Siirry sisältöön
Huomaa: Tämän artikkelin käännös on tarkoitettu vain tiedoksi. Käännös on luotu automaattisesti käännösohjelmiston avulla, eikä sitä ole välttämättä tarkistettu. Näin ollen tämän artikkelin englanninkielistä versiota on pidettävä hallitsevana versiona, joka sisältää uusimmat tiedot. Voit tutustua siihen täällä.
Connected Email

Seuraa ja kirjaa sähköpostit HubSpot Salesin Outlook-työpöytälisäosan avulla

Päivitetty viimeksi: huhtikuuta 1, 2022

Tämä koskee seuraavia:

Kaikki tuotteet ja HubSpot-tilaukset

Käytä HubSpot Salesin Outlook-työpöytälisäosan Seuraa- ja Kirjaa-toimintoja valvoaksesi ja pitääksesi kirjaa yhteystietojesi vuorovaikutuksesta sähköpostiesi kanssaKun seurantaominaisuus on käytössä, voit saada reaaliaikaisia ilmoituksia, kun yhteystieto avaa sähköpostin. Voit myös valita sähköpostin kirjaamisen yhteystiedon tietueeseen HubSpotissa pitääksesi kirjaa kaikesta aiemmasta viestinnästä, jotta tiimisi voi viitata siihen.

Voit tarkastella sähköpostin avaamis- ja napsautustietoja toimintasyötteessä; kirjatut sähköpostit tallennetaan yksittäisiin yhteystietotietueisiin ja niihin liittyviin tietueisiin.

Huomio: jos olet aktivoinut yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) toiminnallisuuden tililläsi, lakitiimisi on paras resurssi määrittämään, miten yrityksesi käyttää sähköpostin kirjaamista ja seurantaa. Voit myös mukauttaa laajennusasetuksia poistaaksesi tämän toiminnon käytöstä tietyn viestin tai tiettyjen yhteystietojen tai sähköpostiverkkotunnusten osalta. Kaikkia olemassa olevia yhteystietoja, jotka eivät ole antaneet laillista perustaa tietojenkäsittelylle, seurataan nimettömänä.

Ennen kuin aloitat, huomioi seuratun sähköpostin ja kirjatun sähköpostin välinen ero:

seurattu-sähköposti-chrome-laajennus

  • Kirjaa: käytä lokitoimintoa kirjataksesi kopion sähköpostiviestistä HubSpotin tietueeseen. Sähköpostin mahdolliset liitetiedostot kirjautuvat myös yhteystiedon tietueeseen. Kirjaa sähköpostit, jotta voit pitää kirjaa aiemmasta viestinnästä. Kirjatut sähköpostit eivät anna tietoa avatuista tai napsautetuista sähköpostiviesteistä.

kirjattu-sähköposti-esimerkki

Muista, että voit lähettää sähköpostin, jota sekä seurataan että kirjataan. Näin sinulla on kirjaus sähköpostiviestinnästä ja avoimista tiedoista HubSpotissa.

Tämä artikkeli käsittelee sähköpostien seurantaa ja kirjaamista HubSpot Salesin Outlook-työpöytälisäosan avulla. Jos käytät Office 365 -lisäosaa, tässä oppaassa kerrotaan, miten voit seurata ja kirjata sähköposteja Office 365 -lisäosan avulla: Sähköpostien seuranta ja kirjaaminen Office 365 -lisäosan avulla.

Huomio: Outlook-työpöytälisäosa näkyy missä tahansa sähköpostiosoitteessa, jonka olet määrittänyt Outlook-tilillesi. Siksi mistä tahansa näistä sähköpostiosoitteista lähetetyt sähköpostit jäljitetään, jos seuranta on käytössä. Lisäsähköpostiosoitteesta lähetetyt sähköpostit kirjautuvat HubSpotiin vain, kun kirjaaminen on käytössä, jos sähköpostiosoite on liitetty HubSpotiin tai lisätty aliaksena profiilissasi ja asetuksissasi.

