Última actualización: septiembre 18, 2024
Disponible con cualquiera de las siguientes suscripciones, a no ser que se indique de otro modo:
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Para almacenar información sensible en tu cuenta de HubSpot, como información de identificación personal, financiera, de salud o médica, los usuarios con permisos de Super Admin pueden activar la configuración de Datos sensibles. Una vez activada la configuración, puede crear propiedades personalizadas que almacenen Datos confidenciales y, a continuación, restringir el acceso de los usuarios a las propiedades mediante permisos a nivel de campo.
Antes de comenzar
Antes de empezar a almacenar Datos Sensibles, revise la siguiente información, incluidos los requisitos, limitaciones y recomendaciones relacionados con la funcionalidad de Datos Sensibles.
- Sólo puedes almacenar ciertos tipos de Datos Sensibles en HubSpot. Consulte los términos de Datos confidenciales en la página para comprender qué tipos de Datos confidenciales puede almacenar y dónde están disponibles estas funciones.
- Sólo los usuarios con permisos Super Admin pueden activar Datos sensibles. Una vez activada la opción Datos sensibles, no se puede desactivar .
- Sólo los usuarios con permisos Super Admin pueden crear, editar o eliminar propiedades de Datos sensibles. Los usuarios de Partner Admin no pueden crear, editar o eliminar propiedades de Datos confidenciales a menos que también tengan asignados permisos de Superadministrador.
- Las propiedades de Datos Sensibles no están disponibles en ciertas herramientas, incluyendo tokens de personalización, sandboxes, chatbots y playbooks.
Activar datos sensibles
Antes de crear propiedades de Datos sensibles, deberá activar Datos sensibles en la configuración de Privacidad y consentimiento, y aceptar los términos y condiciones relacionados. Los usuarios deben tener permisos de Super Admin para activar Datos Sensibles.
Nota: una vez activados los Datos Sensibles, no es posible desactivarlos. Una vez seleccionada una categoría de datos, no podrá eliminarla, pero podrá añadir categorías según sea necesario.
- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
- En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Privacidad y consentimiento.
- Haz clic en Configurar los datos sensibles. Si ya ha activado Datos sensibles, haga clic en Editar configuración de datos sensibles para seleccionar categorías de datos adicionales.
- En el panel derecho, seleccione las casillas de verificación para especificar las categorías en las que almacenará los Datos confidenciales. Consulte los términos de Sensitive Data para comprender qué tipos de datos pueden almacenarse en las categorías.
- Para almacenar datos cubiertos por la HIPAA, debe seleccionar tanto la casilla de verificación Health/Medical Data como la casilla de verificación We are a HIPAA-covered entity or business associate.
Por favor, ten en cuenta que: aunque HubSpot proporciona un sólido programa de seguridad para proteger tus datos personales y confidenciales sin importar el contenido, estos procesos de identificación del tipo de datos ayudan a garantizar que se soportan tus necesidades reglamentarias y de la HIPAA. Al identificarse como Entidad Cubierta por la HIPAA o Asociado Empresarial, HubSpot puede hacer un seguimiento de la aplicación del Acuerdo de Asociado Empresarial (BAA) y cumplir las obligaciones normativas.
- Haz clic en Siguiente.
- Lea las Condiciones sobre Datos Sensibles y, si procede, el Acuerdo de Asociado Comercial. Selecciona la casilla de verificación para aceptar los términos y condiciones.
- Haga clic en Activar la configuración de datos sensibles, o si ha añadido categorías, haga clic en Actualizar la configuración de datos sensibles.
Recomendaciones de acceso para almacenar datos sensibles
Una vez activada la opción para almacenar Datos Sensibles, es posible que tengas que tomar medidas o actualizar ciertos ajustes para proteger mejor tus datos. Para revisar las recomendaciones que le ayudarán a gestionar los Datos Sensibles:
- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
- En el menú de la barra lateral izquierda, vaya a Privacidad y consentimiento.
