En guide till inkorgen för konversationer

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Inkorg.
• Om du har flera inkorgar i ditt konto klickar du på rullgardinsmenyn längst upp till vänster och väljer en annan inkorg att visa.

• I inkorgen kan du använda följande funktioner för att hantera dina konversationer.

Filter

Du kan både söka och filtrera dina konversationer samtidigt för att snabbt hitta en relevant tråd. Klicka på sökikonen search längst upp till vänster och ange ett sökord för att söka upp en konversation, och använd filter för att begränsa din sökning.

• Status: filtrera dina konversationer baserat på deras öppna eller stängda status.
  
• Kanal: sortera konversationer baserat på om de skapades från ett e-postmeddelande, en livechatt eller en Messenger-konversation.
• Kontakt: filtrera konversationer efter den kontakt som är kopplad till tråden.
• Tilldelad: filtrera konversationer efter den specifika teammedlem som tilldelats konversationen.
  • Du kan även filtrera konversationer som tilldelats ett bot-chattflöde genom att välja namnet på chattflödet i rullgardinsmenyn.
  • Markera kryssrutan Visa inaktiverade/ borttagna användare för att söka efter konversationer som tilldelats borttagna eller inaktiverade användare i ditt konto.
• Datum: använd datumväljaren för att filtrera konversationer som ägde rum under en viss tidsperiod.
• Fler alternativ: markera kryssrutan Dölj filtrerade för att filtrera bort konversationer som inte är relevanta för ditt företag, och/eller markera kryssrutan Dölj skräp för att filtrera bort raderade konversationer från dina sökresultat.

Du kan också sortera dina konversationer från äldst till nyast genom att klicka på rullgardinsmenyn ovanför listan med konversationer. För att navigera tillbaka till din inkorg klickar du på Avsluta sökning längst upp till höger.

Vyer

Alla konversationer segmenteras i olika inkorgsvyer. Dessa vyer grupperar konversationer efter mottagare, kanal eller filtrerad status. Om du är en användare i ett Marketing Hub-, Sales Hub- eller Service Hub Professional- ellerEnterprise-konto kan du lära dig hur du organiserar dina konversationer i anpassade vyer i inkorgen.

Välj en vy i det vänstra sidofältet:

• Otilldelad: visa alla konversationer som inte har tilldelats någon ägare. Om ägaren till en konversation senare tas bort från ditt konto kommer konversationen automatiskt att avmarkeras och visas även i den här vyn.
• Tilldelad till mig: visa alla konversationer med minst ett svar som har dirigerats eller tilldelats till dig.
• Alla öppna: visa alla teamets konversationer i inkorgen. Tänk på att om du skickar ett utgående e-postmeddelande till en kontakt från inkorgen visas inte det e-postmeddelandet i vyn Alla öppna förrän kontakten svarar på e-postmeddelandet.
• Chatt: visa alla konversationer som härrör från en chattwidget på din webbplats.
• Bots: visa alla bot-konversationer som aldrig eller ännu inte har tilldelats en ägare.
• E-post: visa alla konversationer som härrör från e-postmeddelanden som skickats till ditt teams e-postadress.
• Messenger: visa alla konversationer som har sitt ursprung på en Facebook-företagssida med ett anslutet Facebook Messenger-konto.
• Formulär: visa alla inskickningar till ett anslutet supportformulär.
• Alla avslutade: visa alla konversationer som har avslutats.
• Skickade: visa alla utgående e-postmeddelanden som skickats från konversationens inkorg och från en post i CRM. Tänk på att när mottagaren svarar på e-postmeddelandet flyttas konversationen till vyn Alla öppna och andra relevanta vyer, t.ex. vyn Tilldelad till mig eller Otilldelad .
• Skräppost: Visa alla e-postmeddelanden som inte är relevanta för dina affärskonversationer, t.ex. e-postmeddelanden med reklam. Alla e-postmeddelanden som tas emot från en rollbaserad e-postadress (marketing@, sales@, etc.) skickas till skräppostvyn .
• Papperskorgen: visa alla raderade konversationer. Öppna en raderad konversation för att granska innehållet. Om du vill återställa den raderade konversationen klickar du på Återställ rotatei i toppmenyn. Om du vill radera meddelandet permanent klickar du på Radera för alltid delete. Då raderas tråden permanent från inkorgen och från den kontaktpost där konversationen loggades. Det tillhörande ärendet kommer också att raderas. Du kan inte komma åt trådarna i inkorgen eller på de associerade posterna efter att du har raderat dem från papperskorgen. Dessa konversationer raderas automatiskt efter 30 dagar och kan inte återställas.

