Conectar um formulário à caixa de entrada de conversas

Para receber envios em um formulário na caixa de entrada de conversas, conecte o formulário como um canal na sua caixa de entrada. Qualquer formulário da HubSpot pode ser conectado à caixa de entrada de conversas. Quando um visitante enviar um formulário, você pode responder à consulta dele na caixa de entrada da mesma maneira que responderia a um e-mail. Você também pode criar um tíquete correspondente para a solicitação do visitante.

Depois de conectar um formulário à caixa de entrada de conversas, se você for um usuário do Service Hub Professional ou Enterprise , poderá adicionar o formulário à central de conhecimento para que os visitantes possam entrar em contato com a sua equipe caso não encontrem as respostas necessárias na documentação.

Observação: você deve ter um e-mail de equipe conectado ou um endereço de e-mail de fallback da HubSpot conectado para responder aos envios de formulários na sua caixa de entrada de conversas.

Conectar um formulário

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Conversas > Caixa de entrada.
• No canto inferior esquerdo, clique em Configurações da caixa de entrada e selecione Canais.
• Clique em Conectar um canal.
• Clique em Formulários.
• Selecione Conectar um formulário existente ou Criar um novo formulário.
• No canto inferior direito, clique em Próximo.

Conectar um formulário existente

Personalize as regras de roteamento de formulário existentes e as propriedades de tíquete associadas.

• Clique no menu suspenso Selecionar um formulário e selecione um formulário existente.
• Clique em Próximo.
• Por padrão, os envios recebidos são excluídos para a sua equipe fazer uma triagem. Se quiser encaminhar a conversa para usuários e membros da equipe específicos, clique no botão para ativar Atribuir conversas automaticamente .

Observação: somente usuários com licenças pagas do Sales Hub ou do Service Hub atribuídas podem definir as regras de encaminhamento automático. As mensagens recebidas só podem ser encaminhadas para usuários com licenças pagas do Sales Hub ou do Service Hub atribuídas. Se o usuário não tiver acesso a uma assinatura paga, você não poderá incluí-lo em suas regras de encaminhamento.

• Clique no menu suspenso Atribuir automaticamente as conversas recebidas a e selecione uma opção de roteamento:
  
  • Usuários e equipes específicos: encaminhe os envios recebidos para usuários ou equipes selecionados. Selecione os nomes dos usuários ou da equipe no menu suspenso Usuários e equipes específicos.
  • Proprietário do contato: encaminhe as conversas recebidas para o proprietário de um contato. O contato deve ter um proprietário atribuído em seu registro e ser rastreado com um cookie. Se o proprietário estiver off-line, a mensagem será enviada por e-mail para o proprietário do visitante.
• É recomendável criar automaticamente um tíquete para cada envio de formulário. Para personalizar as propriedades de tíquete, clique em Editar tíquete.
  • No painel direito, use os menus dropdown para editar as propriedades.
  • Por padrão, se você tiver definido regras de atribuição automática na caixa de entrada, o proprietário do bilhete será o mesmo que o proprietário da conversa. Para alterar o proprietário do bilhete, clique nomenu suspenso Proprietário do bilhete e seleccione outra opção
  • Clique em Salvar. 

• Para finalizar a configuração do formulário, clique em Salvar no canto inferior direito.

Você também pode conectar um formulário diretamente do editor de formulário. No painel esquerdo do editor de formulário, na seção Propriedades do tíquete, clique para ativar o botão Criação automática de tíquetes. Isso adicionará os campos de tíquete padrão ao formulário para que um tíquete seja criado automaticamente de cada envio de formulário.

Criar um novo formulário

Você será encaminhado ao editor de formulários, no qual poderá configurar e personalizar seu formulário.

