表將在匯入期間映射的屬性。 以下顯示的檔案包括聯絡人屬性(名字、 姓氏、電子郵件地址、電話號碼、最愛的食物)和公司屬性(名稱、公司網域名稱)。 每個物件還有一個唯一標識符,用於連結HubSpot中的兩個唯一記錄(聯絡人的電子郵件地址和公司的公司域名)。 在匯入過程中,您會將欄對應到HubSpot屬性(將First Name欄對應到First Name HubSpot屬性)。

import-contacts-and-companies-example-1示例文件

import-mapping-examples將欄對應到屬性

文件要求和技術限制

匯入HubSpot的所有檔案必須:
  • 是.csv、.xlsx或.xls文件。
  • 只有一張工作表。
  • 包含標題列,其中每個欄標題對應於HubSpot中的屬性。 欄標題可以按任何順序組織,而不會影響匯入。 您可以確認預設屬性是否已存在以匹配標題,或在匯入前建立自訂屬性。 進一步了解住宿要求
  • 包含少於1000列。
  • 如果包含外語字元,請使用UTF-8編碼。
  • 如果要匯入Excel檔案:
  • 僅包含使用小數點格式的美元貨幣資料(例如123.45 )。 

匯入工具有其他技術限制,具體取決於您的HubSpot訂閱。 這些限制包括匯入檔案的大小和行數限制,以及每天可以匯入的檔案和行數。

  • 如果你使用HubSpot的免費工具,你可以:
    • 匯入檔案大小上限為20MB。
    • 每天最多完成50次匯入。
    • 每天最多匯入500,000列。 如果您匯入的檔案包含超過500,000行,則需要多天才能完成。
  • 如果你的帳戶擁有Starter、Professional或Enterprise訂閱,你可以:
    • 匯入檔案大小上限為512 MB。
    • 每天最多完成500次匯入。
    • 每天最多匯入10,000,000行,每個檔案限制為1,048,576行。 如果你透過匯入API匯入,每天最多可以匯入80,000,000列。

這些限制適用於滾動的24小時期間,並且不會在一天中的特定時間重置。 深入瞭解您的HubSpot訂閱及其限制。 

房源要求

格式化屬性值

根據屬性 欄位類型或儲存格包含的資料,還有其他特定的格式要求:
  • 其他電郵或網域:如果你要匯入的聯絡人有多個電郵地址,請在其次要電郵中加入其他電郵地址欄。 如果要匯入具有多個網域名稱的公司,請在次要網域中加入「其他 網域」欄。 若要在一個儲存格中包含多個電子郵件或網域,請使用分號分隔這些值(例如 email@email.com emailtwo@email.com )。 如果您要匯入以建立聯絡人或公司,則無法將新聯絡人的電子郵件或新公司的公司網域名稱設定為其他記錄的現有額外電子郵件/網域。
  • 空白儲存格:匯入工具會忽略試算表中的空白儲存格,因此在匯入新屬性資料時,如果記錄中沒有屬性值,則將儲存格留空。 如果現有記錄已在HubSpot中具有屬性的值,則空白儲存格不會清除現有的屬性值。 若要大量清除現有的屬性值,您可以手動編輯這些值,或使用清除屬性值」工作流程動作
  • 核取方塊屬性:深入瞭解匯入到核取方塊屬性
  • 自訂數字、文字或日期選擇器屬性:如果您已設定驗證規則,匯入的值必須遵守規則,否則將無法匯入。
  • 日期屬性:對於包含日期的屬性,若要格式化此屬性的值:
    • 月份可以是數字、三個字母或全名( 10、10月、10月、10月、10月) ,年份可以是兩位數字或四位數字( 2023、23 ) ,分隔符號可以是正斜槓、連字符或句點( 2023年10月28日、2023年10月28日、2023年10月28日)。
    • 有效的日期格式是日月年(例如, 28/10/2023 )、月日年(例如, 10-28-23 )或年月日(例如, 2023.OCT.28 )。 
    • 對於日期時間屬性,若要包含時間,請將時間戳記新增為hh: mm (28/10/2020 14:30)。 根據預設,匯入工具使用24小時制。 若要指定12小時制,請在時間戳記中新增AM或PM ( 2020年10月28日下午2:30 )。 如果你沒有提供時間戳記,系統會預設時間為午夜。

請注意:如果要匯入預設的HubSpot日期屬性(例如,關閉日期) ,則必須以毫秒為單位將值格式化為UNIX時間戳記。 匯入Excel檔案時,日期時間屬性儲存格必須為數字格式。 深入瞭解如何格式化時間戳記值,以及如何將日期轉換為UNIX格式。

