Rajoita pääsyä HubSpot-aineistoihisi

Hallitse sisältöön, tietoihin ja muihin resursseihin pääsyä niin, että vain oikeat tiimit ja käyttäjät voivat tarkastella ja muokata niitä. Tästä voi olla apua, jos haluat pitää resurssisi erillään osastoittain tai tiimeittäin. Se auttaa myös käyttäjiäsi pysymään keskittyneinä ja järjestyksessä.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin määrität pääsyn sisältöön ja resursseihin, ota huomioon seuraavat seikat:

• Vaikka tiettyjen resurssien käyttöoikeudet olisi rajoitettu tietyille tiimeille tai käyttäjille, pääkäyttäjilläon silti mahdollisuus tarkastella niitä.
• Aineistoja, kuten malleja, sekvenssejä, asiakirjoja ja ohjeistoja, voivat tarkastella vain pääkäyttäjät sekä ne tiimit ja käyttäjät, joilla on niihin käyttöoikeus. Lue lisää mallien käyttöoikeuksista tilauksesi perusteella.
• A Sisältö tai Marketing HubEnterprise-tilaus vaaditaan, jotta blogikirjoitusten ja sivujen käyttöoikeuksia voidaan rajoittaa tiimikoht aisesti.
• Yleensä jos käyttäjällä on ”Rajoita pääsyä tiimeittä ” -oikeudet, mutta hän kuuluu tiimiin, jolla ei ole alatiimejä, vaihtoehto tiimeihin määrittämiseksi ei näy.
• Niiden resurssien käyttöoikeuksia, joita ei ole lueteltu yllä olevassa taulukossa, ei voida tällä hetkellä rajoittaa.
• Jos rajoitat käyttäjän pääsyä työkaluun, mutta sinulla on ”Rajoita käyttöoikeuksia tiimeittäin”(vain Enterprise-versiossa) käytössä, käyttäjälläsi on edelleen pääsy työkaluun, jos hänen tiimillään on pääsy siihen. Lue, miten voit muokata käyttäjän käyttöoikeuksia.

Aseta markkinointisisällön oletusluvat

Oletusarvoisesti kaikki käyttäjät, joilla on oikeudet kyseiseen markkinointimateriaaliin, pääsevät käsiksi uusiin

markkinointimateriaaleihin

. Saatat kuitenkin haluta sallia vain tiettyjen käyttäjien tai tiimien luoda tai

muokata

materiaaleja.

Tiliasetuksissasi voit rajoittaa automaattisesti pääsyn uusiin markkinointimateriaaleihin niin, että vain materiaalin luoja ja hänen tiiminsä voivat tarkastella ja muokata niitä. Tämä ei koske muita materiaalityyppejä, kuten tiedostotyökalun tiedostoja ja kansioita. 

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla olevasta sivupalkin valikosta kohtaanKäyttäjät ja tiimit.
3. NapsautaTiimit-välilehteä.
4. Napsauta kytkintä Rajoita pääsy uuteen sisältöön, jotta se kytkeytyy päälle.

Kuinka rajoittaa käyttöoikeuksia

Voit rajoittaa työkalujen käyttöoikeuksia seuraavien ohjeiden mukaisesti. Dashboardien, CRM-näkymien ja sähköpostitilausasetusten osalta katso alla oleva työkalukohtainen osio.

1. Siirry HubSpot-tililläsi siihen työkaluun, jonka käyttöoikeuksia haluat rajoittaa.
2. Jos haluat määrittää yhden resurssin, vie hiiri sen resurssin päälle, jota haluat määrittää, napsauta sittenToiminnot-pudotusvalikkoaja valitseHallitse käyttöoikeuksia. 
3. Jos haluat määrittää resursseja joukkona, valitse niiden vieressä olevatvalintaruudutja napsauta sitten Hallitse käyttöoikeuksia tai Määritä käyttäjät ja tiimit.
   

4. Valitse avautuvassa valintaikkunassa vaihtoehto Saatavilla kaikille tai Valitse käyttäjät ja tiimit, jotka voivat muokata. 
5. Jos haluat määrittää sisällön tiimeille tai käyttäjille, napsautaTiimit- tai Käyttäjät-välilehteä ja valitse sitten niiden tiimien ja käyttäjienvieressä olevat valintaruudut, joille haluat määrittää sisällön.
6. NapsautaTallenna. Resurssi on nyt näkyvissä vain valituille käyttäjille ja tiimeille. 
   
