Vastaukset sähköpostiviestiin, joka on lähetetty yhdistetystä henkilökohtaisesta sähköpostistasi, kirjautuvat automaattisesti yhteystiedon tietueeseen CRM: ssäsi. Tämä koskee myös sähköpostiviestejä, jotka on lähetetty CRM:n tietueesta tai HubSpot Sales -sähköpostilaajennuksen tai -lisäosan avulla. Jos saat vastauksen sähköpostiviestiin, jota ei ole aiemmin kirjattu, tai uuden sähköpostiviestin yhteyshenkilöltä, voit kirjata sen HubSpotiin manuaalisesti käyttämällä välitysosoitettasi. Lue lisää vastausten kirjaamisvaatimuksista ja tilanteista, joissa vastaukset eivät kirjaudu odotetusti.
Huomaa: lähtevien ja saapuvien sähköpostiviestien liitetiedostojen kirjaamisen enimmäistiedostokoko on 50 Mt. Tämä koskee kahdenkeskisiin sähköpostiviesteihin lähetettyjä vastauksia ja keskustelujen saapuneet-kansiossa olevaan tiimisähköpostiin lähetettyjä saapuvia sähköpostiviestejä.
Jos sähköpostipalvelimellasi on käytössä tietoturvaohjelmisto, joka skannaa liitetiedostoja sähköpostiviestien vastaanoton yhteydessä, HubSpot ei ehkä pysty kirjaamaan sähköpostivastauksiin tai tiimin sähköpostiosoitteeseen lähetettyihin saapuviin sähköpostiviesteihin sisältyviä liitetiedostoja. Jos esimerkiksi Office 365 -palvelimissasi on käytössä Advanced Threat Protection -ohjelmisto, jossa on käytössä dynaaminen toimitus, liitetiedostot eivät ehkä kirjaudu.
Sähköpostiviesteihin annetut vastaukset lokitetaan automaattisesti yhteyshenkilön aikajanalle, jos olet yhdistänyt henkilökohtaisen sähköpostisi ja seuraavat asiat ovat totta:
Sähköpostivastaukset kirjautuvat yhteyshenkilön tietueen aikajanalle CRM:ssä. Voit sitten siirtyä vastaanottajan yhteystietueeseen tai johonkin siihen liittyvään tietueeseen tarkastellaksesi kirjattua sähköpostia.
Jos yhdistät tiimin sähköpostiosoitteen HubSpotiin, voit tarkastella, hallita ja vastata saapuviin sähköpostiviesteihin keskustelujen saapuneet-kansiossa.
Huomaa: jos yhdistät henkilökohtaisen sähköpostitilin HubSpotiin, kyseiseltä tililtä lähetetyt sähköpostit voidaan kirjata vain käyttämällä edelleenlähetysosoitettasi, jonka jälkeen niitä voidaan tarkastella niihin liittyvässä tietueessa.
Jos vastauksesi ei kirjaudu odotetusti, tutustu joihinkin yleisiin syihin, miksi näin tapahtuu. Joissakin tapauksissa, jos vastaus ei kirjautunut, voit välittää sen CRM:n tietueen aikajanalle.
Liitettyyn henkilökohtaiseen sähköpostiisi lähetetyt saapuvat sähköpostiviestit eivät kirjaudu HubSpotiin, jos ne eivät täytä kirjaamisvaatimuksia.
Jos ei-kontakti lähettää sinulle uuden sähköpostin, joka ei ole osa olemassa olevaa viestiketjua, tämä sähköposti ei kirjaudu HubSpotiin eikä uutta kontaktitietuetta luoda. Kun vastaat tähän sähköpostiviestiin ja valitset Loki-valintaruudun tai sisällytät BCC-osoitteen, lähtevä vastauksesi lokitetaan, mutta ei-kontaktin alkuperäinen sähköpostiviesti ei silti näy HubSpotissa. Myöhemmät vastaukset tähän viestiketjuun kirjautuvat niin kauan kuin henkilökohtainen sähköpostisi on yhdistetty.
Jos vastaus tulee sähköpostiosoitteesta, jota ei ole yhdistetty olemassa olevaan yhteystietoon, vastaus ei kirjaudu. Jos esimerkiksi lähetät sähköpostin osoitteeseen contacts@domain.com, mutta yhteyshenkilö vastaa osoitteella contacts-alias@domain.com, vastausta ei kirjata. Voit välittää vastauksen CRM:ään käyttämällä välitysosoitettasi ja yhdistää sitten nämä kaksi yhteystietoa.
Jos sähköpostisäie alkaa tiimin sähköpostilla keskustelujen saapuneiden viestien postilaatikossa, et voi siirtyä käyttämään henkilökohtaista yhdistettyä sähköpostiosoitettasi kesken viestisäikeen. Vastaukset eivät jatka kirjautumista HubSpotiin, koska tämä luo uuden viestiketjun, jota HubSpot ei voi havaita.
Jos vaihdat postilaatikkopalveluntarjoajaa, kun sinulla on edelleen aktiivisia säikeitä, joissa käytät edellistä sähköpostiosoitettasi, sähköpostivastaukset lakkaavat kirjautumasta HubSpotiin. Lisäksi, jos käytät sarjoja, sarjassa tällä hetkellä kirjoilla olevia yhteystietoja ei poisteta automaattisesti, koska HubSpot ei voi enää havaita vastauksia. Yhdistä postilaatikkosi uudelleen käyttämällä oikeaa palveluntarjoajaa, jotta vastausten kirjaaminen onnistuu.
Lue lisää postilaatikon uudelleenkytkemisestä postilaatikkopalveluntarjoajan vaihtamisen jälkeen tästä artikkelista.
Varmista, että yhdistät henkilökohtaisen sähköpostisi käyttämällä oikeaa sähköpostipalveluntarjoajan tyyppiä. Sähköpostipalveluntarjoaja on palvelu, jonka avulla voit lähettää ja vastaanottaa sähköposteja. Yleisiä sähköpostipalveluntarjoajia ovat Gmail ja Office 365.
Vahvista, millä sähköpostipalveluntarjoajalla sähköpostiosoitteesi on isännöity, ja noudata sitten ohjeita HubSpotin yhdistämiseksi kyseisellä palveluntarjoajalla. Jos et ole varma, millä sähköpostipalveluntarjoajalla sähköpostiosoitteesi on isännöity, tarkista asia IT-ylläpitäjältäsi. Jos et muodosta yhteyttä käyttämällä oikeaa palveluntarjoajaa, sähköpostit eivät kirjaudu.
Jos täytät vastauksen kirjaamisen vaatimukset, mutta vastauksesi ei sovi mihinkään edellä luetelluista tilanteista, opi, miten saat apua HubSpotilta. Ennen yhteydenottoa on suositeltavaa, että sinulla on esimerkki yhteystietueesta, jossa vastaus ei kirjautunut odotetusti, sekä sähköpostitilillesi saapuneen vastauksen sähköpostin otsikot. Opettele, miten voit kerätä sähköpostin otsikot joiltakin yleisiltä sähköpostipalveluntarjoajilta, tai tee yhteistyötä IT-resurssisi kanssa otsikoiden hakemista varten.