Crear y usar listas

Aprende a crear una lista de registros en función del valor de la propiedad y otras características. Puedes crear listas de contactos, empresas, tickets, negocios, objetos personalizados, pedidos y carritos. Este artículo incluye instrucciones para crear y editar listas de la herramienta listas. Para configurar criterios para tu lista y agregar registros a listas existentes, descubre cómo determinar criterios de lista o agregar registros manualmente a listas estáticas.

Otras herramientas de HubSpot dependen de listas para hacer cambios en un grupo específico de contactos. Algunos usos de las listas en HubSpot incluyen:

• Enviar un correo electrónico de marketing a una lista de contactos.
• Crear una lista de contactos rebotados.
• Inscribir una lista en un workflow.
• Usar filtros de Membresía de listas en otras listas e informes personalizados.
• Creación de audiencias de anuncios con listas de contactos y empresas.
• Enviar encuestas de satisfacción del cliente a contactos con una lista estática.

Nota: el número máximo de listas que puedes crear depende de tu suscripción. Más información sobre las opciones de suscripción y las limitaciones en el Catálogo de productos y servicios.

Tipos de listas

Hay dos tipos de listas en tu cuenta de HubSpot: listas activas y listas estáticas.

Listas activas

Las listas activas actualizan automáticamente sus miembros según sus criterios. Los registros se unirán a la lista cuando cumplan con los criterios y dejen la lista cuando ya no cumplan con los criterios.

Algunos ejemplos de cuándo se deben usar listas activas incluyen:

• enviar correos electrónicos de marketing individuales en función del comportamiento y las propiedades de cada contacto. Si envías regularmente un boletín informativo, una lista activa administra de manera automática la lista de suscriptores, que se actualiza constantemente.
• hacer llamadas salientes a contactos en función de su comportamiento y de los valores de propiedad.
• agrupar a tus contactos por etapa del ciclo de vida para identificar comportamientos y propiedades de los contactos en cada etapa.
• Segmentar registros en función de propiedades que cambian con frecuencia con el tiempo, como la calificación de HubSpot.

Listas estáticas

Las listas estáticas incluyen registros que cumplen con un criterio establecido en el punto en el que se guarda la lista. Las listas estáticas no se actualizan automáticamente, por lo que no se agregarán los registros nuevos que cumplan con los criterios a la lista. Los registros pueden agregarse y eliminarse manualmente de las listas estáticas.

Algunos ejemplos de cuándo deberían usarse listas estáticas incluyen:

• agregar manualmente registros a un workflow.
• enviar correos únicos, campañas de correo electrónico poco frecuentes y adaptar listas de contactos que no cambian (por ejemplo, asistentes a eventos, listas de empleados para boletines de noticias internos o listas de ferias comerciales). 
• agrupar manualmente registros que podrían no compartir los mismos criterios de listas.
• segmentar a los registros de eliminación masiva de tu cuenta.

Crea una lista

Los usuarios con permisos de Escritura para listas pueden crear listas.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Listas.
• En la parte superior derecha, haz clic en Crear lista.
• En el panel izquierdo, selecciona Según contacto para crear una lista de contactos, Según empresa para crear una lista de empresas o Según negocio para crear una lista de negocios.
• En el panel derecho, introduce los detalles de la lista.
  • Nombre de la lista: el nombre interno de la lista (obligatorio).
  • Descripción: una descripción de lo que contiene la lista.
  • Qué tipo de lista estás creando: selecciona si quieres una Lista activa o una Lista estática. También puedes ver el número de listas que has utilizado en esta página. 
  • Propiedades personalizadas: si creaste alguna propiedad de lista personalizada para la organización, puedes establecerla en esta sección. Para agregar propiedades de lista personalizadas al formulario de creación, haz clic en Personalizar el formulario "Crear lista". Más información sobre personalización de la creación de formularios de registro.
• En la parte superior derecha, haz clic en Siguiente.
• En el panel izquierdo, establece los criterios para los contactos o empresas que deseas segmentar. Descubre los criterios de lista disponibles para ti y cómo funcionan. Puedes seleccionar hasta 250 filtros por lista.
  • Selecciona Agregar filtro.
  • Desplázate o escribe para buscar y luego selecciona una categoría de filtro.
  • En la categoría, desplázate o escribe para buscar y luego selecciona la propiedad o actividad por la que deseas filtrar.
  • Selecciona una opción para la propiedad o actividad y luego establece tus criterios según el tipo de campo:
    • Lista desplegable o casilla de verificación: haz clic en el menú desplegable y selecciona las casillas de verificación a la izquierda de los valores.
    • Texto: haz clic en el menú desplegable Agregar valores y escribe para introducir un valor de texto. Si agregas varias opciones, separa cada valor con un punto y coma (por ejemplo, Bogotá; Lima; Santiago).

