Tracciamento e registrazione delle e-mail con l'estensione HubSpot Sales Chrome

Utilizzate le funzioni Track e Log dell'estensione HubSpot Sales Chrome per monitorare e registrare il coinvolgimento dei vostri contatti con le vostre e-mail.

• Con il monitoraggio attivato, è possibile monitorare quando i contatti visualizzano o aprono le e-mail.
  • Esaminare l'attività delle email nel feed delle attività e nella timeline dei contatti.
  • Ricevere notifiche in tempo reale quando un contatto apre l'e-mail.
  • Gli utenti con un posto assegnato in Sales Hub possono monitorare i clic sui link inclusi nel corpo dell'e-mail tracciata. Per saperne di più sul tracciamento dei clic.
• Se la registrazione è attivata, è possibile registrare un'e-mail nel record di contatto del destinatario o nei suoi record associati.
  
  • Nelle impostazioni dell'account HubSpot è possibile specificare gli indirizzi e-mail e i domini per i quali non si desidera registrare le e-mail. Oppure è possibile aggiungere questi indirizzi e-mail e domini nelle impostazioni dell'estensione Chrome.

Per saperne di più sulla differenza tra tracciamento e registrazione.

Prima di iniziare

Prima di iniziare a lavorare con l'estensione HubSpot Sales Chrome, è necessario esaminare i requisiti e i limiti del monitoraggio e della registrazione delle e-mail.

Comprendere i requisiti

• Per registrare un'e-mail e aggiungere un nuovo contatto all'account HubSpot CRM, l'indirizzo e-mail da cui si inviano le e-mail deve essere uno dei seguenti:
  • Un utente del proprio account.
  • Uno degli indirizzi e-mail collegati.
  • Un alias nel client di posta elettronica (un alias configurato nella casella di posta Gmail collegata o un alias aggiunto al profilo e alle preferenze).

Comprendere limitazioni e considerazioni

• Il tracciamento e la registrazione delle e-mail non sono supportati per le e-mail che utilizzano layout Gmail personalizzati.
• Se avete attivato le impostazioni sulla privacy dei dati nel vostro account, le aperture delle e-mail possono essere tracciate solo per i contatti con una base legale assegnata per il trattamento dei dati. Il vostro team legale è la risorsa migliore per determinare come la vostra azienda utilizza la registrazione e il tracciamento delle e-mail. Per saperne di più sul tracciamento delle e-mail quando le impostazioni sulla privacy dei dati sono attivate.
  • È possibile personalizzare le impostazioni dell'estensione per disattivare il tracciamento e la registrazione per un messaggio specifico o per contatti o domini e-mail specifici.
• Quando si registra un'e-mail con un file allegato, gli allegati di dimensioni superiori a 50 MB non vengono registrati in HubSpot. L'e-mail verrà comunque consegnata al contatto e verrà registrata nel CRM, ma senza l'allegato.
• Quando la registrazione è attivata, le e-mail storiche non verranno registrate automaticamente nel CRM. Scoprite come registrare retroattivamente le e-mail inviate e ricevute nel CRM.

Configurare le impostazioni predefinite di log e track

I Super Admin possono aggiornare il comportamento predefinito per il tracciamento, la registrazione e l'associazione delle e-mail per tutti gli utenti dell'account.

Per configurare queste impostazioni predefinite:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Attività.
3. Fare clic sulla scheda Registro e tracciamento e-mail.
4. In Impostazioni registro e tracciamento e-mail, configurare le modalità di registrazione delle e-mail in HubSpot selezionando o deselezionando le caselle di controllo associate:
   • Applica impostazione di registro predefinita per tutti gli utenti: quando questa impostazione è attivata, è possibile fare clic per attivare o disattivare l'interruttore Registra tutte le e-mail per impostazione predefinita per stabilire se le e-mail vengono registrate per impostazione predefinita per tutti gli utenti dell'account.
   • Applica associazione predefinita per tutti gli utenti: quando questa impostazione è attivata, è possibile fare clic sul menu a discesa e selezionare i tipi di record predefiniti da associare a un'e-mail registrata.
   • Applica l'impostazione Traccia predefinita per tutti gli utenti: se avete selezionato la casella di controllo Consenti a tutti gli utenti di tracciare le e-mail e di vedere i destinatari che aprono e fanno clic sulle loro e-mail, potete attivare questa impostazione per configurare se tutte le e-mail saranno tracciate per impostazione predefinita da tutti gli utenti dell'account.

Nota: se si ha accesso alla beta Applica le impostazioni predefinite di registrazione delle attività alle e-mail esterne, l'estensione di vendita e le e-mail BCC/inviate seguiranno le regole di associazione automatica e gli utenti non potranno personalizzare le impostazioni predefinite per le e-mail inviate tramite l'estensione. La versione beta di Apply Activity Logging Defaults to External Emails non influisce sulle e-mail inviate dalle caselle di posta condivise (ad esempio, le risposte nelle conversazioni e negli strumenti di help desk) o sulle e-mail in uscita inviate dalle sequenze. Una volta che l'estensione verrà estesa a tutti gli account nel corso dell'anno, gli utenti non potranno personalizzare le impostazioni predefinite di registrazione delle associazioni dell'estensione, ma potranno comunque modificare le associazioni durante l'invio di singole e-mail.

