Rastreie e registre e-mails com o complemento do HubSpot Sales Outlook.

Use os recursos Rastrear e Registrar do complemento do HubSpot Sales para Outlook Desktop para monitorar e manter um registro do envolvimento dos contatos com seus e-mails. Com o recurso de rastreamento ativado, você pode receber notificações em tempo real quando um contato abrir seu e-mail. Você também pode optar por registrar o e-mail para o registro do contato no HubSpot, a fim de manter um registro de todas as comunicações anteriores para a referência da sua equipe..

Você pode analisar as informações de aberturas e cliques de e-mails no feed de atividades. Os e-mails registrados são salvos em registros de contatos individuais e seus registros associados.

Observação: se você ativou a funcionalidade do Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) na sua conta, sua equipe jurídica é o melhor recurso para determinar como sua empresa deve usar o registro e o rastreamento de e-mails. Você também pode personalizar suas configurações de extensão para desativar essa funcionalidade para uma mensagem específica ou domínios de contatos ou e-mails específicos. Qualquer contato existente que não tenha concedido uma base jurídica para o processamento de dados será rastreado anonimamente.

Antes de começar, observe a diferença entre um e-mail rastreado e um e-mail registrado:

• Rastrear: use o recurso de rastreamento para monitorar quando os contatos abrem seus e-mails. Para rastrear e-mails, o HubSpot insere uma imagem de rastreamento de um pixel no e-mail depois que ele é enviado. Se você tiver o aplicativo de bandeja do HubSpot Sales para Windows instalado ou estiver usando o Chrome com a extensão do HubSpot Sales para Chrome, receberá uma notificação em tempo real na sua área de trabalho quando um contato abrir o e-mail rastreado. Os usuários com licenças pagas do Sales Hub  atribuídas também podem rastrear quando um destinatário clicar em um link do e-mail. Os usuários gratuitos não podem rastrear cliques. O HubSpot registra as aberturas e cliques de e-mails rastreados no feed de atividades e na linha do tempo do registro. Marcar a caixa de seleção Rastrear e-mail não registrará uma cópia do e-mail no registro do HubSpot. 

• Registrar: use este recurso para registrar uma cópia de um e-mail para um registro no HubSpot. Quaisquer anexos incluídos no e-mail também aparecerão no registro do contato. Registre seus e-mails para manter um arquivo de comunicação anterior. E-mails registrados não fornecem informações sobre aberturas ou cliques.

Tenha em mente que você pode enviar um e-mail rastreado e registrado. Dessa forma, você terá um registro da comunicação de e-mail e informações sobre abertura na HubSpot.

Este artigo aborda os e-mails de rastreamento e registro com o complemento do HubSpot Sales para Outlook Desktop. Se você está usando o complemento do Office 365, saiba como rastrear e registrar e-mails com o complemento do Office 365 neste guia Rastreie e registre os e-mails com o complemento do Office 365.

Observação: o complemento do Outlook Desktop será exibido em qualquer endereço de e-mail que você configurou na sua conta do Outlook. Portanto, os e-mails enviados de qualquer um desses endereços de e-mail serão rastreados se essa opção estiver ativada. Os e-mails enviados de um endereço de e-mail adicional só serão registrados no HubSpot quando o registro estiver ativado e o endereço de e-mail estiver conectado ao HubSpot ou adicionado como um alias no seu perfil e preferências. 

Rastreamento de e-mails

Para enviar um e-mail rastreado usando o suplemento do Outlook Desktop de uma conta do Outlook Desktop em um PC:

• Faça login na sua conta do Outlook.
• Escreva um novo e-mail.
• Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail.
• Marque a caixa de seleção Rastrear e-mail na faixa de opções da mensagem e clique em Enviar.

Exibir o status do e-mail rastreado

Antes do contato abrir o e-mail, a linha de assunto e o destinatário do e-mail serão exibidos no feed de atividades do HubSpot como Enviados.

Quando o destinatário abrir o e-mail, você receberá uma notificação pop-up em tempo real na sua área de trabalho e a notificação de e-mail marcada como Aberta no feed de atividades. Clique no menu suspenso abaixo do nome do contato para ver quando o destinatário abriu seu e-mail. Você também verá um histórico das atividades do contato listadas no menu suspenso.

Observação: as notificações em tempo real serão exibidas quando você enviar e-mails rastreados usando o complemento do Office 365 e se tiver a extensão do HubSpot Sales para Chrome ou o aplicativo de bandeja do HubSpot Sales para Windows (somente para Windows) instalado. Caso contrário, você verá apenas a atividade no seu feed de atividade do HubSpot.

