Suivez et enregistrez les e-mails envoyés depuis votre boîte de réception avec l'extension HubSpot Sales pour Chrome.
Remarque : si vous avez activé la fonctionnalité Règlement général sur la protection des données (RGPD) dans votre compte, votre équipe juridique est la meilleure ressource pour déterminer la façon dont votre entreprise utilise l'enregistrement et le suivi des e-mails.Vous pouvez également personnaliser les paramètres d'extension de façon à désactiver cette fonctionnalité pour un message, des contacts ou des domaines d'e-mail spécifiques.Tous les contacts existants qui n'ont pas donné leur accord juridique pour le traitement des données seront suivis de manière anonyme.
Ces deux types d'e-mail possèdent des caractéristiques différentes détaillées ci-dessous :
- E-mail suivi : un e-mail suivi permet de recueillir des informations sur le type d'interactions entreprises par son destinataire, et de recevoir des notifications directement sur votre bureau à chaque fois qu'il l'ouvre.Les utilisateurs de compte Hub Sales payant reçoivent également des notifications lorsque le destinataire clique sur l'un des liens proposés dans l'e-mail. Ces informations sont consignées dans l'extension HubSpot Sales pour Chrome, située dans l'angle supérieur droit de votre navigateur. Elles sont également accessibles dans le flux d'activité de votre compte HubSpot.
- E-mail enregistré : e-mail enregistré sur la chronologie des contacts dans HubSpot. Vous pouvez assurer le suivi de vos communications par e-mail avec un prospect dans HubSpot pour vous aider à comprendre où il en est dans le processus de vente. Vous pouvez également vous appuyer sur l'historique de ces e-mails pour optimiser le suivi de vos leads les plus prometteurs en établissant une communication régulière avec ces derniers. Les e-mails enregistrés ne vous donnent pas d'information sur les clics et les ouvertures.
Il est possible d'envoyer un e-mail qui est à la fois suivi et enregistré pour recevoir des notifications lorsqu'il est ouvert et en conserver une copie dans HubSpot. Vous pouvez également définir des paramètres par défaut pour les e-mails suivis et enregistrés.
Suivre des e-mails
Pour envoyer un e-mail suivi depuis Gmail :
- Connectez-vous à votre compte Gmail.
- Rédigez un nouvel e-mail. Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail.
- Cochez la case Suivre.
- Cliquez sur Envoyer.
E-mail non ouvert
Afficher le statut de l'e-mail suivi
Avant que votre contact n'ouvre l'e-mail, la ligne objet de l'e-mail et le destinataire apparaîtront dans votre flux d'activité dans HubSpot en tant que Envoyé. 
Vous pouvez également voir les interactions de vos contacts avec les e-mails suivis à partir de l'extension Chrome. Pour accéder à votre flux d'activité à partir de l'extension Chrome, cliquez sur le logo HubSpot dans le coin supérieur droit de votre navigateur Chrome. 
Lorsqu'un contact ouvre votre e-mail, vous recevez une notification en temps réel directement sur votre bureau, Et cet e-mail est marqué comme Ouvert dans votre flux d'activité ou dans le flux de votre extension Chrome. Cliquez sur le menu déroulant Afficher toutes les activités sous le nom du contact pour voir quand le destinataire a ouvert votre e-mail. Vous verrez également un historique des activités du contact figurant dans le menu déroulant. 
En savoir plus sur le fonctionnement du suivi des e-mails et des notifications commerciales.
Enregistrer des e-mails
Pour enregistrer un e-mail et ajouter un nouveau contact à votre compte HubSpot CRM, l'adresse e-mail à partir de laquelle vous envoyez des e-mails doit être doit correspondre à :
- Un utilisateur de votre compte
- Une de vos adresses e-mail connectées
- Un alias dans votre client de messagerie (un alias qui a été configuré dans votre boîte de réception Gmail connectée, ou un alias ajouté à votre Profil & Préférences)
Vous pouvez spécifier des adresses e-mail et des domaines de messagerie pour lesquels vous ne souhaitez pas enregistrer d'e-mails dans les paramètres de votre compte HubSpot. Vous pouvez également ajouter ces domaines et adresses e-mail dans les paramètres de l'extension Chrome.
Remarque : les e-mails de plus de 15 Mo ne seront pas enregistrés dans votre compte HubSpot. Les pièces jointes sont incluses dans cette limite. Vos e-mails seront bien transmis au contact, mais ils n'apparaîtront pas dans sa fiche d'informations.
Pour envoyer un e-mail enregistré depuis Gmail :
- Connectez-vous à votre compte Gmail.
- Rédigez un nouvel e-mail. Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail.
- Cochez la case Enregistrer.
- Cliquez sur Envoyer.
- Si l'adresse e-mail du destinataire n'est pas déjà associée à un contact dans votre compte, l'enregistrement d'un e-mail créera automatiquement un nouveau contact dans HubSpot.
Afficher un e-mail enregistré dans HubSpot
Les e-mails enregistrés dans HubSpot à l'aide de l'extension seront automatiquement associés à la fiche d'informations du destinataire, à la fiche d'informations de la société associée et aux cinq dernières fiches d'informations de transaction associées au contact.
Pour afficher un e-mail enregistré dans HubSpot :
- Dans votre compte HubSpot, accédez à vos contacts, entreprises ou transactions.
- Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
- Sur la chronologie, localisez l'e-mail enregistré. Vous pouvez effectuer les opérations suivantes dans l'e-mail :
- Modifier. Ajoutez ou supprimez l'e-mail d'une fiche d'informations d'entreprise ou de transaction associée. Pour ce faire, les fiches d'informations de l'entreprise et des transactions doivent être associées au contact.
- Actions. Répondez à l'e-mail ou supprimez-le.
- Détails : cliquez pour afficher des informations précises sur l'envoi de l'e-mail.
- Développer : cliquez pour afficher l'intégralité du corps de l'e-mail. S'il s'agit d'une conversation e-mail en continu, cliquez sur Afficher le fil pour voir tous les e-mails.
- Répondre : cliquez sur Répondre pour répondre à l'e-mail directement depuis HubSpot.
Remarque : pour répondre aux e-mails depuis HubSpot et enregistrer les réponses entrantes dans HubSpot, votre boîte de réception doit être connectée.