Suivre et enregistrer des e-mails avec le complément Sales Hub pour Outlook

Utilisez les fonctionnalités Suivi et Enregistrement du complément Sales Hub pour Outlook afin de surveiller et de conserver une trace de l'engagement de vos contacts avec vos e-mails. 

Cet article aborde le suivi et l’enregistrement des e-mails avec le complément Sales Hub pour Outlook, qui est en mode maintenance. Il est recommandé d’utiliser le complément HubSpot Sales pour Office 365 afin de suivre et d’enregistrer les e-mails depuis Outlook pour Mac, PC ou Outlook sur le web. Découvrez comment suivre et enregistrer des e-mails avec le complément pour Office 365.

Remarque : En raison des changements importants introduits par Microsoft dans le cadre du nouvel Outlook pour Windows, HubSpot cessera de développer ou d'améliorer activement le complément HubSpot Sales pour Outlook. Bien que l’extension HubSpot Sales pour Outlook sur bureau est toujours disponible dans l’ancienne version d’Outlook pour Windows et qu’elle continue d’être prise en charge, il est fortement recommandé d’activer plutôt l’extension HubSpot Sales pour Office 365 . Si vous utilisez le complément pour Outlook, le complément HubSpot Sales pour Office 365 sera automatiquement installé si vous passez à la nouvelle version d’Outlook pour Windows. Pour en savoir plus, consultez cet article de la Communauté HubSpot. 

Comprendre le suivi et l’enregistrement des e-mails

Ces deux types d'e-mail possèdent des caractéristiques différentes détaillées ci-dessous :

• Suivi : utilisez la fonctionnalité de suivi pour suivre les ouvertures d'e-mail. Pour suivre des e-mails, HubSpot insert une image de suivi à pixel unique dans l’e-mail après son envoi. Si vous utilisez Chrome avec l’extension Sales Hub pour Chrome, vous recevrez une notification en temps réel sur votre ordinateur lorsqu’un contact ouvrira l’e-mail suivi. Les utilisateurs disposant de licences payantes attribuées Sales peuvent également suivre les clics sur un lien dans l’e-mail. Les utilisateurs gratuits ne peuvent pas suivre les clics. HubSpot enregistre les ouvertures et les clics d’e-mails dans le flux d’activité et dans la chronologie de la fiche d’informations. La sélection de la case à cocher Suivre les e-mails n'enregistre pas une copie de l'e-mail dans la fiche d'informations HubSpot. 

Remarque : Si vous avez activé les paramètres de confidentialité des données dans votre compte, le module complémentaire Outlook ne suivra pas les ouvertures d'e-mails et les clics des contacts n'ayant pas fourni de base juridique pour le traitement des données. En savoir plus sur l'octroi à des contacts d'une base juridique pour le traitement des données. 

• Enregistrement : utilisez la fonctionnalité d'enregistrement pour enregistrer une copie d'un e-mail dans une fiche d'informations dans HubSpot. Les pièces jointes incluses dans l'e-mail seront également enregistrées dans la fiche d'informations du contact. Enregistrez vos e-mails pour garder une trace des communications passées. Les e-mails enregistrés ne vous donnent pas d'information sur les clics et les ouvertures.

Gardez à l'esprit qu'il est possible d'envoyer un e-mail qui est à la fois suivi et enregistré. Vous pouvez ainsi savoir lorsqu'il est ouvert et en conserver une copie dans HubSpot.

Remarque : Le complément pour Outlook s’affichera dans toutes les adresses e-mail configurées dans votre compte Outlook. Par conséquent, les e-mails envoyés depuis l’une de ces adresses e-mail seront suivis si le suivi est activé. Lorsque l’enregistrement est activé, les e-mails envoyés depuis une adresse e-mail supplémentaire ne seront enregistrés dans HubSpot que si l’adresse e-mail est connectée à HubSpot ou ajoutée en tant qu’alias dans les préférences de votre profil & .

Suivre des e-mails

Pour envoyer un e-mail suivi à l'aide du complément pour Outlook depuis Outlook sur un PC :

1. Connectez-vous à votre compte Outlook.
2. Rédigez un nouvel e-mail.
3. Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail.
4. Cochez la case Suivre les e-mails dans le menu du message, puis cliquez sur Envoyer.

Afficher le statut de l'e-mail suivi

Avant que votre contact n’ouvre l’e-mail, la ligne objet de l’e-mail et le destinataire apparaîtront dans votre flux d’activité dans HubSpot en tant que Envoyé.

Lorsqu’un contact ouvre votre e-mail, vous recevez une notification en temps réel directement sur votre bureau et cette notification est marquée comme Ouvert dans votre flux d’activité. Cliquez sur le menu déroulant situé sous le nom du contact pour afficher l’heure d’ouverture de votre e-mail. Un historique des activités du contact s’affiche également dans le menu déroulant.

Remarque : Les notifications en temps réel apparaissent lorsque vous envoyez des e-mails suivis à l’aide du complément pour Office 365 et si vous avez l’extension HubSpot Sales pour Chrome. Dans le cas contraire, vous verrez uniquement les activités dans votre flux d’activité HubSpot.

