Suivre et enregistrer des e-mails avec le complément Sales Hub pour Outlook

Utilisez les fonctionnalités Suivi et Enregistrement du complément Sales Hub pour Outlook afin de surveiller et de conserver une trace de l'engagement de vos contacts avec vos e-mails. Grâce à la fonctionnalité de suivi, vous pouvez recevoir des notifications en temps réel lorsqu'un contact ouvre votre e-mail. Vous pouvez également choisir d'enregistrer l'e-mail dans la fiche d'informations du contact dans HubSpot pour conserver une trace de toutes les communications passées pour votre équipe.

Vous pouvez consulter les informations relatives aux ouvertures d'e-mail et aux clics dans le flux d'activité. Les e-mails sont enregistrés dans les fiches d'informations des contacts ainsi que dans les fiches d'informations associées.

Remarque : Si vous avez activé la fonctionnalité Règlement général sur la protection des données (RGPD) dans votre compte, votre équipe juridique est la meilleure ressource pour déterminer la façon dont votre entreprise utilise l'enregistrement et le suivi des e-mails. Vous pouvez également personnaliser les paramètres d'extension de façon à désactiver cette fonctionnalité pour un message, des contacts ou des domaines d'e-mail spécifiques. Tous les contacts existants qui n'ont pas donné leur accord juridique pour le traitement des données seront suivis de manière anonyme.

Ces deux types d'e-mail possèdent des caractéristiques différentes détaillées ci-dessous :

• Suivi : utilisez la fonctionnalité de suivi pour suivre les ouvertures d'e-mail. Pour suivre des e-mails, HubSpot insert une image de suivi à pixel unique dans l'e-mail après son envoi. Si vous avez installé l'application HubSpot Sales pour la barre de tâches Windows ou si vous utilisez Chrome avec l'extension Sales Hub pour Chrome, vous recevrez une notification en temps réel sur votre ordinateur lorsqu'un contact ouvrira l'e-mail suivi. Les utilisateurs disposant de licences payantes attribuées Sales Hub peuvent également suivre les clics sur des liens figurant dans un e-mail. Les utilisateurs gratuits ne peuvent pas suivre les clics. HubSpot enregistre les ouvertures et les clics d'e-mails dans le flux d'activité et dans la chronologie de la fiche d'informations. La sélection de la case à cocher Suivre les e-mails n'enregistre pas une copie de l'e-mail dans la fiche d'informations HubSpot. 

• Enregistrement : utilisez la fonctionnalité d'enregistrement pour enregistrer une copie d'un e-mail dans une fiche d'informations dans HubSpot. Les pièces jointes incluses dans l'e-mail seront également enregistrées dans la fiche d'informations du contact. Enregistrez vos e-mails pour garder une trace des communications passées. Les e-mails enregistrés ne vous donnent pas d'information sur les clics et les ouvertures.

Gardez à l'esprit qu'il est possible d'envoyer un e-mail qui est à la fois suivi et enregistré. Vous pouvez ainsi savoir lorsqu'il est ouvert et en conserver une copie dans HubSpot.

Cet article aborde le suivi et l'enregistrement des e-mails avec le complément Sales Hub pour Outlook. Si vous utilisez le complément pour Office 365, découvrez comment suivre et enregistrer des e-mails avec le complément pour Office 365 dans ce guide : Suivez et enregistrez les e-mails avec le complément pour Office 365.

Remarque : Le complément pour Outlook s'affichera dans toutes les adresses e-mail configurées dans votre compte Outlook. Par conséquent, les e-mails envoyés depuis l'une de ces adresses e-mail seront suivis si le suivi est activé. Lorsque l'enregistrement est activé, les e-mails envoyés depuis une adresse e-mail supplémentaire ne seront enregistrés dans HubSpot que si l'adresse e-mail est connectée à HubSpot ou ajoutée en tant qu'alias dans votre profil et vos préférences. 

Suivre des e-mails

Pour envoyer un e-mail suivi à l'aide du complément pour Outlook depuis Outlook sur un PC :

• Connectez-vous à votre compte Outlook.
• Rédigez un nouvel e-mail.
• Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail.
• Cochez la case Suivre les e-mails dans le menu du message, puis cliquez sur Envoyer.

Afficher le statut de l'e-mail suivi

Avant que votre contact n'ouvre l'e-mail, la ligne objet de l'e-mail et le destinataire apparaîtront dans votre flux d'activité dans HubSpot en tant que Envoyé.

Lorsqu'un contact ouvre votre e-mail, vous recevez une notification en temps réel directement sur votre bureau et une notification Ouvert apparaîtra dans votre flux d'activité. Cliquez sur le menu déroulant situé sous le nom du contact pour afficher l'heure d'ouverture de votre e-mail. Vous verrez également un historique des activités du contact figurant dans le menu déroulant.

Remarque : Les notifications en temps réel apparaissent lorsque vous envoyez des e-mails suivis à l'aide du complément pour Office 365 et si vous avez installé l'extension HubSpot Sales pour Chrome ou HubSpot Sales pour la barre de tâches (Windows uniquement). Dans le cas contraire, vous verrez uniquement les activités dans votre flux d'activité HubSpot.