Nota: para la mayoría de los criterios de texto en los filtros de lista, no se admite el uso de un comodín (*). El único caso en el que un comodín (*) funcionará es si se utilizan los criterios de vistas de página El contacto (no) ha visitado la URL que coincide con expresiones regulares.

• • • Numérico: haz clic en el campo Agregar valores y escribe para introducir un valor numérico. Si agregas varias opciones, separa cada valor con un punto y coma (por ejemplo, 10; 25; 30). Esto se aplica a las propiedades Número, Calificación y Cálculo. 
    • Selector de fechas: haz clic en el datecampo del calendario y luego en el calendario, selecciona una fecha. 

Nota: las propiedades del selector de fecha tienen como valor predeterminado la zona horaria de la cuenta de HubSpot. 

• En el caso de los filtros de objetos asociados, por opción predeterminada, la lista incluye los registros cuando cualquier registro asociado cumple los criterios. Para filtrar basándose en una asociación de empresa principal o en una etiqueta de asociación en su lugar, haz clic en el menú desplegable Cualquier [objeto] asociado del panel izquierdo y, luego:

• • • Selecciona Cualquier [objeto] para filtrar en base a todos los registros asociados de ese tipo de objeto (por ejemplo, la lista incluiría un contacto cuando cualquiera de sus empresas asociadas cumpla los criterios).
    • Si estás creando una lista basada en contactos, selecciona [Objeto] principal para filtrar basándose solo en la empresa principal asociada (por ejemplo, la lista incluiría un contacto solo si la empresa principal asociada cumple los criterios).
    • En la sección Con etiqueta (solo en las versiones Pro y Enterprise), selecciona una etiqueta para filtrar basándose solo en las asociaciones que utilizan la etiqueta seleccionada (por ejemplo, la lista incluiría un contacto solo si tiene una empresa asociada con esa etiqueta y esa empresa cumple los criterios).

• • Para agregar filtros adicionales dentro de la misma categoría o grupo, haz clic en Agregar filtro. Los filtros adicionales dentro de la misma categoría o grupo de filtros siguen la lógica AND. Un registro debe cumplir todos los criterios del grupo para ser incluido en la lista.

• • Para finalizar la edición de un grupo de filtros, haz clic en la X situada en la parte superior derecha del editor.
  • Para agregar otro grupo de filtros, haz clic en + Agregar grupo de filtros. Entre grupos de filtros, se aplica la lógica OR. Un registro debe cumplir los criterios de por lo menos uno de los grupos de filtros para ser incluido en la lista.

• • Para eliminar un criterio de un grupo de filtros existente, coloca el cursor sobre la propiedad, actividad o valor y haz clic en el ícono delete eliminar. Si eliminas una categoría que incluye varios filtros, en el cuadro emergente, haz clic en Eliminar ramificación para confirmar.

• • Para clonar o eliminar un grupo de filtros, en la parte superior derecha del grupo, haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Clonar o Eliminar.
  • Para probar si un registro existente cumple con los filtros, en el panel izquierdo, haz clic en Prueba: En el menú desplegable, selecciona un registro a probar.
• En la parte superior derecha, haz clic en Guardar lista.

