Suivre et enregistrer les e-mails avec le complément Sales Hub pour Office 365

Utilisez les fonctionnalités Suivi et Enregistrement du complément Sales Hub pour Office 365 afin de surveiller et de conserver une trace de l’engagement de vos contacts avec vos e-mails.

• Si le suivi est activé, vous pouvez suivre le moment où les contacts consultent ou ouvrent vos e-mails.
  • Consultez l’activité des e-mails dans le flux d’activité et dans la chronologie des contacts. 
  • Recevez des notifications en temps réel lorsqu’un contact ouvre votre e-mail.

• • Les utilisateurs disposant d’une licence Sales Hub peuvent suivre les clics sur les liens inclus dans le corps de l’e-mail suivi. En savoir plus sur le suivi des clics. 
• Si l’enregistrement est activé, vous pouvez enregistrer un e-mail dans la fiche d’informations d’un contact du destinataire ou ses fiches d’informations associées. Découvrez-en davantage sur la différence entre le suivi et l’enregistrement.

Remarque : Cet article aborde le suivi et l’enregistrement des e-mails avec le complément Sales Hub pour Office 365. Si vous utilisez le complément pour Outlook, découvrez comment suivre et enregistrer des e-mails avec le complément pour Outlook.

Avant de commencer

Avant de commencer à travailler avec le complément HubSpot Sales pour Office 365, passez en revue les exigences et les limites relatives au suivi et à l’enregistrement des e-mails. 

Compréhension des exigences

• Les utilisateurs doivent connecter leur boîte de réception à HubSpot pour suivre et enregistrer les e-mails à l’aide du complément HubSpot Sales pour Office 365.
• Les utilisateurs doivent utiliser la version 1910 ou une version ultérieure d’Office 365 pour sélectionner les fiches d’informations dans lesquelles un e-mail doit être enregistré.
• Pour enregistrer un e-mail et ajouter de nouveaux contacts à HubSpot à partir d'un e-mail enregistré, l'adresse e-mail à partir de laquelle vous envoyez des e-mails doit correspondre à :
  • Un utilisateur de votre compte
  • une de vos adresses e-mail connectées ;
  • un alias dans votre client de messagerie (un alias qui a été configuré dans votre boîte de réception Gmail connectée, ou un alias ajouté à vos préférences de profil &) ;

Comprendre les limites et les considérations

• Le panneau de tâche de Sales Hub doit être ouvert dans votre boîte de réception lorsque vous envoyez un e-mail suivi ou enregistré. Découvrez comment épingler le panneau de tâche afin qu’il soit toujours ouvert pour le suivi et l’enregistrement. 
• Si vous avez activé les paramètres de confidentialité des données dans votre compte, les ouvertures d’e-mails peuvent seulement être suivies pour les contacts auxquels a été attribuée une base juridique pour le traitement des données. Votre équipe juridique est la meilleure ressource pour déterminer la façon dont votre entreprise utilise l’enregistrement et le suivi des e-mails. Découvrez-en davantage sur le suivi des e-mails lorsque les paramètres de confidentialité des données sont activés.
  • Vous pouvez personnaliser les paramètres d’extension de façon à désactiver le suivi et l’enregistrement pour un message, des contacts ou des domaines d’e-mail spécifiques. 
• Lors de l’enregistrement d’un e-mail avec une pièce jointe, les pièces jointes de plus de 50 Mo ne seront pas enregistrées dans HubSpot. Votre e-mail sera toujours remis au contact et enregistré dans le CRM, mais sans pièce jointe.

