Dernière mise à jour: novembre 23, 2020
Utilisez les fonctionnalités Suivi et Enregistrement du complément Hub Sales pour Chrome afin de surveiller et de conserver une trace de l'engagement de vos contacts avec vos e-mails. Grâce à la fonctionnalité de suivi, vous pouvez recevoir des notifications en temps réel lorsqu'un contact ouvre votre e-mail. Vous pouvez également choisir d'enregistrer l'e-mail dans la fiche d'informations du contact dans HubSpot pour conserver une trace de toutes les communications passées pour votre équipe.
Vous pouvez consulter les informations relatives aux ouvertures d'e-mail et aux clics dans le flux d'activité. Les e-mails sont enregistrés dans les fiches d'informations des contacts ainsi que dans les fiches d'informations associées.
Remarque : Si vous avez activé la fonctionnalité Règlement général sur la protection des données (RGPD) dans votre compte, votre équipe juridique est la meilleure ressource pour déterminer la façon dont votre entreprise utilise l'enregistrement et le suivi des e-mails. Vous pouvez également personnaliser les paramètres d'extension de façon à désactiver cette fonctionnalité pour un message, des contacts ou des domaines d'e-mail spécifiques. Tous les contacts existants qui n'ont pas donné leur accord juridique pour le traitement des données seront suivis de manière anonyme.
Ces deux types d'e-mail possèdent des caractéristiques différentes détaillées ci-dessous :
- Suivi : utilisez la fonctionnalité de suivi pour suivre les ouvertures d'e-mail. Pour suivre des e-mails, HubSpot insert une image de suivi à pixel unique dans l'e-mail après son envoi. Vous recevrez une notification en temps réel sur votre ordinateur lorsqu'un contact ouvrira l'e-mail suivi. Les utilisateurs disposant de licences payantes attribuées Hub Sales peuvent également suivre les clics sur des liens figurant dans un e-mail. Les utilisateurs gratuits ne peuvent pas suivre les clics. HubSpot enregistre les ouvertures et les clics d'e-mails dans le flux d'activité.
- Enregistrement : utilisez la fonctionnalité d'enregistrement pour enregistrer une copie d'un e-mail dans une fiche d'informations dans HubSpot. Les pièces jointes incluses dans l'e-mail seront également enregistrées dans la fiche d'informations du contact. Enregistrez vos e-mails pour garder une trace des communications passées. Les e-mails enregistrés ne vous donnent pas d'information sur les clics et les ouvertures.
Il est possible d'envoyer un e-mail qui est à la fois suivi et enregistré pour recevoir des notifications lorsqu'il est ouvert et en conserver une copie dans HubSpot. Vous pouvez également définir des valeurs par défaut d'enregistrement et de suivi pour votre complément.
Suivre des e-mails
Pour envoyer un e-mail suivi depuis Gmail :
- Connectez-vous à votre compte Gmail.
- Rédigez un nouvel e-mail. Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail.
- Sélectionnez la case à cocher Suivre.
- Cliquez sur Envoyer.
Afficher le statut de l'e-mail suivi
Avant que votre contact n'ouvre l'e-mail, la ligne objet de l'e-mail et le destinataire apparaîtront dans votre flux d'activité dans HubSpot en tant que Envoyé. 
Lorsqu'un contact ouvre votre e-mail, vous recevez une notification en temps réel directement sur votre bureau, Et cet e-mail est marqué comme Ouvert dans votre flux d'activité ou dans le flux de votre extension Chrome. Cliquez sur le menu déroulant situé sous le nom du contact pour afficher l'heure d'ouverture de votre e-mail. Vous verrez également un historique des activités du contact. 
Vous pouvez également voir les interactions de vos contacts avec les e-mails suivis à partir de l'extension Chrome. Pour accéder à votre flux d'activité depuis l'extension Chrome, cliquez sur l'icône du logo HubSpot située dans l'angle supérieur droit de votre navigateur Chrome. 
