シーケンスを作成および編集する

シーケンスツールを使用して、ターゲットを絞った一連のEメールテンプレートを指定したタイミングで自動送信することで、徐々にプロスペクトを育成できます。コンタクトをフォローアップするよう再確認するためのタスクを自動的に作成することもできます。

コンタクトがEメールに返信するか、ミーティングを予約すると、そのコンタクトは自動的にシーケンスから登録解除されます。シーケンスを設定して使用したら、シーケンス登録プロパティーでコンタクトをセグメント化できます。  

使用可能なもう1つの自動化ツールはワークフローです。一連のアクションでレコードを自動登録できます。ワークフローを使用して、マーケティングEメールキャンペーンの実行やプロパティー値の更新などのビジネスプロセスを自動化します。ワークフローを使用する方法をご確認ください。

始める前に

シーケンスを作成して実行するには、HubSpotユーザーアカウントが以下の要件を満たす必要があります。

• ユーザーアカウントに、「Sales Hub Professional」または「Enterprise」、あるいは「Service Hub Professional」または「Enterprise」のシートが割り当てられている。
• ユーザーアカウントに個人のEメールアドレスが接続されている。コミュニケーションの受信トレイに接続されているチームのEメールアドレスは、シーケンスEメールの送信には使用できません。
• ユーザーアカウントに「シーケンス」権限が付与されている。

シーケンスを使用する場合は、以下の点にも注意してください。

• アカウントで作成できるシーケンスの数には制限があります。アカウントですでに作成されているシーケンスの合計数は、シーケンスダッシュボードの右上に表示されます。これらの制限について詳しくは、HubSpotの製品／サービスカタログをご確認ください。
• HubSpotとLinkedIn Sales Navigatorの連携を使用している場合は、InMailまたは接続リクエストの送信をリマインドするタスクを作成できます。これらのタスクは自動実行されないため、手動で実行する必要があります。
• シーケンスに含まれているタスクは、シーケンスにコンタクトを登録したユーザーに割り当てられます。

シーケンスを作成する

Eメールテンプレートとタスクリマインダーを使用してシーケンスを作成します。必要に応じてEメールやタスクが実行されるよう、シーケンスステップ間の遅延をカスタマイズできます。

• HubSpotアカウントにて、［自動化］ > ［シーケンス］の順に進みます。
• ［シーケンスの作成］をクリックします。
• 左側のパネルで、［ゼロから始める］を選択するか、事前に作成されているシーケンステンプレートを選択します。［シーケンスの作成］をクリックします。

• シーケンスエディターで、edit鉛筆アイコンをクリックし、シーケンスの名前を入力します。

シーケンスにステップを追加する

• ステップを追加するには、+プラスアイコンをクリックします。
• 右側のパネルで、アクションを選択します。自動配信Eメールを追加したり、タスクのリマインダーを作成したりできます。
• 自動配信Eメールを送信するには、［自動配信Eメール］をクリックします。
  • 新しいテンプレートを作成するには、［新規Eメールテンプレートを作成］をクリックします。
  • 既存のテンプレートをフィルタリングで絞り込むには、［既存のEメールテンプレート］ドロップダウンメニューをクリックするか、検索バーを使用してテンプレートを検索します。次に、リストからテンプレートを選択します。
  • 自動送信Eメールがシーケンスの最初のステップではない場合、Eメールテンプレートの上にあるドロップダウンメニューを使用して、次のEメールを送信するまでの日数または週数を設定します。
• タスクリマインダーを作成するには、［Eメール］、［電話］、または［やるべき仕事］をクリックします。
  
  • タスクのタイトルを入力します。
  • タスクを高優先度としてマークするには、［優先度］ドロップダウンメニューをクリックします。
  • タスクをキューに追加するには、［キュー］ドロップダウンメニューをクリックします。
  • ［コメント］フィールドにタスクの詳細を入力します。下部のツールバーを使用して、テキストの書式設定、リンクの挿入、またはスニペットの挿入を行います。
  • Eメール タスク リマインダーを作成する場合は、フォローアップタスクにEメールテンプレートを追加できます。タスクが完了すると、Eメール作成ウィンドウで、Eメールテンプレートの内容が自動的に入力されます。
    
    • ［Eメールテンプレートを追加］をクリックします。
    • 既存のテンプレートをフィルタリングで絞り込むには、［既存のEメールテンプレート］ドロップダウンメニューをクリックするか、検索バーを使用してテンプレートを検索します。次に、リストからテンプレートを選択します。
    