   

Työkalukohtaiset ohjeet

CRM-tietueet

Oletusarvoisesti käyttäjät voivat tarkastella ja muokata kaikkia yhteystietoja, yrityksiä, kauppoja ja tikettejä. Voit muokata käyttäjän käyttöoikeuksia niin, että hän voi tarkastella ja muokata vain itseään tai tiimiään koskevia tietueita.

Voit rajoittaa käyttäjien pääsyä CRM-tietueisiin seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaanKäyttäjät ja tiimit.
3. Vie hiiri sen käyttäjän nimen päälle, jota haluat muokata. Napsauta sitten Muokkaa käyttöoikeuksia.
4. Napsauta vasemmassa sivupalkin valikossa CRM > CRM-objektit laajentaaksesi osion. 
5. NapsautaCRM -välilehdessä [Objekti] laajentaaksesi osion.
   • Napsauta tietyn tietuetyypinNäytä-,Muokkaa- ja Poista-oikeuksienvieressä olevia avattavia valikoita.
   • Valitse Kaikki yhteystiedot, Heidän tiiminsä yhteystiedot tai Heidän yhteystietonsa. Kun määrität Muokkaa- tai Poista-oikeuksia , voit valita myös Ei mitään. 

6. Jos haluat määrittää, kuka voi olla yhteydessä tietueeseen, napsauta vasemmassa sivupalkin valikossa CRM > CRM-työkalut. 
   • Napsauta Viestintä-kohdan vieressä olevaa avattavaa valikkoa.
   • Valitse Kaikki tietueet, Tiimin omistamat tietueet,Omat tietueet taiEi mitään.
7. Kun olet päivittänyt käyttöoikeudet, napsauta oikeassa yläkulmassa Tallenna.

Huomaa: käyttäjien on kirjauduttava ulos tililtä ja takaisin sisään, ennen kuin käyttöoikeuksien muutokset astuvat voimaan. Lue lisää käyttöoikeuksista.

CRM-näkymät

Ne resurssit, joiden käyttöoikeuksia voit rajoittaa, riippuvat HubSpot-tilauksestasi:

Et voi rajoittaa pääsyä vakiomuotoisiin näkymiin, mutta mukautetut CRM-näkymät voidaan asettaa näkyviksi vain sinulle, tiimillesi tai kaikille.

Voit rajoittaa pääsyä mukautettuun CRM-näkymään seuraavasti:

1. Siirry tietueisiisi(esim.CRM>Yhteystiedot).
2. Napsauta nimeä , jonka haluat jakaa.
3. Napsauta -kuvaketta, jolla voit määrittää näkymän asetukset.
4. Napsauta paneelissa Hallitse jakamista.
5. Valitse valintaikkunassa jokin seuraavista vaihtoehdoista:
   • Yksityinen: näkymä on näkyvissä vain sinulle.
   • Oma tiimi: näkymä on näkyvissä vain tiimisi käyttäjille. 
   • Kaikki: näkymä on näkyvissä kaikille HubSpot-tilisi käyttäjille.
   • Mukautettu: näkymä on näkyvissä vain valitsemillesi käyttäjille ja tiimeille.
6. NapsautaTallenna.

Keskustelujen

saapuneet-kansi Kun olet luonut saapuneet-kansion, voit määrittää, mitkä käyttäjät ja tiimit voivat nähdä sen, muokkaamalla kansion käyttöoikeusasetuksia. Lue, miten hallitset saapuneet-kansion käyttäjiä. 

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Saapuneet-kansiot ja asiakaspalvelu > Saapuneet-kansiot.
3. Vie hiiri sen postilaatikon päälle, jota haluat hallita, ja napsauta Muokkaa. 
4. Napsauta yläreunassa Käyttöoikeudet-välilehteä . 
5. Valitse Käyttöoikeudet-osiosta Kaikille saatavilla tai Valitse käyttäjät ja tiimit, jotka voivat muokata.  

Kojelaudat

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Raportointi > Koontinäytöt. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Raportointi > Koontinäytöt.
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa -koontinäytön asetuskuvaketta.
   
3. Napsauta oikeanpuoleisessa paneelissa kohtaaKuka voi käyttää tätä koontinäyttöä ja valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:
   • Vain omistaja ja järjestelmänvalvojat: sallii vain pääkäyttäjien ja hallintapaneelin omistajan nähdä hallintapaneelin.
   • Kaikki voivat tarkastella: kaikki käyttäjät voivat tarkastella kojelautaa.
     
