HubSpot deduplikoi automaattisesti yhteystiedot sähköpostiosoitteiden ja yritykset verkkotunnusten avulla. Tietueiden tunnuksia voidaan käyttää myös manuaalisesti yhteystietojen, yritysten, tarjousten, lippujen, tuotteiden, ylläpitäjän aktivoimien kohteiden (esim. tapaamisten) ja mukautettujen kohteiden deduplikointiin. Jos haluat deduplikoida tuonnin avulla, voit sisällyttää tuontitiedostoon tietueen ID-ominaisuuden tai mukautettuja ominaisuuksia, jotka edellyttävät yksilöllisiä arvoja.
Professional- tai Enterprise-tilin käyttäjät voivat hallita mahdollisia kaksoiskappaleita myös manuaalisesti käyttämällä kaksoiskappaleiden hallintatyökalua.
Automaattinen deduplikointi HubSpotissa
HubSpot deduplikoi automaattisesti CRM:ssä luodut yhteystiedot ja yritykset (esim. tuonnit, lomakkeiden lähettäminen) seuraavilla tavoilla:
Lue lisää siitä, miten evästeitä käytetään HubSpotin seurannassa tai lomakkeiden lähettämisen kaksoiskappaleiden hallinnassa.
Deduplikoi yhteystietoja automaattisesti sähköpostiosoitteen mukaan.
Kun uusi kontakti lisätään, HubSpot etsii sähköpostiominaisuudesta vastaavaa arvoa.
- Jos yrität luoda manuaalisesti yhteystietoa, jolla on sama sähköpostiosoite kuin olemassa olevalla yhteystiedolla, HubSpot ilmoittaa, että yhteystieto on jo olemassa, etkä voi lisätä uutta yhteystietoa.
- Kun lisäys tehdään lomakkeiden kautta, jos tililläsi on jo olemassa yhteyshenkilö, jolla on sama sähköpostiosoite, uuden yhteyshenkilön tiedot lisätään olemassa olevaan yhteyshenkilötietueeseen. Jos yhteyshenkilö lähettää lomakkeen toissijaisella sähköpostiosoitteellaan, sähköpostiosoite korvaa yhteyshenkilön olemassa olevan sähköpostiosoitteen. Lisätietoja HubSpot-lomakkeiden lähettämisen deduplikointiasetuksista tai muista kuin HubSpot-lomakkeista.
- Kun lisätään tuonnin kautta:
- Jos tililläsi on jo olemassa yhteyshenkilö, jolla on sama sähköpostiosoite, uuden yhteyshenkilön tiedot lisätään olemassa olevaan yhteyshenkilön tietueeseen. Jos esimerkiksi tuot yhteystietoluettelon, jossa on "admin@hubspot.com", ja HubSpot-tililläsi on olemassa oleva yhteystieto, jonka sähköpostiosoite on "admin@hubspot.com", tuodut tiedot lisätään kyseiseen olemassa olevaan yhteystietueeseen.
- Jos käytät yhteystiedon toissijaista sähköpostiosoitetta HubSpotissa yhteystiedon yksilöivänä tunnisteena tuonnissa, jos sisällytät sekä toissijaisen sähköpostiosoitteen että tietueen tunnisteen sarakkeina tiedostoon , toissijainen sähköpostiosoite korvaa ensisijaisen sähköpostiosoitteen tuodessa. Jos et halua, että toissijainen sähköposti korvaa ensisijaisen sähköpostin, älä sisällytä tiedostoosi myöskään Record ID -saraketta.
- Jos et sisällytä sähköposti-ominaisuutta tuontitiedostoon, tuontitiedoston jokainen rivi tuodaan uutena yhteystietueena.
- Jos on jo olemassa useita tietueita, joissa on sama sähköpostiosoite kuin tuodussa yhteystiedossa, saat tuontivirheen, eikä kyseistä yhteystietoa tuoda.
Deduplikoi yritykset automaattisesti yrityksen verkkotunnuksen mukaan.
