Tuontitiedostojen määrittäminen

Ennen kuin tuot tietoja HubSpotiin, tutustu seuraaviin rajoituksiin ja vaatimuksiin. Voit myös käyttää esimerkkitiedostoja tai luoda esimerkkitiedostoja, jotta pääset alkuun.

Lisätietoja tuontityökalusta on tässä artikkelissa. Jos tiedostosi on valmis, opettele tuomaan.

Tekniset vaatimukset ja rajoitukset

• .csv-, .xlsx- tai .xls-tiedosto.
• Niissä on oltava vain yksi arkki.
• Sisältää otsikkorivi, jossa jokainen sarakeotsikko vastaa HubSpotin ominaisuutta. Sarakeotsikot voidaan järjestää mihin tahansa järjestykseen vaikuttamatta tuontiin. Voit varmistaa, onko otsikkoa vastaava oletusominaisuus jo olemassa , tai luoda mukautetun ominaisuuden ennen tuontia. Lisätietoja ominaisuuksien vaatimuksista.

• Sisältää alle 1000 saraketta.
• Oltava UTF-8-koodattu, jos mukana on vieraskielisiä merkkejä.
• Jos tuot Excel-tiedoston:
  • Sisältää tietoja, jotka eivät ylitä Excelin työarkkien ja työkirjojen enimmäisrajoja.
  • Sisältää soluja Number-muodossa, kun tuodaan päivämäärän ja kellonajan poimintaominaisuuksia.

Tuontityökalulle on muita teknisiä rajoituksia riippuen HubSpot-tilauksestasi. Näihin rajoituksiin kuuluvat tuontitiedoston koko- ja rivirajat sekä se, kuinka monta tiedostoa ja riviä voit tuoda päivässä.

• Jos käytät vain HubSpotin ilmaisia tai Smart CRM Professional- tai Enterprise -työkaluja, voit:
  • Tuoda tiedostoja enintään 20 Mt.
  • Suorittaa enintään 50 tuontia päivässä.
  • Tuoda enintään 500 000 riviä päivässä. Jos tuot yli 500 000 riviä sisältävän tiedoston, sen suorittaminen kestää useita päiviä.

• Jos tililläsi on Starter-, Professional- tai Enterprise-tilaus, voit:
  • Tuoda tiedostoja enintään 512 Mt.
  • Suorita enintään 500 tuontia päivässä.
  • Tuoda enintään 10 000 000 riviä päivässä, mutta enintään 1 048 576 riviä tiedostoa kohti. Jos tuot tuontia tuonti-API:n kautta, voit tuoda enintään 80 000 000 riviä päivässä.

Nämä rajoitukset koskevat 24 tunnin jaksoa, eivätkä ne nollaudu tiettyyn kellonaikaan. Lue lisää HubSpot-tilauksestasi ja sen rajoituksista.

Arvojen muotoilu

Tuontitiedoston jokaiselle riville voit lisätä arvoja ominaisuussarakkeisiin. Arvon muotoilu riippuu ominaisuuskentän tyypistä ja tuonnin tavoitteesta.

Arvojen muotoilu ominaisuustyypin perusteella

Ominaisuuskentän tyypistä riippuen on olemassa erityisiä muotoiluvaatimuksia:

Lisäyhteyshenkilöiden sähköpostit tai yrityksen verkkotunnukset

Jos tuot yhteystietoja, joilla on useampi kuin yksi sähköpostiosoite, sisällytä Lisää sähköpostiosoitteita -sarakkeeseen niiden toissijaiset sähköpostiosoitteet. Jos tuot yrityksiä, joilla on useampi kuin yksi verkkotunnus, sisällytä Lisää verkkotunnuksia -sarakkeeseen niiden toissijaiset verkkotunnukset. Jos haluat sisällyttää useita sähköpostiosoitteita tai verkkotunnuksia soluun, erota arvot puolipisteillä (esim. email@email. com; emailtwo@email.com).

