ワークフローを作成する

ワークフローを使用すれば、ビジネスプロセスを自動化できます。登録条件を満たすレコードを自動登録し、レコードに対してアクションを実行できます。

例えば、特定のフォームを送信した全てのコンタクトを登録したあと、1人のユーザーにマーケティングEメールを送信して、登録したコンタクトをそのユーザーに割り当てることができます。登録済みのコンタクトに関連付けられた会社を更新するといった、関連レコードに対するアクションも実行できます。ワークフローを設定するときは、アイデアを得るための コミュニティー ワークフロー ライブラリ ーを使用することをお勧めします。

ワークフローを作成したら、ワークフローを整理する方法をご確認ください。 

新規ワークフローを作成

ワークフローをゼロから作成するか、ワークフローテンプレートを使用して作業を進めます。作成できるワークフローの数は、アカウントの サブスクリプションによって異なります。

新しいワークフローをゼロから作成

ワークフローをゼロから作成するには、次の手順に従います。

• HubSpotのアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。 
• 右上の［ワークフローを作成］＞［ゼロから作成］をクリックします。
• 左側のパネルで、[ (オブジェクト)ベース]を選択します。これにより、ワークフローに登録できるレコードのタイプが決まります。以下のオブジェクトから選択できます。
  • コンタクト
  • 会社
  • 取引
  • 見積もり（「Sales Hub Professional」／「Enterprise」）
  • チケット（「Service Hub Professional」／「Enterprise」）
  • カスタムオブジェクト（Enterpriseのみ）
  • コミュニケーション
  • フィードバック送信（「Service Hub Professional」／「Enterprise」）
  • サブスクリプション
  • 支払い
  • 目標
  • リード（Sales Hub Professional／Enterprise）
  • ユーザー
  • タスク
  • コール

• 右上の［次へ］をクリックします。
• ワークフローに名前を付けて、説明を追加します。
  • 上部のedit 鉛筆アイコンをクリックします。次に、ワークフロー名前と説明を入力します。 
  • または、ワークフローを設定した後、[ 説明を生成]をクリックしてBreezeトリガーとアクションに基づいてワークフローの説明を生成します。 
  • 下部にある［保存］をクリックします。
     

テンプレートを使用して新規ワークフローを作成

目標に沿ったワークフローテンプレートを使用して、自動化プロセスを合理化します。

テンプレートを使用してワークフローを作成するには、次の手順に従います。

• HubSpotのアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。 
• 右上の［ワークフローを作成］＞［テンプレートから］をクリックします。
• テンプレートライブラリーから、ワークフローの目標と一致するテンプレートを検索します。 
  • 関数や目的でテンプレートを絞り込むには、左サイドバーで、カテゴリーを選択します。 
  • 特定のテンプレートを検索するには、右上で検索キーワードを入力します。 
• テンプレートの詳細を確認するには、［プレビュー］をクリックします。ダイアログボックスで、テンプレートが自分のHubSpotサブスクリプションと互換性があるかどうかを確認できます。また、以下の詳細を確認することもできます。
  
  • 目的：このワークフローテンプレートの目的と目標。 

• • 用意するもの：マーケティングEメールやフォームなど、プレースホルダーアクションに入力するために用意する必要のあるアセット。 
  • テンプレートのプレビューこのテンプレートに含まれる登録トリガーとワークフローアクション。 

• テンプレートを選択したら、［テンプレートを使用］をクリックします。テンプレートが プレースホルダーアクションとともに表示されます。エディターでアクションを編集、追加、および削除できます。
   

登録トリガーを設定する

登録トリガーは、ワークフローにレコードを自動的に登録する一連の条件です。登録トリガーは手動で設定することも、 Breeze を使用して生成することもできます。レコードをワークフローに自動的に登録したくない場合は、登録トリガーボックスを空白のままにして、 代わりに手動でレコードを登録 できます。

• フィルターベース
• イベントベース
• スケジュールに従う

• ワークフローエディターで、［トリガーを設定］をクリックします。
• 左側のパネルで、［イベントの発生時］、［フィルター条件への適合時］、または［スケジュールに従う］を選択します。
• 左側のパネルで、登録トリガーの 登録タイプ を選択します。 イベントが発生したとき、 フィルター条件が満たされたとき、定期的なスケジュールに基づくとき、 または Webhook が受信されたとき。
• トリガーを設定し、［保存］をクリックします。
   

