Sähköpostivastausten kirjaaminen CRM:ään

Huomaa: lähtevien ja saapuvien sähköpostiviestien liitetiedostojen kirjaamisen enimmäistiedostokoko on 50 Mt. Tämä koskee vastauksia, jotka lähetetään kahdenkeskisiin sähköpostiviesteihin, ja saapuvia sähköpostiviestejä, jotka lähetetään tiimin sähköpostiin keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Jos sähköpostipalvelimellasi on käytössä tietoturvaohjelmisto, joka skannaa liitetiedostoja sähköpostiviestien vastaanoton yhteydessä, HubSpot ei ehkä pysty kirjaamaan liitetiedostoja, jotka sisältyvät sähköpostivastauksiin tai tiimisi sähköpostiosoitteeseen lähetettyihin saapuviin sähköposteihin. Jos esimerkiksi Office 365 -palvelimissasi on käytössä Advanced Threat Protection -ohjelmisto, jossa on käytössä dynaaminen toimitus, liitetiedostot eivät ehkä kirjaudu.

Vaatimukset vastauksen kirjaamiselle

Sähköpostiviesteihin annetut vastaukset lokitetaan automaattisesti yhteyshenkilön aikajanalle, jos olet liittänyt henkilökohtaisen sähköpostisi ja seuraava on totta:

• Alkuperäinen sähköpostiviesti lähetettiin CRM:n kautta tai lähetettiin yhdistetystä henkilökohtaisesta sähköpostiohjelmasta, johon on asennettu myyntisähköpostilaajennus tai -lisäosa ja jossa Loki-valintaruutu on valittuna.

• Alkuperäistä sähköpostia ei lähetetty sähköpostiosoitteeseen tai -verkkotunnukseen, joka on luettelossa Ei koskaan lokia -luettelossa.
• Henkilökohtainen sähköpostiosoite on edelleen yhteydessä, kun vastaus vastaanotetaan.
• Vastaus lähetetään henkilökohtaiseen sähköpostiosoitteeseen, jonka on yhdistänyt viestiketjun alun perin aloittanut käyttäjä.
• Vastauksen lähettäjä on olemassa oleva yhteyshenkilö HubSpotissa.

Sähköpostivastaukset kirjautuvat yhteyshenkilön tietueen aikajanalle CRM:ssä. Voit sitten siirtyä vastaanottajan yhteystietueeseen tai johonkin siihen liittyvään tietueeseen tarkastellaksesi kirjattua sähköpostia.

Jos yhdistät tiimin sähköpostiosoitteen HubSpotiin, voit tarkastella, hallita ja vastata saapuviin sähköpostiviesteihin keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Huomaa: jos yhdistät henkilökohtaisen sähköpostitilin HubSpotiin, kyseiseltä tililtä lähetetyt sähköpostit voidaan kirjata vain käyttämällä edelleenlähetysosoitettasi, jonka jälkeen niitä voidaan tarkastella niihin liittyvässä tietueessa.

Vastaukset eivät kirjaudu odotetusti

Jos vastauksesi ei kirjaudu odotetusti, tutustu joihinkin yleisiin syihin, miksi näin tapahtuu. Joissakin tapauksissa, jos vastaus ei kirjautunut, voit välittää sen CRM:n tietueen aikajanalle.

Uudet saapuvat sähköpostiviestit

Liitettyyn henkilökohtaiseen sähköpostiisi lähetetyt saapuvat sähköpostiviestit eivät kirjaudu HubSpotiin, jos ne eivät täytä kirjaamisvaatimuksia.

Jos ei-kontakti lähettää sinulle uuden sähköpostin, joka ei ole osa olemassa olevaa viestiketjua, tämä sähköposti ei kirjaudu HubSpotiin eikä uutta kontaktitietuetta luoda. Kun vastaat tähän sähköpostiviestiin ja valitset Loki-valintaruudun tai sisällytät BCC-osoitteen, lähtevä vastauksesi lokitetaan, mutta ei-kontaktin alkuperäinen sähköpostiviesti ei silti näy HubSpotissa. Myöhemmät vastaukset tähän viestiketjuun kirjautuvat niin kauan kuin henkilökohtainen sähköpostisi on yhdistetty.

