Opprette og administrere fakturaer

Opprett fakturaer i HubSpot for å samle inn digitale betalinger via HubSpot-betalingsverktøyet, eller for å spore betalinger utenfor HubSpot. Ta en titt på installasjonsveiledningen for å komme i gang med å bruke fakturaer. Du kan også se HubSpots standard fakturaegenskaper.

Merk: Fakturafunksjonene er tilgjengelige i alle kontoer som bruker Quickbooks-integrasjonen. For å opprette HubSpot-fakturaer manuelt må du ha en Starter-, Professional- eller Enterprise-konto med betalingsverktøyet konfigurert.

Nedenfor kan du lese om hvordan du oppretter fakturaer som skal sendes til innkjøperne, og hvordan du administrerer dem etter at de er opprettet.

Opprette en faktura

Superadministratorer og brukere med fakturaobjektrettigheter kan opprette en faktura direkte fra en kontakt-, firma-, avtale- eller tilbudspost, eller fra indekssiden for fakturaer. Du kan også opprette en faktura fra et publisert tilbud for å kopiere tilbudets detaljer til en ny faktura.

Merk: Fakturaer kan bare opprettes hvis kontoens standardvaluta er satt til USD.

Slik oppretter du en faktura fra indekssiden:

• Klikk på Opprett faktura øverst til høyre.

Slik oppretter du en faktura fra en kontakt-, firma- eller avtalepost:

• Naviger til postene dine:
  • Kontakter: Naviger til Kontakter > Kontakter i HubSpot-kontoen din.
  • Bedrifter: Naviger til Kontakter > Firmaer i HubSpot-kontoen din.
  • Avtaler: Naviger til Salg > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på posten du vil opprette en faktura fra.
• Finn delen Fakturaer i høyre sidefelt, og klikk deretter på Legg til.
  
  
• Velg Opprett faktura i rullegardinmenyen. I tillegg til å opprette en faktura fra en CRM-post, kan du også velge ett av følgende alternativer i rullegardinmenyen:
  
  • Legg til eksisterende faktura: knytte en eksisterende faktura til posten.

• • Konverter avtale til faktura (kun avtaler): oppretter en faktura ved hjelp av avtalens informasjon, inkludert tilknyttede varelinjer.

Slik oppretter du en faktura fra et publisert tilbud:

• Naviger til Salg > Tilbud i HubSpot-kontoen din.
• Hold musepekeren over navnet på tilbudet, klikk deretter på rullegardinmenyen Handlinger og velg Konverter tilbud til faktura. Dette oppretter en ny faktura ved hjelp av informasjonen i tilbudet.

Deretter kommer du til fakturaredigeringsprogrammet der du kan konfigurere fakturadetaljene.

Merk: Når du oppretter en faktura, brukes som standard prefikset INV etterfulgt av et nummer som øker fortløpende for hver faktura som opprettes (for eksempel INV-1001 og deretter INV-1002). Du kan oppdatere prefikset og startnummeret for fakturaer i innstillingene.

Konfigurere fakturering

I delen Faktura til i fakturaredigeringsprogrammet konfigurerer du først fakturaens tilknyttede poster, betalingsbetingelser med mer.

• Hver faktura må være knyttet til minst én kontakt. Slik knytter du fakturaen til en kontakt:
  • Klikk på Legg til kontakt.
  • I panelet til høyre kan du søke etter en eksisterende kontakt eller opprette en ny.
  • Klikk på Neste og fortsett med å konfigurere nødvendige tilknytningsetiketter.
  • Klikk på Lagre.
• Hver faktura kan knyttes til ett selskap. Slik knytter du fakturaen til et selskap:
  • Klikk på Legg til selskap.
  • I panelet til høyre kan du søke etter et eksisterende selskap eller opprette et nytt.
  • Klikk på Neste og fortsett med å konfigurere nødvendige tilknytningsetiketter.
  • Klikk på Lagre.
• Slik legger du til en faktureringsadresse på fakturaen:
  • Klikk på Rediger under Faktureringsadresse.
  • Skriv inn adresseinformasjonen i panelet til høyre.
  • Klikk på Bruk.
• Som standard er fakturadatoen satt til inneværende dag. Du kan oppdatere dette ved å klikke på feltet Fakturadato og deretter bruke datovelgeren til å velge en ny dato.
• Som standard forfaller fakturaen til betaling ved fakturamottak. Hvis du vil velge andre betalingsbetingelser, klikker du på rullegardinmenyen Betalingsbetingelser og velger deretter en betalingsbetingelse. Forfallsdatofeltet oppdateres automatisk slik at det samsvarer med den valgte betalingsbetingelsen.
• Hvis du vil legge til et innkjøpsordrenummer på fakturaen, skriver du inn nummeret i feltet PO-nummer.

Legg til varelinjer

I varelinjen legger du til varene som kjøperen skal kjøpe.

• Slik legger du til eksisterende produkter fra produktbiblioteket ditt( kunProfessional eller Enterprise ):
  
  • Klikk på Velg fra produktbiblioteket.
  • I panelet til høyre merker du av i avmerkingsboksene ved siden av produktene som kjøperen skal kjøpe. Klikk deretter på Legg til.

