Hacer seguimiento y registrar correos con el complemento de HubSpot Sales para Outlook para equipos de escritorio

Usa las características Seguir y Registrar de HubSpot Sales para Outlook para equipos de escritorio para monitorizar y mantener un registro de la interacción de tus contactos con tus correos electrónicos. Con la característica de seguimiento activada, puedes recibir notificaciones en tiempo real cuando un contacto abra tu correo electrónico. También puedes elegir registrar el correo electrónico al registro del contacto en HubSpot para mantener un registro de todas las comunicaciones pasadas para tu equipo.

Nota: debido a los importantes cambios introducidos por Microsoft como parte del nuevo Outlook para Windows, HubSpot ya no desarrollará nuevas funcionalidades para el complemento de escritorio para Outlook de HubSpot Sales. El complemento de escritorio seguirá siendo compatible, pero es muy recomendable que actives en su lugar el complemento web HubSpot Sales. Más información en esta publicación de la Comunidad de HubSpot.

Nota: si activaste la configuración de privacidad de datos en tu cuenta, tu equipo legal es el mejor recurso para determinar cómo usar el registro de tu empresa y el seguimiento. También puedes personalizar la configuración de tu extensión para desactivar esta funcionalidad para un mensaje concreto o para determinados contactos o dominios de correo electrónico. Cualquier contacto existente que no haya concedido una base legal para el procesamiento de datos será rastreado de forma anónima.

Antes de comenzar, ten en cuenta la diferencia entre un correo electrónico con seguimiento y uno registrado:

• Seguir: usa la característica de seguimiento para monitorizar cuándo los contactos abren tus correos electrónicos.  Para hacer un seguimiento de los correos electrónicos, HubSpot inserta una imagen de seguimiento de un píxel en el correo electrónico después de enviarlo. Si utilizas Chrome con la Extensión de Chrome HubSpot Sales, recibirás una notificación en tiempo real  en tu escritorio cuando un contacto abra el correo electrónico rastreado. Los usuarios con asignado Sales Hub Licencias Pagadas también pueden hacer un seguimiento cuando un destinatario hace clic en un enlace en el correo electrónico. Los usuarios gratuitos no pueden hacer seguimiento de clics. HubSpot registra las aperturas y clics de los correos electrónicos rastreados en el feed de actividad  y en la línea de tiempo del registro. Al seleccionar la casilla de verificación Hacer seguimiento de correo electrónico no se registrarán una copia del correo electrónico en el registro en HubSpot. 

• Registrar: usa la característica de registro para registrar una copia de un correo electrónico a un registro en HubSpot. Cualquier adjunto incluido en el correo electrónico también se registra en el registro del contacto. Registra tus correos electrónicos para mantener un registro de comunicación anterior. Los correos electrónicos registrados no te dan información detallada sobre la información de aperturas o clics.

Ten en cuenta que puedes enviar un correo electrónico con seguimiento y con registro. De esta manera, tendrás un registro de la comunicación por correo electrónico e información sobre aperturas en HubSpot.

Este artículo cubre el seguimiento y el registro de correos electrónicos con el complemento de HubSpot Sales para Outlook para equipos de escritorio. Ii utilizas el complemento de Office 365, aprende a rastrear y registrar correos electrónicos con el complemento de Office 365 en esta guía: Seguimiento y registro de correos electrónicos con el complemento de Office 365.

Nota: el complemento para Outlook para equipos de escritorio aparecerá en cualquier dirección de correo electrónico que hayas configurado en tu cuenta de Outlook. Por lo tanto, los correos electrónicos enviados desde cualquiera de estas direcciones de correo electrónico hacen seguimiento si el seguimiento está activado. Los correos electrónicos enviados desde una dirección de correo electrónico adicional sólo se registrarán en HubSpot cuando el registro esté activado si la dirección de correo electrónico está conectada a HubSpot o añadida como alias en tu perfil y preferencias. 

Correos electrónicos con seguimiento

Para enviar un correo electrónico con seguimiento usando el complemento para Outlook desde tu cuenta de Outlook para equipos de escritorio en una PC:

• Inicia sesión en tu cuenta de Outlook.
• Redacta un nuevo correo electrónico.
• Escribe el destinatario, la línea de asunto y el cuerpo del correo.
• Selecciona la casilla de verificación Hacer seguimiento del correo electrónico en la cinta del mensaje y luego haz clic en Enviar.

Ver el estado del correo electrónico con seguimiento

Antes de que tu contacto abra el correo electrónico, la línea de asunto del correo electrónico y el destinatario aparecerán en tu feed de actividad  en HubSpot como Enviado.

Cuando el destinatario abre el correo electrónico, recibirás una notificación emergente en tiempo real en tu escritorio y la notificación por correo marcada como Abierto en tus novedades sobre actividades. Haz clic en el menú desplegable debajo del nombre del contacto para ver cuándo el destinatario abrió tu correo electrónico. También verás un historial de las actividades del contacto enumeradas en el menú desplegable.

