Hallitse toistuvaa laskutusta ja maksuja tilausten avulla

Tilausten avulla voit automatisoida tilausten hallinnan ja toistuvan laskutuksen CRM:stä. Käytä tilauksia automatisoidaksesi toistuvia maksuja asiakkaillesi tai lähettääksesi toistuvia maksupyyntöjä.

• Miten tilaukset toimivat
• Miten tilauksia luodaan
• Miten tilauksia hallitaan

Miten tilaukset toimivat

Tilaukset voidaan määrittää kahdella tavalla:

Toistuvat maksut: automatisoi maksujen kerääminen. HubSpot veloittaa ostajalta automaattisesti maksulinkissä tai tarjouksessa asettamasi laskutustiheyden perusteella, joten sinun ei tarvitse luoda erillisiä maksulinkkejä tai tarjouksia tilausmaksujen keräämistä varten.

Toistuva laskutus: automatisoi asiakkaiden laskutus. Lähetä laskut toistuvan laskutuksen taajuudella maksupyyntöä varten. Laskut voivat olla erääntyneitä kuittaushetkellä tai niillä voi olla nettomaksuehto.

Jotta voit kerätä tilausmaksuja maksulinkkien ja lainausten kautta, sinun on määritettävä jokin seuraavista maksuprosessoreista:

• HubSpot-maksut: Määritä HubSpot-maksut, HubSpotin sisäänrakennettu maksujen käsittelijä, joka on käytettävissä Starter-, Professional- ja Enterprise-tileillä.
• Stripe-maksunkäsittely: liitä olemassa oleva Stripe-tilisi, jotta voit käyttää Stripeä maksujen käsittelyyn, joka on käytettävissä kaikissa tilauksissa.

Luo tilauksia

Alla kerrotaan, miten voit veloittaa asiakkailta tilaukset automaattisesti maksulinkkien ja lainausten kautta tai miten voit lähettää toistuvia laskuja tilausten maksujen keräämiseksi.

Kerää toistuvia maksuja

Tilaukset perustetaan automaattisesti, kun ostaja ostaa toistuvan rivikohta. Jos et ole määrittänyt maksulinkkiä tai tarjousta, jotta voit kerätä maksun ostajalta, noudata ohjeita maksulinkin tai tarjouksen luomiseksi. Voit myös luoda maksulinkin suoraan Tilaukset-hakusivulta:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Tilaukset.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Luo tilaus.
• Voit veloittaa tilauksen automaattisesti valitsemalla Käytä maksulinkkiä.
• Täytä oikeassa paneelissa rivikohta tiedot .
• Tai valitse Peruuta ja jatka maksulinkin luomista valitsemalla Peruuta.

Lähetä toistuvia laskuja

Automatisoida asiakkaiden laskutus:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Tilaukset.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Luo tilaus.
• Napsauta Lähetä toistuvat laskut automaattisesti asiakkaille.

• Lisää yhteystieto ja yritys tilaukseen. Yrityksen lisääminen on vapaaehtoista, mutta tilauksella on oltava yhteyshenkilö.
• Lisää laskutusosoite valinnaisesti. Tämä näkyy asiakkaalle lähetettävissä laskuissa.
• Lisää rivitiedot.
• Napsauta Maksujen keruu-kohdassa Erääntyvä maksu -pudotusvalikkoa ja valitse , milloin maksu erääntyy.

• Jos haluat hyväksyä verkkomaksuja, jätä Include a checkout link for online payments -vaihtoehto päälle. Tämän näytön esitäytetyt valinnat vastaavat maksuasetuksissa määritettyjä vaihtoehtoja.
  • Valitse Hyväksytyt maksut avat -valintaruudut tai poista niiden valinta, jotta voit valita maksutyypit, jotka hyväksyt tälle tilaukselle.
  • Valitse Laskutusosoitteen kerääminen luottokorttiostoksia varten -valintaruutu tai poista sen valinta, jos haluat valita, kerätäänkö asiakkaiden laskutusosoite.
  • Valitse Toimitusosoitteen kerääminen -valintaruutu tai poista sen valinta, jos haluat valita, keräätkö asiakkaidesi toimitusosoitteen.