  • 交易協作者:若您要透過匯入將協作者新增至交易,請包含交易協作者標題。 對於每個儲存格,您必須包含兩個或多個用分號分隔的使用者(例如: user1@example.com ; user2@example.com )。
  • 列舉屬性:匯入檔案中的值必須與屬性定義選項的標籤或內部值相符。 對於HubSpot預設列舉屬性(例如,生命週期階段、行業) ,值必須與內部值或英文標籤相符。 如果為列舉屬性匯入多個值,請在每個值之間新增不含空格的分號(; value 2; value 3; value 4)。
  • 檔案屬性:要將現有檔案添加到檔案屬性,請將檔案ID作為您的值。 您可以在檔案詳細資訊的「一般」部分中找到檔案的ID。
  • 擁有者屬性:要在匯入期間將擁有者分配給記錄或活動:
    • 對於物件,請包含[Object]擁有者標頭。 對於活動,請包括分配給標題的活動。
    • 使用者的姓名或電子郵件地址新增到該欄的每一列。 透過匯入指派記錄的使用者不會收到指派新記錄或活動的通知。
  • 百分比:匯入格式化為百分比的數字屬性時,您可以使用%百分比符號或小數來格式化值。 例如,要匯入25% ,您的儲存格應包含25%或.25。
  • 電話號碼:聯絡資源電話號碼和手機號碼,根據國家/地區代碼匯入並自動格式化電話號碼,格式為+ [國家/地區代碼] [號碼]。 如果有分機號碼,請新增分機號碼[number]。 例如,帶有美國國家代碼的電話號碼看起來像+11234567890 ext123。
  • 價格:對於包含價格的房源,您必須使用HubSpot接受的貨幣之一。 您可以在帳戶預設設定的「貨幣」分頁中找到可接受的貨幣清單及其貨幣代碼。
  • 產品特性:
    • 如果匯入Term屬性值,您可以將Term欄中的值格式化為以月為單位的數字(例如, 10表示10個月) ,例如PXM ,其中X是月數(例如, P6M ,期限為6個月) ,或PXY ,其中X是年數(例如, P1Y ,期限為1年)。
    • 如果匯入帳單頻率屬性值,如果產品具有週期性價格類型,請按月、按年或按季使用。 如果產品有一次性價格,請將儲存格留空。
  • 擁有者屬性:若要在匯入期間將擁有者指派給記錄或活動:
    • 對於物件,請包含[Object]擁有者標頭。 對於活動,請包括分配給標題的活動。
    • 使用者的姓名或電子郵件地址新增至該欄的每一列。 透過匯入指派記錄的使用者不會收到指派新記錄或活動的通知。

必需的屬性

根據您要匯入的物件或活動,需要下列屬性,並且必須作為欄標題包含在檔案中:

  • 聯絡人: 名字、姓氏、電子郵件中至少一個,或現有聯絡人的紀錄ID。
  • 公司:名稱、公司網域名 稱或現有公司的記錄ID中至少一個。
  • 優惠:如果您正在建立新優惠、優惠名稱、管線和優惠階段。 對於現有交易,請記錄ID。 
  • 聯絡單:如果你要建立新聯絡單,請提供聯絡單名稱、管道和聯絡單狀態。 對於現有聯絡單,請記錄ID。 
  • 產品:單價和名稱,或現有產品的記錄ID。
  • 行項目:名稱、數量 、價格以及相關交易的記錄ID或交易名稱。 如果您還將行項目與產品關聯,請包含產品的產品ID ,該項目將在匯入期間映射為行項目屬性。

請注意:匯入包含交易的單行項目時,匯入不會更新交易金額。 若要更新關聯的交易金額,您可以手動編輯行項目,或在HubSpot中將行項目與交易關聯。


  • 通話:通話筆記。匯入新通話時,也建議包含活動日期
  • 電子郵件:電子郵件正文和電子郵件方向。
  • 會議:會 議描述、會議開始時間和會議結束時間。 匯入新會議時,也建議包含活動日期。 開始時間、結束時間和活動日期值的格式應為日期-時間屬性
  • 備註:備註內文。
  • 任務:任 務標題和截止日期。 截止日期的格式應為日期時間屬性

請注意:雖然不是必需的,但建議在匯入新活動時包含活動日期,以指定活動發生的日期和時間。 如果您不包含此屬性,活動日期值會自動設定為匯入的日期和時間。

可選屬性

不需要其他屬性,但也可以匯入HubSpot以批次新增或更新資料。 您可以匯入以下額外屬性:

  • HubSpot預設聯絡人、公司、交易和票證屬性,不包括某些無法編輯的自動設定屬性。 進一步了解預設聯絡人、公司優惠門票屬性。
  • 你為聯絡人、公司、優惠、門票或自訂物件建立的任何自訂屬
  • HubSpot預設通話、電子郵件、會議、筆記和任務屬性。 深入瞭解預設活動屬性

