Facturen maken en beheren

Maak facturen in HubSpot om digitale betalingen te innen via de HubSpot betalingstool, of om betalingen buiten HubSpot om bij te houden. Bekijk de installatiehandleiding om aan de slag te gaan met facturen. Je kunt ook de standaard factuureigenschappen van HubSpot bekijken.

Let op: factuurfuncties zijn beschikbaar in alle accounts die gebruik maken van de Quickbooks integratie. Om HubSpot facturen handmatig te maken, heb je een Starter, Professional of Enterprise account nodig met de betalingsfunctie ingesteld.

Hieronder lees je hoe je facturen maakt om naar je kopers te sturen en hoe je ze beheert nadat ze zijn gemaakt.

Een factuur maken

Superbeheerders en gebruikers met objectmachtigingen voor facturen kunnen rechtstreeks vanuit een record van een contactpersoon, bedrijf, deal of offerte of vanaf de indexpagina voor facturen een factuur maken. Je kunt ook een factuur maken vanuit een gepubliceerde offerte om de gegevens van de offerte te kopiëren naar een nieuwe factuur.

Let op: facturen kunnen alleen worden aangemaakt als de standaardvaluta van je account is ingesteld op USD.

Om een factuur te maken vanaf de indexpagina:

• Navigeer in je HubSpot-account naar Verkoop > Facturen.
• Klik rechtsboven op Factuur maken.

Een factuur maken van een contact, bedrijf of deal record:

• Navigeer naar je gegevens:
  • Contacten: Ga in je HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Ga in je HubSpot account naar Contactpersonen > Bedrijven.
  • Deals: Ga in je HubSpot account naar Sales > Deals.
• Klik op de naam van het record waarvan je een factuur wilt maken.
• Ga in de rechterzijbalk naar het gedeelte Facturen en klik op Toevoegen.
  
  
• Selecteer Factuur maken in het vervolgkeuzemenu. Naast het maken van een factuur vanuit een CRM-record, kunt u ook een van de volgende opties selecteren in het vervolgkeuzemenu:
  
  • Bestaande factuur toevoegen: koppel een bestaande factuur aan het record.

• • Zet deal om in factuur (alleen deals): maakt een factuur met de informatie van de deal, inclusief de bijbehorende regelitems.

Een factuur maken op basis van een gepubliceerde offerte:

• Ga in je HubSpot account naar Sales > Prijsopgaven.
• Beweeg de muis over de naam van de offerte, klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Offerte converteren naar factuur. Hierdoor wordt een nieuwe factuur aangemaakt met de informatie van de offerte.

Vervolgens ga je naar de factuureditor om de factuurgegevens te configureren.

Let op: standaard wordt bij het maken van een factuur het gestandaardiseerde voorvoegsel INV gebruikt, gevolgd door een nummer dat oploopt voor elke factuur die wordt gemaakt (bijvoorbeeld INV-1001 en dan INV-1002). Je kunt de prefix en het startnummer van facturen aanpassen in je instellingen.

Facturering instellen

Stel in het gedeelte Factureren aan van de factuureditor eerst de bijbehorende records, betalingsvoorwaarden en meer in.

• Elke factuur moet aan minstens één contactpersoon worden gekoppeld. Om een factuur aan een contactpersoon te koppelen:
  • Klik op Contactpersoon toevoegen.
  • Zoek in het rechterpaneel naar een bestaand contact of maak een nieuw contact aan.
  • Klik op Volgende en ga verder met het instellen van de benodigde koppelingslabels.
  • Klik op Opslaan.
• Elke factuur kan aan één bedrijf worden gekoppeld. Om de factuur aan een bedrijf te koppelen:
  • Klik op Bedrijf toevoegen.
  • Zoek in het rechterpaneel naar een bestaand bedrijf of maak een nieuw bedrijf aan.
  • Klik op Volgende en ga verder met het instellen van de benodigde koppelingslabels.
  • Klik op Opslaan.
• Een factuuradres toevoegen aan de factuur:
  • Klik op Bewerken onder Factuuradres.
  • Voer in het rechterpaneel de adresgegevens in.
  • Klik op Toepassen.
• Standaard wordt de factuurdatum ingesteld op de huidige dag. Om dit aan te passen, klik je op het veld Factuurdatum en gebruik je de datumkiezer om een nieuwe datum te selecteren.
• Standaard is de factuurbetaling verschuldigd bij ontvangst van de factuur. Als je andere betalingstermijnen wilt selecteren, klik je op het vervolgkeuzemenu Betalingstermijnen en selecteer je een betalingstermijn. Het veld Vervaldatum wordt automatisch aangepast aan de geselecteerde termijn.
• Als je een inkoopordernummer aan de factuur wilt toevoegen, voer je het nummer in het veld PO-nummer in.