• Voit myös kytkeä pois päältä kohdan Sisällytä kassalinkki verkkomaksuja varten , jos aiot ottaa maksuja vastaan eri menetelmällä.
• Napsauta Lisäasetukset-vaihtoehtoa , jos haluat soveltaa asetuksia tähän tilaukseen liittyviin laskuihin:
  • Jos haluat lisätä ostajalle huomautuksia laskuun, voit lisätä ne Laskun kommentit -kenttään. Voit käyttää tekstikentän alareunassa olevia tekstivaihtoehtoja tekstin muotoilemiseen, hyperlinkin lisäämiseen tai tekstinpätkän lisäämiseen. Opi lisäämään oletuskommentti, joka näkyy jokaisessa laskussa, laskun asetuksista.
  • Valitse Laskun toimitus-kohdassa valintaruutu Lähetä laskut automaattisesti sähköpostitse asiakkaalle jokaisena laskutuspäivänä, jotta laskut lähetetään asiakkaalle automaattisesti laskutuspäivänä. Muistutussähköposteja hallitaan laskuasetusten kautta.
  • Valitse Laskun verotunniste-kohdassa kaikki verotunnisteet, jotka on sisällytettävä laskuun. Lue, miten verotunnuksia lisätään asetuksissa.
  • Napsauta kieli-pudotusvalikkoa ja valitse kieli.
  • Napsauta pudotusvalikkoa Paikallisalue ja valitse paikallisalue.

• Kun olet valmis, napsauta oikeassa yläkulmassa Luo.

• Vahvista tilauksen luominen valintaikkunassa napsauttamalla Luo tai palaa takaisin muokkaamaan tilausta napsauttamalla Peruuta.

Luo tilaus yhteyshenkilön, yrityksen tai sopimuksen tietueesta

• Siirry tietueisiisi:
  • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
  • Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
  • Sopimukset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
• Napsauta tietueen nimeä.
  • Napsauta yhteystietojen ja yritysten osalta oikean sivupalkin Tilaukset-osiossa Lisää ja valitse sitten jokin seuraavista:
    • Luo uusi tilaus: Luo uusi tilaus yhteystietoa tai yritystä varten.
    • Lisää olemassa oleva tilaus: Liitä olemassa oleva tilaus yhteystietoon tai yritykseen.

• • Valitse oikean sivupalkin Tilaukset-osiossa Lisää ja valitse sitten jokin seuraavista:
    
    • Muunna kauppa tilaukseksi: Luo tilaus käyttäen kaupan tietoja, mukaan lukien siihen liittyvät rivierät.
    • Luo uusi tilaus: Luo uusi tilaus yhteystietoa tai yritystä varten.
    • Lisää olemassa oleva tilaus: Liitä olemassa oleva tilaus yhteystietoon tai yritykseen.

• • • Voit myös luoda tilauksen sopimuksen rivikohta.

Luo tilaus julkaistusta lainauksesta

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
• Klikkaa tarjouksen nimeä.
• Siirry oikeassa sivupalkissa olevaan Lainausmerkit-osioon.
• Vie hiiren kurssi olemassa olevan tarjouksen päälle, valitse Toiminnot ja valitse sitten Muunna tarjous tilaukseksi.

Tilausprosessi

Kun ostaja ostaa toistuvan rivikohta, tapahtuu seuraavaa:

• Sinä ja ostaja saatte maksuilmoituksen ensimmäisestä tilausmaksusta.
  
