ワークフローを作成する

ワークフローを使用すれば、ビジネスプロセスを自動化できます。登録条件を満たすレコードを自動登録し、レコードに対してアクションを実行できます。

例えば、特定のフォームを送信した全てのコンタクトを登録したあと、1人のユーザーにマーケティングEメールを送信して、登録したコンタクトをそのユーザーに割り当てることができます。登録済みのコンタクトに関連付けられた会社を更新するといった、関連レコードに対するアクションも実行できます。

ワークフローを作成したら、ワークフローを整理する方法をご確認ください。 

新規ワークフローを作成

ワークフローはゼロから作成することも、ワークフローテンプレートに基づいて作成することもできます。コミュニティーのワークフローライブラリーを参照すると、ワークフローを設定する際のアイデアを得ることができます。作成できるワークフローの数は、アカウントのサブスクリプションに応じて異なります。

新しいワークフローをゼロから作成

ワークフローをゼロから作成するには、次の手順に従います。

• HubSpotのアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。 
• 右上の［ワークフローを作成］＞［ゼロから作成］をクリックします。
• 左側のパネルで［（オブジェクト）ベース］を選択して、ワークフローのオブジェクトを選択します。これにより、ワークフローに登録できるレコードのタイプが決まります。以下のオブジェクトから選択します。

• • コンタクト
  • 会社
  • 取引
  • 見積もり（「Sales Hub Professional」／「Enterprise」）
  • チケット（「Service Hub Professional」／「Enterprise」）
  • カスタムオブジェクト（Enterpriseのみ）
  • コミュニケーション
  • フィードバック送信（「Service Hub Professional」／「Enterprise」）
  • サブスクリプション
  • 支払い
  • 目標
  • リード（Sales Hub Professional／Enterprise）
  • ユーザー
  • タスク
• 右側のパネルの［タイプを選択］で、［空のワークフロー］を選択します。このオプションは既定で選択されています。 
• 左上の［次へ］をクリックします。
• ワークフローに名前を付けて、説明を追加します。
  • 上部のedit 鉛筆アイコンをクリックします。次に、ワークフロー名前と説明を入力します。 
  • または、ワークフローの設定後に［説明を生成］をクリックしてHubSpotのAIであるBreezeを使用し、ワークフローのトリガーとアクションを基にワークフローの説明を生成します。 
  • 下部にある［保存］をクリックします。
     

テンプレートを使用して新規ワークフローを作成

目標に沿ったワークフローテンプレートを使用して、自動化プロセスを合理化します。また、テンプレートにざっと目を通して、さまざまなワークフロー自動化オプションを調査することもできます。 

テンプレートを使用してワークフローを作成するには、次の手順に従います。

• HubSpotのアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。 
• 右上の［ワークフローを作成］＞［テンプレートから］をクリックします。
• テンプレートライブラリーから、ワークフローの目標と一致するテンプレートを検索します。 
  • 関数や目的でテンプレートを絞り込むには、左サイドバーで、カテゴリーを選択します。 
  • 特定のテンプレートを検索するには、右上で検索キーワードを入力します。 
• テンプレートの詳細を確認するには、［プレビュー］をクリックします。ダイアログボックスで、テンプレートが自分のHubSpotサブスクリプションと互換性があるかどうかを確認できます。また、以下の詳細を確認することもできます。
  
  • 目的：このワークフローテンプレートの目的と目標。 

• • 用意するもの：マーケティングEメールやフォームなど、プレースホルダーアクションに入力するために用意する必要のあるアセット。 
  • テンプレートのプレビューこのテンプレートに含まれる登録トリガーとワークフローアクション。 

• テンプレートを選択したら、［テンプレートを使用］をクリックします。ワークフローエディターでは、テンプレートはプレースホルダーアクションとともに表示されます。エディターでアクションを編集、追加、および削除できます。
   

登録トリガーを設定する

登録トリガーは、ワークフローにレコードを自動的に登録する条件です。登録トリガーを手動で追加することも、AIを使用して生成することも、トリガーを追加しないこともできます。