Kun uusi yritys lisätään, HubSpot tarkasteleeCompany domain name -ominaisuuden ensisijaista arvoa yritysten deduplikoimiseksi. Toissijaisia verkkotunnuksia, jotka on sisällytettylisäverkkotunnuksina tietueeseen,ei käytetä yritysten deduplikointiin. Lue, mitenverkkotunnus asetetaan ensisijaiseksi. Jos synkronoit yrityksiä HubSpot-tietojen synkronointisovelluksen kautta,mukautettuja sääntöjä voidaan soveltaa. Lue lisääHubSpot-tietojen synkronointisovelluksista.
- Jos yrität luoda manuaalisesti yrityksen, jonka verkkotunnus on sama kuin olemassa olevan yrityksen ensisijainen verkkotunnus, HubSpot ilmoittaa, että yritys on jo olemassa.
- Jos lomakkeen lähettäminen sisältää yrityksen ominaisuuksia, kun Yritys-verkkotunnus sisällytetään, olemassa oleva yritys, jolla on kyseinen verkkotunnus, päivitetään. Kun lähettämisessä ei ole verkkotunnusta, yhteyshenkilön ensisijainen liittyvä yritys päivitetään tarvittaessa.
- Kun lisäys tehdään tuonnin kautta, Yritys-verkkotunnusta käytetään yritysten deduplikointiin , ellet ole valinnut sen sijaan yksilölliseksi tunnisteeksi mukautettua ominaisuutta, joka vaatii yksilöllisiä arvoja. Jos käytät mukautettua ominaisuutta, joka edellyttää yksilöllisiä arvoja, tiedostosi voi sisältää päällekkäisiä yritysten verkkotunnuksia.
- Jos tililläsi on jo olemassa yritys, jolla on sama verkkotunnus tai mukautetun yksilöllisen tunnisteominaisuuden arvo, uuden yrityksen tiedot lisätään olemassa olevaan yritystietueeseen.
- Jos useita yrityksiä on jo olemassa, joilla on sama verkkotunnus tai mukautetun yksilöllisen ID-ominaisuuden arvo, saat tuontivirheen, eikä kyseistä yritystä tuoda.
-
- Jos et sisällytä yrityksen verkkotunnusta tai muuta mukautettua yksilöllistä ID-ominaisuutta tuontiin, jokainen tuontitiedoston rivi tuodaan uutena yritystietueena.
Huomaa: API:n kautta luotuja yrityksiä ei deduplikoida Company domain name -ominaisuuden perusteella. Tämä koskee myös asennettuja kolmannen osapuolen synkronointisovelluksia.
Manuaalinen deduplikointi HubSpotissa
Voit manuaalisesti deduplikoida CRM:ssä luotuja objekteja (esim. yhteystietoja, listauksia, mukautettuja objekteja) seuraavilla tavoilla:
Deduplikoi tietueet manuaalisesti tietueen ID-ominaisuuden perusteella.
Kun haluat tuoda yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa-, lippu-, tuote-, ylläpitäjän aktivoiman kohteen (esim. palvelu) tai mukautetun kohteen tietueita, voit käyttää tietueen ID-ominaisuutta näiden tietueiden ja HubSpotissa jo olemassa olevien tietueiden yhteensovittamiseen. Tämä on oletusominaisuus, joka tallentaa tietueen yksilöllisen arvon, ja sitä voidaan käyttää tietueiden deduplikointiin tuontiprosessin aikana tai tietyn tietueen etsimiseen HubSpotissa.
- Saadaksesi tietueiden tunnukset, vie tietueesi tai katso yksittäisen tietueen arvo niiden tietueen tunnuksen osalta.
- Sisällytä Record ID -sarake tiedostoon, kun tuot tietueesi HubSpotiin. Jos sisällytät Record ID -sarakkeen tuontitiedostoosi, kaikki rivit, joilla ei ole arvoa Record ID:lle, luovat uusia tietueita.
- Tuonnin aikana sinua kehotetaan sovittamaan Record ID -sarakkeen HubSpotin ominaisuussarakkeeseen .
Lisätietoja Record ID -tunnisteiden tuonnistaja tuontitiedostojen määrittämisestä.