  

  Ostajan kuitti	Kauppiaan kuitti

• HubSpot luo tilaustietueen toistuvan laskutuksen ja maksujen seuraamista varten.
  • Kun kyseessä on automaattinen maksutilaus tarjouksista ja maksulinkistä, tilaustietue liitetään automaattisesti maksaneeseen yhteyshenkilöön ja kaikkiin tarjouksiin tai maksulinkkeihin liittyviin tarjouksiin tai maksulinkkeihin, jotka on maksettu.
  • Manuaalisen maksun keräyksen sisältävissä tilauksissa, jotka on muunnettu tarjouksista tai kaupoista, tilaustietue liitetään automaattisesti yhteystietoon, yritykseen, kauppaan ja tarjoukseen, josta se on muunnettu.

Huomaa: toistuvia maksuja varten ei luoda uutta sopimusta, vaikka olisit ottanut käyttöön Salli maksulinkkien luominen uusille sopimuksille -asetuksen maksulinkkiasetuksissa. Toistuvat maksut kirjataan tilaustietueeseen, joka liittyy kaikkiin sopimuksiin, joihin tilaus liittyy.

• • Saman laskutustiheyden, laskutusehtojen, laskutuksen alkamispäivän ja maksujen lukumäärän omaaviaeriä seurataan samassa tilaustietueessa, koska ne voidaan laskuttaa yhdessä.
  • Erilliseterät, joilla on erilainen laskutustiheys, laskutusehdot, laskutuksen alkamispäivämäärä ja maksujen määrä, seurataan erillisissä tilaustietueissa. Jos esimerkiksi maksulinkki sisältää kaksi toistuvaa erää, joista toinen on kuukausittain ja toinen vuosittain, luodaan kaksi tilaustietuetta. Samoin jos maksulinkki sisältää kaksi toistuvaa erää, joilla on eri laskutusehdot, luodaan kaksi tilaustietuetta.
  • Jos toistuva maksu suoritetaan pankkiveloituksena, kuten ACH-maksuna, tilaustietue luodaan, kun maksu on hyväksytty ja lähetetty, vaikka maksu olisi vielä vireillä.

• Jos olet valinnut rivikohta laskutusehdot -pudotusvalikossa kohdan Laskutusehdot -vaihtoehdon vaihtoehdon " Uusitaan automaattisesti kunnes peruutetaan ", tilaukseen ei liitetä päättymispäivämäärää. Jos haluat määrittää päättymispäivän, valitse Laskutusehdot-pudotusvalikosta Kiinteä maksujen määrä ja valitse tilauksen maksujen määrä pudotusvalikosta Maksujen määrä. HubSpot asettaa päättymispäivän automaattisesti asetetun maksujen määrän perusteella. Jos esimerkiksi maksulinkkiä käytettiin 1. maaliskuuta ja Number of payments ( Maksujen määrä ) -pudotusvalikon arvoksi oli asetettu 6, päättymispäiväksi asetetaan automaattisesti 1. syyskuuta.

• Kun seuraava maksun eräpäivä koittaa, HubSpot veloittaa ostajan automaattisesti sillä maksutavalla, jolla hän alun perin osti. Jos asiakkaan on päivitettävä tämä maksutapa, voit lähettää hänelle linkin sen päivittämistä varten.
• Jokaisesta veloituksesta HubSpot lähettää ostajalle kuitin sähköpostitse, ja HubSpotin tilaustietueen ominaisuudet päivitetään. Voit myös ottaa käyttöön muistutussähköpostit, jotka ilmoittavat ostajalle 14 päivää ennen seuraavaa tilausmaksua.
• HubSpot lähettää sähköposti-ilmoitukset tilin ylläpitäjille, kun tilausmaksu on suoritettu tai epäonnistuu. Voit kytkeä nämä ilmoitukset pois päältä ilmoitusasetuksissa.

Näytä tilaukset

Voit tarkastella tilauksia joko tilauksen indeksisivulta tai tilaukseen liittyvistä yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa- ja maksutietueista. Voit tarkistaa tilauksen tilan, muokata tilausta tai lähettää ostajalle linkin maksutavan päivittämistä varten.

