Suivre et enregistrer des e-mails avec le complément Sales Hub pour Outlook

Utilisez les fonctionnalités Suivi et Enregistrement du complément Sales Hub pour Outlook afin de surveiller et de conserver une trace de l'engagement de vos contacts avec vos e-mails. Grâce à la fonctionnalité de suivi, vous pouvez recevoir des notifications en temps réel lorsqu'un contact ouvre votre e-mail. Vous pouvez également choisir d'enregistrer l'e-mail dans la fiche d'informations du contact dans HubSpot pour conserver une trace de toutes les communications passées pour votre équipe.

Veuillez noter : en raison des changements importants introduits par Microsoft dans le cadre du nouveau Outlook pour Windows, HubSpot ne développera plus de nouvelles fonctionnalités pour le HubSpot Sales Outlook desktop add-in. Le complément de bureau restera pris en charge, mais il est fortement recommandé d'activer le complément web HubSpot Sales. Pour en savoir plus, consultez cet article de la communauté HubSpot.

Remarque : Si vous avez activé les paramètres de confidentialité des données dans votre compte, votre équipe juridique est la meilleure ressource pour déterminer comment votre entreprise utilise l'enregistrement et le suivi des e-mails. Vous pouvez également personnaliser les paramètres de votre poste pour désactiver cette fonctionnalité pour un message spécifique ou pour des contacts ou domaines d'e-mail spécifiques. Tous les contacts existants qui n'ont pas accordé de base légale pour le traitement des données seront suivis de manière anonyme.

Ces deux types d'e-mail possèdent des caractéristiques différentes détaillées ci-dessous :

• Suivi : utilisez la fonctionnalité de suivi pour suivre les ouvertures d'e-mail. Pour suivre les e-mails, HubSpot insère une image de suivi d'un pixel dans l'e-mail après son envoi. Si vous utilisez Chrome avec l'extension Chrome HubSpot Sales, vous recevrez une notification en temps réel sur votre bureau lorsqu'un contact ouvre l'e-mail suivi. Les utilisateurs auxquels a été attribué Sales Hub sièges payés peuvent également savoir quand un destinataire clique sur un lien dans l'e-mail. Les utilisateurs gratuits ne peuvent pas suivre les clics. HubSpot enregistre les ouvertures et les clics des E-mails suivis dans le flux d'activité  et sur la chronologie de l'enregistrement. La sélection de la case à cocher Suivre les e-mails n'enregistre pas une copie de l'e-mail dans la fiche d'informations HubSpot. 

• Enregistrement : utilisez la fonctionnalité d'enregistrement pour enregistrer une copie d'un e-mail dans une fiche d'informations dans HubSpot. Les pièces jointes incluses dans l'e-mail seront également enregistrées dans la fiche d'informations du contact. Enregistrez vos e-mails pour garder une trace des communications passées. Les e-mails enregistrés ne vous donnent pas d'information sur les clics et les ouvertures.

Gardez à l'esprit qu'il est possible d'envoyer un e-mail qui est à la fois suivi et enregistré. Vous pouvez ainsi savoir lorsqu'il est ouvert et en conserver une copie dans HubSpot.

Cet article aborde le suivi et l'enregistrement des e-mails avec le complément Sales Hub pour Outlook. Ii vous utilisez le complément Office 365, apprenez à suivre et à consigner les e-mails avec le complément Office 365 dans ce guide : Suivre et consigner les e-mails avec le complément Office 365.

Remarque : Le complément pour Outlook s'affichera dans toutes les adresses e-mail configurées dans votre compte Outlook. Par conséquent, les e-mails envoyés depuis l'une de ces adresses e-mail seront suivis si le suivi est activé. Les E-mails envoyés à partir d'une adresse e-mail supplémentaire ne seront enregistrés dans HubSpot lorsque la journalisation est activée que si l'adresse e-mail est connectée à HubSpot ou ajoutée en tant qu'alias dans votre profil et vos préférences. 

Suivre des e-mails

Pour envoyer un e-mail suivi à l'aide du complément pour Outlook depuis Outlook sur un PC :

• Connectez-vous à votre compte Outlook.
• Rédigez un nouvel e-mail.
• Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail.
• Cochez la case Suivre les e-mails dans le menu du message, puis cliquez sur Envoyer.

Afficher le statut de l'e-mail suivi

Avant que votre contact n'ouvre l'E-mail, l'objet et le destinataire de l'E-mail apparaîtront dans votre flux d'activité  dans HubSpot en tant que Envoyé.

Lorsqu'un contact ouvre votre e-mail, vous recevez une notification en temps réel directement sur votre bureau et une notification Ouvert apparaîtra dans votre flux d'activité. Cliquez sur le menu déroulant situé sous le nom du contact pour afficher l'heure d'ouverture de votre e-mail. Vous verrez également un historique des activités du contact figurant dans le menu déroulant.

Remarque : les notifications en temps réel de apparaîtront lorsque vous envoyez des e-mails suivis à l'aide du complément Office 365 et si vous disposez de l'extension HubSpot Sales Chrome. Si ce n'est pas le cas, vous ne verrez l'activité que dans votre flux d'activité HubSpot.