Jos tuot yhteystietoja tai yrityksiä luodaksesi, et voi asettaa uuden yhteystiedon Sähköpostiosoitteeksi tai uuden yrityksen Yritys-verkkotunnukseksi sellaista sähköpostia tai verkkotunnusta, joka on toisen tietueen olemassa oleva lisäsähköpostiosoite/verkkotunnus.

Tyhjät solut

Diiliyhteistyökumppanit

Tuotteen termi ja laskutustaajuudet

Jos tuot Term-ominaisuuden arvoa, voit muotoilla arvon Term-sarakkeessa kuukausien lukuna (esim. 10, kun kyseessä on 10 kuukautta), PXM , jossa X on kuukausien lukumäärä (esim. P6M, kun kyseessä on 6 kuukauden termi), tai PXY, jossa X on vuosien lukumäärä (esim. P1Y, kun kyseessä on 1 vuoden termi).

Jos tuot laskutustiheys-ominaisuusarvoa, käytä kuukausittain, vuosittain tai neljännesvuosittain, jos tuotteella on toistuva hintatyyppi. Jätä solu tyhjäksi, jos tuotteella on kertaluonteinen hinta.

Vaaditut ominaisuudet

Riippuen siitä, mitä kohteita tai toimintoja olet tuomassa, seuraavat ominaisuudet vaaditaan tietueiden luomiseen, ja ne on sisällytettävä sarakkeiden otsikoihin tiedostoihisi. Jos päivität tietueita, sinun on sisällytettävä yksilöllinen tunniste (esim. tietueen tunnus, sähköpostiosoite, yrityksen verkkotunnus).

Vaikkase ei ole pakollista, voit tuoda kullekin objektille lisäominaisuuksia, mukaan lukien mukautetut ja oletusominaisuudet. Katso oletusominaisuudet yhteystiedoille, yrityksille, sopimuksille, lippuille, puheluille, sähköposteille, kokouksille, muistiinpanoille ja tehtäville. Voit myös tarkastella kaikkia ominaisuuksia ja niiden arvoja ominaisuusasetuksissa.

• Yhteystiedot: vähintään yksi seuraavista: Etunimi, Sukunimi tai Sähköposti.
• Yritykset: vähintään yksi seuraavista: Nimi tai Yrityksen verkkotunnus.

Huomaa: Yrityksen verkkotunnus -ominaisuus hyväksyy arvot vain ylätason verkkotunnukseen asti (esim. .com, .edu). Arvot, joiden perässä on merkkijonoja (esim. .edu/home), poistetaan automaattisesti tuonnin yhteydessä.

• Diilit: jos luot uusia diilejä, Diilin nimi, Pipeline ja Diilin vaihe.
• Liput: jos luot uusia lippuja, lipun nimi, putkisto ja lipun tila.
• Nimitykset: Nimityksen aloitus. Tapaamisen alku on muotoiltava päivämäärän ja kellonajan ominaisuudeksi.
• Kurssit: Kurssin nimi.
• Luettelot: Nimi.
• Palvelut: Nimi, Putkisto ja Putkiston vaihe.
• Tuotteet: Jos päivität tuotteita, Record ID tai SKU.
  • Jos päivität tuotteita tilillä, jolla on yksi valuutta, Yksikköhinta ja Nimi.
  • Jos päivität tuotteita tilillä, jolla on useita valuuttoja, hinta [valuutan lyhenne] (esim. hinta USD) ja nimi.

• Tilaukset: Nimi, Putkisto ja Putkiston vaihe.
• Kärryt: Nimi.

• Rivierät: Nimi, määrä, hinta ja niihin liittyvien kauppojen tietueen tunnus tai kaupan nimi. Liitä mukaan tuotteen tuotetunnus , jos yhdistät rivieräerän myös tuotteeseen, joka liitetään rivieräerän ominaisuudeksi tuonnin aikana.

Huomaa: kun tuot riviartikkeleita tuodaan kauppojen kanssa, tuonti ei päivitä kauppojen määrää. Voit päivittää siihen liittyvän kauppasumman muokkaamalla rivikohteita manuaalisesti tai liittämällä rivikohteet kauppaan HubSpotissa.

