透過訂閱管理週期性帳單和付款
上次更新時間: 八月 28, 2024
訂閱允許您從CRM自動化訂閱管理和週期性帳單。 使用訂閱自動處理客戶的定期付款,或傳送要求付款的定期發票。
情請參閱本文:- 訂閱的運作方式
- 如何建立訂閱
- 如何管理訂閱
訂閱的運作方式
訂閱的設定方式有兩種:
定期付款:自動收取款項。 HubSpot會根據你在付款連結或報價中設定的帳單頻率,自動向買家收取費用,因此你不需要建立單獨的付款連結或報價來收取訂閱費用。
週期性收費:自動向顧客收費。 使用週期性收費週期傳送發票以申請付款。 收據可能在收據上到期,也可能有淨付款條款。
若要透過付款連結和報價收取訂閱費用,您需要設定以下付款處理商之一:
- HubSpot付款: 設定HubSpot付款,這是HubSpot內建的付款處理器,適用於Starter、Professional和Enterprise帳戶。
- Stripe付款處理: 連接您現有的Stripe帳戶,以使用Stripe進行付款處理,這適用於所有訂閱。
請注意: 此處列出了訂閱目前支援的貨幣。
建立訂閱
在下方,了解如何透過付款連結和報價自動向顧客收取訂閱費用,或如何傳送定期發票以收取訂閱費用。
收取定期付款
當買家購買週期性行項目時,訂閱將自動設置。 如果你尚未設定付款連結或報價以向買家收取款項,請按照步驟建立付款連結或報價。 或者,你可以直接從訂閱索引頁面建立付款連結:
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「訂閱」。
- 按一下右上角的「建立訂閱」。
- 按一下「使用付款連結」,即可自動向訂閱收費。
- 在右側面板中,填寫行項目的詳細資訊。
- 或者,點擊「取消」並繼續建立付款連結。
傳送週期性發票
若要自動為顧客開立發票,請按照以下步驟操作:
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「訂閱」。
- 按一下右上角的「建立訂閱」。
- 按一下「自動將重複發票傳送給顧客」。
- 將聯絡人和公司新增至訂閱。 新增公司是可選的,但訂閱必須有聯絡人。
- 新增帳單地址。 這會顯示在傳送給顧客的收據上。
- 新增明細項目。
- 在下拉式選單的「收款」下方,選擇付款到期時間。
- 若要開啟線上付款,請切換開啟線上付款的「包括結帳連結」。
- 選取「接受的付款方式」核取方塊,以選擇此訂閱接受的付款類型。
- 選取「收集信用卡付款的帳單地址」核取方塊,即可收集顧客的帳單地址。
- 選取「收取送貨地址」核取方塊,以收取顧客的送貨地址。
- 按一下「進階設定」選項,將設定套用至與此訂閱相關的發票、電子郵件和結帳。
- 如果您想在發票上為買家新增任何備註,可以將其新增至「發票評論」欄位。 您可以使用文字欄位底部的文字選項來設定文字格式、新增超連結或插入片段。 您可以在收據設定中新增預設評論,該評論會顯示在每張收據上。
- 點擊語言下拉式選單以選擇語言。
- 單擊語言環境下拉菜單以選擇語言環境。
- 完成後,按一下右上角的「建立」。
- 按一下「建立」以確認在對話方塊中建立訂閱,或按一下「取消」以返回並編輯訂閱。
從聯絡人、公司或交易記錄建立訂閱
- 前往你的紀錄:
- 聯絡人: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「連絡人」。
- 公司: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「公司」。
- 優惠: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「交易」。
- 按一下記錄的名稱。
- 對於聯絡人和公司,請在右側邊欄的「訂閱」部分按一下「新增」,然後選擇以下其中一項:
- 建立新訂閱:為聯絡人或公司建立新訂閱。
- 新增現有訂閱:將現有訂閱連結至聯絡人或公司。
- 對於聯絡人和公司,請在右側邊欄的「訂閱」部分按一下「新增」,然後選擇以下其中一項:
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- 如要查看優惠,請在右側邊欄的「訂閱」部分按一下「新增」,然後選擇以下其中一項:
- 將交易轉換為訂閱:使用交易資訊建立訂閱,包括相關的明細項目。
- 建立新訂閱:為聯絡人或公司建立新訂閱。
- 新增現有訂閱:將現有訂閱連結至聯絡人或公司。
- 如要查看優惠,請在右側邊欄的「訂閱」部分按一下「新增」,然後選擇以下其中一項:
訂閱流程
當買家購買週期性行項目時,會發生以下情況:
- 您和買家將收到第一筆訂閱付款的付款通知。
買家收據 商家電子明細 - HubSpot將建立訂閱記錄,以追蹤週期性付款。 訂閱記錄將自動與您在建立週期性帳單訂閱時新增的聯絡人相關聯,或與結帳時提交的電子郵件地址相符。 它也會自動與聯絡人的關聯公司、交易和付款記錄建立關聯。
請注意:即使您在付款連結設定中開啟了允許付款連結以建立新交易設定,也不會為定期付款建立新交易 。 定期付款將記錄在訂閱記錄中,該記錄與訂閱所關聯的任何交易相關聯。
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如果你在行項目的「帳單條款」下拉式選單中選擇「自動續訂,直到取消為止」,則不會有與訂閱相關的結束日期。 若要設定結束日期,請在「帳單條款」下拉式選單中選取「固定付款次數」,然後在「付款次數」下拉式選單中選取訂閱方案應有的付款次數。 HubSpot會根據設定的付款次數自動設定結束日期。 例如,如果付款連結是在3月1日使用,而「付款次數」下拉式選單設定為6 ,結束日期會自動設定為9月1日。