• 登録トリガーを設定するときは、次の登録トリガータイプを使用できます。登録トリガーの設定について詳細をご確認ください。
  • フィルターベース
  • イベントベース
  • スケジュールに従う
• HubSpotのAIであるBreezeを使用して、登録トリガーを生成することもできます。ワークフローでAIを使用する方法について詳しくはこちらをご覧ください。 
• 手動でのみレコードを登録するには、登録トリガーボックスを空白のままにします。

• ワークフローエディターで、［トリガーを設定］をクリックします。
• 左側のパネルで、［イベントの発生時］、［フィルター条件への適合時］、または［スケジュールに従う］を選択します。
• 左のパネルで、登録トリガーにフィルタータイプを選択します。トリガーを設定し、［保存］をクリックします。
   

• 既定では、レコードは初めて登録トリガーを満たした場合にだけワークフローに登録されます。再登録を有効にするには、次の手順に従います。
  • 左側のパネルで、［再登録］タブをクリックします。
  • ［再登録］スイッチをクリックしてオンに切り替えます。
  • 再登録に使用するトリガーを選択します。ワークフローへの再登録トリガーの追加についてはこちらをご覧ください。
• 必要に応じて、さらに登録トリガーを追加します。完了したら、［保存］をクリックします。

アクションを追加する

Breezeを使用して、ワークフローのアクションを生成したり、手動でアクションを選択して追加することができます。例えば、ワークフローを使用して、マーケティングEメールを送信したり、レコードを割り当てたりすることができます。HubSpotで利用できるさまざまなワークフローアクションの詳細を確認してください。

アクションの追加後は、そのアクションを複製または移動することでワークフローを効率的に作成できます。参照用としてワークフローアクションにメモを残すには、ワークフローアクションにコメントを追加する方法をご確認ください。 

注：利用可能なアクションは、ご契約に応じて異なります。ロックされたアクションlockedを使用するには、アカウントをアップグレードする必要があります。 

アクションをワークフローに追加するには、次の手順に従います。

• ワークフローエディターで［＋］プラスアイコンをクリックします。
• 左側のパネルで、アクションを選択します。ワークフローアクションの選択について詳しくはこちら .
• アクションの詳細の設定が完了したら、［保存］をクリックします。また、アクションを仮追加する場合は、アクションの詳細は入力しないまま［保存］をクリックします。ワークフローをオンにする前には、仮のアクションを仕上げる必要があります。仮のアクションについて詳細をご確認ください。

アクションの追加時にデータパネルを使用

選択したワークフローアクションによっては、データパネルを使用してさまざまなオブジェクトソースからのデータを使用することもできます。例えば、コンタクトレコードと関連する取引のデータを使用して、取引担当者にアプリ内通知を送信できます。 

データパネル機能は、以下のワークフローアクションで使用できます。

• 内部Eメール通知を送信
• タスクを作成

• アプリ内通知を送信
• 値一致分岐
• プロパティー値を設定（テキストプロパティーを設定する場合）
• プロパティーをコピー
• レコードを作成（テキストプロパティーを設定する場合）。
• Slack通知を送信（Slackとの連携が必要）

• データの受け渡しが可能な連携アクション（GoogleスプレッドシートやAsanaなど）

• カスタムコード（Operations Hub ProfessionalまたはEnterpriseのみ）

• データを書式設定（Operations Hub ProfessionalまたはEnterpriseのみ）

• Webhookを送信（Operations Hub ProfessionalまたはEnterpriseのみ）
   

• アクションを選択したら、［使用可能なデータ］セクションで［使用可能なデータを編集］をクリックします。 
• 右側のパネルで、［+データソースを追加］をクリックします。
• ［レコードタイプを選択］ドロップダウンメニューをクリックして、データソースを選択します。
• データソースの詳細を設定して、［追加］をクリックします。
• データソースを追加したら、特定のソースのデータを使用します。
  • 左側のパネルで、データを使用するフィールドをクリックします。
  • ［データを挿入］パネルで［次の場所からのプロパティーまたはアクション出力を表示］ドロップダウンメニューをクリックして、データソースを選択します。 
  • ソースを選択したら、使用するデータタイプをクリックして展開し、フィールドで使用するプロパティーをクリックします。
    • プロパティーがフィールドに自動的に挿入されます。
    • カスタムイベントプロパティーは、データパネルでサポートされているアクションに使用できます。使用可能なカスタム イベント プロパティーは、データパネルのカスタムイベントの「名前」の下に表示されます。