Découvrez-en davantage sur le suivi des e-mails et les notifications de vente, et sur la façon de désactiver le suivi.

Enregistrer des e-mails

Exigences

• Pour enregistrer un e-mail et ajouter de nouveaux contacts dans HubSpot depuis un e-mail enregistré, l'adresse que vous utilisez dans votre client de messagerie doit correspondre à :
  • un utilisateur de votre compte ;
  • une de vos adresses e-mail connectées ;
  • un alias dans votre client de messagerie (un alias qui a été configuré dans votre boîte de réception Gmail connectée, ou un alias ajouté à vos préférences de profil &).
• Pour répondre aux e-mails depuis HubSpot et enregistrer les réponses entrantes dans HubSpot, votre boîte de réception doit être connectée.

Limites et considérations

• Lors de l’enregistrement d’un e-mail avec une pièce jointe, les pièces jointes de plus de 50 Mo ne seront pas enregistrées dans HubSpot. Votre e-mail sera toujours remis au contact et enregistré dans le CRM, mais sans pièce jointe.
• Vous pouvez spécifier des adresses e-mail et des domaines de messagerie pour lesquels vous ne souhaitez pas enregistrer d’e-mails dans les paramètres de votre compte HubSpot. Vous pouvez également ajouter ces domaines et adresses e-mail dans les paramètres de votre extension.

Envoyer un e-mail enregistré 

Pour envoyer un e-mail enregistré à l'aide du complément pour Outlook depuis Outlook sur un PC :

1. Rédigez un nouvel e-mail dans Outlook.
2. Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail.
3. Dans le menu du message, sélectionnez Enregistrer dans le CRM. Votre adresse Cci sera automatiquement renseignée dans le champ Cci .

4. Vous pouvez choisir d'enregistrer l'e-mail dans les fiches d'informations associées aux destinataires de l'e-mail.
   • Par défaut, l'extension sélectionnera automatiquement les trois fiches d'informations de transaction ou de ticket associées les plus récentes du contact dans lesquelles les e-mails seront enregistrés. 
   • Pour sélectionner explicitement les fiches d'informations associées dans lesquelles l'e-mail sera enregistré :
     • Sous la case à cocher Enregistrer dans le CRM, cliquez sur le menu déroulant des fiches d'informations. 
     • Sélectionnez les cases à cocher à côté des fiches d'informations dans lesquelles vous souhaitez enregistrer l'e-mail.

• • • Si vous envoyez l'e-mail à un destinataire qui n'est pas un contact dans votre CRM, une nouvelle fiche d'informations de contact sera créée. L’e-mail du contact apparaitra lors de la modification des associations. Désélectionnez la case à cocher si vous ne voulez pas enregistrer l’e-mail dans la nouvelle fiche d’informations d’un contact. Découvrez comment enregistrer des e-mails dans des contacts existants uniquement. 
    • Cliquez sur Envoyer.

Vous pouvez personnaliser les fiches d’informations associées dans lesquelles vos e-mails sont automatiquement enregistrés dans les paramètres de votre extension Outlook. Si vous utilisez des contacts marketing, un nouveau contact créé par un e-mail enregistré sera défini comme non marketing. 

Remarque : Si un nouveau contact est créé par le biais d’un e-mail enregistré, l’utilisateur HubSpot qui a envoyé l’e-mail sera automatiquement assigné comme propriétaire du contact, tant qu’aucun propriétaire précédent n’est assigné. 

Afficher un e-mail consigné dans HubSpot

Les e-mails enregistrés dans HubSpot à l’aide du complément Outlook seront automatiquement associés aux fiches d’informations spécifiées avant l’envoi de l’e-mail. 

Pour afficher un e-mail consigné dans HubSpot :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à vos fiches d'informations.
   • Contacts:Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
   • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.
   • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
   • Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
2. Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
3. Sur la chronologie, localisez l'e-mail enregistré. Vous pouvez effectuer les opérations suivantes dans l'e-mail :
   
   • Épingler : cliquez pour épingler l'e-mail en haut de la chronologie.
   • Copier le lien : cliquez pour copier l'URL de l'e-mail consigné dans votre presse-papiers.
   • Répondre : cliquez sur Répondre pour répondre à l'e-mail directement depuis HubSpot.
   • Transférer : cliquez pour transférer l'e-mail à un autre contact. 
   • Supprimer : cliquez pour supprimer l'activité d'e-mail de la chronologie.
   • Détails : cliquez pour afficher des informations précises sur l'envoi de l'e-mail.
   • Fiches d'informations associées : cliquez pour modifier les fiches d'informations associées. 
   • Développer : cliquez pour afficher l'intégralité du corps de l'e-mail. S'il s'agit d'une conversation e-mail en continu, cliquez sur Afficher le fil de discussion pour voir tous les e-mails.
   • Pièces jointes : cliquez pour ouvrir les pièces jointes associées à cet e-mail spécifique.