Suivre et enregistrer des e-mails avec l'extension HubSpot Sales pour Chrome

Utilisez les fonctionnalités Suivi et Consigner du complément Sales Hub pour Chrome afin de surveiller et de conserver une trace de l'engagement de vos contacts avec vos e-mails.

• Si le suivi est activé, vous pouvez suivre le moment où les contacts consultent ou ouvrent vos e-mails.
  • Consultez l’activité des e-mails dans le flux d’activité et dans la chronologie des contacts. 
  • Recevez des notifications en temps réel lorsqu’un contact ouvre votre e-mail.
  • Les utilisateurs disposant d’une licence Sales Hub peuvent suivre les clics sur les liens inclus dans le corps de l’e-mail suivi. En savoir plus sur le suivi des clics. 
• Si l’enregistrement est activé, vous pouvez enregistrer un e-mail dans la fiche d’informations d’un contact du destinataire ou ses fiches d’informations associées.
  
  • Vous pouvez spécifier des adresses e-mail et des domaines de messagerie pour lesquels vous ne souhaitez pas enregistrer d’e-mails dans les paramètres de votre compte HubSpot. Vous pouvez également ajouter ces domaines et adresses e-mail dans les paramètres de l’extension Chrome.

Découvrez-en davantage sur la différence entre le suivi et l’enregistrement.

Avant de commencer

Avant de commencer à utiliser l’extension HubSpot Sales pour Chrome, passez en revue les exigences et les limites relatives au suivi et à l’enregistrement des e-mails. 

Compréhension des exigences

• Pour enregistrer un e-mail et ajouter un nouveau contact à votre compte HubSpot CRM, l'adresse e-mail à partir de laquelle vous envoyez des e-mails doit être doit correspondre à :
  • un utilisateur de votre compte ;
  • une de vos adresses e-mail connectées ;
  • un alias dans votre client de messagerie (un alias qui a été configuré dans votre boîte de réception Gmail connectée, ou un alias ajouté à vos préférences de profil &).

Comprendre les limites et les considérations

• Le suivi et l’enregistrement des e-mails ne sont pas pris en charge pour les e-mails utilisant des présentations Gmail personnalisées. 
• Si vous avez activé les paramètres de confidentialité des données dans votre compte, les ouvertures d’e-mails peuvent seulement être suivies pour les contacts auxquels a été attribuée une base juridique pour le traitement des données. Votre équipe juridique est la meilleure ressource pour déterminer la façon dont votre entreprise utilise l’enregistrement et le suivi des e-mails. Découvrez-en davantage sur le suivi des e-mails lorsque les paramètres de confidentialité des données sont activés.
  • Vous pouvez personnaliser les paramètres d’extension de façon à désactiver le suivi et l’enregistrement pour un message, des contacts ou des domaines d’e-mail spécifiques. 
• Lors de l’enregistrement d’un e-mail avec une pièce jointe, les pièces jointes de plus de 50 Mo ne seront pas enregistrées dans HubSpot. Votre e-mail sera toujours remis au contact et enregistré dans le CRM, mais sans pièce jointe.
• Si l’enregistrement est activé, les e-mails historiques ne seront pas automatiquement enregistrés dans le CRM. Découvrez comment consigner rétroactivement les e-mails envoyés et reçus dans le CRM.

Configurer des paramètres d'enregistrement et de suivi par défaut

Les super administrateurs peuvent mettre à jour le comportement par défaut pour le suivi, l’enregistrement et l’association des e-mails pour tous les utilisateurs de votre compte.

Pour configurer ces paramètres par défaut :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Activités.
3. Cliquez sur l'onglet Consignation et suivi des e-mails.
4. Sous Paramètres relatifs à l'enregistrement et au suivi des e-mails, configurez la façon dont les e-mails seront enregistrés dans HubSpot en sélectionnant ou en décochant les cases associées :
   • Appliquer le paramètre d'enregistrement par défaut pour tous les utilisateurs : lorsque ce paramètre est activé, vous pouvez activer ou désactiver l'option Enregistrer tous les e-mails par défaut afin de déterminer si les e-mails sont enregistrés par défaut pour tous les utilisateurs de votre compte.
   • Appliquer l'association par défaut pour tous les utilisateurs : lorsque ce paramètre est activé, vous pouvez alors cliquer sur le menu déroulant et sélectionner les types d'enregistrement par défaut à associer à un e-mail enregistré.
   • Appliquer le paramètre de suivi par défaut pour tous les utilisateurs : si vous avez coché la case Autorisez tous les utilisateurs à suivre les e-mails et à voir les ouvertures et clics des destinataires sur leurs e-mails, vous pouvez activer ce paramètre pour définir si tous les e-mails seront suivis par défaut pour tous les utilisateurs de votre compte.

Remarque : Si vous avez accès à la version bêta Appliquer les paramètres par défaut de l’enregistrement des activités aux e-mails externes, l’extension Sales Hub et les e-mails Cci/transférés suivront les règles d’association automatique et les utilisateurs ne pourront pas personnaliser les paramètres par défaut pour les e-mails envoyés via l’extension. La bêta Appliquer l’enregistrement des activités aux e-mails externes n’affecte pas les e-mails envoyés depuis des boîtes de réception partagées (par ex., les réponses dans les conversations et les outils du centre de support) ni les e-mails sortants envoyés depuis des séquences. Une fois cette fonctionnalité déployée pour tous les comptes cette année, les utilisateurs ne pourront pas personnaliser les paramètres d’enregistrement d’association par défaut de l’extension, mais pourront toujours modifier les associations lors de l’envoi d’e-mails individuels.