Esta lista comenzará a procesarse una vez que has introducido o seleccionado criterios válidos. El conjunto de registros que aparecen es una vista preliminar de los registros que se agregarán a tu lista. Cuando la lista se guarda y procesa completamente, el recuento exacto de registros será visible con el nombre de lista en la parte superior izquierda. Una vez que hayas terminado de procesar la lista, puedes continuar editando tu lista.

Ver y editar una lista

Una vez que hayas creado una lista, puedes editar sus detalles y completar acciones, como clonar, eliminar o utilizar la lista en otras herramientas de HubSpot. Para editar listas, los usuarios deben tener permisos de Escritura para listas.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Listas.
• En la tabla, haz clic en la lista que deseas ver o edita. Para ver o editar listas de contactos que actualmente no utilizan otras herramientas de HubSpot, haz clic en la pestaña Listas sin usar.
• Para buscar un registro específico en tu lista, usa la barra de búsqueda en la parte superior derecha.
• Para editar el nombre de la lista, haz clic en el edit ícono de lápiz situado junto al nombre actual y luego introduce un nombre nuevo. Presiona Intro o sal del editor de texto para guardar los cambios. 
• Para editar los filtros de una lista activa, en el panel de la izquierda, haz clic en Editar filtros, luego ajusta tus filtros y criterios, y para guardar tus cambios, en la parte superior derecha, haz clic en Guardar cambios. 
• En la tabla, haz clic en los encabezados para ordenar los registros en función de sus valores de propiedad. También puedes filtrar los contactos por la columna Fecha de adición a la lista, que registra cuándo se agregaron los registros a la lista. 
• En la parte superior derecha, haz clic en Detalles.
  • En el panel derecho, ve el nombre y tipo de la lista, la fecha en que se creó y actualizó por última vez, el cambio en el número de contactos en los últimos siete días, el usuario que creó la lista, el ID de la lista, el ID de lista ILS y las herramientas o materiales de HubSpot que utilizan actualmente la lista.
    • ID de lista: este ID se utiliza para hacer referencia a la lista en integraciones o cuando se utiliza la API de listas.
    • ID de lista ILD: se utiliza cuando se utiliza la API de exportación.

• Para realizar acciones adicionales con tu lista, haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona una opción:

• • Editar columnas: selecciona las propiedades de contacto que se mostrarán para cada registro en la tabla.
    • Para aplicar la configuración de columnas solo a la lista seleccionada, haz clic en Guardar.
    • Para aplicar la configuración de la columna a todas tus listas de ese objeto, selecciona la casilla de verificación Aplicar a todas las listas de [contactos/empresas] y, luego, haz clic en Guardar.
  • Lista de exportación: descarga una copia de la lista.
  • Asignar a equipo (solo Enterprise): asigna la lista a un equipo.
  • Clonar: clona la lista.
  • Convertir en lista estática : convierte una lista activa en una lista estática. 

• • Eliminar lista: eliminar la lista. Solo puedes eliminar listas que no se usan activamente en otro lugar en HubSpot. No se eliminarán los registros en la lista. Si eliminas una lista estática, la lista se eliminará permanentemente. Si eliminas una lista activa, la lista se puede restaurar dentro de 90 días en la pestaña Eliminado recientemente.
  • Mover a la carpeta: selecciona una carpeta de lista para mover la lista.

• • Muestra aleatoria: crea una muestra aleatoria de contactos a partir de una lista.
  • Lista dividida (solo Marketing Hub Enterprise): crea una lista dividida aleatoria.
  • Resincronizar lista con Salesforce (Pro y Enterprise únicamente): activa una resincronización de la lista con Salesforce si estás usando la integración de Salesforce.
  • Usa esta lista para limitar la sincronización de Salesforce (Pro y Enterprise únicamente): permite especificar la lista como una lista de inclusión para contactos que se sincronizarán con Salesforce, si estás usando la integración de Salesforce. Más información sobre las listas de inclusión de Salesforce para contactos.