- Haga clic en Comprobar recomendaciones.
- En el panel derecho, revise las acciones recomendadas. Para cada recomendación, haga clic en un enlace para obtener más información o navegar a la configuración correspondiente.
Crear propiedades para almacenar Datos Sensibles
Los superadministrador pueden marcar una propiedad como sensible. También puede indicar si la propiedad almacenará información sanitaria protegida. Como opción predeterminada, los datos en HubSpot se cifran en en tránsito y en reposo. Marcar una propiedad como sensible añade una capa adicional de encriptación, la encriptación de la capa de aplicación, que proporciona a las cuentas individuales y a sus Datos Sensibles una mayor protección y aislamiento. Los datos confidenciales necesarios para la búsqueda y la elaboración de informes se almacenan en entornos protegidos con un acceso muy restringido. El acceso a los valores sin cifrar de las propiedades de Datos confidenciales está restringido a las aplicaciones de HubSpot designadas y a las aplicaciones privadas conectadas aprobadas por el usuario.
- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
- En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Propiedades.
- Haz clic en Crear una propiedad.
- Introduzca los datos básicos del inmueble , seleccione el tipo de campo , y haga clic en la pestaña Datos sensibles.
- Para marcar la propiedad como sensible, selecciona Datos sensibles. Si almacena información altamente sensible (BETA), seleccione Datos altamente sensibles. Más información sobre la beta de datos altamente sensibles en este artículo.
- Si la propiedad almacenará datos sanitarios protegidos por la HIPAA, seleccione la casilla de verificación Sí, estos datos contienen información sanitaria protegida (PHI) .
- Selecciona qué usuarios deben tener acceso para ver y editar los valores de la propiedad, ya sea Todo el mundo o Sólo superadministradores. Si has seleccionado Todo el mundo, se recomienda restringir la vista de la propiedad y editar el acceso después de guardar la propiedad.
- Finaliza configurando tu propiedad, luego haz clic en Crear.
Nota: se espera lo siguiente al crear propiedades:
- Una vez creada una propiedad, su configuración de Datos sensibles no puede modificarse. Una propiedad existente de Datos sensibles no puede establecerse como no sensible, y una propiedad existente no sensible no puede establecerse como sensible.
- Propiedades de puntuación y cálculo no puede almacenar Datos Sensibles.
- Usted no puede requerir valores únicos para propiedades de Datos Sensibles.
Gestión de datos sensibles
En las secciones siguientes, aprenderás más sobre el uso de las propiedades de Datos Sensibles y la gestión de Datos Sensibles en las herramientas de HubSpot.
Utilizar propiedades de datos sensibles
Una vez que haya creado una propiedad para almacenar Datos Sensibles:
- Los Superadministradores pueden Configurar permisos por campo para restringir la vista y el acceso de edición de la propiedad a Usuarios y equipos específicos. Esto es muy recomendable para garantizar que los datos confidenciales sólo puedan ser vistos o modificados por usuarios seleccionados.
- Los superadministradores pueden ver las acciones de los usuarios relacionadas con los valores de las propiedades de Datos confidenciales en el registro de auditoría de .
- Los superadministradores pueden editar o eliminar la propiedad Datos sensibles.
- Los usuarios con acceso a la propiedad pueden actualizar los valores de la propiedad manualmente o a través de los flujos de trabajo de importación y .
- Los usuarios con acceso a la propiedad pueden utilizarla en las herramientas de HubSpot, incluidos los registros de CRM, vistas, listas, desencadenantes y acciones de workflows, informes, búsqueda y móvil. Los Datos Sensibles no estarán disponibles en el resto de herramientas de HubSpot.
- Si su cuenta permite a los empleados de HubSpot acceder a para solucionar problemas de soporte, los empleados de HubSpot no tendrán acceso para ver los valores de las propiedades de Datos Sensibles.