   • Kaikki voivat tarkastella ja muokata: sallii kaikkien käyttäjien tarkastella ja muokata hallintapaneelia.
   • Tietyt käyttäjät ja tiimit (vainEnterprise-versiossa ): salli vain tietyille tiimeille ja käyttäjille pääsy hallintapaneeliin.
4. NapsautaTallenna.

Objektiputket

Jos olet pääkäyttäjä, voit rajoittaa, millä käyttäjillä ja tiimeillä on pääsy tiettyihin putkistoihin. Pääsyä hallitaan erikseen jokaiselle putkistolle. Jotta pääset käsiksi putkiston tietueisiin, sinulla on oltava myös asiaankuuluvat CRM-objektin käyttöoikeudet (esim. kaupanhallinnan käyttöoikeudet).

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohdassa Tietojen hallinta kohtaan Objektit.
3. Napsauta Objektit-sivun yläosassa olevaa Valitse objekti -pudotusvalikkoa javalitse objekti (esim. Kaupat), jonka prosessiketjua haluat muokata.
4. Napsauta Pipelines -välilehteä.
5. Napsauta sen myyntiputkennimeä, jonka käyttöoikeuksia haluat hallita.
6. Napsauta [putkilinjan nimi] -osion kohdassa Toiminnot ja valitse sitten Hallitse käyttöoikeuksia.
7. Valitse oikeanpuoleisesta paneelista Yksityinen minulle, Saatavilla kaikille tai Valitse käyttäjät ja tiimit, jotka voivat muokata.

Kun annat käyttäjälle tai tiimille nimenomaisesti käyttöoikeuden prosessiin, rajoitat kaikkien muiden käyttöoikeuksia. Jos käyttäjällä ei ole oikeutta tarkastella prosessia:

• Rajoitetut putkistot näkyvät harmaana HubSpot-tilillä sekä tietokoneella että mobiilisovelluksessa.
• He voivat tarkastella tiettyä tietuetta, jos heille lähetetään suora linkki käyttäjältä, jolla on pääsy putkistoon.
• He voivat tarkastella rajoitettujen putkistojen tietueita raporteissa.
• He voivat tarkastella rajoitettujen putkistojen tietueita tietueiden liitoksina.
• He voivat etsiä tietueita putkilinjasta.
• Heeivät voi luoda uusia tietueita putkistossa. 

Asiakirjat, toimintakäsikirjat, sekvenssit ja myyntimallit

Hallitse asiakirjojen, ohjeistojen, sekvenssien tai mallien käyttöoikeustasoa. Voit asettaa ne omistajan yksityiskäyttöön, jakaa ne kaikille tai jakaa ne tietyille käyttäjille ja tiimeille. 

Lue, miten voit rajoittaa pääsyä myyntisisältöön. 

Verkkotunnukset

Oletusarvoisesti käyttäjät, joilla on verkkotunnuksen asetusten käyttöoikeudet, voivat tarkastella ja muokata kaikkia verkkotunnuksia sekä julkaista sisältöä kaikkiin verkkotunnuksiin. Voit myös rajoittaa, mitkä käyttäjät voivat muokata tai julkaista sisältöä tiettyihin verkkotunnuksiin.

Lue, miten voit myöntää verkkotunnuksen julkaisuoikeudet tiimeille.

Sosiaalisen median tilit

Kun rajoitat pääsyä sosiaalisiin tileihisi, ota huomioon seuraavat seikat:

• Jos sosiaaliseen tiliin on liitetty useita käyttäjiä, vain pääkäyttäjät voivat hallita, millä käyttäjillä ja tiimeillä on pääsy kyseiseen sosiaaliseen tiliin.
• Jos sosiaaliseen tiliin on liitetty vain yksi käyttäjä, sekä pääkäyttäjät että tilin liittänyt käyttäjä voivat hallita pääsyä kyseiseen tiliin.

Kun myönnät käyttäjälle tai tiimille nimenomaisesti käyttöoikeuden sosiaalisen median tiliin, rajoitat samalla kaikkien muiden käyttöoikeutta. Käyttäjät tai tiimit, joilla ei ole käyttöoikeutta, eivät voi tarkastella tai hallita kyseisen tilin julkaisuja sosiaalisen median työkalussa. Lue lisää käyttäjien sosiaalisen julkaisutoiminnan ja tilien käyttöoikeuksien hallinnasta.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaanMarkkinointi > Sosiaalinen media.
3. Vie hiiri sosiaalisen median tilisi päälle ja napsauta Tilin käyttöoikeudet -sarakkeessa Muokkaa.