Regelitems toevoegen

Voeg in het gedeelte Lijnitems de items toe die je koper zal kopen.

• Bestaande producten uit uw productbibliotheek toevoegen( alleenProfessional of Enterprise ):
  
  • Klik op Selecteren uit productbibliotheek.
  • Schakel in het rechterpaneel de selectievakjes in naast de producten die je koper gaat kopen. Klik vervolgens op Toevoegen.

• Zo maak je een aangepast regelitem voor de factuur:
  • Klik op Aangepast regelitem maken.
  • Configureer de details van je regelitem in het rechterpaneel. De velden Naam en Prijs per eenheid zijn verplicht. Klik vervolgens op Opslaan.
  • Nadat je het regelitem hebt opgeslagen, kun je de details ervan bijwerken in de regelitem-editor, inclusief het verhogen van de hoeveelheid en het instellen van een korting per eenheid (USD of percentage).
• Nadat je de items hebt toegevoegd, kun je het subtotaal, inclusief eventuele kortingen, bekijken in het gedeelte Samenvatting.

Opmerkingen toevoegen

Als je notities voor je koper wilt toevoegen aan de factuur, kun je deze optioneel toevoegen in het gedeelte Opmerkingen. Je kunt de tekstopties onder aan het tekstveld gebruiken om je tekst verder op te maken, een hyperlink toe te voegen of een knipsel in te voegen.

Factureringsopties configureren

Stel in het gedeelte Facturering in welke betalingsopties beschikbaar zijn voor de koper en of je informatie over het factuur- en verzendadres wilt verzamelen. Deze instellingen worden overgenomen van de instellingen voor het afrekenen van betalingen.

• Om de toegestane betalingsmethoden in te stellen, schakelt u de selectievakjes naast Creditcard of debetkaart en ACH (bankoverschrijving) in.
• Om informatie over het factuuradres te verzamelen bij het afrekenen, schakelt u het selectievakje Factuuradres verzamelen voor creditcardaankopen in.
• Schakel het selectievakje Verzamel verzendadres in om verzendadresgegevens te verzamelen bij het afrekenen. Wanneer de koper zijn verzendgegevens invoert, kan hij alleen kiezen uit de landen die je hebt ingesteld in je betalingsinstellingen.

Geavanceerde instellingen

In het gedeelte Geavanceerde instellingen kun je de taal en de locale van de factuur aanpassen, evenals de URL van de factuur. Klik op Geavanceerde instellingen om naar de geavanceerde instellingen te gaan.

• Standaard is de taal die gebruikt wordt voor titels en labels op de pagina ingesteld op Engels. Om dit aan te passen naar een andere taal, klik je op het vervolgkeuzemenu Taal en selecteer je een taal.
• Standaard wordt voor de datum- en adresnotatie de Amerikaanse notatie gebruikt. Om dit bij te werken naar een andere indeling, klik je op het vervolgkeuzemenu Locale en selecteer je een locale.
• Om een aangepaste factuur-URL in te stellen met een van je verbonden domeinen, klik je op het vervolgkeuzemenu Domein en selecteer je een domein. Je kunt ook een aangepaste slug aan het einde van de URL invoeren door een waarde in te voeren in het veld Content slug. Een voorbeeld van de factuur-URL wordt weergegeven onder de URL-velden.

Opslaan en afronden

Op elk moment tijdens het maken van een factuur kun je linksboven op Opslaan klikken om de factuur als concept op te slaan. Je kunt op elk moment teruggaan naar een conceptfactuur om deze te bewerken of te verwijderen. Je kunt ook rechtsboven op Voorbeeld klikken om te zien hoe de factuur eruit komt te zien voor de koper.

Als je klaar bent om de factuur af te ronden, kun je deze naar de koper sturen:

• Klik rechtsboven op Afronden. Eenmaal gefinaliseerd kan een factuur niet meer worden bewerkt of verwijderd.