Huomaa: jos käytät Record ID:tä vain deduplikointiin, on suositeltavaa tarkistaa olemassa olevat tietueet HubSpotissa ennen ulkoisen tiedoston tuontia. Voit tehdä tämän seuraavasti:
- Vie tietueesi niiden Record ID:t ja vähintään yksi ominaisuus, joka sisältyy ulkoiseen tiedostoon.
- Käytä VLOOKUP-toimintoa uuden tiedoston tietojen ja viedyn tiedoston välisten ristiinvertailujen tekemiseen . Lisätietoja VLOOKUP-toiminnon käytöstä Excelissä tai Google Sheetsissä.
- Määritä oikeat tietueen ID-arvot kaikille tunnistamillesi kaksoiskappaleille.
- Jaa tiedot kahteen tuontitiedostoon; toinen tiedosto sisältää olemassa olevat tietueet ja niiden tietueen tunnukset ja toinen tiedosto sisältää kaikki uudet tietueet.
- Tuo tiedostot. Tiedosto, jossa on tietueiden tunnukset, päivittää olemassa olevat tietueet, ja toinen tiedosto luo uudet tietueet.
Tietueiden manuaalinen deduplikointi mukautettujen yksilöllisten arvo-ominaisuuksien mukaan.
Voit luoda kullekin objektille enintään kymmenen mukautettua ominaisuutta, jotka vaativat yksilöllisiä arvoja. Kun ominaisuus vaatii yksilöllisiä arvoja, käyttäjät eivät voi syöttää samaa arvoa useisiin tietueisiin.
Yrityksesi luo esimerkiksi tilausnumeron jokaiselle verkko-ostokselle. Voit määrittää Tilausnumero -ominaisuuden, joka vaatii yksilöllisen numeron jokaiselle kaupalle. Jos käyttäjä yrittää luoda tai muokata kauppaa käyttäen olemassa olevaa Tilausnumeroarvoa, hänelle ilmoitetaan, että numero on jo käytössä, eikä hän voi tallentaa kauppaa.
Seuraavaa käyttäytymistä odotetaan yksilöllisen arvon ominaisuuksilta:
- Yksilöllisiä arvoja tuetaan, kun tietuetta luodaan tai muokataan manuaalisesti HubSpotissa ja kun tietueita luodaan, päivitetään tai yhdistetään tuonnin avulla.
- Yksilöllisiä arvoja ei tällä hetkellä tueta lomakkeissa. Jos tavoitteenasi on päivittää tai yhdistää olemassa olevia tietueita lomakkeiden avulla, on suositeltavaa käyttää sen sijaan oletusarvoisia deduplikointiominaisuuksia (esim. sähköposti, yrityksen verkkotunnus, tietueen tunnus).
- Jos luot yhteystietoja varten ainutlaatuisen arvo-ominaisuuden, kun kävijät muunnetaan yhteystietueeksi, kaikki kävijäominaisuuksien arvot, jotka rikkovat ainutlaatuisen ominaisuuden vaatimuksia, tyhjennetään. Lisätietoja vierailijoiden tunnistamisesta.
Tarkista manuaalisesti mahdolliset päällekkäiset yhteystiedot ja yritykset( vainProfessional- ja Enterprise-versiot ).
Voit myös tarkistaa HubSpot-tilisi mahdolliset päällekkäiset yhteystiedot ja yritykset päällekkäisyyksien hallintatyökalun avulla. Näin voit hallita niitä yksitellen.
Voit myös deduplikoida tietueita irtotavarana ja tarkastella yleiskatsausta päällekkäisten tietueiden tiedoista tiedonlaadun komentokeskuksessa(vainData Hub Professional tai Enterprise ).
Vaatimusten ymmärtäminen
Kaksoiskappaleiden hallintatyökalun käyttäminen edellyttää, että käyttäjillä on tiedonlaatutyökalujen käyttöoikeudet. Lisäksi heillä on oltava Muokkaa-oikeudet, jotka on asetettu kohtaan Kaikki yhteystiedot ja/tai Kaikki yritykset (eli yhteystietojen käyttöoikeus yhteystietojen kaksoiskappaleiden hallintaan, yritysten käyttöoikeus yritysten kaksoiskappaleiden hallintaan ja molempien käyttöoikeus kaikkien kaksoiskappaleiden hallintaan).