4. Valitse oikeanpuoleisesta paneelista Yksityinen minulle, Saatavilla kaikille tai Valitse käyttäjät ja tiimit, jotka voivat muokata. Vain asiakkaat, joilla on Marketing Hub Enterprise-tilauksenomaavat asiakkaatvoivat rajoittaa käyttäjien ja tiimien käyttöoikeuksia. 
   • Jos valitset tiettyjä käyttäjiä tai tiimejä, etsi hakupalkista haluamasi käyttäjä tai tiimi ja valitse sen vasemmalla puolella oleva valintaruutu.
   • Voit poistaa tilin käyttöoikeuden poistamalla valintaruudun valinnan käyttäjän tai tiimin nimen vierestä tai napsauttamalla X-painiketta Kuka voi käyttää -osiossa.
5. Napsauta paneelin alaosassa Tallenna.

Sähköpostit

Määritä yksittäisille käyttäjille tai tiimeille muokkausoikeudet tiettyihin markkinointisähköposteihin sähköpostipaneelista yleisten ohjeiden mukaisesti. Tiimille määritettyjä sähköposteja voivat muokata vain kyseisen tiimin käyttäjät. Kaikki sähköpostit, joita ei ole määritetty, ovat kaikkien käyttäjien ja tiimien käytettävissä, joilla on sähköpostin käyttöoikeus.

Jos HubSpot-tilisi käyttäjällä ei ole oikeutta muokata tiettyä sähköpostia, hän voi pyytää siihen käyttöoikeutta seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Markkinointi > Sähköposti. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Markkinointi > Sähköposti.
2. Napsauta sen sähköpostinnimeä, johon haluat muokkausoikeuden.
3. Vie hiiri oikeassa yläkulmassa olevanTarkista ja lähetä -painikkeen päälle ja napsauta sittenPyydä käyttöoikeuden päivitystä.
4. Napsauta valintaikkunassa Hyväksyjä- pudotusvalikkoa ja valitse tiimisi järjestelmänvalvoja.
5. Voit halutessasi kirjoittaaviestin, jossa selität, miksi tarvitset muokkausoikeuden kyseiseen sähköpostiin.
6. NapsautaLähetä pyyntö. Valitsemallesi hyväksyjälle lähetetään ilmoitus siitä, että olet pyytänyt pääsyä sähköpostiviestiin. Saat vahvistussähköpostin, kun hyväksyjä on myöntänyt pääsyn.

Tiedostot 

Hallitse yksittäisten tiedostojen, kansioiden ja alikansioiden käyttöoikeuksia tiedostotyökalussa, jotta voit tarkemmin määrittää, mitkä käyttäjät tai tiimit voivat tarkastella tai muokata niitä.

Määritellessäsi tiedostojen käyttöoikeuksia voit sallia kaikille käyttäjille tai tiimeille pääsyn pääkansioon, mutta rajoittaa pääsyä alikansioon. Et voimäärittää kansioiden käyttöoikeusasetuksia HubSpotin luomille järjestelmäkansioille.

Voit rajoittaa tiedostojesi tai kansioidesi käyttöoikeuksia seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Sisältö > Tiedostot. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Sisältö > Tiedostot.
2. Vie hiiri tiedoston taikansionpäälle ja napsautaToiminnot. Valitse sittenHallitse käyttöoikeuksia. 

3. Määritä tiedoston tai kansion käyttöoikeudet oikeanpuoleisessa paneelissa: 
   • Vain minulle: rajoita käyttöoikeus vain omaan käyttäjätiliisi.
   • Kaikille saatavilla:kaikki käyttäjät voivat tarkastella ja muokata tiedostoa tai kansiota. 
   • Valitse käyttäjät ja tiimit, joilla on käyttöoikeus: vain valitut käyttäjät voivat muokata tiedostoa tai kansiota. Jos sinulla on Professional- tai Enterprise-tilaus, voit rajoittaa käyttöoikeuksia myös määritettyjen tiimien mukaan. Lue lisää tiimien hallinnasta.
     • Valitse niiden käyttäjien tai tiimien vieressä olevavalintaruutu, joille haluat myöntää käyttöoikeuden. 
     • Voit poistaa tiimin käyttöoikeuden poistamallavalintaruudunkäyttäjän tai tiimin nimenvierestätai napsauttamallaX-painikettaKuka voi käyttää-osiossa.
4. Napsauta paneelin alaosassaTallenna.

