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Connected Email

Rastreie e registre e-mails com o complemento do HubSpot Sales Outlook.

Ultima atualização: Novembro 9, 2020

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Use os recursos Rastrear Registrar do complemento do HubSpot Sales para Outlook Desktop para monitorar e manter um registro do envolvimento dos contatos com seus e-mailsCom o recurso de rastreamento ativado, você pode receber notificações em tempo real quando um contato abrir seu e-mail. Você também pode optar por registrar o e-mail para o registro do contato no HubSpot, a fim de manter um registro de todas as comunicações anteriores para a referência da sua equipe..

Você pode analisar as informações de aberturas e cliques de e-mails no feed de atividades. Os e-mails registrados são salvos em registros de contatos individuais e seus registros associados.

Observação: se você ativou a funcionalidade do Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) na sua conta, sua equipe jurídica é o melhor recurso para determinar como sua empresa deve usar o registro e o rastreamento de e-mails. Você também pode personalizar suas configurações de extensão para desativar essa funcionalidade para uma mensagem específica ou domínios de contatos ou e-mails específicos. Qualquer contato existente que não tenha concedido uma base jurídica para o processamento de dados será rastreado anonimamente.

Antes de começar, observe a diferença entre um e-mail rastreado e um e-mail registrado:

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  • Registrar: use este recurso para registrar uma cópia de um e-mail para um registro no HubSpot. Quaisquer anexos incluídos no e-mail também aparecerão no registro do contato. Registre seus e-mails para manter um arquivo de comunicação anterior. E-mails registrados não fornecem informações sobre aberturas ou cliques.

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Tenha em mente que você pode enviar um e-mail rastreado e registrado. Dessa forma, você terá um registro da comunicação de e-mail e informações sobre abertura na HubSpot.

Este artigo aborda os e-mails de rastreamento e registro com o complemento do HubSpot Sales para Outlook Desktop. Se você está usando o complemento do Office 365, saiba como rastrear e registrar e-mails com o complemento do Office 365 neste guia Rastreie e registre os e-mails com o complemento do Office 365.

Observação: o complemento do Outlook Desktop será exibido em qualquer endereço de e-mail que você configurou na sua conta do Outlook. Portanto, os e-mails enviados de qualquer um desses endereços de e-mail serão rastreados se essa opção estiver ativada. Os e-mails enviados de um endereço de e-mail adicional só serão registrados no HubSpot quando o registro estiver ativado e o endereço de e-mail estiver conectado ao HubSpot ou adicionado como um alias no seu perfil e preferências. 

Rastreamento de e-mails

Para enviar um e-mail rastreado usando o suplemento do Outlook Desktop de uma conta do Outlook Desktop em um PC:

  • Faça login na sua conta do Outlook.
  • Escreva um novo e-mail.
  • Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail.
  • Marque a caixa de seleção Rastrear e-mail na faixa de opções da mensagem e clique em Enviar.
Captura de tela do artigo de Ajuda da HubSpot

Exibir o status do e-mail rastreado

Antes do contato abrir o e-mail, a linha de assunto e o destinatário do e-mail serão exibidos no feed de atividades do HubSpot como Enviados.

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Quando o destinatário abrir o e-mail, você receberá uma notificação pop-up em tempo real na sua área de trabalho e a notificação de e-mail marcada como Aberta no feed de atividades. Clique no menu suspenso abaixo do nome do contato para ver quando o destinatário abriu seu e-mail. Você também verá um histórico das atividades do contato listadas no menu suspenso.

Observação: as notificações em tempo real serão exibidas quando você enviar e-mails rastreados usando o complemento do Office 365 e se tiver a extensão do HubSpot Sales para Chrome ou o aplicativo de bandeja do HubSpot Sales para Windows (somente para Windows) instalado. Caso contrário, você verá apenas a atividade no seu feed de atividade do HubSpot.

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Você também pode ver como os contatos se envolvem com seus e-mails rastreados da extensão para Chrome ou do aplicativo de bandeja do Windows. Para acessar o feed de atividades da extensão para Chrome, clique no ícone de engrenagem do HubSpot sprocket no canto superior direito do seu navegador Chrome. Se você instalou o HubSpot Sales para Windows, clique no ícone de engrenagem da HubSpot sprocket na bandeja do Windows.

Saiba mais sobre o rastreamento de e-mail e as notificações de vendas e como desativar o rastreamento.

Registro de e-mails

Para registrar um e-mail e adicionar novos contatos ao HubSpot a partir de um e-mail registrado, o endereço de e-mail enviado do cliente de e-mail deve ser um dos seguintes:

Você pode especificar endereços de e-mail e domínios para os quais nunca deseja registrar e-mails nas configurações da conta da HubSpot. Ou você pode adicionar esses endereços de e-mail e domínios nas configurações do complemento.

Observação: anexos de e-mail maiores que 50 MB não serão registrados no HubSpot. Seu e-mail ainda será entregue com sucesso ao contato e será registrado no CRM, mas sem um anexo. 

Para enviar um e-mail registrado usando o suplemento do Outlook Desktop de uma conta do Outlook Desktop em um PC:

  • Escreva um novo e-mail no Outlook.
  • Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail.
  • Na faixa de opções da mensagem, selecione Registrar no CRM. Seu endereço CCO será preenchido automaticamente no campo CCO.
  • Clique em Enviar.
Captura de tela do artigo de Ajuda da HubSpot

Se um registro ainda não existir no HubSpot para esse contato, um novo registro será criado. Se você estiver usando contatos de marketing, um novo contato criado por um e-mail registrado será definido como não autorizado para marketing

Visualizar o e-mail registrado no HubSpot

Os e-mails registrados no HubSpot usando o suplemento do Outlook Desktop serão associados automaticamente ao registro de contato do destinatário, ao registro da empresa associada e aos cinco registros de ofertas abertos mais recentes associados ao contato.

Para visualizar o e-mail registrado no HubSpot:

  • Na sua conta da HubSpot, acesse seus contatos, empresas ou negócios.
  • Clique no nome do registro.
  • Na linha do tempo, localize o e-mail registrado. No e-mail, você pode fazer o seguinte: 
    1. Registros associados: clique para editar registros associados de empresas ou negócios.
    2. Fixar: clique para fixar o e-mail no topo da linha do tempo do contato.
    3. Excluir: clique para excluir a atividade de e-mail na linha do tempo.
    4. Detalhes: clique para ver informações específicas sobre o envio de e-mail.
    5. Expandir: clique para ver o corpo completo do e-mail. Se houver uma conversa de e-mail contínua, clique em Exibir thread para ver todos os e-mails no thread.
    6. Anexos: clique para abrir anexos associados a este envio de e-mail específico.
    7. Responder: clique em Responder para enviar uma resposta de e-mail para o contato pelo HubSpot. Logged-email-contact-record

Observação: para enviar respostas de e-mails pelo HubSpot e registrar as respostas recebidas no HubSpot, é necessário ter uma caixa de entrada conectada.