Hacer seguimiento y registrar correos con el complemento de HubSpot Sales para Outlook para equipos de escritorio

Usa las características Seguir y Registrar de HubSpot Sales para Outlook para equipos de escritorio para monitorizar y mantener un registro de la interacción de tus contactos con tus correos electrónicos. 

Este artículo trata sobre el seguimiento y registro de correos electrónicos con el complemento de escritorio de Outlook de Extensión HubSpot Sales, que se encuentra en modo de mantenimiento. Se recomienda utilizar el complemento HubSpot Sales Office 365 para realizar el seguimiento y el registro de los correos electrónicos desde Outlook para Mac, PC o Outlook en la web. Aprenda a rastrear y registrar correos electrónicos con el complemento de Office 365.

Nota: debido a los importantes cambios introducidos por Microsoft como parte del nuevo Outlook para Windows, HubSpot ya no desarrollará ni mejorará activamente el complemento de escritorio de Outlook de Extensión hubspot sales. Aunque el complemento de escritorio de Outlook de HubSpot Sales sigue estando disponible en el Outlook heredado para Windows y seguirá siendo compatible, es muy recomendable que actives el complemento de Office 365 de HubSpot Sales en su lugar. Si utilizas el complemento de escritorio de Outlook, el complemento de Office 365 de HubSpot Sales se instalará automáticamente si cambias al nuevo Outlook para Windows. Más información en esta publicación de la Comunidad de HubSpot. 

Comprender el seguimiento y el registro de correos electrónicos

Antes de comenzar, ten en cuenta la diferencia entre un correo electrónico con seguimiento y uno registrado:

• Seguir: usa la característica de seguimiento para monitorizar cuándo los contactos abren tus correos electrónicos. Para realizar el seguimiento de los correos electrónicos, HubSpot inserta una imagen de seguimiento de un píxel en el correo electrónico después de enviarlo. Si utilizas Chrome con la extensión HubSpot Sales Chrome, recibirás una notificación en tiempo real en tu escritorio cuando un contacto abra el correo electrónico rastreado. Los usuarios con licencias de pago de Sales asignadas también pueden realizar un seguimiento cuando un destinatario hace clic en un vínculo del correo electrónico. Los usuarios gratuitos no pueden hacer seguimiento de clics. HubSpot registra las aperturas y clics de correos electrónicos rastreados en el feed de actividades y en la cronología del registro. Al seleccionar la casilla de verificación Hacer seguimiento de correo electrónico no se registrarán una copia del correo electrónico en el registro en HubSpot. 

Nota: si has activado la configuración de privacidad de datos en tu cuenta, el complemento de Outlook de HubSpot Sales no realizará un seguimiento de las aperturas y clics de correo electrónico de los contactos que no hayan proporcionado una base legal para el tratamiento de datos. Más información sobre la concesión a los contactos de la base jurídica para el tratamiento de datos. 

• Registrar: usa la característica de registro para registrar una copia de un correo electrónico a un registro en HubSpot. Cualquier adjunto incluido en el correo electrónico también se registra en el registro del contacto. Registra tus correos electrónicos para mantener un registro de comunicación anterior. Los correos electrónicos registrados no te dan información detallada sobre la información de aperturas o clics.

Ten en cuenta que puedes enviar un correo electrónico con seguimiento y con registro. De esta manera, tendrás un registro de la comunicación por correo electrónico e información sobre aperturas en HubSpot.

Nota: el complemento de escritorio de Outlook aparecerá en cualquier dirección de correo electrónico que haya configurado en su cuenta de Outlook. Por lo tanto, los correos electrónicos enviados desde cualquiera de estas direcciones de correo electrónico serán rastreados si el rastreo está activado. Los correos electrónicos enviados desde una dirección de correo electrónico adicional sólo se registrarán en HubSpot cuando el registro esté activado si la dirección de correo electrónico está conectada a HubSpot o añadida como alias en las preferencias de tu perfil & .

Correos electrónicos con seguimiento

Para enviar un correo electrónico con seguimiento usando el complemento para Outlook desde tu cuenta de Outlook para equipos de escritorio en una PC:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Outlook.
2. Redacta un nuevo correo electrónico.
3. Escribe el destinatario, la línea de asunto y el cuerpo del correo.
4. Selecciona la casilla de verificación Hacer seguimiento del correo electrónico en la cinta del mensaje y luego haz clic en Enviar.

Ver el estado del correo electrónico con seguimiento

Antes de que su contacto abra el correo electrónico, la línea de asunto del correo electrónico y el destinatario aparecerán en su feed de actividades en HubSpot como Enviados.

Cuando el destinatario abra el correo electrónico, recibirá una notificación emergente en tiempo real en su escritorio y la notificación del correo electrónico se marcará como Abierta en su feed de actividades. Haz clic en el menú desplegable situado bajo el nombre del contacto para ver cuándo abrió el destinatario tu correo electrónico. También verás un historial de las actividades del contacto en el menú desplegable.