Tarkastele tilauksia tilausten indeksisivulla

Voit tarkastella kaikkia tilauksia tilausten hakemistosivulla, luoda ja käyttää tallennettuja näkymiä suodattaaksesi tilauksia tiettyjen kriteerien mukaan.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Tilaukset.
• Tilausten indeksisivulla on kaksi oletusnäkymää, joihin pääset napsauttamalla taulukon yläpuolella olevia Maksamattomat- ja Ajoitetut-välilehtiä. Nämä näkymät suodattavat tilauksia ominaisuus perusteella. Lisätietoja tilauksen tiloista.
• Voit suodattaa kaikki tilaukset nopeasti näiden ominaisuuksien perusteella käyttämällä Tila- ja Seuraava maksun eräpäivä -pudotusvalikoita. Tai valitse Lisäsuodattimet, jos haluat määrittää muita suodatusperusteita.
• Voit tallentaa näkymän myöhempää käyttöä varten napsauttamalla taulukon oikeassa yläkulmassa olevaa Tallenna-kuvaketta .
• Voit tarkastella tilauksen kaikkia tietoja tai muokata tilausta napsauttamalla tilauksen nimeä.

Lisätietoja tietueiden katselusta ja suodattamisesta indeksisivulla.

Näytä tilaukset niihin liittyvissä CRM-tietueissa

Voit tarkastella tilausta jostakin siihen liittyvästä tietueesta:

• Siirry tietueisiisi:
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Maksut.
• Napsauta tilaukseen liittyvän tietueen nimeä .
• Siirry oikeassa sivupalkissaTilaukset-korttiin nähdäksesi tilauksen tilan ja alkamispäivän.

• Saat lisätietoja viemällä hiiren kursorin tilauksen päälle ja valitsemalla Esikatselu.

• Tarkista oikeassa paneelissa tilauksen tiedot ja muokkaa tilausta tarpeen mukaan.

Tilauksen tilat

Alla on lisätietoja siitä, mitä kukin tilaus tarkoittaa:

• Aktiivinen: kaikki suunnitellut maksut on käsitelty.
• Ei maksettu: nykyisen laskutusjakson suunniteltu maksu epäonnistui. Ostajalle lähetetään sähköpostiviesti, jossa häntä pyydetään päivittämään maksutietonsa. Lisätietoja epäonnistuneiden tilausmaksujen käsittelystä.
• Peruutettu: tilaus on peruutettu ennen määräaikaa. Peruutetuista tilauksista ei veloiteta ostajia.
• Päättynyt: Ostajaa on laskutettu alkuperäisen laskutuskauden mukaisesti, eikä uusia maksuja ole odotettavissa. Ostajia ei veloiteta vanhentuneista tilauksista.
• Aikataulutettu: tilauksen laskutus on siirretty alkamaan tulevaisuudessa, kuten ominaisuus näkyy.

Hallitse tilauksia

Ota maksumuistutussähköpostit käyttöön

Voit lähettää ostajille maksumuistutussähköpostin 14 päivää ennen seuraavan tilausmaksun eräpäivää.

Huomaa: SEPA-suoraveloituksen kautta maksuja keräävien tilausten osalta tuleva maksumuistutus lähetetään automaattisesti kaksi päivää ennen laskun päivämäärää sääntöjen noudattamiseksi.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Maksut.
• Napsauta Ilmoitukset-välilehteä.
• Napsauta kytkeäksesi Tulevien maksujen muistutus -kytkimen päälle.

• Napsauta Tallenna.

Jatkossa ostajalle lähetetään sähköpostimuistutus ennen seuraavaa maksua. Voit myös käyttää työnkulkuja ilmoitusten lähettämiseen tulevasta tilausmaksusta.

Muokkaa tilausta

Jos haluat päivittää olemassa olevan tilauksen, kuten sen rivikohdat, seuraavan maksun eräpäivän, maksutavan ja siihen liittyvän yhteyshenkilön, katso tämä artikkeli.