Kaksoiskappaleiden hallintatyökalu tunnistaa kaksoiskappaleet vertaamalla tietueiden arvoja seuraavien ominaisuuksien osalta:
- Yhteystiedot: Etunimi, Sukunimi, Sähköpostiosoite, IP-maa, Puhelinnumero, Postinumero ja Yrityksen nimi.
- Yritykset: Yrityksen verkkotunnus, yrityksen nimi, maa/alue, puhelinnumero ja toimiala.
Työkalu laskee tulokset automaattisesti, kun uusia yhteystietoja ja yrityksiä luodaan. Se tarkistaa myös kerran päivässä, jos tietueita ei ole luotu kyseisenä päivänä. Se näyttää joko 5 000(Data Hub Professional) tai 10 000(Data Hub Enterprise) todennäköisintä päällekkäistä paria.
Käytä kaksoiskappaleiden hallintatyökalua
- Siirry yhteystietoihin tai yrityksiin:
- Valitse oikeassa yläkulmassa Toiminnot > Hallitse kaksoiskappaleita.
- Näytä luettelo päällekkäisistä yhteyshenkilö- tai yrityspareista tarkastelua varten. Voit myös tarkastella, milloin viimeisimmät kaksoiskappaleet on tunnistettu.
Huomaa: Taulukon yläpuolella Viimeisin tarkistettu kaksoiskappaleiden varalta [päivämäärä] viittaa viimeisimpään kertaan, jolloin kaksoiskappale tunnistettiin skannauksessa.
- Voit suodattaa tietueita napsauttamalla taulukon yläpuolella olevia ominaisuuksien pudotusvalikoita ja valitsemalla sitten kriteerit. Voit suodattaa Omistajan, Luontipäivämäärän, Viimeisimmän toimintopäivämäärän ja Löytöpäivämäärän (päivämäärä, jolloin mahdollinen kaksoiskappale löydettiin) mukaan. Yhteystietojen osalta voit suodattaa myös elinkaaren vaiheen mukaan.
- Jos haluat vertailla yksittäistä paria mahdollisia kaksoiskappaleita, valitse Review (Tarkista ) yhteyshenkilö- tai yritysparin vieressä. Valintaikkunassa voit vertailla tietueen ominaisuuksia ja analysoida säilytettävän tietueen.
- Jos haluat muuttaa, mitkä ominaisuudet näytetään tietueiden vertailussa, valitse Aseta tarkistettavat ominaisuudet. Napsauta Käytä, kun olet valinnut ominaisuudet.
- Valitse yhteystieto/yritys , jonka haluat säilyttää, ja valitse sitten Yhdistä. Tai valitse yhteystiedon/yrityksen ominaisuudet, jotka haluat säilyttää kustakin tietueesta( vainData Hub Professional tai Enterprise ). Lisätietoja yhteystietojen tai yritysten yhdistämisestä HubSpotissa.
- Jos kaksi tietuetta eivät ole päällekkäisiä, valitse valintaikkunassa Peruuta. Poista tämä tunnistettu pari Hallitse kaksoistietoja -kojelaudalta valitsemalla taulukossa Hylkää . Hylätyt ehdotukset eivät näy kaksoiskappaleiden työkalussa jatkossa.
- Jos haluat yhdistää kaksoistietueet tai hylätä ehdotukset irtotavarana( vainData Hub Professional ja Enterprise ), valitse tietueiden vieressä olevat valintaruudut.
- Jos haluat hylätä ehdotetun parin, valitse taulukon yläosassa Hylkää . Tietueet poistetaan kojelaudasta, eivätkä ne näy ehdotuksina jatkossa.
Huomaa: Jos aiemmin hylätyn ehdotuksen tietue yhdistetään toiseen tietueeseen, se voi ilmestyä uudelleen kaksoiskappaleet-työkaluun....
- Voit kumota hylätyn parin valitsemalla oikeassa yläkulmassa Review rejected duplicates (Tarkista hylätyt kaksoiskappaleet ). Valitse sitten Kumoa.