• Slik oppretter du en egendefinert varelinje til fakturaen:
  • Klikk på Opprett egendefinert varelinje.
  • Konfigurer detaljene for varelinjen i panelet til høyre. Feltene Navn og Enhetspris er obligatoriske. Klikk deretter på Lagre.
  • Når du har lagret varelinjen, kan du oppdatere detaljene i varelinjeredigeringsprogrammet, blant annet ved å øke antallet og angi en enhetsrabatt (enten i USD eller i prosent).
• Når du har lagt til varelinjene, kan du se delsummen, inkludert eventuelle rabatter, i delen Sammendrag.

Legg til kommentarer

Hvis du vil legge til merknader til kjøperen på fakturaen, kan du eventuelt legge dem til i delen Kommentarer. Du kan bruke tekstalternativene nederst i tekstfeltet til å formatere teksten ytterligere, legge til en hyperkobling eller sette inn et utdrag.

Konfigurere faktureringsalternativer

I faktureringsdelen angir du hvilke betalingsalternativer som skal være tilgjengelige for kjøperen, samt om du vil samle inn fakturerings- og leveringsadresseinformasjon. Disse innstillingene arves fra betalingsinnstillingene i kassen.

• For å angi hvilke betalingsmåter som er tillatt, merker du av i avmerkingsboksene ved siden av kreditt- eller debetkort og ACH (bankoverføring).
• Hvis du vil samle inn informasjon om faktureringsadresse i kassen, merker du av i avmerkingsboksen Samle inn faktureringsadresse for kredittkortkjøp.
• Hvis du vil samle inn leveringsadresseinformasjon i kassen, merker du av i avmerkingsboksen Samle inn leveringsadresse. Når kjøperen oppgir leveringsinformasjonen sin, kan de bare velge blant landene du har angitt i betalingsinnstillingene.

Avanserte innstillinger

I delen Avanserte innstillinger kan du tilpasse språk og landegrenser for fakturaen, samt fakturaens URL-adresse. Klikk på Avanserte innstillinger for å få tilgang til avanserte innstillinger.

• Språket som brukes til titler og etiketter på siden, er som standard satt til engelsk. Hvis du vil oppdatere dette til et annet språk, klikker du på rullegardinmenyen Språk og velger deretter et språk.
• Dato- og adresseformatet er som standard satt til USA-format. Hvis du vil oppdatere dette til et annet format, klikker du på rullegardinmenyen Lokalitet og velger deretter en lokalitet.
• Hvis du vil angi en egendefinert faktura-URL ved hjelp av et av de tilkoblede domenene, klikker du på rullegardinmenyen Domene og velger deretter et domene. Du kan også angi en egendefinert slug på slutten av URL-adressen ved å skrive inn en verdi i feltet Content slug. En forhåndsvisning av faktura-URL-en vises under URL-feltene.

Lagre og ferdigstill

Når som helst når du oppretter en faktura, kan du klikke på Lagre øverst til venstre for å lagre fakturaen som et utkast. Du kan når som helst gå tilbake til et fakturautkast for å redigere eller slette det. Du kan også klikke på Forhåndsvisning øverst til høyre for å se hvordan fakturaen vil se ut for kjøperen.

Hvis du er klar til å ferdigstille fakturaen slik at du kan sende den til kjøperen:

• Klikk på Fullfør øverst til høyre. Når fakturaen er ferdigbehandlet, kan den ikke redigeres eller slettes.

• Gå gjennom ansvarsfraskrivelsen i dialogboksen, og klikk deretter på Fullfør.

Send

Når du har ferdigstilt fakturaen, vises en dialogboks med alternativer for å sende fakturaen til kjøperen via e-post.

• Først må du konfigurere feltene for e-postadresser:
  • Til-feltet fylles automatisk ut med e-postadressen til den første kontakten som ble knyttet til fakturaen. Hvis du vil endre denne adressen, klikker du på rullegardinmenyen og søker etter og velger en kontakt. Du kan også skrive inn en ny e-postadresse, så oppretter HubSpot automatisk en kontaktoppføring for vedkommende etter at fakturaen er sendt.
  • Cc-feltet fylles automatisk ut med adressene til eventuelle andre kontakter som var knyttet til fakturaen da den ble opprettet. Hvis du vil legge til flere adresser i dette feltet, klikker du på rullegardinmenyen, søker etter og velger kontaktene, eller skriver inn egendefinerte e-postadresser.
  • Fra-feltet fylles automatisk ut med den tilkoblede e-postadressen, men du kan velge en hvilken som helst e-postadresse som er koblet til kontoen.
    • E-postadressen du velger, blir standardadresse for fremtidige fakturasendinger, men kan endres før hver sending.
    • Svar på denne e-posten vil bli sendt til Fra-adressen . Hvis du velger en e-postadresse som brukes til en tilkoblet innboks, inkludert delte team-e-postkasser, kan du administrere oppfølgingen i HubSpots innboks for samtaler.
• Klikk på Send faktura.
• Hvis du i stedet vil skrive en en-til-en-e-post med en lenke til fakturaen manuelt, klikker du på Skriv e-post manuelt.