Vyerna Otilldelad, Tilldelad till mig, Alla öppna och Chatt visas alltid. Klicka på Mer för att komma åt de andra standardvyerna.

Komposition

Klicka på Skriv längst ned till vänster för att skriva ett utgående e-postmeddelande direkt från din inkorg för konversationer. Läs mer om att skicka och svara på e-postmeddelanden från inkorgen för konversationer.

Lista över samtal

I den vänstra panelen visas en lista över alla konversationer i den valda vyn. Konversationerna sorteras baserat på när meddelandet mottogs, med början på det senast mottagna meddelandet. Förhandsgranskningen av meddelandet innehåller följande information:

• Namnet på den kontakt som startade konversationen, samt antalet deltagare som ingår i tråden.
• En indikator för vidarebefordran eller svar som hjälper dig att identifiera de konversationer som du fortfarande behöver svara på.
• E-postens ämnesrad, om tillämpligt, och en förhandsgranskning av meddelandetexten.
• Tidsstämpeln för det senast mottagna meddelandet i tråden.
• En ikon som visar vilken kanal samtalet kommer från.
• En förhandsgranskning av alla kommentarer som ingår i tråden.

Om och tillhörande register

I det högra sidofältet kan du se kontextuell information om den associerade kontakten, det associerade ärendet och kontaktens tidigare konversationer med ditt företag. Klicka för att expandera varje avsnitt och visa ytterligare information.

• Kontakt: för att avskilja kontakten från tråden, klicka på X bredvid kontaktens namn. Klicka på kontaktens namn för att öppna kontaktposten i en annan webbläsarflik. I kontaktposten kan du skicka ett personligt e-postmeddelande, ringa ett samtal, lägga till en anteckning, skapa en uppgift eller schemalägga ett möte med kontakten.
• Biljett: för att se ytterligare biljettinformation, klicka på Visa mer på biljettkortet. I panelen som öppnas till höger klickar du på Redigera den visade fastigheter till anpassa egenskaperna som visas i Biljettuppgifter panelen. Detta kommer inte att uppdatera egenskaperna som visas på ärendekortet i inkorgen. Om konversationen inte har ett associerat ärende klickar du på Skapa ärende. Du kan inte dissociera ett ärende från en konversation i inkorgen. Läs mer om att hantera ärenden i inkorgen.
  
  

  Observera: Konton som skapats efter den 1 april 2024 har inte tillgång till ärenden i inkorgen. Om du skapar ett ärende i inkorgen flyttas både ärendet och konversationen till helpdesken. Läs mer om hur du hanterar ärenden i helpdesken.

• Om den här kontakten: de kontaktegenskaper som visas här är desamma som egenskaperna på Om-kortet i kontaktposten. Om du vill redigera de kontaktegenskaper som visas håller du muspekaren över informationsikonen info och klickar sedan på Redigera egenskaper.
• Andra konversationer: visa tidigare konversationer mellan kontakten och ditt team.
• Övriga biljetter: visa kontaktens ytterligare tillhörande biljetter.
• Tidigare feedback: visa kontaktens tidigare feedback från en kundlojalitetsundersökning, kundsupportundersökning eller kundnöjdhetsundersökning.
• Affärer: Klicka på Skapa en affär för att skapa en affärspost för att spåra eventuella intäktsmöjligheter från denna konversation.
• Företag: visa kontaktens tillhörande företagspost.
• Anpassade objekt (endastEnterprise ): om du använder anpassade objekt kan du visa den anpassade objektspost som är kopplad till kontakten i tråden. För att visas i inkorgen måste posten för det anpassade objektet vara kopplad till kontaktposten.

Svar och kommentarer

Använd svarsredigeraren för att svara på ett inkommande e-postmeddelande eller chattmeddelande, eller använd fliken Kommentar för att meddela en annan teammedlem om konversationen. Du kan också ringa ett samtal från svar sredigeraren om du behöver kontakta en kontakt via telefon.