Nota: si se está realizando un downgrade desde una suscripción a Enterprise con la opción Datos sensibles activada:
- Los superadministradores pueden eliminar propiedades de datos confidenciales existentes, pero no puede crear nuevas propiedades de datos confidenciales ni editar los detalles de las propiedades de datos confidenciales existentes.
- Los superadministradores podrán seguir viendo y editando los valores de las propiedades de datos confidenciales. Los usuarios no administradores que antes tenían acceso a los valores ya no podrán verlos ni editarlos.
Formularios
Con la capacidad de almacenar Datos Sensibles en HubSpot, puedes utilizar HubSpot forms y non-HubSpot forms para recopilar información sensible de tus visitantes con confianza. Los datos confidenciales recogidos a través de formularios se cifrarán y sincronizarán con el CRM de forma segura. Cualquier archivo cargado a través de formularios asociados a una propiedad de Datos sensibles también se considerará sensible.
Sólo los usuarios con los permisos apropiados de para ver Datos Sensibles podrán ver los valores de envío de formularios y archivos marcados como sensibles. Todas las notificaciones de envío de formularios también cumplirán los requisitos de permiso de usuario de Datos Sensibles.
Integraciones
Los desarrolladores pueden utilizar la documentación de la API para crear integraciones que sincronicen Datos Sensibles. De acuerdo con los términos de Sensitive Data, si decide integrar o utilizar productos de terceros en relación con el Servicio de Suscripción, reconoce que los Datos de Cliente alojados o procesados por dichos Productos de Terceros se alojarán de acuerdo con las políticas mantenidas por dichos terceros.
Si almacena datos confidenciales protegidos por la HIPAA, la integración de Snowflake Data Share solo es compatible con las siguientes regiones: AWS US_EAST_1 y AWS EU_CENTRAL_1.
Adjuntos
Con la capacidad de almacenar Datos Sensibles, puedes almacenar archivos que contengan información sensible en herramientas a través de HubSpot. Una vez que actives la configuración de Datos Sensibles, los archivos adjuntos cargados de las siguientes maneras estarán protegidos por una capa adicional de encriptación en el almacenamiento de la base de datos de HubSpot. Esto también eliminará la opción de compartir archivos externamente sin autenticación, y no permitirá a los empleados de HubSpot acceder a los archivos adjuntos.
Cuando se agreguen mediante los siguientes métodos, los archivos estarán protegidos:
- Cargado desde tu computadora en un registro de la sección Archivos adjuntos.
- Cargado en un registro a través de una nueva nota.
- Cargado en un registro a través de un correo electrónico de un contacto.
- Cargado en un registro en la aplicación móvil de HubSpot.
- Cargado en una propiedad de tipo de archivo.
- Cargado a través de un envío de formularios.
- Cargado a través de una importación.
Puedes controlar el acceso de los usuarios a los archivos adjuntos a través de permisos para cada herramienta. Por ejemplo, puedes restringir el acceso a los contactos a determinados usuarios que no deberían tener acceso a los archivos de contactos.
Nota: los archivos no estarán protegidos en los siguientes casos:
- Sólo los archivos cargados en después de activar Sensitive Data tendrán la protección adicional. Los archivos existentes utilizarán el nivel de seguridad estándar aunque se hayan cargado de las formas anteriores.
- Los archivos cargados y alojados en la herramienta de archivos tendrán no protección adicional, por lo que los archivos que contengan Datos Sensibles no deben no almacenarse en la herramienta de archivos. En otras herramientas de HubSpot, si un usuario adjunta un archivo almacenado en la herramienta de archivos (es decir, a través de Elegir opción existente al subir), esos archivos utilizarán el nivel estándar de seguridad.
- HubSpot no restringirá el acceso a los archivos adjuntos de CRM si compartes la URL con otro usuario autenticado en tu cuenta. Evita compartir las URL de los archivos adjuntos con usuarios que no deberían estar en capacidad de verlos.