Ten en cuenta lo siguiente: las notificaciones en tiempo real aparecerán cuando envíes correos electrónicos de seguimiento mediante el complemento de Office 365 y si tienes la extensión HubSpot Sales Chrome. Si no, sólo verás la actividad en tu feed de actividades de HubSpot.

Más información sobre el seguimiento por correo electrónico y las notificaciones de ventas, y sobre cómo desactivar el seguimiento.

Cómo registrar correos electrónicos

Requisitos

• Para registrar un correo electrónico y agregar nuevos contactos a HubSpot desde un correo electrónico registrado, la dirección de correo electrónico desde la cual realizas el envío en tu cliente de correo electrónico debe ser una de las siguientes:
  • Un usuario en tu cuenta.
  • Una de tus direcciones de correo electrónico conectadas.
  • Un alias en tu cliente de correo electrónico (ya sea un alias configurado en tu bandeja de entrada de Gmail conectada o un alias añadido a tu perfil & Preferencias).
• Para enviar respuestas por correo electrónico desde HubSpot y registrar las respuestas entrantes en HubSpot, debes tener una bandeja de entrada conectada.

Limitaciones y consideraciones

• Al registrar un correo electrónico con un archivo adjunto, los archivos adjuntos de más de 50 MB no se registrarán en HubSpot. Su correo electrónico seguirá llegando al contacto y se registrará en el CRM, pero sin ningún archivo adjunto.
• Puedes especificar las direcciones de correo electrónico y dominios para los que nunca quieres registrar correos electrónicos en los ajustes de tu cuenta de HubSpot. También puedes añadir estas direcciones de correo electrónico y dominios enlos ajustes del complemento .

Enviar un correo electrónico registrado 

Para enviar un correo con registro usando el complemento para Outlook desde una cuenta de Outlook para equipos de escritorio en una PC:

1. Redacta un nuevo correo electrónico en Outlook.
2. Escribe el destinatario, la línea de asunto y el cuerpo del correo.
3. En la cinta del mensaje, selecciona Registrar en el CRM. Tu dirección CCO se rellenará automáticamente en el campo CCO .

4. Puedes elegir registrar el correo electrónico en los registros asociados de los destinatarios del correo electrónico.
   • Por opción predeterminada, el complemento seleccionará automáticamente los tres primeros negocios o tickets asociados del contacto a los que se puede registrar correos electrónicos. 
   • Para seleccionar explícitamente en cuáles registros asociados registrar el correo electrónico:
     • Debajo de la casilla de verificación Registrar en el CRM, haz clic en el menú desplegable registros. 
     • Selecciona las casillas de verificación junto a los registros en los que deseas registrar el correo electrónico.

• • • Si estás enviando el correo electrónico a un destinatario que no es contacto en tu CRM, se creará un nuevo registro de contacto. Verás el correo electrónico de contacto al editar las asociaciones. Desactive la casilla de verificación si no desea que el correo electrónico se registre en el nuevo registro de contacto. Aprenda a registrar mensajes de correo electrónico sólo a los contactos existentes . 
    • Haz clic en Enviar.

Puede personalizar en qué registros asociados se registran automáticamente sus correos electrónicos en la configuración del complemento de escritorio de Outlook. Si utiliza contactos de marketing, un nuevo contacto creado por un email registrado se ajustará como no de marketing. 

Nota: si se crea un nuevo contacto a través de un correo electrónico registrado, el usuario de HubSpot que envió el correo electrónico se asignará automáticamente como propietario del contacto, siempre y cuando no se haya asignado un propietario anterior. 

Visualización del correo electrónico registrado en HubSpot

Los correos electrónicos que se registren en HubSpot mediante el complemento de escritorio de Outlook se asociarán automáticamente a los registros que hayas especificado antes de enviar el correo electrónico. 

Para ver el correo electrónico registrado en HubSpot:

1. En tu cuenta de HubSpot, navega a tus registros.
   • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
   • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
   • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
   • Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
2. Haz clic en el nombre del registro.
3. En la cronología, busca el correo electrónico registrado. Desde el correo electrónico, puedes hacer lo siguiente:
   
   • Anclar: haz clic para anclar el correo electrónico en la parte superior si la cronología del contacto.
   • Copiar enlace: haz clic para copiar la URL del correo electrónico registrado en el portapapeles.
   • Responder: haz clic en Responder para enviar una respuesta por correo electrónico al contacto desde HubSpot.
   • Reenviar: haz clic para reenviar el correo electrónico a otro contacto. 
   • Eliminar: haz clic para eliminar la actividad del correo electrónico de la cronología.
   • Detalles: haz clic para ver información específica sobre el envío del correo electrónico.
   • Registros asociados: haz clic para editar registros asociados. 
   • Expandir: haz clic para ver el cuerpo completo del correo electrónico. Si hay una conversación de correo electrónico en curso, haz clic en Ver cadena para ver todos los correos electrónicos de la cadena.
   • Archivos adjuntos: haga clic para abrir los archivos adjuntos asociados a este envío de correo electrónico específico.