請注意:如果您使用舊版HubSpot-Stripe集成進行報價,當Stripe是所選的付款方式時, HubSpot將不會為週期性行項目創建訂閱記錄。 這僅適用於舊版整合。 如果您改為將Stripe連接為付款處理器, HubSpot將為週期性行項目建立訂閱記錄。
- 在下一個付款到期日到來時, HubSpot會自動使用他們最初購買的付款方式向買家收取費用。 如果顧客需要更新此付款方式,你可以向對方傳送更新連結。
- 對於每筆收費, HubSpot將通過電子郵件向買方發送收據,並更新HubSpot中訂閱記錄上的屬性。 您也可以開啟提醒電子郵件,在下次訂閱付款前14天通知買家。
- 訂閱付款完成或失敗時, HubSpot會向帳戶管理員發送電子郵件通知。 你可以在通知設定中關閉這些通知。
查看訂閱
您可以從訂閱索引頁面或訂閱的相關聯絡人、公司、交易和付款記錄中查看訂閱。 你可以查看訂閱狀態、編輯訂閱,或向買家傳送更新付款方式的連結。
在訂閱索引頁面上查看訂閱
使用訂閱索引頁面查看所有訂閱,創建和使用保存的視圖按特定條件篩選訂閱。
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「訂閱」。
- 訂閱索引頁面包含兩個預設檢視,您可以透過按一下表格上方的「未付款」和「已排程」分頁來存取。 這些檢視會根據Status屬性篩選訂閱。 深入瞭解訂閱狀態。
- 使用「狀態」和「下次付款截止日期」下拉式選單,按這些屬性快速篩選所有訂閱。 或者,按一下「進階篩選條件」以設定其他篩選條件。
- 若要儲存檢視以供日後使用,請按一下表格右上角的儲存圖示。
- 若要檢視訂閱的完整詳細資訊或編輯訂閱,請按一下訂閱名稱。
深入瞭解如何在索引頁面上檢視和篩選記錄。
檢視相關CRM記錄的訂閱
若要從其中一個相關記錄中檢視訂閱:
- 前往你的紀錄:
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「連絡人」。
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「公司」。
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「交易」。
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「付款」。
- 按一下與訂閱相關的記錄名稱 。
- 在右側邊欄,前往訂閱訊息卡,查看訂閱狀態和開始日期。
- 如需更多資訊,請將滑鼠遊標懸停在訂閱上,然後按一下「預覽」。
- 在右側面板中,查看訂閱詳情,並根據需要編輯訂閱。
訂閱狀態
請參閱以下內容,進一步了解每項訂閱的含義:
- 有效:已處理所有預定付款。
- 未付款:目前帳單週期的預定付款失敗。 系統會傳送電子郵件給買家,要求他們更新付款資訊。 深入瞭解如何處理失敗的訂閱費用。
- 已取消:訂閱已於有效期前取消。 取消訂閱不會向買家收取費用。
- 已過期:已根據最初的計費條款向買方收取費用,預計不會再收取費用。 過期的訂閱不會向買家收費。
- 已排程:訂閱的帳單已延遲,無法在未來開始,如開始日期屬性所示。
編輯訂閱
如果你需要更新現有訂閱,例如其行項目、下次付款到期日、付款方式和相關聯絡人:
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「訂閱」。
- 在訂閱索引頁面中,按一下訂閱的名稱。
- 在右側面板中,按一下右上角的「操作」,然後選擇以下選項之一:
或者,您可以從任何相關的CRM記錄中存取訂閱側邊面板。
取消訂閱
如果買家要求取消訂閱,您可以透過HubSpot中的訂閱記錄取消訂閱。 系統會立即取消訂閱,並不再向顧客收取費用。 你可以等到帳單期限結束後再取消訂閱,或取消訂閱並就未使用的服務天數發放退款。 如果你取消的訂閱有待處理的銀行扣款,例如ACH ,待處理的付款將不會自動取消並退還,因此你也需要為待處理的付款發放退款。
請注意:如果您沒有退款政策,建議您在接近帳單日期時取消。
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「訂閱」。
- 在訂閱索引頁面中,按一下訂閱的名稱。
- 在面板右上角,按一下「操作」下拉式選單,然後選取「取消訂閱」。
- 在對話方塊中,選取「我瞭解系統不會再次向顧客收費」核取方塊。
- 按一下「取消訂閱」。
顧客會收到取消訂閱的電子郵件。
如果你在賬單期限結束前取消訂閱,請前往付款控制臺了解如何發放退款。 您還可以建立以訂閱為基礎的工作流程,以便在客戶的下一筆付款到期時向您的團隊發送通知,提醒他們取消訂閱。
開啟付款提醒電郵
您可以在下次訂閱費用到期前14天向買家發送付款提醒電子郵件。
請注意:對於透過SEPA直接扣款收取款項的訂閱,出於合規目的,系統會在帳單日期前兩天自動發送即將到來的付款提醒。
- 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
- 在左側邊欄選單中,前往「付款」。
- 按一下「通知」分頁。
- 按一下即可開啟即將到來的付款提醒功能。
- 按一下儲存。
接下來,系統會在下次付款前向買家發送一封電子郵件提醒。 你也可以使用工作流程來傳送即將到來的訂閱付款通知。
在其他HubSpot工具中使用訂閱
您可以在其他HubSpot工具中使用訂閱資料,包括工作流程、清單和報告。