Você também pode ver como os contatos se envolvem com seus e-mails rastreados da extensão para Chrome ou do aplicativo de bandeja do Windows. Para acessar o feed de atividades da extensão para Chrome, clique no ícone de engrenagem do HubSpot sprocket no canto superior direito do seu navegador Chrome. Se você instalou o HubSpot Sales para Windows, clique no ícone de engrenagem da HubSpot sprocket na bandeja do Windows.

Saiba mais sobre o rastreamento de e-mail e as notificações de vendas e como desativar o rastreamento.

Registro de e-mails

Para registrar um e-mail e adicionar novos contatos ao HubSpot a partir de um e-mail registrado, o endereço de e-mail enviado do cliente de e-mail deve ser um dos seguintes:

• Um usuário da sua conta
• Um dos seus endereços de e-mail conectados.
• Um alias no seu cliente de e-mail (um alias que foi configurado na sua caixa de entrada do Gmail conectada ou um alias adicionado ao seu Perfil e preferências).

Você pode especificar endereços de e-mail e domínios para os quais nunca deseja registrar e-mails nas configurações da conta da HubSpot. Ou você pode adicionar esses endereços de e-mail e domínios nas configurações do complemento.

Observação: anexos de e-mail maiores que 50 MB não serão registrados no HubSpot. Seu e-mail ainda será entregue com sucesso ao contato e será registrado no CRM, mas sem um anexo. 

Para enviar um e-mail registrado usando o suplemento do Outlook Desktop de uma conta do Outlook Desktop em um PC:

• Escreva um novo e-mail no Outlook.
• Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail.
• Na faixa de opções da mensagem, selecione Registrar no CRM. Seu endereço CCO será preenchido automaticamente no campo CCO.

• Você pode optar por registrar o e-mail nos registros associados dos destinatários do e-mail. Por padrão, o complemento selecionará automaticamente os três primeiros registros do negócio associados ao contato para os quais registrar os e-mails. Para selecionar explicitamente em quais registros associados registrar o e-mail:
  • Abaixo da caixa de seleção Registrar no CRM, clique no menu suspenso registros. 
  • Marque as caixas de seleção ao lado dos registros nos quais deseja registrar o e-mail. 
    
    
  • Se você enviar um e-mail para um destinatário que ainda não é um contato no seu CRM, um novo registro de contato será criado. Você o e-mail do contato será listado ao editar as associações. Desmarque a caixa de seleção se você não quiser que o e-mail seja registrado no novo registro de contato. Saiba como registrar e-mails somente para registros de contatos existentes.
• Clique em Enviar.

Você pode personalizar para quais registros associados seus e-mails serão registrados automaticamente nas configurações do complemento de área de trabalho do Office. Se você estiver usando contatos de marketing, um novo contato criado por um e-mail registrado será definido como não autorizado para marketing. 

Visualizar o e-mail registrado no HubSpot

E-mails registrados no HubSpot usando o complemento de área de trabalho do Outlook serão associados automaticamente aos registros especificados antes de enviar o e-mail. Para visualizar o e-mail registrado no HubSpot:

Para visualizar o e-mail registrado no HubSpot:

• Na sua conta da HubSpot, acesse os registros:
  • Contatos: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Contatos.
  • Empresas: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Empresas.
  • Negócios:Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Negócios.
  • Tíquetes: Na sua conta da HubSpot, navegue até Serviço > Tíquetes.
• Clique no nome do registro.
• Na linha do tempo, localize o e-mail registrado. No e-mail, você pode fazer o seguinte: 
  
  1. Registros associados: clique para editar os registros associados. 
  2. Fixar: clique para fixar o e-mail no topo da linha do tempo.
  3. Excluir: clique para excluir a atividade de e-mail na linha do tempo.
  4. Detalhes: clique para ver informações específicas sobre o envio de e-mail.
  5. Expandir: clique para ver o corpo completo do e-mail. Se houver uma conversa de e-mail contínua, clique em Exibir thread para ver todos os e-mails no thread.
  6. Anexos: clique para abrir anexos associados a este envio de e-mail específico.
  7. Responder: clique em Responder para enviar uma resposta de e-mail para o contato pelo HubSpot.

Observação: para enviar respostas de e-mails pelo HubSpot e registrar as respostas recebidas no HubSpot, é necessário ter uma caixa de entrada conectada.