Tracciamento delle e-mail

Per inviare un'e-mail tracciata da Gmail:

1. Accedere all'account Gmail.
2. Componete una nuova e-mail. Inserite il destinatario dell'e-mail, l'oggetto e il corpo dell'e-mail.
3. Selezionare la casella di controllo Traccia.
4. Fare clic su Invia.

Visualizzare lo stato dell'e-mail tracciata

Prima che il vostro contatto apra l'e-mail, l'oggetto e il destinatario dell'e-mail saranno visualizzati nel vostro feed di attività in HubSpot come Inviato.

Una volta che il destinatario apre l'e-mail, riceverete una notifica pop-up in tempo reale sul vostro desktop. Quando si torna al feed delle attività o a quello dell'estensione di Chrome, si vedranno le informazioni dell'e-mail contrassegnate come aperte. Fare clic sul menu a discesa sotto il nome del contatto per vedere quando il destinatario ha aperto l'e-mail. Verrà inoltre elencata la cronologia delle attività del contatto.

È inoltre possibile vedere come i contatti si impegnano con le e-mail tracciate dall'estensione Chrome. Per accedere al feed delle attività dall'estensione per Chrome, fate clic sull'icona a forma di chiocciola di HubSpot sprocket in alto a destra del browser Chrome.

Per saperne di più su come funzionano il tracciamento delle e-mail e le notifiche di vendita e su come disattivare il tracciamento.

Registrazione delle e-mail

Inviare un'e-mail registrata utilizzando l'estensione Chrome

1. Comporre una nuova e-mail in Gmail.
2. Inserire il destinatario dell'e-mail, l'oggetto e il corpo dell'e-mail. Se l'indirizzo e-mail del destinatario è già associato a un record di contatto nel CRM, l'icona a forma di chiocciola di HubSpot apparirà accanto all'indirizzo e-mail del destinatario nel campo A.
3. Selezionare la casella di controllo Log.
4. Se l'account ha configurato le impostazioni di log predefinite, il componente aggiuntivo selezionerà automaticamente i record in cui registrare l'e-mail. Per selezionare manualmente i record a cui registrare l'e-mail:
   • Fare clic sul menu a discesa accanto alla casella di controllo Log .
   • Selezionare e deselezionare le caselle di controllo accanto ai record in cui si desidera registrare l'e-mail.
5. Se si invia l'e-mail a un destinatario che non è un contatto nel CRM, si può scegliere di creare un nuovo contatto.
   • Se si desidera creare un nuovo contatto, selezionare la casella di controllo accanto all'indirizzo e-mail in Crea come nuovi contatti, quando si modificano le associazioni dei record.
     
     • Se si utilizzano contatti di marketing, un nuovo contatto creato da un'e-mail registrata sarà impostato come non di marketing.
     • L'utente HubSpot che ha inviato l'e-mail sarà automaticamente assegnato come proprietario del contatto, a patto che non sia stato assegnato un proprietario precedente.
   • Se non si desidera creare un nuovo contatto, deselezionare la casella di controllo accanto all'indirizzo e-mail in Crea come nuovi contatti. Se si invia l'e-mail a un destinatario che non è un contatto nel CRM, si può scegliere di creare un nuovo contatto.
6. Fare clic su Invia.

Visualizzazione dell'e-mail registrata in HubSpot

Le e-mail registrate in HubSpot utilizzando l'estensione saranno automaticamente associate ai record specificati prima dell'invio dell'e-mail.

Per vedere le e-mail registrate in HubSpot:

1. Nell'account HubSpot, navigare tra i contatti, le aziende o le offerte.
2. Fare clic sul nome del record.
3. Nella timeline, individuare l'e-mail registrata. Dall'e-mail è possibile effettuare le seguenti operazioni:

• • Appuntare: fare clic per appuntare l'e-mail in cima alla timeline dei contatti.
  • Copia link: fare clic per copiare l'URL dell'e-mail registrata.
  • Rispondi: fare clic su Rispondi per inviare un'e-mail di risposta al contatto da HubSpot.
  • Inoltra: fare clic per inoltrare l'e-mail a un altro contatto.

• • Elimina: fare clic per eliminare l'attività e-mail dalla timeline.

• • Espandi: fare clic sulla freccia a discesa per visualizzare l'intero corpo dell'e-mail. Se è in corso una conversazione via e-mail, fare clic su Visualizza thread per visualizzare tutte le e-mail del thread.
  • Associazioni: fare clic per modificare i record delle aziende o degli affari associati.
  • Allegati: fare clic per aprire gli allegati associati a questo specifico invio di e-mail.