Om du vill expandera svarsredigeraren medan du skriver ditt svar klickar du och drar till svarsredigeraren.

• Klicka på en konversation i det vänstra sidofältet för att öppna en detaljerad vy av tråden till höger.
  • Om du vill välja en användare att tilldela konversationen till klickar du på rullgardinsmenyn Ägare längst upp till vänster.
  • Om konversationen har ett associerat ärende klickar du på ärendets namn ovanför konversationen för att öppna ärendeposten i en annan webbläsarflik.
  • Om du vill byta från livechatt eller Facebook Messenger till att svara via e-post klickar du på rullgardinsmenyn Kanal i svarsredigeraren och väljer E-post. När konversationen avslutas kommer konversationshistoriken att skickas till besökaren via e-post.
  • Om du vill skicka en kopia av chattutskriften, radera konversationen, blockera en avsändare eller markera konversationen som skräppost klickar du på rullgardinsmenyn Mer längst upp till höger.
    • När du blockerar en avsändare flyttas konversationen till vyn Filtrerad i din inkorg. Du kan välja att avblockera en avs ändare från skräppostvyn så att framtida konversationer visas i inkorgen.
      
      • För chattar kommer besökaren att se chattwidgeten när de besöker din webbplats, men deras nya meddelanden kommer inte att visas i din inkorg.
      • För e-post filtrerar detta tråden och alla inkommande trådar från den här avsändaren framöver.
      • De associerade ärendena kommer att raderas permanent.

Observera: Om du markerar en e-postkonversation som skräppost filtreras endast den aktuella tråden.

• Om du vill vidarebefordra en e-postkonversation till ett annat team eller en annan organisation utanför företaget klickar du på Vidarebefordra högst upp i det senaste e-postsvaret.
• Klicka på Stäng konversation för att markera konversationen som stängd. Om det finns ett ärende kopplat till konversationen kan användaren stänga ärendet och konversationen samtidigt, eller bara stänga konversationen genom att klicka på rullgardinsmenyn Mer och välja Stäng konversation.

• Om du vill ha mer utrymme för att svara på konversationen kan du kollapsa den högra eller vänstra panelen genom att klicka på last -ikonen längst upp i panelen, och expandera panelen igen genom att klicka på first -ikonen.

Observera: I bot-konversationer där besökaren inte har nått botens åtgärdSkicka till teammedlem kan konversationen inte markeras som avslutad förrän efter 30 minuters inaktivitet från besökaren.

• För att radera eller stänga dina konversationer i bulk:
  • Håll muspekaren över konversationerna och markera kryssrutorna bredvid de trådar du vill redigera.
  • Högst upp i inkorgen väljer du Flytta till papperskorgen eller Stäng konversation.

Länka till ett specifikt meddelande i en konversation

Du kan länka direkt till ett meddelande i en konversation för att dela med en medlem i ditt team, vilket kan underlätta effektivt samarbete och undvika behovet av att söka igenom andra meddelanden i tråden.

För att generera och dela en meddelandelänk:

• Klicka på en konversation i det vänstra sidofältet för att öppna en detaljerad vy av tråden till höger.
• Håll muspekaren över ett meddelande i tråden, klicka på ellipsikonen och välj sedan Kopiera länk.

• Meddelandelänken kopieras till Urklipp, som du sedan kan dela med en annan medlem i ditt team. När de klistrar in URL-adressen i webbläsarens URL-fält kommer de direkt till det specifika meddelandet.

Status

Klicka i det övre vänstra hörnet för att slåpå eller av strömbrytaren och ändra statusen för din chatttillgänglighet. Lär dig hur du anpassar dina arbetstider för att automatiskt ställa in din tillgänglighetsstatus.

När du är borta visas du fortfarande som tillgänglig för alla öppna chattar som för närvarande är tilldelade dig, men du visas som borta för nya inkommande besökare.

Inställningar för inkorgen

I det nedre vänstra hörnet av inkorgen kan du snabbt komma åt dina inkorgsinställningar för att redigera. Du kan redigera inställningar på inkorgsnivå eller inställningar som är specifika för din e-post eller chattkanal. Läs mer om hur du redigerar din inkorg.