Registre e-mails com o complemento do HubSpot Sales Outlook.

Use os recursos Rastrear e Registrar do complemento do HubSpot Sales para Outlook Desktop para monitorar e manter um registro do envolvimento dos contatos com seus e-mails. Com o recurso de rastreamento ativado, você pode receber notificações em tempo real quando um contato abrir seu e-mail. Você também pode optar por registrar o e-mail para o registro do contato no HubSpot, a fim de manter um registro de todas as comunicações anteriores para a referência da sua equipe..

Observe: devido às mudanças significativas introduzidas pela Microsoft como parte do novo Outlook para Windows, HubSpot não irá mais desenvolver nova funcionalidade para o HubSpot Sales Outlook desktop add-in. O suplemento para desktop continuará sendo suportado, mas é altamente recomendável que você ative o suplemento Web HubSpot Sales. Saiba mais neste post da Comunidade HubSpot.

Observação: se você ativou a opção de privacidade de dados na sua conta, sua equipe jurídica é o melhor recurso para determinar como sua empresa deve usar o registro e o rastreamento de e-mails. Você também pode personalizar suas configurações de extensão para desabilitar essa funcionalidade para uma mensagem específica ou para contatos ou domínios de email específicos. Todos os contatos existentes que não tenham concedido uma base legal para o tratamento de dados serão rastreados anonimamente.

Antes de começar, observe a diferença entre um e-mail rastreado e um e-mail registrado:

• Rastrear: use o recurso de rastreamento para monitorar quando os contatos abrirem seus e-mails. Para rastrear emails, o HubSpot insere uma imagem de rastreamento de um pixel no email após ele ser enviado. Se você estiver usando o Chrome com a extensão HubSpot Sales Chrome, você receberá uma notificação em tempo real em sua área de trabalho quando um contato abrir o e-mail rastreado. Usuários com assentos pagos por Sales hub atribuídos também podem rastrear quando um destinatário clicar em um link no email. Os usuários gratuitos não podem rastrear cliques. HubSpot registra e-mails rastreados abre e clica no feed de atividades e na linha do tempo do registro. Marcar a caixa de seleção Rastrear e-mail não registrará uma cópia do e-mail no registro do HubSpot. 

• Registrar: use este recurso para registrar uma cópia de um e-mail para um registro no HubSpot. Quaisquer anexos incluídos no e-mail também aparecerão no registro do contato. Registre seus e-mails para manter um arquivo de comunicação anterior. E-mails registrados não fornecem informações sobre aberturas ou cliques.

Tenha em mente que você pode enviar um e-mail rastreado e registrado. Dessa forma, você terá um registro da comunicação de e-mail e informações sobre abertura na HubSpot.

Este artigo aborda os e-mails de rastreamento e registro com o complemento do HubSpot Sales para Outlook Desktop. Se você estiver usando o suplemento do Office 365, saiba como rastrear e registrar emails com o suplemento do Office 365 neste guia: Acompanhar e registrar emails com o suplemento do Office 365.

Observação: o complemento do Outlook Desktop será exibido em qualquer endereço de e-mail que você configurou na sua conta do Outlook. Portanto, os e-mails enviados de qualquer um desses endereços de e-mail serão rastreados se essa opção estiver ativada. Os e-mails enviados de um endereço de e-mail adicional só serão registrados no HubSpot quando o registro estiver habilitado se o endereço de e-mail estiver conectado ao HubSpot ou adicionado como um alias em suas preferências de perfil & . 

Rastreamento de e-mails

Para enviar um e-mail rastreado usando o suplemento do Outlook Desktop de uma conta do Outlook Desktop em um PC:

• Faça login na sua conta do Outlook.
• Escreva um novo e-mail.
• Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail.
• Marque a caixa de seleção Rastrear e-mail na faixa de opções da mensagem e clique em Enviar.

Exibir o status do e-mail rastreado

Antes do seu contato abrir o e-mail, a linha de assunto do e-mail e o destinatário aparecerão no seu feed de atividades no HubSpot como Enviado.

Quando o destinatário abrir o e-mail, você receberá uma notificação pop-up em tempo real na sua área de trabalho e a notificação de e-mail marcada como Aberta no feed de atividades. Clique no menu suspenso abaixo do nome do contato para ver quando o destinatário abriu seu e-mail. Você também verá um histórico das atividades do contato listadas no menu suspenso.

Por favor, note: notificações em tempo real aparecerão quando você enviar e-mails rastreados usando o suplemento do Office 365 e se você tiver a extensão HubSpot Sales Chrome. Caso contrário, você só verá a atividade no seu feed de atividades HubSpot.