Sähköpostien seuranta

Seuratun sähköpostin lähettäminen Outlook-työpöytälisäosan avulla tietokoneen Outlook-työpöytätililtä:

  • Kirjaudu Outlook-tilillesi:
  • Kirjoita uusi sähköpostiviesti.
  • Lisää sähköpostin vastaanottaja, otsikkorivi ja sähköpostin leipäteksti.
  • Valitse Sähköpostin seuranta -valintaruutu viestinauhassa ja napsauta sitten Lähetä.
HubSpot-tukiartikkelin kuvakaappaus

Tarkastele seuratun sähköpostin tilaa

Ennen kuin yhteystietosi avaa sähköpostin, sähköpostin otsikko ja vastaanottaja näkyvät toimintasyötteessäsi HubSpotissa Lähetettynä.

toimintasyöte-lähetetyn-sähköpostin-toiminta

Kun vastaanottaja avaa sähköpostin, saat reaaliaikaisen ponnahdusilmoituksen työpöydällesi ja sähköposti-ilmoituksen merkinnällä Avattu toimintasyötteessäsi. Napsauta pudotusvalikkoa yhteystiedon nimen alla nähdäksesi, milloin vastaanottaja avasi sähköpostisi. Näet myös yhteystiedon toimintahistorian, joka on lueteltu pudotusvalikossa.

Huomio: reaaliaikaiset ilmoitukset näkyvät, kun lähetät seurattuja sähköposteja Office 365 -lisäosan avulla ja jos sinulla on asennettuna HubSpot Salesin Chrome-laajennus tai HubSpot Sales for Windows -tehtäväpalkkisovellus (vain Windows). Jos näin ei ole, näet toiminnan vain HubSpotin toimintasyötteessäsi.

toimintasyöte-avattu-sähköposti-ilmoitus

Voit myös nähdä, miten yhteystietosi suhtautuvat seurattuihin sähköposteihin Chrome-laajennuksen tai Windowsin tehtäväpalkkisovelluksen kautta. Pääset toimintasyötteeseesi Chrome-laajennuksesta napsauttamalla HubSpotin rataskuvaketta ratas Chrome-selaimen oikeassa yläkulmassa. Jos olet asentanut HubSpot Sales for Windowsin, napsauta HubSpotin rataskuvaketta ratas Windowsin tehtäväpalkissa.

Lisätietoja sähköpostin seurannasta , myynnin ilmoituksista ja siitä, miten seuranta otetaan pois käytöstä.

Sähköpostien kirjaaminen

Jos haluat kirjata sähköpostin ja lisätä uusia yhteystietoja HubSpotiin kirjatusta sähköpostista, sähköpostiosoitteen, josta lähetät sähköpostia sähköpostiohjelmassasi, on oltava jokin seuraavista:

Voit määrittää sähköpostiosoitteet ja verkkotunnukset, joiden sähköpostiviestejä et halua koskaan kirjata, HubSpot-tilin asetuksissa. Tai voit lisätä nämä sähköpostiosoitteet ja verkkotunnukset lisäosa-asetuksissa.

Huomio: yli 50 Mt:n sähköpostiliitteet eivät kirjaudu HubSpotiin. Sähköpostisi toimitetaan edelleen onnistuneesti yhteystiedolle ja kirjataan CRM:ään, mutta ilman liitetiedostoa. 