Configurer des paramètres d'enregistrement et de suivi par défaut

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Activités.
3. Dans l’onglet Suivi des journaux & d’e-mails , vous pouvez configurer la manière dont les e-mails seront suivis ou enregistrés dans HubSpot en sélectionnant ou en décochant les cases suivantes :
   • Autoriser tous les utilisateurs à enregistrer les pièces jointes d’e-mails : cette option permet d’enregistrer les pièces jointes d’e-mails entrantes dans le CRM, dans la boîte de réception de la conversation et dans la barre latérale. 
   • Appliquer le paramètre d’enregistrement par défaut pour tous les utilisateurs : lorsque ce paramètre est activé, vous pouvez activer ou désactiver l’option Enregistrer tous les e-mails par défaut afin de déterminer si les e-mails sont enregistrés par défaut pour tous les utilisateurs de votre compte.
   • Autoriser tous les utilisateurs à suivre les e-mails et à voir les ouvertures et clics des destinataires sur leurs e-mails : cette option permet aux utilisateurs de suivre les e-mails envoyés depuis le CRM, la boîte de réception des conversations, les extensions d’e-mails et les séquences. 
   • Appliquer le paramètre de suivi par défaut pour tous les utilisateurs : si vous avez coché la case Autoriser tous les utilisateurs à suivre les e-mails et à voir les ouvertures et clics des destinataires sur leurs e-mails, vous pouvez activer ce paramètre pour définir si tous les e-mails seront suivis par défaut pour tous les utilisateurs de votre compte.

Suivre des e-mails

Envoyer un e-mail suivi à l'aide du complément pour Office 365

1. Rédigez un nouvel e-mail dans Outlook.
2. Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail.
3. Ouvrez les outils de vente dans votre boîte de réception. Ce processus diffère légèrement selon la version d’Outlook que vous utilisez. Dans le tableau ci-dessous, passez le curseur de la souris sur l’icône enlargeIcon pour afficher le complément pour chaque version d’Outlook.

Version Outlook	Accéder à l'extension
Outlook pour Windows ou Mac (classique)  enlargeIcon	En haut d'Outlook, dans la barre d'outils principale, cliquez sur Outils de vente.
Outlook pour Windows ou Mac (nouveau)  enlargeIcon	En haut d'Outlook, dans le ruban ou la barre d'outils simplifiés, cliquez sur les trois points horizontaux. Puis, sélectionnez Personnaliser la barre d'outils pour accéder au complément. Vous pouvez également cliquer sur HubSpot Sales et le faire glisser dans la barre d'outils.
Outlook sur le web  enlargeIcon	En haut d'Outlook, dans la barre d'outils principale, cliquez sur Applications, puis sélectionnez HubSpot Sales.

4. Dans le panneau de tâche de droite, sélectionnez la case à cocher Suivre les ouvertures d’e-mails . Les utilisateurs disposant d’une licence Sales Hub   verront l’option Suivre les ouvertures d’e-mails et les clics.
5. Gardez la fenêtre de tâche Sales Hub ouverte et cliquez sur Envoyer.

Afficher le statut de l'e-mail suivi

Une fois qu’un e-mail suivi est envoyé, l’activité d’e-mail affichera le statut Envoyé sur la fiche d’informations d’un contact ainsi que dans votre flux d’activité. 

Lorsqu’un contact ouvre votre e-mail, vous recevez une notification en temps réel directement sur votre bureau. La notification par e-mail sera marquée comme Ouvert dans votre flux d’activité. Sous le nom du contact, cliquez sur [X] ouvert/envoyé + autre activité pour développer les détails et l’historique de l’activité.

Vous pouvez également voir les interactions de vos contacts avec les e-mails suivis à partir de l'extension Chrome. Pour accéder à votre flux d'activité à partir de l'extension Chrome, cliquez sur le logo HubSpot sprocket dans l'angle supérieur droit de votre navigateur Chrome. 

Découvrez-en davantage sur le suivi des e-mails ainsi que sur les notifications de vente et la désactivation du suivi.

Suivi avec paramètres de confidentialité des données activés

Si vous avez activé les paramètres de confidentialité des données dans votre compte, HubSpot peut uniquement consigner et suivre les ouvertures d’e-mails d’un contact lorsqu’une base juridique lui a été attribuée pour le traitement des données. Lorsque vous envoyez un e-mail à plusieurs destinataires, les ouvertures d'e-mails seront suivies de manière anonyme.

Pour les nouveaux contacts ou les contacts existants qui n’ont pas fourni de base juridique pour le traitement des données :

• Les vues et ouvertures d’e-mails ne seront pas suivies.
• Lors de la rédaction d’un e-mail dans Office 365, la case à cocher Suivre les ouvertures d’e-mails et les clics sera grisée pour afficher l’inéligibilité du contact au suivi.
• Vous pouvez mettre à jour l’éligibilité au suivi d’un contact en mettant à jour sa propriété Base juridique pour le traitement des données du contact .