ワークフローミニマップを確認

• ワークフローエディターの左上にある［ミニマップを表示］をクリックします。
  
  

• ミニマップが開いている状態で、ワークフローアクションの上でアクション名を表示したり、ミニマップの特定の領域をクリックして移動したりできます。
• ミニマップを閉じるには、ミニマップの右上にあるXアイコンをクリックします。

• ワークフローを公開する前に何らかの変更が必要な場合は、アクションが黄色でハイライトされます。アラート内のリンクをクリックし、必要な変更を確認します。
   

変更を元に戻すまたはもう一度行う

ワークフローを編集する際、過去30日間にワークフローに加えられた変更を元に戻したり、もう一度行ったりすることができます。次のような特定の変更を元に戻したりやり直 したりすることはできません 。

アクションを元に戻したり、やり直したりするには:

• アクションを元に戻すには、左上のundo元に戻すアイコンをクリックします。変更は一度に1つずつ元に戻されます。
• アクションをもう一度行うには、左上のredoもう一度行うアイコンをクリックします。変更は一度に1つずつやり直されます。
   

設定を管理する

ワークフロー設定を管理するには、次の手順に従います。

• 左上の［設定］タブをクリックし、ワークフローの実行と通知の設定を管理します。ワークフロー設定の管理について詳細をご確認ください。
• 左上の［編集］>［登録トリガーを編集］をクリックし、ワークフローの登録、登録解除、再登録の設定を管理します。
  
  

ワークフローを有効にする

ワークフローをオンにした後、ワークフローの履歴を表示する登録されたレコードを監視することができます。仮のアクションを保存していた場合は、ワークフローをオンにする前にそのアクションを仕上げる必要があります。

注：レビューページに表示される「既存のコンタクト」の数は、推定値です。正確な数のコンタクトを表示するには、［リストを使用してこれらのコンタクトを表示］をクリックして、条件を満たすコンタクトの静的リストを作成します。

ワークフローを確認して有効にするには、次の手順に従います。

• 右上の［確認および公開］をクリックします。
• 右側のパネルで、ワークフローの詳細を確認します。
  • 全てのコンタクトをリストに表示：ご使用のアカウントがMarketing Hub Starter、Professional、またはEnterpriseの場合、コンタクトベースのワークフロー内で登録条件を満たすコンタクトの静的リストを表示できます。リストは自動的に保存され、リストのダッシュボードからアクセスできます。

• • ワークフローをオンにするときに、現在登録条件を満たしているコンタクトを登録しますか：現時点で登録トリガーを満たしているレコードを登録するか、今後トリガーを満たすレコードのみを登録するかを選びます。
    • はい、現時点でトリガー条件に合致する既存の［オブジェクト］を登録します：登録トリガーを満たす既存のレコードを登録します。
    • いいえ、ワークフローを有効にした後でトリガー条件に合致する［オブジェクト］のみを登録します：ワークフローをオンにした後にだけ登録トリガーを満たすレコードを登録します。このオプションを選択すると、次のようになります。 
      • ワークフローがオンになった後に初めて［オブジェクト］が変更されて登録トリガーを満たした場合、その［オブジェクト］は登録されます。
      • ［オブジェクト］が変更されて登録条件を再度満たし、かつ再登録がオンになっている場合、その［オブジェクト］は登録されます。再登録トリガーについてもっと詳しく。

• • 下部にある［次へ］をクリックします。ワークフローの「タイミングと通知」、「接続」、「ワークフロー詳細」を確認できます。または［スキップしてオンにする］をクリックします。 
  • 下部にある［ワークフローをオンにする］をクリックします。