Kjøperen mottar deretter en e-post med fakturadetaljene og en lenke til visning av fakturaen i nettleseren.

Du kan også sende fakturaen på et senere tidspunkt fra fakturaindeks-siden, der du også kan administrere eksisterende fakturaer. Les mer om hvordan du administrerer og deler fakturaer nedenfor.

Administrere fakturaer

Når du har opprettet fakturaer, kan du administrere dem fra fakturaindeks-siden, på samme måte som du administrerer andre CRM-poster.

• Klikk på navnet på fakturaen.
• I panelet til høyre kan du angi fakturaens eier ved hjelp av feltet Eier, se fakturaens egenskaper og administrere fakturaens tilknytninger.
  • For utfylte fakturaer får du tilgang til følgende alternativer ved å klikke på rullegardinmenyen Handlinger øverst til høyre:
    • Rediger: fortsette å konfigurere fakturaen.
    • For å se detaljerom en faktura klikker du på fakturanavnet og deretter på detaljene i panelet til høyre.
    • Klone: Opprett en ny faktura med de samme opplysningene.
      
      
  • For ferdigstilte fakturaer får du tilgang til følgende alternativer ved å klikke på rullegardinmenyen Handlinger øverst til høyre:
    • Kopier lenke: kopier fakturaens URL for å sende den til en kjøper.
    • Send: Send fakturaen via e-post. Finn ut mer om hvordan du sender fakturaer via e-post.
    • Last ned: last ned en PDF-fil av fakturaen.
    • Merk som betalt: Merk fakturaen som betalt og angi betalingsdato. Når du har merket en faktura som betalt, kan du ikke lenger kreve inn betaling for fakturaen eller annullere den. Dette kan ikke angres.
    • Annullere: markerer fakturaen som annullert. Når du har merket en faktura som ugyldig, kan du ikke lenger kreve betaling for fakturaen eller annullere den. Dette kan ikke angres.
    • Klone: Opprett en ny faktura med de samme opplysningene.
      
      
• For å filtrere indekssiden etter bestemte fakturaegenskaper:
  • Klikk på Avanserte filtre øverst til venstre.
  • Klikk på + Legg til filter i panelet til høyre for å opprette et nytt filter.
  • Søk etter og velg egenskapen du vil filtrere etter, angi filterkriteriene og klikk på Bruk filter.
  • Hvis du vil sette opp flere filtre, klikker du på AND eller OR avhengig av hvordan du vil gruppere dem. Finn ut mer om hvordan du konfigurerer filtre og lagrer visninger.
    
    
• Klikk på Eksporter øverst til høyre i tabellen for å eksportere fakturaene. Finn ut mer om hvordan du eksporterer poster.
• Hvis du vil redigere kolonnene som vises i tabellen, klikker du på Rediger kolonner øverst til høyre i tabellen.

Sende fakturaer

Når du har opprettet en faktura, kan du dele den via en direkte lenke eller e-post. Du kan også sette inn fakturaer mens du skriver meldinger i CRM-poster og i innboksen for samtaler.

For å sende fakturaen i en e-post:

• Klikk på navnet på fakturaen.
• Klikk på rullegardinmenyen Handlinger i høyre sidefelt, og velg deretter Send.
• I dialogboksen konfigurerer du feltene for e-postadresse og klikker deretter på Send faktura.

For å sende en en-til-en-e-post manuelt med en lenke til fakturaen:

• Klikk på navnet på fakturaen.
• Klikk på rullegardinmenyen Handlinger i høyre sidefelt, og velg deretter Send.
• Klikk på Skriv e-post manuelt i dialogboksen. Du blir deretter omdirigert til avtaleposten som er knyttet til fakturaen, der du kan skrive e-posten. En lenke til fakturaen inkluderes automatisk i e-postteksten.
• Når du har skrevet e-posten, klikker du på Send.

For å dele en direkte lenke til en faktura:

• Klikk på navnet på fakturaen.
• Klikk på rullegardinmenyen Handlinger i høyre sidefelt, og velg deretter Kopier lenke.

• Deretter kan du sette inn lenken i den foretrukne meldingsplattformen, og kjøperen kan klikke på lenken for å se fakturaen på URL-adressen du konfigurerte under opprettelsen av fakturaen.

Slik setter du inn en faktura i en én-til-én e-post eller melding i innboksen for samtaler:

• Klikk på Sett inn i meldingskomponisten, og velg deretter Fakturaer.
• Velg en faktura. Du kan også klikke på Administrer for å navigere til fakturaindeks-siden.

Når du har valgt en faktura, legges det til en hyperkobling i meldingen ved hjelp av fakturanummeret.

Merk: For øyeblikket støtter ikke HubSpot-bygde kontointegrasjoner, som Quickbooks Online og Xero, synkronisering av fakturaer fra HubSpot. Du kan imidlertid eksportere fakturapostene dine og laste dem opp til regnskapssystemet ditt. Du kan abonnere på oppdateringer om nye funksjoner for fakturaintegrasjon, for eksempel fakturasynkronisering, ved å fylle ut dette skjemaet.