注：コンタクトレコードでEメール作成ウィンドウを自動的に開いてシーケンスEメールタスクで選択されたテンプレートの内容をウィンドウに取り込むには、タスクビューにEメールタスクを追加する必要があります。そうでない場合は、タスクが作成された後に、コンタクトレコードからEメールを手動で確認して送信する必要があります。

• • ［追加］をクリックします。
  • タスク実行までの経過日数または週数を設定するには、タスクステップを追加した後、ドロップダウンメニューを使用して遅延を設定します。Eメールが送信された直後にタスクを実行する場合は、［タスクをただちに作成］を選択します。

• • 既定では、タスクが完了するまでシーケンスが一時停止されます。シーケンスを一時停止すると、タスクの完了にさらに時間が必要な場合、そのシーケンスは続行されません。タスクが未完了でもシーケンスを続行させるには、［タスクを完了せずに続行］チェックボックスをオンにします。
• HubSpotのLinkedIn Sales Navigatorとの統合を使用している場合、InMailを送信したり接続リクエストを送信したりするためのタスクを作成することができます。キュー内のタスクが完了すると、コンタクトのレコードでLinkedIn Sales Navigatorが開くため、InMailまたは接続リクエストを送信できます。

• • 右側のパネルで、［Sales Navigator - InMailを送信］または［Sales Navigator - 接続リクエスト］をクリックします。
  • タスクのタイトルを入力します。
  • タスクを高優先度としてマークするには、［優先度］ドロップダウンメニューをクリックします。
  • タスクをキューに追加するには、［キュー］ドロップダウンメニューをクリックします。
  • ［コメント］フィールドにタスクの詳細を入力します。このフィールドを使用して、InMailまたは接続リクエストに含めるメッセージを入力できます。タスクが完了しても、LinkedIn Sales Navigatorのポップアップボックスにメッセージが自動的に入力されるわけではないことにご注意ください。下部のツールバーを使用して、テキストの書式設定、リンクの挿入、またはスニペットの挿入を行います。
    

• シーケンスが完成するまでステップを追加します。各シーケンスで使用できるのは5件のEメールテンプレートに制限されますが、タスクリマインダーは必要な数だけ追加できます。

シーケンス設定を編集する

シーケンスにステップを追加したら、フォローアップEメールの送信時間や既定のタスク作成時間などのシーケンス設定を編集できます。これらの設定は、シーケンスの最初のステップ以降に実行されるEメールとタスクにのみ適用されます。

注： 営業日にのみEメールを送信するようにシーケンスが設定されている場合、遅延ではステップ間の営業日のみがカウントされます。例えば、木曜日の午後5時にEメールが送信され、その3日後にフォローアップEメールが送信されるようにスケジュールされている場合、フォローアップEメールは翌週火曜日の午後5時に送信されます。

• ［設定］タブをクリックします。
• 既定では、シーケンスのフォローアップEメールは営業日にのみ送信されます。土曜日と日曜日にEメールを送信する場合は、［営業日にのみEメールを送信してタスクを作成］スイッチをクリックしてオフに切り換えます。
• 受信者の受信トレイでシーケンス内の各Eメールをまとめてスレッド化する場合は、［Eメールを返信としてスレッド化する］スイッチをクリックしてオンに切り換えます。
• シーケンスで各フォローアップEメールを送信するタイミングをカスタマイズするには、［次の時間に自動送信Eメールを送信］時間選択ピッカーを使用して時間範囲を設定します。そうするとHubSpotは、指定された期間内で、Eメールを送信する最適な時間を自動的に決定します。例えば、HubSpotは以前のEメールがいつ開封されたか、シーケンスにコンタクトを登録するときにどのタイムゾーンが選択されたかを確認して、最適な時間を決定します。
• シーケンスのタスクはアカウントの暦日の開始時に作成されます。暦日はコンタクトを登録するときに選択されたタイムゾーンに基づきます。作成されたタスクは、「タスクの日次ダイジェスト」Eメールに記載されます。シーケンスでタスクが作成されるたびにEメールリマインダーを受信するには、次の手順に従います。
  • ［各タスクのEメールリマインダーを受け取る］スイッチをクリックしてオンに切り換えます。
  • 時間選択ピッカーを使用して、タスクのリマインダーを受け取る既定の時間を選択します。作成されたタスクの期限は、シーケンスでコンタクトを登録するときに選択されたタイムゾーンでのその日の午後5時に設定されます。