Suivre des e-mails

Pour envoyer un e-mail suivi depuis Gmail :

1. Connectez-vous à votre compte Gmail.
2. Rédigez un nouvel e-mail. Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail.
3. Sélectionnez la case à cocher Suivre.
4. Cliquez sur Envoyer.

Afficher le statut de l'e-mail suivi

Avant que votre contact n’ouvre l’e-mail , la ligne objet de l’e-mail et le destinataire apparaîtront dans votre flux d’activité dans HubSpot en tant que Envoyé.

Lorsqu’un contact ouvre votre e-mail, vous recevez une notification en temps réel directement sur votre bureau. Par ailleurs, cet e-mail est marqué comme Ouvert dans votre flux d'activité ou dans le flux de votre extension Chrome. Cliquez sur le menu déroulant situé sous le nom du contact pour afficher l’heure d’ouverture de votre e-mail. Vous verrez également un historique des activités du contact.

Vous pouvez également voir les interactions de vos contacts avec les e-mails suivis à partir de l'extension Chrome. Pour accéder à votre flux d’activité depuis l’extension Chrome, cliquez sur l’icône sprocket du logo HubSpot située dans l’angle supérieur droit de votre navigateur Chrome.

Découvrez-en davantage sur le fonctionnement du suivi des e-mails et des notifications de vente , et sur la façon de désactiver le suivi.

Enregistrer des e-mails

Envoyer un e-mail enregistré à l’aide de l’extension Chrome

1. Rédigez un nouvel e-mail dans Gmail.
2. Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail. Si l'adresse e-mail du destinataire est déjà associée à une fiche d'informations de contact dans votre CRM, le logo HubSpot apparaîtra à côté de son adresse e-mail dans le champ À . 
3. Sélectionnez la case à cocherEnregistrer.
4. Si votre compte a configuré des paramètres d’enregistrement par défaut, le complément sélectionnera automatiquement les fiches d’informations dans lesquelles l’e-mail sera enregistré. Pour sélectionner manuellement les fiches d’informations dans lesquelles l’e-mail sera enregistré :
   • Cliquez sur le menu déroulant à côté de la case à cocher Enregistrer.
   • Sélectionnez et décochez les cases à cocher à côté des fiches d'informations dans lesquelles vous souhaitez enregistrer l'e-mail.
5. Si vous envoyez l’e-mail à un destinataire qui n’est pas un contact dans votre CRM, vous pouvez choisir de créer un nouveau contact.
   • Si vous souhaitez créer un nouveau contact, sélectionnez la case à cocher à côté de l’adresse e-mail sous Créer de nouveaux contacts, lors de la modification des associations de fiches d’informations.
     
     • Si vous utilisez des contacts marketing, un nouveau contact créé par un e-mail enregistré sera défini comme non marketing.
     • L’utilisateur HubSpot qui a envoyé l’e-mail sera automatiquement assigné comme propriétaire du contact, tant qu’aucun propriétaire précédent n’est assigné. 
   • Si vous ne souhaitez pas créer de nouveau contact, désélectionnez la case à cocher à côté de l’adresse e-mail sous Créer de nouveaux contacts. Découvrez comment enregistrer les e-mails dans les fiches d’informations des contacts existants uniquement. Si vous envoyez l’e-mail à un destinataire qui n’est pas un contact dans votre CRM, vous pouvez choisir de créer un nouveau contact.
6. Cliquez sur Envoyer.

Afficher un e-mail enregistré dans HubSpot

Les e-mails enregistrés dans HubSpot à l’aide de l’extension seront automatiquement associés aux fiches d’informations spécifiées avant l’envoi de l’e-mail.

Pour afficher un e-mail enregistré dans HubSpot :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à vos contacts, entreprises ou transactions.
2. Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
3. Sur la chronologie, localisez l'e-mail enregistré. Vous pouvez effectuer les opérations suivantes dans l’e-mail :

• • Épingler : cliquez pour épingler l'e-mail en haut de la chronologie du contact.
  • Copier le lien : cliquez pour copier l'URL de l'e-mail enregistré. 
  • Répondre : cliquez sur Répondre pour envoyer une réponse à l'e-mail directement depuis HubSpot.
  • Transférer : cliquez sur l'option pour transférer l'e-mail à un autre contact. 

• • Supprimer : cliquez pour supprimer l'activité d'e-mail de la chronologie.

• • Développer : cliquez sur la flèche déroulante pour afficher l'e-mail complet. S'il s'agit d'une conversation e-mail en continu, cliquez sur Afficher le fil pour voir tous les e-mails.
  • Associations : cliquez sur l'option pour modifier les fiches d'informations d'entreprise ou de transaction associées.
  • Pièces jointes : cliquez pour ouvrir les pièces jointes associées à cet e-mail spécifique.