Ten en cuenta que: aparecerán notificaciones en tiempo real cuando envíes correos electrónicos de seguimiento utilizando el complemento de Office 365 y si tienes la extensión de Chrome HubSpot Sales. Si no, sólo verás la actividad en tu feed de actividad de HubSpot.

También puedes ver cómo tus contactos interactúan con tus correos electrónicos rastreados desde la Extensión de Chrome. Para acceder a tu feed de actividades desde la Extensión de Chrome, haz clic en el icono de la rueda dentada de HubSpot  sprocket en la esquina superior derecha de tu navegador Chrome. 

Más información sobre seguimiento por correo electrónico y notificaciones de ventas y cómo desactivar el seguimiento.

Cómo registrar correos electrónicos

Para registrar un correo electrónico y agregar nuevos contactos a HubSpot desde un correo electrónico registrado, la dirección de correo electrónico desde la cual realizas el envío en tu cliente de correo electrónico debe ser una de las siguientes:

• Un usuario en tu cuenta.
• Una de tus direcciones de correo electrónico conectadas a .
• Un alias en tu cliente de correo electrónico (ya sea un alias que se haya configurado en tu bandeja de entrada de Gmail conectada, o un alias añadido a tu Perfil y preferencias).

Puedes especificar las direcciones de correo electrónico y los dominios para los que nunca quieres registrar correos electrónicos en la configuración de tu cuenta de HubSpot . O puedes añadir estas direcciones de correo electrónico y dominios en la configuración de tu complemento .

Nota: los correos electrónicos de más de 50 MB no se registrarán en HubSpot. Tu correo aún se entregará correctamente al contacto y se registrará en el CRM, pero sin un archivo adjunto.  

Para enviar un correo con registro usando el complemento para Outlook desde una cuenta de Outlook para equipos de escritorio en una PC:

• Redacta un nuevo correo electrónico en Outlook.
• Escribe el destinatario, la línea de asunto y el cuerpo del correo.
• En la cinta del mensaje, selecciona Registrar en el CRM. Tu dirección CCO se rellenará automáticamente en el campo CCO .

• Puedes elegir registrar el correo electrónico en los registros asociados de los destinatarios del correo electrónico.
  • Por opción predeterminada, el complemento seleccionará automáticamente los cinco primeros negocios o tickets asociados del contacto a los que se puede registrar correos electrónicos. 
  • Para seleccionar explícitamente en cuáles registros asociados registrar el correo electrónico:
    • Debajo de la casilla de verificación Registrar en el CRM, haz clic en el menú desplegable registros. 
    • Selecciona las casillas de verificación junto a los registros en los que deseas registrar el correo electrónico.

• • • Si estás enviando el correo electrónico a un destinatario que no es contacto en tu CRM, se creará un nuevo registro de contacto. Verás el correo electrónico del contacto que aparece cuando edites las asociaciones. Borrar la casilla de verificación si no deseas que el correo electrónico registre el nuevo registro de contacto. Aprende a registrar los correos electrónicos a contactos existentes solamente. 
• Haz clic en Enviar.

Puedes personalizar en qué registros asociados se registran automáticamente tus correos electrónicos en la configuración del complemento de escritorio de Outlook . Si utilizas contactos de marketing, un nuevo contacto creado por un correo electrónico registrado se establecerá como no de marketing. 

Nota: si se crea un nuevo contacto a través de un correo electrónico registrado, el usuario de HubSpot que envió el correo electrónico será asignado automáticamente como propietario del contacto, siempre que no se haya asignado un propietario anterior. 

Visualización del correo electrónico registrado en HubSpot

El correo electrónico que se registra en HubSpot usando el de complemento de Outlook para equipos de escritorio se asociará automáticamente a los registros que especificaste antes de enviar el correo electrónico. Para ver el correo electrónico registrado en HubSpot:

Para ver el correo electrónico registrado en HubSpot:

• En tu cuenta de HubSpot, navega a tus registros.
  • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
  • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
  • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
  • Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
• Haz clic en el nombre del registro.
• En la cronología, busca el correo electrónico registrado. Desde el correo electrónico, puedes hacer lo siguiente: 
  
  1. Registros asociados: haz clic para editar registros asociados. 
  2. Anclar: haz clic para anclar el correo electrónico en la parte superior si la cronología del contacto.
  3. Eliminar: haz clic para eliminar la actividad del correo electrónico de la cronología.
  4. Detalles: haz clic para ver información específica sobre el envío del correo electrónico.
  5. Expandir: haz clic para ver el cuerpo completo del correo electrónico. Si hay una conversación de correo electrónico en curso, haz clic en Ver cadena para ver todos los correos electrónicos de la cadena.
  6. Adjuntos: haz clic para abrir archivos adjuntos asociados con este envío de correo electrónico específico.
  7. Responder: haz clic en Responder para enviar una respuesta por correo electrónico al contacto desde HubSpot.

Ten en cuenta: para poder enviar respuestas por correo electrónico desde HubSpot y registrar las respuestas entrantes a HubSpot, debes tener una bandeja de entrada conectada.