- Jos haluat vertailla tietueita, napsauta Review (Tarkista ) taulukon yläreunassa.
- Napsauta valintaikkunassa Yhdistämiskriteerit-pudotusvalikkoa ja valitse kriteeri, joka ratkaisee, miten tietueet yhdistetään:
- Viimeisin sitoutuminen: Kaikki valitut tietueet yhdistetään tietueeseen, jolla on viimeisin arvo Last Engagement date -ominaisuudelle. Tähän ominaisuuteen vaikuttavia sitoumuksia ovat vuorovaikutukset verkkosivujen, lomakkeiden, asiakirjojen, kokouslinkkien tai seurattujen sähköpostiviestien kanssa.
- Vanhin sitoutuminen: Kaikki valitut tietueet yhdistetään tietueeseen, jonka Viimeisin sitoutuminen -päivämäärän arvo on vanhin.
- Created first: kaikki valitut tietueet yhdistetään vanhimpaan tietueeseen, joka perustuu Create date -ominaisuuteen.
- Viimeksi luotu: kaikki valitut tietueet yhdistetään uusimpaan tietueeseen Luo päivämäärä -ominaisuuden perusteella.
- Viimeksi päivitetty: Kaikki valitut tietueet yhdistetään tietueeseen, jonka ominaisuuden arvo on päivitetty viimeksi. Kaikki ominaisuudet, myös piilotetut HubSpotin sisäiset ominaisuudet, arvioidaan.
- Napsauta Yhdistä kaikki.
Lisätietoja siitä, mitä tapahtuu, kunyhdistät yhteystietoja tai yrityksiä.
Mukautettujen kaksoiskappaleiden hallitseminen (BETA)( vainData Hub Professional ja Enterprise ).
Jos olet käyttäjä tilillä, joka on rekisteröitynyt Luo mukautettuja sääntöjä päällekkäisten tietueiden hallintaan -beetaan, voit määrittää mukautettuja sääntöjä, jotka laukaisevat päällekkäisten tietueiden hälytykset. Voit luoda enintään kaksi sääntöä objektia kohti.
Mukautetun säännön määrittäminen:
- Napsauta Kaksoiskappaleiden hallinta -välilehteä.
- Napsauta Manage Duplicates -osiossa Create custom rule (Luo mukautettu sääntö).
- Oikeassa paneelissa:
- Napsauta Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse objekti.
- Napsauta Properties (Ominaisuudet ) -pudotusvalikkoa ja valitse Properties (Ominaisuudet). Voit valita enintään kolme ominaisuutta.
- Kirjoita nimi Nimeä sääntö -tekstikenttään.
- Kun olet valmis, napsauta Luo.
- Napsauta Manage Duplicates (Kaksoiskappaleiden hallinta ) -osiossa sen kohteen nimeä, jolle olet luonut säännön.
- Napsauta vasemmanpuoleisessa sivupalkissa olevan säännön nimeä.
- Tarkastele mahdollisia kaksoiskappaleita koskevaa taulukkoa.
Mukautetun säännön poistaminen:
- Napsauta Kaksoiskappaleiden hallinta -välilehteä.
- Napsauta Kaksoiskappaleiden hallinta -osiossa Toiminnot ja valitse sitten Hallitse sääntöjä.
- Siirrä oikeassa paneelissa hiiren kursori säännön päälle ja valitse Poista.
- Kun olet valmis, napsauta X:ää.
Tarkastuspöytäkirjan tarkasteleminen kaksoiskappaleiden hallintaa varten( vainData Hub Professional ja Enterprise )
Tarkastele tarkastuslokia, jossa jaetaan tietoja äskettäin automaattisesti yhdistetyistä tietueista ja hylätyistä ehdotuksista. Näin voit seurata paremmin järjestelmän tekemiä automaattisia toimia ilman, että manuaalisesti yhdistetyt tietueet tulevat esiin.
- Napsauta Kaksoiskappaleiden hallinta -välilehteä.
- Napsauta Toiminnot ja valitse sitten Näytä historiatietoja, jotta pääset tarkastuskirjaan.