Vous pouvez également voir les interactions de vos contacts avec les e-mails suivis à partir de l'extension Chrome ou à partir de la barre d'application de Windows. Pour accéder à votre flux d'activité à partir de l'extension Chrome, cliquez sur le logo HubSpot sprocket dans l'angle supérieur droit de votre navigateur Chrome. Si vous avez installé HubSpot Sales pour Windows, cliquez sur le logo HubSpot sprocket dans la barre de tâches de Windows.

Découvrez-en davantage sur le suivi des e-mails ainsi que sur les notifications de vente et la désactivation du suivi.

Enregistrer des e-mails

Pour enregistrer un e-mail et ajouter de nouveaux contacts dans HubSpot depuis un e-mail enregistré, l'adresse que vous utilisez dans votre client de messagerie doit correspondre à :

• un utilisateur de votre compte ;
• une de vos adresses e-mail connectées ;
• Un alias dans votre client de messagerie (un alias qui a été configuré dans votre boîte de réception Gmail connectée, ou un alias ajouté à votre Profil & Préférences).

Vous pouvez spécifier des adresses e-mail et des domaines de messagerie pour lesquels vous ne souhaitez pas enregistrer d'e-mails dans les paramètres de votre compte HubSpot. Vous pouvez également ajouter ces domaines et adresses e-mail dans les paramètres de votre complément.

Remarque : Les pièces jointes d'e-mail de plus de 50 Mo ne seront pas enregistrées dans HubSpot. Votre e-mail sera toujours remis correctement au contact et enregistré dans le CRM, mais sans pièce jointe. 

Pour envoyer un e-mail enregistré à l'aide du complément pour Outlook depuis Outlook sur un PC :

• Rédigez un nouvel e-mail dans Outlook.
• Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail.
• Dans le menu du message, sélectionnez Enregistrer dans le CRM. Votre adresse Cci sera automatiquement renseignée dans le champ Cci.

• Vous pouvez choisir d'enregistrer l'e-mail dans les fiches d'informations associées aux destinataires de l'e-mail. Par défaut, le complément sélectionnera automatiquement les trois premières fiches d'informations de transaction associées du contact dans lesquelles les e-mails seront consignés. Pour sélectionner explicitement les fiches d'informations associées dans lesquelles l'e-mail sera enregistré :
  • Sous la case à cocher Enregistrer dans le CRM, cliquez sur le menu déroulant des fiches d'informations. 
  • Sélectionnez les cases à cocher à côté des fiches d'informations dans lesquelles vous souhaitez enregistrer l'e-mail.
    
    
  • Si vous envoyez l'e-mail à un destinataire qui n'est pas un contact dans votre CRM, une nouvelle fiche d'informations de contact sera créée. L'e-mail du contact apparaitra lors de la modification des associations. Désélectionnez la case à cocher si vous ne voulez pas enregistrer l'e-mail dans la nouvelle fiche d'informations de contact. Découvrez comment enregistrer des e-mails dans des contacts existants uniquement.
• Cliquez sur Envoyer.

Vous pouvez personnaliser les fiches d'informations associées dans lesquelles vos e-mails sont automatiquement enregistrés dans les paramètres de votre complément Outlook. Si vous utilisez des contacts marketing, un nouveau contact créé par un e-mail enregistré sera défini comme non marketing. 

Afficher un e-mail enregistré dans HubSpot

Les e-mails enregistrés dans HubSpot à l'aide du complément Outlook seront automatiquement associés aux fiches d'informations spécifiées avant l'envoi de l'e-mail. Pour afficher un e-mail enregistré dans HubSpot :

Pour afficher un e-mail enregistré dans HubSpot :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à vos fiches d'informations.
  • Contacts : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Entreprises : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
  • Transactions : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
  • Tickets : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Tickets.
• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
• Sur la chronologie, localisez l'e-mail enregistré. Vous pouvez effectuer les opérations suivantes dans l'e-mail : 
  
  1. Fiches d'informations associées : cliquez pour modifier les fiches d'informations associées. 
  2. Épingler : cliquez pour épingler l'e-mail en haut de la chronologie.
  3. Supprimer : cliquez pour supprimer l'activité d'e-mail de la chronologie.
  4. Détails : cliquez pour afficher des informations précises sur l'envoi de l'e-mail.
  5. Développer : cliquez pour afficher l'intégralité du corps de l'e-mail. S'il s'agit d'une conversation e-mail en continu, cliquez sur Afficher le fil pour voir tous les e-mails.
  6. Pièces jointes : cliquez pour ouvrir les pièces jointes associées à cet e-mail spécifique.
  7. Répondre : cliquez sur Répondre pour répondre à l'e-mail directement depuis HubSpot.

Remarque : Pour répondre aux e-mails depuis HubSpot et enregistrer les réponses entrantes dans HubSpot, votre boîte de réception doit être connectée.