Ominaisuudet

Rajoita ominaisuuden käyttöoikeutta niin, että vain tietyt käyttäjät ja tiimit voivat muokata ominaisuutta tietueissa. Rajoitettu ominaisuus on edelleen näkyvissä kaikille käyttäjille.

Käyttäjät ja tiimit, joille ei ole annettu käyttöoikeutta, näkevät viestinSinulla ei ole oikeuksia muokata tämän kentän arvoa, kun he vievät hiiren osoittimen tietueen ominaisuuden päälle. Lue, miten rajoitetaan ominaisuuksien muokkausoikeuksia.

Tietueiden sivupalkit

Voit mukauttaa yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa- ja tikettitietueissa näkyviä sivupalkkeja niin, että eri tiimeillä on erilaiset näkymät. Lue, miten mukautat tietueiden sivupalkkeja tietyille tiimeille.

Raportit

Raporttien käyttöoikeuksia voi rajoittaa useilla tavoilla:

• Jos raporttia ei ole lisätty koontinäyttöön, voit rajoittaa sen käyttöoikeuksia yksitellen raporttityökalusta.
• Jos raportti on lisätty koontinäyttöön, voit rajoittaa pääsyä koontinäyttöön määrittämällä käyttöoikeudet koontinäyttöön.

Et voi rajoittaa pääsyä raportteihin, jotka löytyvät analytiikkatyökalujen osiosta, tai yksittäisiin mukautettuihin analytiikanäkymiin.

Segmentit

Superjärjestelmänvalvojatvoivat määrittää, mitkä tiimit näkevät mitkä segmentit, muokkaamalla segmenttien käyttöoikeuksia. Voit hallita käyttöoikeuksia myös määrittämällä segmenttejä ja rajoittamalla tietueita tietueiden omistajuuden perusteella.

Työnkulut

Määritä työnkulut tietylle tiimille työnkulujen hallintapaneelista yleisten ohjeiden mukaisesti.

Tiimille määritetyt työnkulut ovat näkyvissä ja muokattavissa vain kyseisen tiimin käyttäjille. Kaikki työnkulut, joita ei ole määritetty, ovat kaikkien käyttäjien ja tiimien käytettävissä, joilla ontyönkulujen käyttöoikeus.

Kampanjat

Rajoita markkinointikampanjoihisi pääsyä, jotta tietyt tiimit voivat hallita kampanjan tietoja ja muuttaa siihen liitettyjä aineistoja. 

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Markkinointi > Kampanjat. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Markkinointi > Kampanjat.
2. Vie hiiri kampanjan päälle, jonka käyttöoikeuksia haluat muokata, napsauta sittenToiminnot -pudotusvalikkoa ja valitse Hallitse käyttöoikeuksia.
3. Valitse oikeanpuoleisesta paneelistaKaikille saatavilla taiValitse tiimit, jotka voivat muokata.
4. Etsi hakupalkista tiimi, jolle haluat myöntää pääsyn kampanjaan, ja valitse sen nimen vasemmalla puolella olevavalintaruutu.
5. Voit poistaa käyttöoikeuden kampanjaan poistamallavalintaruudun tiimin nimen vierestä tai napsauttamallaX-painikettaKuka voi käyttää -osiossa.
6. Napsauta paneelin alaosassaTallenna.

Mainokset

Kun olet liittänyt Google-, Facebook- tai LinkedIn-mainostilit HubSpot-palveluun, voit määrittää ne tietyille käyttäjille ja tiimeille.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaanMarkkinointi >Mainokset.
3. Vie hiiri sen mainostilin päälle, jonka käyttöoikeuksia haluat muokata, ja napsauta sitten Toiminnot -pudotusvalikkoa. Valitse Hallitse käyttöoikeuksia.
4. Valitse oikeanpuoleisesta paneelistaKaikille saatavilla taiValitse tiimit, jotka voivat muokata.
5. Etsi hakupalkista tiimi, jolle haluat myöntää käyttöoikeuden mainostiliin, ja valitse sen nimen vasemmalla puolella olevavalintaruutu.
6. Voit poistaa käyttöoikeuden kampanjaan poistamallavalintaruudun tiimin nimen vierestä tai napsauttamallaX-painikettaKuka voi käyttää -osiossa.
7. Napsauta paneelin alaosassaTallenna.