• Bekijk de disclaimer in het dialoogvenster en klik vervolgens op Afronden.
• In het volgende dialoogvenster kun je een methode selecteren voor het verzenden van de factuur naar je koper of terugkeren naar de indexpagina voor facturen:
  • Kopiëren: de URL van de factuur kopiëren.
  • E-mail met factuur schrijven: navigeer naar het gekoppelde contactpersoon-, bedrijfs- of dealrecord met een opgestelde een-op-een e-mail met een koppeling naar de factuur.
  • Sluiten: terugkeren naar de indexpagina voor facturen.
    
    

Je kunt de factuur ook op een later tijdstip versturen vanaf de facturenindexpagina, waar je ook je bestaande facturen kunt beheren.

Facturen beheren

Nadat u facturen hebt gemaakt, kunt u ze beheren vanaf de factuurindexpagina, net zoals bij het beheren van andere CRM-records.

• Navigeer in je HubSpot-account naar Verkoop > Facturen.
• Klik op de naam van de factuur.
• In het rechterpaneel kun je de eigenaar van de factuur instellen met het veld Eigenaar, de eigenschappen ervan bekijken en de koppelingen van de factuur beheren.
  • Voor opgestelde facturen heb je toegang tot de volgende opties door op het vervolgkeuzemenu Acties rechtsboven te klikken:
    • Bewerken: doorgaan met het opstellen van de factuur.
    • Als je de details van een factuur wilt bekijken, klik je op de factuurnaam en vervolgens op de details in het rechterpaneel.
    • Klonen: een nieuwe factuur maken met dezelfde gegevens.
      
      
  • Voor definitieve facturen heb je toegang tot de volgende opties door op het vervolgkeuzemenu Acties rechtsboven te klikken:
    • Koppeling kopiëren: kopieer de URL van de factuur om naar een koper te sturen.
    • Verzenden: als er een contactpersoon is gekoppeld aan de factuur, selecteer je deze optie om naar de contactpersoon te navigeren en een een-op-een e-mail te verzenden met een link naar de factuur.
    • Downloaden: download een PDF van de factuur.
    • Betaald markeren: markeer de factuur als betaald en stel de betaaldatum in. Nadat je een factuur als betaald hebt gemarkeerd, kun je deze niet meer innen of ongeldig maken. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
    • Ongedaan maken: de factuur als ongeldig markeren. Nadat je een factuur als ongeldig hebt gemarkeerd, kun je geen betalingen meer innen op de factuur of deze ongeldig maken. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
    • Klonen: een nieuwe factuur maken met dezelfde gegevens.
      
      
• De indexpagina filteren op specifieke factuureigenschappen:
  • Klik linksboven op Geavanceerde filters.
  • Klik in het rechterpaneel op + Filter toevoegen om een nieuw filter in te stellen.
  • Zoek en selecteer de eigenschap waarop je wilt filteren, stel vervolgens de filtercriteria in en klik op Filter toepassen.
  • Om meerdere filters in te stellen, klik je op AND of OR, afhankelijk van hoe je ze wilt groeperen. Meer informatie over het instellen van filters en het opslaan van weergaven.
    
    
• Klik rechtsboven in de tabel op Exporteren om je facturen te exporteren. Meer informatie over het exporteren van records.
• Om de kolommen in de tabel te bewerken, klik je op Kolommen bewerken rechtsboven in de tabel.

Factuurinstellingen beheren

Je kunt het factuurvoorvoegsel en het beginnummer wijzigen vanuit je factuurinstellingen. Als je deze instellingen wijzigt, worden bestaande facturen niet bijgewerkt, alleen nieuwe.

• Klik in je HubSpot account op het settings instellingen-pictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
• Facturen beginnen standaard met het voorvoegsel INV. Als u dit wilt wijzigen, klikt u op Prefix bewerken. Voer vervolgens in het dialoogvenster een nieuw voorvoegsel in en klik op Voorvoegsel opslaan. Een voorvoegsel mag maximaal 8 tekens bevatten.
• Standaard is het startfactuurnummer 1001. Om dit te wijzigenm klik je op Beginpunt voor factuurnummers bijwerken. Voer vervolgens in het dialoogvenster een nieuw beginpuntnummer in en klik op Beginpunt bijwerken.