Voit lähettää kirjatun sähköpostin Outlook-työpöytälisäosan avulla Outlook-työpöytätililtäsi tietokoneella:

  • Kirjoita uusi sähköpostiviesti Outlookissa.
  • Lisää sähköpostin vastaanottaja, otsikkorivi ja sähköpostin leipäteksti.
  • Valitse viestinauhassa Kirjaa CRM:ään. Piilokopio-osoitteesi täyttyy automaattisesti Piilokopio-kenttään.
HubSpot-tukiartikkelin kuvakaappaus
  • Voit valita, kirjataanko sähköpostiviesti sähköpostin vastaanottajien liittyviin tietueisiin. Oletusarvoisesti lisäosa valitsee automaattisesti yhteystiedon kolme ensimmäistä siihen liittyvää kauppatietuetta, johon sähköpostit kirjataan. Voit valita nimenomaisesti, mihin liitettyihin tietueisiin sähköposti kirjataan:
    • Napsauta Kirjaa CRM:ään -valintaruudun alla tietueet-pudotusvalikkoa. 
    • Valitse valintaruudut tietueiden vieressä, joihin sähköposti kirjataan.

      valitse-sähköposti-yhdistykset-outlook-lisäosa
    • Jos lähetät sähköpostin vastaanottajalle, joka ei ole yhteystieto CRM:ssäsi, luodaan uusi yhteystietotietue. Näet yhteystiedon sähköpostin listattuna, kun muokkaat yhdistyksiä. Tyhjennä valintaruutu,jos et halua sähköpostin kirjautuvan uuteen yhteystietotietueeseen. Opi, miten sähköposteja kirjataan vain olemassa oleviin yhteystietoihin.
  • Napsauta Lähetä.

Voit mukauttaa, mihin liittyviin tietueisiin sähköpostit kirjautuvat automaattisesti Outlook-työpöytälisäosan asetuksissa. Jos käytät markkinointiyhteystietoja, kirjatulla sähköpostilla luotu uusi yhteystieto asetetaan muuksi kuin markkinointiyhteystiedoksi

Huomio: jos uusi yhteystieto luodaan kirjatulla sähköpostilla, sähköpostin lähettänyt HubSpot-käyttäjä määritetään automaattisesti yhteystiedon omistajaksi, jos edellistä omistajaa ei ole määritetty.

Näytä kirjattu sähköposti HubSpotissa

Sähköpostit, jotka kirjautuvat HubSpotiin Outlook-työpöytälisäosan avulla, liitetään automaattisesti tietueisiin, jotka määrittelit ennen sähköpostin lähettämistä. Nähdäksesi kirjatun sähköpostin HubSpotissa:

Nähdäksesi kirjatun sähköpostin HubSpotissa:

  • Siirry HubSpot-tililläsi tietueisiin:
    • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteyshenkilöt > Yhteystiedot.
    • Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteyshenkilöt > Yritykset.
    • Kaupat: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Kaupat.
    • Palvelupyynnöt: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Asiakaspalvelu > Palvelupyynnöt.
  • Napsauta tietueen nimeä.
  • Etsi kirjattu sähköposti aikajanalla. Sähköpostista voit tehdä seuraavan:
    1. Liittyvät tietueet: napsauta muokataksesi liittyviä tietueita. 
    2. Kiinnitä: napsauttamalla voit kiinnittää sähköpostin aikajanan yläreunaan.
    3. Poista: napsauttamalla voit poistaa sähköpostitoiminnan aikajanalta.
    4. Tiedot: napsauttamalla näet tarkat tiedot sähköpostin lähettämisestä.
    5. Laajenna: napsauta nähdäksesi sähköpostin koko leipätekstin. Jos sähköpostikeskustelu on käynnissä, napsauta Katsele viestiketjua nähdäksesi kaikki viestiketjun sähköpostit.
    6. Liitteet: napsauta avataksesi kyseiseen sähköpostilähetykseen liittyvät liitetiedostot.
    7. Vastaa: napsauta Vastaa lähettääksesi sähköpostivastauksen yhteystiedolle HubSpotista. Kirjattu-sähköposti-yhteystietotietue

Huomio: jotta voit lähettää sähköpostivastauksia HubSpotista ja kirjata saapuvia vastauksia HubSpotiin, sinulla täytyy olla yhdistetty saapuneet-kansio.

Was this article helpful?
This form is used for documentation feedback only. Learn how to get help with HubSpot.