關聯和重複資料刪除需求

匯入時需要以下內容才能成功避免重複記錄和關聯記錄。 如果您要匯入相同的物件關聯,請參閱以下部分以瞭解其他要求。

  • 要在一個檔案中匯入和關聯多個物件,請在同一行中包含關聯記錄和/或活動的相關資訊。 在兩個檔案中,使用公用欄連接每個檔案中的記錄。 您可以參考範例檔案,以獲取更多有關匯入和關聯記錄的說明。
  • 若要更新現有記錄、關聯記錄並避免重複記錄,檔案必須包含每個物件的唯一識別碼屬性。 對於所有物件,您可以匯出現有的記錄,並使用記錄ID作為唯一識別碼,或使用需要唯一值的自訂屬性 對於聯絡人,您也可以使用電子郵件。 對於公司,您也可以使用公司域名。
    • 如果您要匯入多個物件並包含記錄ID ,建議區分檔案欄標題以將ID與正確的物件相匹配(例如,一欄稱為「記錄ID -聯絡人」,另一欄稱為「記錄ID -公司」)。
    • 如果您使用自訂唯一值屬性來刪除重複的聯絡人,電子郵件屬性仍需要唯一值。
    • 如果您使用自訂唯一值屬性來刪除公司的重複資料,則公司網域名稱屬性不需要唯一值。 這表示你可以匯入重複的公司網域。 如果你不希望多家公司擁有相同的網域,應在匯入前從檔案中移除重複的網域,或改用公司網域名稱作為唯一識別碼。
    • 您可以使用次要電子郵件作為HubSpot中列出次要電子郵件地址的現有聯絡人的唯一識別碼。 如果您使用次要電子郵件,且在檔案中包含「 記錄ID」欄,則次要電子郵件不會取代主要電子郵件。 但是,如果您在檔案中同時包含備用電子郵件和記錄ID作為欄,則備用電子郵件將取代主要電子郵件。
  • 若要將一個記錄與另一個物件的多個活動或記錄關聯,請將記錄的唯一識別碼包含在要關聯的每個記錄的多行中。 例如, Luke Danes是Luke 's Diner的經理,但也是The Dragonfly Inn的承包商。 若要將他與兩家公司聯繫起來,您需要為Luke Danes加入兩列,每個公司的電子郵件(或記錄ID )和公司網域名稱(或記錄ID )列。

請注意:如果您不包含唯一識別碼(例如電子郵件、公司網域名稱、記錄ID ) ,匯入將建立重複的記錄,而不是將每個記錄關聯到相同的記錄。

flex-associations-import-example

  • 若要匯入關聯標籤(僅限專業和企業) ,請包含關 聯標籤 欄。 匯入之前,您必須在HubSpot中 建立關聯標籤
    • 要將公司關聯設置為主要關聯,請在該行的關聯標籤列中包含值Primary。
    • 要設置多個標籤來描述兩個記錄之間的關係,您可以在一個儲存格中包含多個關聯標籤值,用分號分隔(例如,經理;帳單聯繫人)。
    • 如果要在多個檔案匯入中匯入關聯標籤,則需要在同一檔案中包含關聯標籤欄和關聯物件的唯一識別碼。
    • 如果要匯入交叉物件關聯的 配對標籤請僅在關聯標籤欄中包含其中一個 標籤。 標籤將在匯入過程中分配給正確的物件。
  • 若要透過匯入建立子母公司關聯,請在匯入檔案中包含母公司欄以及母公司的記錄ID值。 深入瞭解如何匯入子公司。

相同物件關聯匯入

您可以匯入一個檔案來批量關聯同一物件的記錄。 設定檔案時,以下要求僅適用於相同的物件匯入:

  • 在匯入之前, HubSpot中必須至少存在一條記錄對中的記錄。 例如,您可以匯入新聯絡人並將其與現有聯絡人關聯,但無法匯入以建立和關聯兩個新聯絡人。
  • 如果您將多個記錄與一個記錄關聯,請在同一個儲存格中以分號分隔記錄的唯一識別碼值(例如 luke@lukesdiner.com; rory@yale.edu; sookie@dragonfly.com )。
  • 如果您是標記關聯(僅限專 業和企業) :
    • 在匯入之前,關聯標籤必須已存在於您的關聯設定中
    • 如果所有記錄都有相同的標籤,您可以在匯入過程中新增此標籤
    • 如果記錄具有不同的標籤,請在檔案中包含一個標籤欄,以及每個關聯的相應標籤。
    • 如果您使用配對標籤(例如經理和員工) ,「 關聯的[唯一識別碼]」欄中的記錄將收到在匯入過程中新增或包含在檔案標籤欄中的標籤。 行中的另一個記錄將收到配對中的另一個標籤。
  • 在匯入過程中,您需要選取一個核取方塊,以包含相同的物件關聯