• Para utilizar la lista en otras herramientas de HubSpot, haz clic en el menú desplegable Usar en y luego selecciona una opción:

• • Campañas (solo Marketing Hub Pro y Enterprise): asocia listas estáticas basadas en contactos con una campaña. Cada lista se puede asociar con varias campañas.
  • Vista de contactos/empresas/negocios: vista de los registros de la lista en la página de inicio del objeto.

• • Generador de informes personalizados (solo Pro y Enterprise ): construye un informe personalizado basado en tu lista.

• • Analíticas del recorrido del cliente (solo Marketing Hub y Sales Hub Enterprise): crea un informe de recorrido basado en tu lista.
  • Conjuntos de datos (solo Operations Hub Enterprise): crea un conjunto de datos basado en tu lista.
  • Workflows (solo Pro y Enterprise ): crea un workflow utilizando la gestión de miembros de la lista como desencadenante de inscripción.

Eliminar una lista

Si alcanzaste el límite de listas de tu cuenta, puedes eliminar una lista sin eliminar sus registros. Si deseas eliminar los registros en una lista, descubre cómo eliminar registros masivamente. Solo los usuarios con permisos de Escritura para las listas pueden eliminarlas.

Nota: si borras una lista, esta puede restaurarse en un plazo de 90 días desde la pestaña Borrados recientemente.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Listas.
• Para ver solo listas que no se han usado o actualizado en los últimos dos meses, haz clic en la pestaña Listas no utilizadas. También puedes continuar con tu eliminación en la pestaña Biblioteca de listas.
• Para eliminar solo una lista, coloca el cursor sobre una lista, haz clic en el menú desplegable Más y luego selecciona Eliminar lista. 

• Para eliminar masivamente listas, selecciona las casillas de verificación junto a las listas para eliminar y haz clic en Eliminar en el encabezado de la tabla.

• En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar.

Más información sobre por qué es posible que no puedas eliminar una lista.

Restaurar una lista eliminada

Puedes restaurar una lista eliminada en un plazo de 90 días después de que se haya eliminado. Si no ha restaurado la lista en 90 días, la lista se eliminará permanentemente. Las listas se restaurarán con el mismo ID. 

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Listas.
• Haz clic en la pestaña Eliminado recientemente.
• Coloca el cursor sobre la lista que deseas restaurar y haz clic en Restaurar.

• En el cuadro de diálogo, haz clic en Restaurar para confirmar.

Clonar una lista

Si ya tienes una lista en HubSpot que deseas editar o duplicar, puedes hacerlo clonando tu lista y hacer los cambios necesarios en la lista recién creada.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Listas.
• Coloca el cursor sobre tu lista y luego haz clic en el menú desplegable Más y selecciona Clonar.

• En la ventana emergente, cambia el nombre de la lista si es necesario. 
• Selecciona una de las siguientes opciones:
  • Clonar como lista activa: crea una nueva lista activa con los mismos filtros.
  • Clonar como lista estática: crea una nueva lista estática con los mismos filtros.
  • Clonar como lista estática (solo pertenencia): elimina los filtros y clones solo a los miembros de la lista. 

• Haz clic en Clonar lista. 
• Haz cambios en los criterios de tu lista según sea necesario y luego haz clic en Guardar lista en la parte superior derecha.

Ver el registro de actividad de una lista

Consulta el registro de actividad de una lista para realizar un seguimiento de los cambios que se produzcan en ella. Las acciones incluyen:

• Cuándo se creó, editó, borró o restauró una lista.
• Cuando una lista se utiliza en otra herramienta, como un workflow.
• Cuando se activa una notificación de lista.
• Cuando una lista se convierte de activa a estática.

Para ver el registro de actividad:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Listas.
• Haz clic en el nombre de una lista.
• Haz clic en la pestaña Actividad. 
• Para filtrar un evento específico, haz clic en el menú desplegable Evento y selecciona el tipo de evento.
• Para filtrar por una versión anterior de una lista, haz clic en el menú desplegable Versión.
• Para filtrar por un usuario específico que haya modificado la lista, haz clic en el menú desplegable Modificado por y selecciona el usuario.