Você também pode ver como seus contatos estão interagindo com seus e-mails rastreados na extensão do Chrome. Para acessar seu feed de atividades a partir da extensão Chrome, clique no ícone de roda dentada HubSpot sprocket no canto superior direito do seu navegador Chrome. 

Saiba mais sobre rastreamento de email e notificações de vendas e sobre como desabilitar o rastreamento.

Registro de e-mails

Para registrar um e-mail e adicionar novos contatos ao HubSpot a partir de um e-mail registrado, o endereço de e-mail enviado do cliente de e-mail deve ser um dos seguintes:

• Um usuário da sua conta
• Um de seus endereços de email conectados.
• Um alias no seu cliente de e-mail (um alias que foi configurado na sua caixa de entrada do Gmail conectada , ou um alias adicionado ao seu Perfil e preferências).

Você pode especificar endereços de e-mail e domínios para os quais nunca deseja registrar e-mails em seu Configurações da conta HubSpot. Ou você pode adicionar esses endereços de email e domínios em suas configurações de suplemento.

Observação: anexos de e-mail maiores que 50 MB não serão registrados no HubSpot. Seu e-mail ainda será entregue com sucesso ao contato e será registrado no CRM, mas sem um anexo. 

Para enviar um e-mail registrado usando o suplemento do Outlook Desktop de uma conta do Outlook Desktop em um PC:

• Escreva um novo e-mail no Outlook.
• Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail.
• Na faixa de opções da mensagem, selecione Registrar no CRM. Seu Endereço CCO será preenchido automaticamente no CCO campo.

• Você pode optar por registrar o e-mail nos registros associados dos destinatários do e-mail.
  • Por padrão, o suplemento selecionará automaticamente os três registros de negócio ou ticket associados mais recentes do contato aos quais os emails serão registrados. 
  • Para selecionar explicitamente em quais registros associados registrar o e-mail:
    • Abaixo da caixa de seleção Registrar no CRM, clique no menu suspenso registros. 
    • Marque as caixas de seleção ao lado dos registros nos quais deseja registrar o e-mail.

• • • Se você enviar um e-mail para um destinatário que ainda não é um contato no seu CRM, um novo registro de contato será criado. Você o e-mail do contato será listado ao editar as associações. Desmarque a caixa de seleção se não quiser que o e-mail registre o novo registro do contato. Saiba como registrar emails somente em contatos existentes . 
• Clique em Enviar.

Você pode personalizar os registros associados aos quais seus emails são automaticamente registrados nas configurações de suplementos da área de trabalho do Outlook. Se você estiver usando contatos de marketing , um novo contato criado por um e-mail registrado será definido como não comercial. 

Observe: se um novo contato for criado por meio de um e-mail registrado, o usuário da HubSpot que enviou o e-mail será automaticamente atribuído como proprietário do contato , desde que nenhum proprietário anterior tenha sido atribuído. 

Visualizar o e-mail registrado no HubSpot

E-mails registrados no HubSpot usando o complemento de área de trabalho do Outlook serão associados automaticamente aos registros especificados antes de enviar o e-mail. Para visualizar o e-mail registrado no HubSpot:

Para visualizar o e-mail registrado no HubSpot:

• Na sua conta da HubSpot, acesse os registros:
  • Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
  • Empresas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
  • Negócios: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
  • Tickets: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
• Clique no nome do registro.
• Na linha do tempo, localize o e-mail registrado. No e-mail, você pode fazer o seguinte:
  
  1. Fixar: clique para fixar o e-mail no topo da linha do tempo.
  2. Copiar link: clique para copiar o URL do e-mail registrado para a área de transferência.
  3. Resposta: clique em Responder para enviar uma resposta por email ao contato da HubSpot.
  4. Encaminhar: clique para encaminhar o e-mail para outro contato. 
  5. Excluir: clique para excluir a atividade de email da linha do tempo.
  6. Detalhes: clique para ver informações específicas sobre o envio de e-mail.
  7. Registros associados: clique para editar os registros associados. 
  8. Expandir: clique para ver o corpo completo do e-mail. Se houver uma conversa de e-mail contínua, clique em Exibir thread para ver todos os e-mails no thread.
  9. Anexos: clique para abrir os anexos associados a este envio de e-mail específico.
     

Observe : a fim de enviar respostas por e-mail da HubSpot e registrar respostas recebidas para o HubSpot, você deve ter um caixa de entrada conectada.