• Na parte superior do editor de formulários, clique no ícone de lápis edit para editar o nome do formulário.
• Configure seus campos de formulário e opções de formulário.
• Por padrão, os envios deste formulário criarão um tíquete. Edite os campos de formulário exibidos. Os seguintes campos serão incluídos automaticamente:
  • Nome
  • Sobrenome
  • E-mail
  • Problema (nome do tíquete)
  • Detalhes (descrição do tíquete)
  • Pipeline de tíquetes (campo oculto, aparece como h_pipeline)
  • Status do tíquete (campo oculto, aparece como hs_pipeline_stage)

Observação: os campos Pipeline do tíquete e Status do tíquete são propriedades ocultas e não aparecerão no editor de formulários ou no formulário de suporte ativo. Você pode editar o pipeline ou o status do tíquete ao editar as propriedades de tíquete padrão nas configurações de formulário.

• Clique em Atualizar formulário.
• Por padrão, os envios recebidos são excluídos para a sua equipe fazer uma triagem. Se quiser encaminhar a conversa para usuários e membros da equipe específicos, clique no botão para ativar Atribuir conversas automaticamente .
  • Clique no menu suspenso Atribuir automaticamente as conversas recebidas a e selecione uma opção de roteamento:
    
    • Usuários e equipes específicos: encaminhe os envios recebidos para usuários ou equipes selecionados. Selecione os nomes dos usuários ou da equipe no menu suspenso Usuários e equipes específicos.
    • Proprietário do contato: encaminhe as conversas recebidas para o proprietário de um contato. O contato deve ter um proprietário atribuído em seu registro e ser rastreado com um cookie. Se o proprietário estiver off-line, a mensagem será enviada por e-mail para o proprietário do visitante.
• Para editar as propriedades de tíquete padrão, incluindo o pipeline e a fase dos tíquetes, clique em Editar tíquete ao lado da opção Tratar as conversas recebidas como tíquetes de suporte.
  • No painel direito, use os menus dropdown para editar as propriedades.
  • Por padrão, se você tiver definido regras de atribuição automática na caixa de entrada, o proprietário do bilhete será o mesmo que o proprietário da conversa. Para alterar o proprietário do bilhete, clique nomenu suspenso Proprietário do bilhete e seleccione outra opção
  • Clique em Salvar. 

• Para finalizar a conexão do formulário à caixa de entrada, clique em Salvar no canto inferior direito.

Quando um visitante enviar o formulário, o envio aparecerá na caixa de entrada, na qual você poderá responder à consulta do cliente.

Gerenciar e editar os formulários conectados

Depois de conectar um formulário à caixa de entrada, você pode editar os campos de formulário ou as regras de encaminhamento ou conectar outro formulário à caixa de entrada.

• Na sua conta da HubSpot, clique no ícone de configurações settingsna barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse  Caixa de entrada > Caixas de entrada.
• Se você tiver várias caixas de entrada definidas na sua conta, clique no menu suspenso Exibição atual e selecione uma caixa de entrada para modificar.
• Você verá uma lista de canais conectados à sua caixa de entrada, inclusive quaisquer formulários conectados. Para editar as regras de encaminhamento do formulário ou as propriedades do tíquete conectadas, passe o cursor do mouse sobre o formulário e clique em Editar.
  • Atribuir automaticamente as conversas: clique para ativar o botão para atribuir automaticamente os envios ao formulário para membros de equipe específicos. Saiba mais sobre essas regras de encaminhamento.
  • Tratar as conversas recebidas como tíquetes de suporte: por padrão, esta opção está ativada.
    • Para editar os valores padrão das propriedades do tíquete, clique em Editar tíquete. Isso inclui pipelines de tíquetes e uma fase do tíquete.
    • Para desativar a criação automática de tíquetes, acesse o editor de formulário. No painel esquerdo, na seção Propriedades do tíquete, clique para ativar o botão Criação automática de tíquetes.
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• Para editar o campo do formulário ou as opções, passe o cursor do mouse sobre o formulário e clique no menu suspenso Opções, em seguida, selecione Gerenciar formulário.
• Para excluir o formulário, passe o cursor do mouse sobre o formulário e clique no menu suspenso Opções, em seguida, selecione Excluir.
• Para desativar um formulário de suporte para que os envios não sejam recebidos na caixa de entrada, clique para desativar o botão Status.
• Se quiser conectar outro formulário, no canto superior direito, clique em Conectar um canal.