在下面的範例檔案中, Rory和Jackson是與現有客服案件的唯一標籤相關聯的新客服案件,使用其電子郵件值作為唯一識別碼。 Sookie是與兩個具有相同標籤的現有客服案件相關聯的現有客服案件。 在第一行中,關聯標籤是標籤對的一部分,這意味著一旦匯入完成,關聯的記錄將具有「父」標籤,而Rory將具有配對的標籤「子」。

associate-contacts-file

範例匯入檔案

以下檔案包含每個物件或活動所需的欄標題,以及可能的其他標題。 您可以添加自己的列標題,以更新或創建對維護組織的HubSpot數據庫很重要的任何其他屬性

一個物件或活動

  • 客服案件範例試算表: XLSXCSV
  • 公司試算表範例: XLSXCSV
  • 優惠試算表範例: XLSXCSV
  • 支援查詢範例試算表: XLSXCSV
  • 產品試算表範例: XLSXCSV
  • 工作範例試算表: XLSXCSV
  • 通話範例試算表: XLSXCSV

檔案準備就緒後,請瞭解如何將一個物件或活動匯入HubSpot。

請注意:產品只能在單個物件匯入中匯入。 您可以將現有產品關聯到行項目,或手動將產品關聯到交易或報價

一個具有相同物件關聯的物件

以下範例檔案包含建立新記錄並將其與同一物件的現有記錄關聯所需的欄位。

  • 聯絡方式: CSV
  • 公司對公司: CSV
  • 成交: CSV
  • 工單到工單: CSV

具有關聯的多個物件

您可以將多個物件或物件和活動匯入並關聯到一個檔案或兩個單獨的檔案中,其中每個檔案代表一個物件/活動。

在一個檔案中匯入多個物件

要在一個文件中匯入和關聯多個對象/活動,請在文件的同一行中包括要關聯的記錄/活動。 這些範例檔案代表常見的使用案例,但您可以透過取代欄標題來混合和匹配物件或活動。

  • 聯絡人和公司試算表範例: XLSXCSV。
  • 具有關聯標籤的聯絡人和公司試算表範例 XLXS或 CSV
  • 客服案件和聯絡單範例試算表: XLSXCSV
  • 公司和交易試算表範例: XLSXCSV
  • 公司和備註試算表範例: XLSXCSV
  • 公司、交易和備註試算表範例: XLSXCSV
  • 交易和新行項目範例試算表(含相關產品) : XLSXCSV。 匯入一個檔案時,每個交易只能匯入一個行項目。
  • 通話和聯絡人範例試算表: CSV
  • 備註和聯絡單範例試算表: CSV
  • 任務和現有交易範例試算表: CSV
  • 電子郵件和現有客服案件範例試算表: CSV

檔案準備就緒後,請瞭解如何將多個物件或活動匯入並關聯到HubSpot。

匯入兩個檔案中的多個物件

匯入並關聯兩個檔案時,每個檔案代表一個物件或活動。 在兩個檔案匯入中,您只能匯入兩個物件或一個物件和一個活動。 若要匯入兩個以上的物件/活動,您可以在一個檔案中匯入

要確定哪些記錄應在文件之間關聯,請在兩者中都包含一個公用列。 其中一個檔案在此欄的每一列都應具有唯一的值。 在另一個檔案中,使用這些值來指示每行應與哪個記錄關聯。 例如,常見用例是匯入和關聯聯絡人和公司。 在以下示例文件中,公司名稱是常用列:

在公司文件中,公司名稱列中的每行都有唯一的值。 在聯絡人檔案的每行中,「公司名稱」欄中的值與聯絡人將與之關聯的公司相符。 您可以在匯入聯絡人和公司時使用這些檔案,或混合和匹配其他物件,只要包含一個公用欄即可。

其他示例包括:

  • 在兩個檔案中有關聯標籤 的交易和公司:在這些樣本檔案中,公司名稱是公司 物件的唯一密鑰。
  • 兩個檔案中的交易和新行項目:在這些範例檔案中,交易名稱是交易物件的唯一金鑰。 匯入兩個檔案時,您可以匯入每個交易的多個行項目。
    • 交易範例試算表: XLSXCSV
    • 行項目範例試算表(含相關產品) : XLSXCSV
  • 兩個檔案中的來電和聯絡人:在這些檔案中,電子郵件是聯絡人的常用欄和唯一鍵
    • 呼叫範例試算表: CSV。
    • 客服案件範例試算表: CSV。

檔案準備就緒後,了解如何將多個物件或活動匯入並關聯到HubSpot。

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