Découvrez-en davantage sur le fonctionnement du suivi des e-mails ainsi que des notifications commerciales et la désactivation du suivi.
Enregistrer des e-mails
Pour enregistrer un e-mail et ajouter un nouveau contact à votre compte HubSpot CRM, l'adresse e-mail à partir de laquelle vous envoyez des e-mails doit être doit correspondre à :
- un utilisateur de votre compte ;
- une de vos adresses e-mail connectées ;
- un alias dans votre client de messagerie (un alias qui a été configuré dans votre boîte de réception Gmail connectée, ou un alias ajouté à votre Profil & Préférences).
Vous pouvez spécifier des adresses e-mail et des domaines de messagerie pour lesquels vous ne souhaitez pas enregistrer d'e-mails dans les paramètres de votre compte HubSpot. Vous pouvez également ajouter ces domaines et adresses e-mail dans les paramètres de l'extension Chrome.
Remarque : Les e-mails de plus de 30 Mo ne seront pas enregistrés dans votre compte HubSpot. Les pièces jointes sont incluses dans cette limite. Vos e-mails seront bien transmis au contact, mais ils n'apparaîtront pas dans sa fiche d'informations.
Pour envoyer un e-mail enregistré depuis Gmail :
- Connectez-vous à votre compte Gmail.
- Rédigez un nouvel e-mail. Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail.
- Sélectionnez la case à cocher Enregistrer.
- Par défaut, l'extension Chrome sélectionnera automatiquement les trois premières fiches d'informations de transaction associées du contact dans lesquelles les e-mails seront enregistrés. Si vous incluez des destinataires dans le champ Cc/Cci, les objets associés des fiches d'informations seront automatiquement sélectionnés. Pour sélectionner explicitement les fiches d'informations dans lesquelles l'e-mail sera enregistré :
- Cliquez sur le menu déroulant à côté de la case à cocher Enregistrer.
- Sélectionnez et décochez les cases à cocher à côté des fiches d'informations dans lesquelles vous souhaitez enregistrer l'e-mail.
-
- Si vous envoyez l'e-mail à un destinataire qui n'est pas un contact dans votre CRM, une nouvelle fiche d'informations de contact sera créée. L'e-mail du contact apparaitra lors de la modification des associations. Décochez la case à cocher si vous ne voulez pas enregistrer l'e-mail dans la nouvelle fiche d'informations de contact.
- Cliquez sur Envoyer.
Si vous utilisez des contacts marketing, un nouveau contact créé par un e-mail enregistré sera défini comme non marketing.
Afficher un e-mail enregistré dans HubSpot
Les e-mails enregistrés dans HubSpot à l'aide de l'extension seront automatiquement associés aux fiches d'informations spécifiées avant l'envoi de l'e-mail. Pour afficher un e-mail enregistré dans HubSpot :
- Dans votre compte HubSpot, accédez à vos contacts, entreprises ou transactions.
- Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
- Sur la chronologie, localisez l'e-mail enregistré. Vous pouvez effectuer les opérations suivantes dans l'e-mail :
- Fiches d'informations associées : cliquez pour modifier les fiches d'informations associées.
- Épingler : cliquez pour épingler l'e-mail en haut de la chronologie du contact.
- Supprimer : cliquez pour supprimer l'activité d'e-mail de la chronologie.
- Détails : cliquez pour afficher des informations précises sur l'envoi de l'e-mail.
- Développer : cliquez pour afficher l'intégralité du corps de l'e-mail. S'il s'agit d'une conversation e-mail en continu, cliquez sur Afficher le fil pour voir tous les e-mails.
- Pièces jointes : cliquez pour ouvrir les pièces jointes associées à cet e-mail spécifique.
- Répondre : cliquez sur Répondre pour répondre à l'e-mail directement depuis HubSpot.
Remarque : Pour répondre aux e-mails depuis HubSpot et enregistrer les réponses entrantes dans HubSpot, votre boîte de réception doit être connectée.