Peruuta tilaus

Jos ostaja pyytää tilauksensa peruuttamista, voit peruuttaa tilauksen HubSpotin tilaustietueen kautta. Tilaus peruutetaan välittömästi, eikä asiakkaalta enää veloiteta. Voit odottaa peruuttamista laskutuskauden loppuun asti tai peruuttaa tilauksen ja antaa hyvityksen käyttämättömistä palvelupäivistä. Jos peruutat tilauksen, jossa on vireillä pankkiveloitusmaksu, kuten ACH-maksu, vireillä olevaa maksua ei peruuteta ja palauteta automaattisesti, joten sinun on myös annettava palautus kyseisestä vireillä olevasta maksusta.

Huomaa: jos sinulla ei ole hyvityskäytäntöä, on suositeltavaa peruuttaa tilaus lähempänä laskutuspäivää.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Tilaukset.

• Napsauta tilauksen nimeä tilauksen indeksisivulla.
• Valitse paneelin oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse Peruuta tilaus.
• Valitse valintaikkunassa Ymmärrän, että asiakasta ei veloiteta uudelleen -valintaruutu.
• Napsauta Peruuta tilaus.

Asiakas saa tilauksen peruutussähköpostin.

Jos peruutit tilauksen ennen laskutuskauden päättymistä, opettele, miten voit antaa hyvityksen maksujen kojelaudalta. Voit myös luoda tilaukseen perustuvan työnkulun, jolla voit lähettää tiimillesi ilmoituksen, kun asiakkaan seuraava maksu on erääntymässä, ja muistuttaa häntä tilauksen peruuttamisesta.

Tilauksen poistaminen

Peruutetut tai vanhentuneet tilaukset voidaan poistaa. Tilauksen poisto on pysyvä eikä sitä voi peruuttaa. Jos haluat kopion tilauksista ennen poistamista, vie tilaustiedot.

Tilauksen poistaminen:

• Napsauta tilauksen indeksisivulla tilauksen nimeä.
• Valitse paneelin oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse sitten Poista tilaus.
• Napsauta Poista tilaus.

Vie tilaukset

Voit viedä tilauksesi:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Tilaukset.

• Avaa näkymä, jonka haluat viedä:
  • listView -luettelonäkymässä napsauta näkymän välilehteä tai napsauta + Lisää näkymä ja valitse näkymä pudotusvalikosta. Jos haluat viedä kaikki kyseisen kohteen tietueet, avaa Kaikki [tietueet] -näkymä.
  • Napsauta grid taulunäkymä ( vain kaupat, liput tai mukautetut kohteet) myyntiputki pudotusvalikkoa ja valitse myyntiputki, jossa on näkymä, jonka haluat viedä, napsauta sitten näkymän pudotusvalikkoa ja valitse näkymä. Jos haluat viedä kaikki myyntiputki tietueet, avaa Kaikki [tietueet] -näkymä.
• Voit viedä tietueet:
  • Valitse listView -luettelonäkymässä taulukon oikeassa yläkulmassa Export (Vie).

• • Osoitteessa grid taulunäkymä, valitse taulun oikeassa yläkulmassa Board options ja valitse sitten Export view.
• Valitse vietävän tiedoston muoto valintaikkunassa napsauttamalla pudotusvalikosta File format (Tiedostomuoto ) ja valitsemalla muoto.
• Jos haluat valita viedyn tiedoston sarakeotsikoiden kielen, napsauta Sarakeotsikoiden kieli -pudotusvalikkoa ja valitse sitten kieli. Pudotusvalikossa näkyy oletusarvoisesti asetuksissa valitsemasi oletuskieli. Oletusominaisuuksien sarakeotsikot käännetään, mutta kunkin sarakkeen sisällä olevia ominaisuus ei käännetä valitulle kielelle.