Vous pouvez également voir comment vos contacts s'engagent avec vos e-mails suivis à partir de l'extension Chrome. Pour accéder à votre flux d'activité à partir de l'Extension Chrome, cliquez sur l'icône de la roue dentée HubSpot sprocket dans le coin supérieur droit de votre navigateur Chrome. 

En savoir plus sur le suivi des e-mails et les notifications de vente et comment désactiver le suivi.

Enregistrer des e-mails

Pour enregistrer un e-mail et ajouter de nouveaux contacts dans HubSpot depuis un e-mail enregistré, l'adresse que vous utilisez dans votre client de messagerie doit correspondre à :

• un utilisateur de votre compte ;
• Une de vos adresses e-mail connectées à .
• Un alias dans votre client e-mail (soit un alias qui a été configuré dans votre boîte de réception Gmail connectée, soit un alias ajouté à votre Profil et préférences).

Vous pouvez spécifier les adresses e-mail et les domaines pour lesquels vous ne voulez jamais enregistrer d'e-mails dans les paramètres de votre compte HubSpot. Vous pouvez également ajouter ces adresses e-mail et ces domaines dans les paramètres de votre add-in .

Remarque : Les pièces jointes d'e-mail de plus de 50 Mo ne seront pas enregistrées dans HubSpot. Votre e-mail sera toujours remis correctement au contact et enregistré dans le CRM, mais sans pièce jointe. 

Pour envoyer un e-mail enregistré à l'aide du complément pour Outlook depuis Outlook sur un PC :

• Rédigez un nouvel e-mail dans Outlook.
• Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail.
• Dans le menu du message, sélectionnez Enregistrer dans le CRM. Votre adresse BCC s'affichera automatiquement dans le champ BCC .

• Vous pouvez choisir d'enregistrer l'e-mail dans les fiches d'informations associées aux destinataires de l'e-mail.
  • Par défaut, l'extension sélectionnera automatiquement les cinq fiches d'informations de transaction ou de ticket associées les plus récentes du contact dans lesquelles les e-mails seront enregistrés. 
  • Pour sélectionner explicitement les fiches d'informations associées dans lesquelles l'e-mail sera enregistré :
    • Sous la case à cocher Enregistrer dans le CRM, cliquez sur le menu déroulant des fiches d'informations. 
    • Sélectionnez les cases à cocher à côté des fiches d'informations dans lesquelles vous souhaitez enregistrer l'e-mail.

• • • Si vous envoyez l'e-mail à un destinataire qui n'est pas un contact dans votre CRM, une nouvelle fiche d'informations de contact sera créée. L'e-mail du contact apparaitra lors de la modification des associations. Désélectionnez la case à cocher si vous ne voulez pas enregistrer l'e-mail dans la nouvelle fiche d'informations de contact. Apprenez à enregistrer les e-mails à contacts existants uniquement. 
• Cliquez sur Envoyer.

Vous pouvez personnaliser les enregistrements associés auxquels vos e-mails sont automatiquement consignés dans vos paramètres de Outlook desktop add-in. Si vous utilisez contacts marketing, un nouveau contact créé par un e-mail enregistré sera défini comme non marketing. 

Veuillez noter : si un nouveau contact est créé par le biais d'un e-mail enregistré, l'utilisateur HubSpot qui a envoyé l'e-mail sera automatiquement assigné en tant que propriétaire du contact, tant qu'aucun propriétaire précédent n'a été assigné. 

Afficher un e-mail enregistré dans HubSpot

Les e-mails enregistrés dans HubSpot à l'aide du complément Outlook seront automatiquement associés aux fiches d'informations spécifiées avant l'envoi de l'e-mail. Pour afficher un e-mail enregistré dans HubSpot :

Pour afficher un e-mail enregistré dans HubSpot :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à vos fiches d'informations.
  • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
  • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  • Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
• Sur la chronologie, localisez l'e-mail enregistré. Vous pouvez effectuer les opérations suivantes dans l'e-mail : 
  
  1. Fiches d'informations associées : cliquez pour modifier les fiches d'informations associées. 
  2. Épingler : cliquez pour épingler l'e-mail en haut de la chronologie.
  3. Supprimer : cliquez pour supprimer l'activité d'e-mail de la chronologie.
  4. Détails : cliquez pour afficher des informations précises sur l'envoi de l'e-mail.
  5. Développer : cliquez pour afficher l'intégralité du corps de l'e-mail. S'il s'agit d'une conversation e-mail en continu, cliquez sur Afficher le fil pour voir tous les e-mails.
  6. Pièces jointes : cliquez pour ouvrir les pièces jointes associées à cet e-mail spécifique.
  7. Répondre : cliquez sur Répondre pour répondre à l'e-mail directement depuis HubSpot.

Veuillez noter: pour envoyer des réponses par e-mail depuis HubSpot et enregistrer les réponses entrantes vers HubSpot, vous devez avoir une boîte de réception connectée.