Enregistrer des e-mails

Envoyer un e-mail enregistré à l'aide du complément pour Office 365

1. Rédigez un nouvel e-mail dans Outlook.
2. Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail.
3. Ouvrez les outils de vente dans votre boîte de réception. Ce processus diffère légèrement selon la version d’Outlook que vous utilisez. Dans le tableau ci-dessous, passez le curseur de la souris sur l’icône enlargeIcon pour afficher le complément pour chaque version d’Outlook.

Version Outlook	Accéder à l'extension
Outlook pour Windows ou Mac (classique)  enlargeIcon	En haut d'Outlook, dans la barre d'outils principale, cliquez sur Outils de vente.
Outlook pour Windows ou Mac (nouveau)  enlargeIcon	En haut d'Outlook, dans le ruban ou la barre d'outils simplifiés, cliquez sur les trois points horizontaux. Puis, sélectionnez Personnaliser la barre d'outils pour accéder au complément. Vous pouvez également cliquer sur HubSpot Sales et le faire glisser dans la barre d'outils.
Outlook sur le web  enlargeIcon	En haut d'Outlook, dans la barre d'outils principale, cliquez sur Applications, puis sélectionnez HubSpot Sales.

4.  Dans le panneau de tâche de droite, sélectionnez la case à cocher Enregistrer . Votre adresse Cci sera automatiquement renseignée dans le champ Cci.

5. Si votre compte a configuré des paramètres d’enregistrement par défaut, le complément sélectionnera automatiquement les fiches d’informations dans lesquelles l’e-mail sera enregistré. Pour sélectionner manuellement les fiches d’informations dans lesquelles l’e-mail sera enregistré :
   • Cliquez sur le menu déroulant à côté de la case à cocher Enregistrer.
   • Sélectionnez et désélectionnez les cases à cocher à côté des fiches d’informations dans lesquelles vous souhaitez enregistrer l’e-mail.
6. Si vous envoyez l’e-mail à un destinataire qui n’est pas un contact dans votre CRM, vous pouvez choisir de créer un nouveau contact.
   • Si vous souhaitez créer un nouveau contact, sélectionnez la case à cocher à côté de l’adresse e-mail sous Créer de nouveaux contacts, lors de la modification des associations de fiches d’informations.
     
     • Si vous utilisez des contacts marketing, un nouveau contact créé par un e-mail enregistré sera défini comme non marketing.
     • L’utilisateur HubSpot qui a envoyé l’e-mail sera automatiquement assigné comme propriétaire du contact, tant qu’aucun propriétaire précédent n’est assigné. 
   • Si vous ne souhaitez pas créer de nouveau contact, désélectionnez la case à cocher à côté de l’adresse e-mail sous Créer de nouveaux contacts. Découvrez comment enregistrer les e-mails dans les fiches d’informations des contacts existants uniquement.  
7. Gardez la fenêtre de tâche Sales Hub ouverte et cliquez sur Envoyer.

Afficher un e-mail enregistré dans HubSpot

1. Accédez à vos fiches d'informations :

   • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.

   • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.

   • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.

   • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.

2. Cliquez sur le nom de la fiche d’informations.

3. Sur la chronologie, localisez l’e-mail enregistré. Vous pouvez effectuer les opérations suivantes dans l’e-mail :

• • Épingler : cliquez pour épingler l'e-mail en haut de la chronologie du contact.
  • Copier le lien : cliquez pour copier l'URL de l'e-mail enregistré. 
  • Répondre : cliquez sur Répondre pour envoyer une réponse à l'e-mail directement depuis HubSpot.
  • Transférer : cliquez sur l'option pour transférer l'e-mail à un autre contact. 

• • Supprimer : cliquez pour supprimer l'activité d'e-mail de la chronologie.

• • Développer : cliquez sur la flèche déroulante pour afficher l'e-mail complet. S'il s'agit d'une conversation e-mail en continu, cliquez sur Afficher le fil pour voir tous les e-mails.
  • Associations : cliquez sur l'option pour modifier les fiches d'informations d'entreprise ou de transaction associées.
  • Pièces jointes : cliquez pour ouvrir les pièces jointes associées à cet e-mail spécifique.