• Oletusarvoisesti tiedostoon sisällytetään vain näkymässä olevat ominaisuudet ja yhdistykset, ja yhdistysten osalta tiedostoon sisällytetään enintään tuhat yhdistettyä tietuetta yhdistyssaraketta kohti. Jos haluat muokata, mitkä ominaisuudet ja yhdistykset sisällytetään, valitse Mukauta ja valitse sitten seuraavista vaihtoehdoista:
  • Yhteystiedot, joilla on useita sähköpostiosoitteita: Valitse Sisällytä kaikki sähköpostiosoitteet -valintaruutu, jos haluat sisällyttää vientitiedostoon kaikki niiden yhteystietojen sähköpostiosoitteet, joilla on useita sähköpostiosoitteita.
  • Yritykset, joilla on useita verkkotunnuksia: Valitse Sisällytä kaikki verkkotunnukset -valintaruutu, jos haluat sisällyttää vientitiedostoon kaikki verkkotunnukset yrityksille, joilla on useita verkkotunnuksia .
  • Ominaisuudet, jotka sisältyvät vientitiedostoon: Vaihtoehtoina ovat Ominaisuudet ja yhdistykset näkymässäsi (oletus), Kaikki tietueiden ominaisuudet (eli ei yhdistyksiä) tai Kaikki tietueiden ominaisuudet ja yhdistykset. Vientitiedoston sarakkeiden järjestys riippuu valitsemastasi vaihtoehdosta:
    • Jos viet vain näkymän ominaisuudet, sarakkeet näytetään samassa näkymälle määritetyssä ominaisuus järjestyksessä.
    • Jos viet kaikki ominaisuudet, sarakkeet näytetään aakkosjärjestyksessä lukuun ottamatta tietueen ID: tä, joka on tiedoston ensimmäinen sarake. Jos viet kaikki ominaisuudet ja yhdistelmät, yhdistelmät sisällytetään loppuun.
  • Viemisessä mukana olevat yhdistelmät: Vaihtoehdot ovat Enintään 1 000 yhdistettyä tietuetta (oletus) tai Kaikki yhdistetyt tietueet (vain CSV-tiedostot).

• Napsauta Vie. Saat sähköpostiviestin, jossa on latauslinkki vientitiedostoon. Vientitiedostojen latauslinkit vanhentuvat 30 päivän kuluttua.

Jos vietävillä tietueilla on liitännäistietueita, jokaisella liitännäisobjektilla on oma sarakkeensa tiedostossa. Vietävästä kohteesta riippuen voit viedä tietoja liitetyistä yhteystiedoista, yrityksistä, sopimuksista, lippujen, mukautettujen kohteiden tietueista, rivieristä, tilauksista tai maksuista. Kunkin liitetyn kohteen osalta viety tiedosto sisältää seuraavat otsikot ja tiedot:

• Associated [Object] ID:t: liittyvien tietueiden ID:t . Useat ID-arvot erotetaan puolipisteillä.
• Associated [Object]: assosioituneen tietueen nimi (esim. yhteyshenkilön nimi, yrityksen nimi jne.). Useiden tietueiden nimet erotetaan puolipisteillä.

Tilausten käyttäminen muissa HubSpot-työkaluissa

Voit käyttää tilaustietoja muissa HubSpot-työkaluissa, kuten työnkuluissa, luetteloissa ja raporteissa.

• Luo tilaukseen perustuvia työnkulkuja, joilla voit automatisoida tilaustietoihin perustuvia toimintoja. Voit esimerkiksi lähettää tiimillesi sisäisen ilmoituksen, kun tilauksen tila on erääntynyt, tai päivittää tilauksen omistaja automaattisesti. Lue lisää tilauksen rekisteröinnin laukaisimista.
• Seuraa toistuvia tuloja tilausten analytiikka tai luo mukautettu raportti tilaustietojen perusteella. Kun luot mukautettua raporttia, varmista, että valitset tietolähteeksi Tilaukset tai yksittäisen objektin, jos luot yksittäisen objektin mukautetun raportin.
  
• Segmentoi yhteystietosi tai yrityksesi luetteloihin tilausominaisuuksien perusteella. Luo esimerkiksi luettelo yhteystiedoista, joilla on tiedossa tilauksen päättymispäivä, ja lähetä sitten sähköpostiviesti luetteloon, jossa yhteystietoja kehotetaan uusimaan.