シーケンス登録の自動化を編集する

自動登録解除のトリガーを編集したり、埋め込みワークフローをセットアップしたりして、シーケンスのコンタクトを自動的に登録または登録解除することができます。ワークフローを作成する前に、シーケンス登録自動化に関する制限についてご確認ください。

• ［自動化］タブをクリックします。
• コンタクトがこのシーケンス内のメールのいずれかに返信したときに、そのコンタクトと同じ会社のすべてのコンタクトをこのシーケンスから登録解除する場合は、［同じ会社のすべてのコンタクトをこのシーケンスから］のスイッチをクリックしてオンにします。既定では、コンタクトがシーケンスのメールのいずれかに返信したり、スケジュール設定ページでミーティングを予約したりすると、コンタクトは自動的に登録解除されます。これらのトリガーをオフにすることはできません。

• ［ワークフローを作成］をクリックします。

• 右側のパネルで、ワークフローへの登録のトリガーとなるコンタクトのアクティビティーを選択します。フォーム送信やページの閲覧などのアクティビティーに基づいてワークフロー登録をトリガーすることができます。
• コンタクトがフォームを送信したときにワークフローに登録するには、［フォーム送信］を選択します。次に、ウェブサイト上で何らかのフォームを送信したコンタクトを登録する場合には［コンタクトは任意のフォームを送信します］を選択します。［コンタクトは特定のフォームを送信します］を選択すると、ドロップダウンメニューから特定のフォームを選択することができます。

• • ［ページビュー］を選択すると、コンタクトがウェブサイトのページを閲覧したときに、コンタクトがワークフローに登録されます。次に、ページ閲覧のオプションを選択して、ページ閲覧の条件をURLで絞り込みます。ワイルドカード（*）は使用できません。 

• ［次：ワークフローアクションを設定］をクリックします。 
• ［シーケンスアクション］セクションで、コンタクトがトリガー条件を満たしたときに実行するアクションを選択します。
• ワークフローの登録条件を満たしたコンタクトをシーケンスから登録解除するには、［コンタクトをこのシーケンスから登録解除］を選択します。

• • コンタクトがワークフローの登録条件を満たしたときにそのコンタクトをシーケンスに登録するには、［コンタクトをこのシーケンスに登録］を選択します。［送信者］と［送信元Eメールアドレス］のドロップダウンメニューを使用して、Eメールの送信者を選択します。 

• 左下の［作成］をクリックします。
• ダイアログボックスで、［有効にする］をクリックして直ちにワークフローをオンにするか、［下書きとして保存］をクリックします。

ワークフローは、［自動化］タブのトリガーのリストに表示されます。ワークフローツールのワークフロー、トリガー、アクションを編集したり、ワークフローを削除したりするには、ワークフローの横にカーソルを置き、［アクション］ドロップダウンメニューをクリックします。

シーケンスを編集する

シーケンステンプレートを編集し、シーケンスに含まれるタスクを更新したり、シーケンスの設定を調整したりできます。シーケンスで現在アクティブなコンタクトがある場合は、アクティブシーケンスの変更がコンタクトに与える影響について詳細をご確認ください。

• シーケンスでのステップを並べ替えるには、右上にある［アクション］ドロップダウンメニューをクリックし、［上に移動］または［下に移動］を選択します。

• Eメールテンプレートまたはタスクをシーケンスから直接編集することができます。
  • テンプレート名のドロップダウンメニューをクリックし、［編集］を選択してテンプレートを編集するか、［置換］を選択して別のテンプレートを選択します。
  • Eメールテンプレートを編集し、［既存のテンプレートを更新］をクリックして編集内容を現在のテンプレートに追加するか、［新規テンプレートとして保存］をクリックして新しいテンプレートとして保存します。

• タスクを編集するには、右上の［アクション］ドロップダウンメニューをクリックし、［タスクを編集］を選択します。
• シーケンスからステップを削除するには、右上の［アクション］ドロップダウンメニューをクリックし、［削除］を選択します。
• シーケンスステップの編集が完了したら、次の操作を行います。
  • 既存のシーケンスに加えたばかりの変更を適用するには、［既存のシーケンスを保存］をクリックします。
  • 加えたばかりの変更を含む新しいシーケンスを完全に作成するには、［コピーを作成］をクリックします。新しいシーケンスの名前を入力し、［保存］をクリックします。

シーケンスにコンタクトを登録する方法をご確認ください。