• Puhelut: Puhelujen muistiinpanot. Uusia puheluita tuotaessa on suositeltavaa sisällyttää myös Toimintapäivämäärä.
• Sähköpostit: Sähköpostin runko ja sähköpostin suunta.
• Kokoukset: Kokouksen kuvaus, kokouksen alkamisaika ja kokouksen päättymisaika. Uusia kokouksia tuotaessa suositellaan myös toimintopäivämäärän sisällyttämistä. Aloitusaika, lopetusaika ja toimintopäivämääräarvot on muotoiltava päivämäärän ja ajan ominaisuuksiksi.
• Huomautuksia: Muistiinpanojen runko.
• Tehtävät: Tehtävän otsikko ja eräpäivä. Eräpäivä olisi muotoiltava päivämäärä-ominaisuudeksi.

Huomaa: vaikka se ei ole pakollinen, on suositeltavaa sisällyttää toimintopäivämäärä uusia toimintoja tuotaessa, jotta voidaan määrittää päivämäärä ja kellonaika, jolloin toiminto tapahtui. Jos et sisällytä tätä ominaisuutta, Toiminnan päivämäärän arvot asetetaan automaattisesti tuonnin päivämääräksi ja kellonajaksi.

Vaatimukset olemassa olevien tietueiden päivittämiseksi tai päällekkäisyyksien välttämiseksi

Jos haluat päivittää olemassa olevia tietueita ja välttää päällekkäisiä tietueita, tiedostoihisi on sisällytettävä kunkin kohteen yksilöllinen tunniste-ominaisuus. Voit viedä olemassa olevat tietueet kaikkien objektien osalta ja käyttää tietueen tunnusta yksilöllisenä tunnisteena tai käyttää mukautettua ominaisuutta, joka edellyttää yksilöllisiä arvoja. Yhteystietojen osalta voit käyttää myös Sähköposti. Yritysten osalta voit käyttää myös Yrityksen verkkotunnusta.

Jos tuot useita objekteja ja sisällytät tietueen tunnukset, on suositeltavaa erottaa tiedoston sarakeotsikot toisistaan, jotta tunniste sopii oikeaan objektiin (esim. yksi sarake nimeltä Tietueen tunnus - Yhteystiedot ja toinen nimellä Tietueen tunnus - Yritykset).

Tietueiden yhdistämisen vaatimukset

Tuo yhdistelmät yhteen tiedostoon

Yhdessä tiedostossa voit yhdistää kaksi tai useampia tietueita riviä kohti. Sisällytä tiedot yhdistetyistä tietueista ja/tai toiminnoista samalle riville ja sisällytä kullekin kohteelle yksilöllinen tunniste. Jos haluat yhdistää yhden tietueen useisiin toimintoihin tai toisen kohteen tietueisiin, sisällytä tietueen yksilöllinen tunniste usealle riville jokaisen yhdistettävän tietueen kohdalla.

Esimerkiksi Luke Danes on Luke's Dinerin johtaja, mutta Dragonfly Innin urakoitsija. Jos haluat yhdistää hänet molempiin yrityksiin, sinun on sisällytettävä kaksi riviä Luke Danesille ja sarakkeet Sähköposti (tai tietueen tunnus) ja Yrityksen verkkotunnus (tai tietueen tunnus) kummallekin yritykselle.

Huomaa: jos et sisällytä yksilöllisiä tunnisteita (esim. sähköpostiosoite, yrityksen verkkotunnus, tietueen tunnus), tuonti luo päällekkäisiä tietueita sen sijaan, että liittäisit molemmat samaan tietueeseen.

Jos tuot saman objektin yhdistelmiä, on lisävaatimuksia.

Tuo assosiaatioita kahdessa tiedostossa

Jos haluat yhdistää kahden objektin tietueet kahdessa tiedostossa, käytä yhteistä saraketta yhdistämään tietueet kummassakin tiedostossa. Lisätietoja tietueiden tuonnista ja yhdistämisestä saat esimerkkitiedostoista.

Saman kohteen yhdistäminen

Voit tuoda yhden tiedoston saman kohteen tietueiden yhdistämiseksi irtotavarana. Tuonnin aikana sinun on valittava valintaruutu, jos haluat sisällyttää saman objektin yhdistelmät.