Notificaciones
Una vez activados los Datos sensibles en tu cuenta, algunas notificaciones de no incluirán vistas previas (por ejemplo, una vista previa del cuerpo de una nota) para evitar mostrar Datos sensibles. Esto ocurrirá con las siguientes notificaciones: @mencionado en un registro o en un comentario, se te asigna o recibes un recordatorio de una tarea, hay actividad en un registro que sigues o hay un comentario en una actividad en la que participas.
Workflows
Si utiliza una propiedad de datos confidenciales en los flujos de trabajo, se recomienda que limite el acceso a la herramienta de flujos de trabajo, ya que actualmente los flujos de trabajo no aplican permisos a nivel de campo. Los flujos de trabajo con acciones de asociación o tokens de personalización que utilizan o hacen referencia a propiedades de Datos Sensibles son no actualmente compatibles.Herramientas de IA de HubSpot
Las herramientas de IA de HubSpot pueden ayudarte a automatizar tareas, recopilar información de datos, redactar contenido y mucho más en toda la plataforma de clientes de HubSpot. Sólo los usuarios con permisos de Superadministrador pueden activar determinadas herramientas de IA, como AI Assistants.
Si activas Datos Sensibles, las propiedades de Datos Sensibles que crees se no utilizarán para entrenar los modelos de IA de HubSpot. Sin embargo, otros datos de clientes dentro de tu cuenta pueden ser utilizados para entrenar los modelos de IA de HubSpot. Puedes optar por que no se utilicen tus datos de clientes para el aprendizaje automático enviando un correo electrónico a privacy@hubspot.com. Más información, consulta Condiciones de servicio de HubSpot y Política de privacidad de HubSpot.
Nota: evita compartir información sensible en tus prompts. Para mejorar el producto, HubSpot registra y almacena tus prompts, el texto generado y las métricas de uso cuando utilizas los productos de IA. HubSpot comparte tus prompts con Proveedores de servicios de IA para habilitar tu uso de esta herramienta y estos proveedores almacenan tus prompts para la moderación del contenido. Tus prompts te serán atribuidos. Tu uso de los Productos beta de IA de HubSpot se regirá por nuestras Condiciones Beta y los Productos de IA incorporados dentro de nuestros Servicios de suscripción se regirán por nuestras Condiciones específicas del producto.
Los Productos de Inteligencia Artificial de HubSpot no forman parte de las características de Datos Sensibles. Determinados Productos de AI pueden procesar Datos Sensibles que usted puede no haber tenido intención de incluir al generar resultados basados en la consulta introducida. Estas herramientas incluyen:
- Resúmenes de conversaciones
- Análisis de conversaciones
- Resúmenes de llamadas de asistentes de IA
- Asignación automática de interlocutores
- Rellenar automáticamente las propiedades de los contactos
Por ejemplo, si hablas de Datos Sensibles durante una conversación, no debes utilizar la herramienta Resúmenes de Conversaciones. Si bien es posible que no haya tenido la intención de introducir Datos Sensibles en su consulta, la herramienta Resúmenes de Conversaciones procesaría todo el contenido de la conversación.
Para obtener más información sobre las herramientas de IA de HubSpot, consulta las tarjetas del modelo de IA. Evite utilizar herramientas de IA si no desea que éstas procesen sus Datos Sensibles.
Centros de datos
Puedes almacenar información confidencial en cualquier Centro de datos que utilices. Sin embargo, una vez que active la opción Sensitive Data, no podrá migrar a un Centro de Datos diferente por el momento.
Recursos adicionales
- Para más información sobre el programa de seguridad de HubSpot, consulta la página HubSpot Trust Center.
- Para saber cómo gestionar los Datos Sensibles a través de la API, consulte la documentación para desarrolladores .
- Para saber cómo almacenar Datos Altamente Sensibles (BETA), consulte este artículo de la base de conocimientos.