• デフォルトでは、レコードは初めて登録トリガーを満たした場合にだけワークフローに登録されます。再登録を有効にするには、次の手順に従います。
  • 左側のパネルで、［再登録］タブをクリックします。
  • ［再登録］スイッチをクリックしてオンに切り替えます。
  • 再登録に使用するトリガーを選択します。ワークフローへの再登録トリガーの追加についてはこちらをご覧ください。
• 必要に応じて、さらに登録トリガーを追加します。完了したら、［保存］をクリックします。登録トリガーの設定について詳細をご確認ください。
  
  

アクションを追加する

Breezeを使用して、ワークフローのアクションを生成したり、手動でアクションを選択して追加することができます。例えば、ワークフローを使用して、マーケティングEメールを送信したり、レコードを割り当てたりすることができます。HubSpotで利用できるさまざまなワークフローアクションの詳細を確認してください。

アクションの追加後は、そのアクションを複製または移動することでワークフローを効率的に作成できます。参照用としてワークフローアクションにメモを残すには、ワークフローアクションにコメントを追加する方法をご確認ください。 

注：利用可能なアクションは、ご契約に応じて異なります。locked ロックされたアクションを使用するには、アカウントをアップグレードする必要があります。 

アクションをワークフローに追加するには、次の手順に従います。

• ワークフローエディターで［＋］プラスアイコンをクリックします。
• 左側のパネルで、アクションを選択します。ワークフローアクションの選択について詳しくはこちら .
• アクションの詳細の設定が完了したら、［保存］をクリックします。また、アクションを仮追加する場合は、アクションの詳細は入力しないまま［保存］をクリックします。ワークフローをオンにする前には、仮のアクションを仕上げる必要があります。仮のアクションについて詳細をご確認ください。

アクションにデータ変数を追加する

選択したワークフローアクションに応じて、データパネルを使用して、さまざまなオブジェクトソースからデータ変数を挿入できます。例えば、コンタクトレコードとそれに関連付けられた取引のデータを使用して、両方のレコードのパーソナライズトークンを含む内部通知Eメールを送信できます。

• アクションを選択した後、左側のパネルで、データを使用する フィールド をクリックします。
• [ データ変数の選択] セクションで、[ 使用可能なデータを編集] をクリックします。
  
  

• 新しいデータソースを作成するには、右側のパネルで、[ +レコードを追加]をクリックします。
• [ データソースに名前を付ける ]フィールドに、データソース の名前 を入力します。
• ［レコードタイプを選択］ドロップダウンメニューをクリックして、データソースを選択します。
• [ [データソースのレコードタイプ]を絞り込む条件を選択 ]ドロップダウンメニューをクリックし、以下から選択します。 
  • 登録済み[レコード]に関連付けられている場合:関連付けられたレコードのデータを使用します。例えば、コンタクトベースのワークフローでは、関連付けられている会社レコードのデータを使用できます。 
    • 関連付けラベル: 特に、同じレコードタイプのレコードが複数ある場合は、関連レコードを絞り込む 関連付けラベルを選択します。 詳しくは、ラベルの関連付けについての記事をご覧ください。
       
  
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  • プロパティー値が一致する場合:プロパティー値が一致するレコードのデータを使用します。たとえば、取引ベースのワークフローでは、 ドメイン プロパティーの値が登録済みコンタクトの ドメイン プロパティー の値と一致する会社のみを絞り込むことができます。 
    • CRM内の全てのレコードを確認して一致するプロパティーが見つかります: 登録されたレコードと照合する、選択したレコードタイプの プロパティー を選択します。 
    • 次の値と同じです: 登録済みの レコードからプロパティー を選択します。 
  
  
  
  
   
  • プロパティー値 次の値と等しいの場合: 特定のプロパティー値を持つレコードのデータを使用します。通常、このオプションは、カスタムプロパティーを使用して一意の識別子を格納する場合に使用することをお勧めします。例えば、「 リスティングID」役割 プロパティーの値が ABC12345のカスタムオブジェクトのみを選択できます。 
    • CRM内の全てのレコードを確認して一致するプロパティーが見つかります:選択したレコードタイプから 絞り込むプロパティー を選択します。
    • 次の値と等しい: プロパティー値を選択または入力すると、特定のプロパティー値のレコードのみが選択されます。 
• [ [レコードタイプ]を1つの ドロップダウンメニューに絞り込む条件を選択し、[ 最新の更新]、[ 最新の作成]、または [初作成]から選択します。
   