Kun määrität tiedostoa, sisällytä tiedot yhdistetyistä tietueista samalle riville ja ota mukaan kunkin tietueen yksilöllinen tunniste. Seuraavat lisävaatimukset koskevat nimenomaan saman objektin tuontia:

• Ainakin yhden tietueen tietueparissa on oltava jo olemassa HubSpotissa ennen tuontia. Voit esimerkiksi tuoda uuden yhteystiedon ja liittää sen olemassa olevaan yhteystietoon, mutta et voi tuoda luodaksesi ja liittää kahta uutta yhteystietoa.
• Kun yhdistät olemassa olevia yhteystietoja/yrityksiä, voit käyttää vain ensisijaista sähköpostiosoitetta/yrityksenverkkotunnusta yksilöllisenä tunnisteena. Toissijaisia sähköposteja tai verkkotunnuksia ei tueta.
• Jos yhdistät useita tietueita yhteen tietueeseen, erota tietueiden yksilöivät tunnistearvot puolipisteellä samassa solussa (esim. luke@lukesdiner. com; rory@yale.edu; sookie@dragonfly.com).

Alla olevassa esimerkkitiedostossa Rory ja Jackson ovat uusia yhteystietoja, jotka yhdistetään yksilöllisillä tunnisteilla olemassa oleviin yhteystietoihin käyttämällä niiden sähköpostiosoitteita yksilöllisenä tunnisteena. Sookie on olemassa oleva yhteyshenkilö, joka yhdistetään kahteen olemassa olevaan yhteyshenkilöön, joilla on sama tunniste. Ensimmäisellä rivillä assosiointitunnus on osa tunnisteiden paria, mikä tarkoittaa, että kun tuonti on valmis, assosioituneella tietueella on tunniste Parent (vanhempi) ja Rorylla tunniste Child (lapsi).

Vanhempi-lapsi-assosiaatiot

Jos haluat luoda lapsi-vanhempiyritysyhdistelmiä tuonnin avulla, katso lisätietoja lapsiyritysten tuonnista.

Mukautetut yhdistystunnisteet

Jos haluat tuoda yhdistystunnisteita, sisällytä yhdistystunnus-sarake . Tämä sarake on lisättävä vain, jos haluat lisätä merkintöjä kuvaamaan yhdistyksiä. Jos sinun ei tarvitse merkitä assosiaatioita, saraketta ei tarvita.

• Sinun on luotava assosiaationimikkeet HubSpotissa ennen tuontia.
• Jos haluat määrittää yrityksen yhdistyksen ensisijaiseksi, sisällytä arvo Ensisijainen kyseisen rivin Yhdistyksen nimi -sarakkeeseen.

• Jos haluat asettaa useita merkintöjä kuvaamaan kahden tietueen välistä suhdetta, voit sisällyttää yhteen soluun useita assosiaation merkintäarvoja puolipisteellä erotettuna (esim. Manager; Billing contact).

• Jos tuot assosiointilaput usean tiedoston tuonnissa, sinun on sisällytettävä assosiointilappusarake ja assosioitavan kohteen yksilöllinen tunniste samaan tiedostoon.
• Jos tuot paritunnisteita:
  • Ristikkäisten objektien assosiaatioita varten sisällytä vain toinen merkinnöistä Association label -sarakkeeseen. Merkinnät osoitetaan oikealle objektille tuontiprosessin aikana.
  • Saman kohteen assosiaatioiden osalta Associated [yksilöllinen tunniste] -sarakkeen tietue saa tuontiprosessissa lisätyn tai tiedoston Label-sarakkeeseen sisällytetyn merkinnän. Rivin toinen tietue saa parin toisen nimikkeen.

Esimerkkitiedostot

Tuontiprosessin alussa voit luoda esimerkkitiedoston, jossa on valittujen kohteiden ja toimintojen tarvittavat ominaisuudet. Jos haluat tarkastella lisää esimerkkitiedostoja, joissa on lisäominaisuuksia, tutustu tähän artikkeliin, jossa on esimerkkitiedostoja.