Ei-yhteystiedoista tai sähköpostipeitenimistä lähetetyt sähköpostit

Jos vastaus tulee sähköpostiosoitteesta, jota ei ole yhdistetty olemassa olevaan yhteystietoon, vastaus ei kirjaudu. Jos esimerkiksi lähetät sähköpostin osoitteeseen contacts@domain.com, mutta yhteyshenkilö vastaa osoitteella contacts-alias@domain.com, vastausta ei kirjata. Voit välittää vastauksen CRM:ään käyttämällä välitysosoitettasi ja yhdistää sitten nämä kaksi yhteystietoa.

Tiimin sähköpostiosoitteesta lähetetyt sähköpostit

Jos sähköpostisäie alkaa tiimin sähköpostilla keskustelujen saapuneiden viestien postilaatikossa, et voi siirtyä käyttämään henkilökohtaista yhdistettyä sähköpostiosoitettasi kesken viestisäikeen. Vastaukset eivät jatka kirjautumista HubSpotiin, koska tämä luo uuden viestiketjun, jota HubSpot ei voi havaita.

Vastaukset sähköposteihin postilaatikkopalveluntarjoajan vaihtamisen jälkeen

Jos vaihdat postilaatikkopalveluntarjoajaa, kun sinulla on edelleen aktiivisia säikeitä, joissa käytät edellistä sähköpostiosoitettasi, sähköpostivastaukset lakkaavat kirjautumasta HubSpotiin. Lisäksi, jos käytät sarjoja, sarjassa tällä hetkellä kirjoilla olevia yhteystietoja ei poisteta automaattisesti, koska HubSpot ei voi enää havaita vastauksia. Yhdistä postilaatikkosi uudelleen käyttämällä oikeaa palveluntarjoajaa, jotta vastausten kirjaaminen onnistuu.

Lue lisää postilaatikon uudelleenkytkemisestä postilaatikkopalveluntarjoajan vaihtamisen jälkeen tästä artikkelista.

Yhdistetty henkilökohtainen sähköposti väärällä sähköpostipalveluntarjoajalla

Varmista, että yhdistät henkilökohtaisen sähköpostisi käyttämällä oikeaa sähköpostipalveluntarjoajan tyyppiä. Sähköpostipalveluntarjoaja on palvelu, jonka avulla voit lähettää ja vastaanottaa sähköposteja. Yleisiä sähköpostipalveluntarjoajia ovat Gmail ja Office 365.

Vahvista, millä sähköpostipalveluntarjoajalla sähköpostiosoitteesi on isännöity, ja noudata sitten ohjeita HubSpotin yhdistämiseksi kyseisellä palveluntarjoajalla. Voit kysyä IT-resurssiltasi tai käyttää MxToolboxia etsiessäsi sähköpostiosoitteesi sähköpostipalveluntarjoajaa. Jos et muodosta yhteyttä käyttämällä oikeaa palveluntarjoajaa, sähköpostit eivät kirjaudu.

Vianmääritys vastausten kirjaamisessa

Jos täytät vastauksen kirjaamisen vaatimukset, mutta vastauksesi ei sovi mihinkään edellä luetelluista tilanteista, opi, miten saat apua HubSpotilta. Ennen yhteydenottoa on suositeltavaa, että sinulla on esimerkki yhteystietueesta, jossa vastaus ei kirjautunut odotetusti, sekä sähköpostitilillesi saapuneen vastauksen sähköpostin otsikot. Opettele, miten voit kerätä sähköpostin otsikot joiltakin yleisiltä sähköpostipalveluntarjoajilta, tai tee yhteistyötä IT-resurssisi kanssa otsikoiden hakemista varten.