• データソースの詳細を設定し、下部にある[ 追加]をクリックします。 
• データソースを追加した後、既存のデータソースを確認または削除するには、次の手順に従います。
  • [ データ変数の選択 ] セクションで、[ 使用可能なデータを編集] をクリックします。右側のパネルで、追加した全てのデータソースを確認します。 
  • 既存のデータソースの詳細を確認するには、 目のアイコンをクリックします。 
  • 既存のデータソースを削除するには、 削除アイコンをクリックします。
    
    

• データソースを追加したら、特定のソースのデータを使用します。
  • ［データを挿入］パネルで［次の場所からのプロパティーまたはアクション出力を表示］ドロップダウンメニューをクリックして、データソースを選択します。 
  • ソースを選択したら、使用するデータタイプをクリックして展開し、フィールドで使用するプロパティーをクリックします。
    • プロパティーがフィールドに自動的に挿入されます。

ワークフローミニマップを確認

• ワークフローエディターの左上にある［ミニマップを表示］をクリックします。
  
  

• ミニマップが開いている状態で、ワークフローアクションの上でアクション名を表示したり、ミニマップの特定の領域をクリックして移動したりできます。
• ワークフローを公開する前に何らかの変更が必要な場合は、アクションが黄色でハイライトされます。アラート内のリンクをクリックし、必要な変更を確認します。
   

変更を元に戻すまたはもう一度行う

ワークフローを編集する際、過去30日間にワークフローに加えられた変更を元に戻したり、もう一度行ったりすることができます。コードアクションを使用するなど、特定の変更を元に戻したりやり直 したりすることはできません 。

アクションを元に戻したり、もう一度行ったりするには次のようにします。

• アクションを元に戻すには、左上のundo元に戻すアイコンをクリックします。変更は一度に1つずつ元に戻されます。
• アクションをもう一度行うには、左上のredoもう一度行うアイコンをクリックします。変更は一度に1つずつやり直されます。
   

設定を管理する

ワークフロー設定を管理するには、次の手順に従います。

• 左上の［設定］タブをクリックし、ワークフローの実行と通知の設定を管理します。ワークフロー設定の管理について詳細をご確認ください。
• 左上の［編集］>［登録トリガーを編集］をクリックし、ワークフローの登録、登録解除、再登録の設定を管理します。
  
  

ワークフローを有効にする

ワークフローを確認して有効にするには、次の手順に従います。

• 右上の［確認および公開］をクリックします。
• 右側のパネルで、ワークフローの詳細を確認します。
  • 全てのコンタクトをリストに表示：ご使用のアカウントがMarketing Hub Starter、Professional、またはEnterpriseの場合、コンタクトベースのワークフロー内で登録条件を満たすコンタクトの静的リストを表示できます。リストは自動的に保存され、リストのダッシュボードからアクセスできます。

• • ワークフローをオンにするときに、現在登録条件を満たしているコンタクトを登録しますか：現時点で登録トリガーを満たしているレコードを登録するか、今後トリガーを満たすレコードのみを登録するかを選びます。
    • はい、現時点でトリガー条件に合致する既存の［オブジェクト］を登録します：登録トリガーを満たす既存のレコードを登録します。
    • いいえ、ワークフローを有効にした後でトリガー条件に合致する［オブジェクト］のみを登録します：ワークフローをオンにした後にだけ登録トリガーを満たすレコードを登録します。このオプションを選択すると、次のようになります。 
      • ワークフローがオンになった後に初めて［オブジェクト］が変更されて登録トリガーを満たした場合、その［オブジェクト］は登録されます。
      • ［オブジェクト］が変更されて登録条件を再度満たし、かつ再登録がオンになっている場合、その［オブジェクト］は登録されます。再登録トリガーについてもっと詳しく。

注：レビューページに表示される「既存のコンタクト」の数は、推定値です。正確な数のコンタクトを表示するには、 リストで[全て表示 コンタクト]をクリックして条件を満たすコンタクトの静的リストを作成します。

• 下部にある［次へ］をクリックします。ワークフローの「タイミングと通知」、「接続」、「ワークフロー詳細」を確認できます。または［スキップしてオンにする］をクリックします。 
• 下部にある [オンにする ワークフロー]をクリックします。