Konfigurera dina importfiler

Oavsett om HubSpot är ditt första CRM-system eller om du flyttar från ett annat system, hjälper import dig att skapa poster och aktiviteter och uppdatera din databas. Importfiler är kalkylblad med data som används för att organisera ditt företags relationer och processer. Innan du börjar importera, granska de relevanta HubSpot-villkoren och kraven för dina importfiler.

Ordlista

• CRM-objekt: en typ av relation eller process som ditt företag har, t.ex. kontakter, företag, affärer och biljetter. När du importerar är ett objekt den typ av dataset som du importerar till HubSpot.

• Post: en individuell instans av ett objekt (t.ex. "Tom Smith" är en kontaktpost). I en importfil med ett enda objekt representerar varje rad i filen en objektpost. Om du importerar flera objekt i en fil kommer varje rad att representera poster som är associerade med varandra.

• Aktivitet: ett engagemang som kan associeras med poster, t.ex. ett e-postmeddelande som skickas till en kontakt eller en anteckning som loggas på en ärendepost. Aktiviteter inkluderar samtal, e-post, möten, anteckningar och uppgifter. Du kan skapa nya aktiviteter och uppdatera befintliga samtal via import, men du kan inte uppdatera befintliga e-postmeddelanden, möten, anteckningar eller uppgifter. Samtal och uppgifter kan importeras på egen hand, men e-postmeddelanden, möten och anteckningar måste importeras och associeras med ett CRM-objekt.

• Egenskap: ett fält som skapats för att lagra information om dina poster och aktiviteter. I en import kommer egenskaperna att matcha filens kolumnrubriker.

  Exempel på fil

I det här exemplet är objektet som importeras kontakter. Varje rad representerar en kontaktpost och varje informationskolumn representerar en kontaktegenskap(Förnamn, Efternamn, E-postadress).

• Unik identifierare: ett egenskapsvärde som HubSpot använder för att känna igen varje post som en av ett slag. I en import behöver du en unik identifierare för att undvika att skapa duplicerade poster (t.ex. två poster för "Tom Smith") och för att associera olika poster (t.ex. importera "Tom Smith" och associera honom med hans företag "Smith Inc."). De unika identifierare som kan användas vid import är
  • E-post: E-postadressen till en kontakt. Detta krävs när du importerar kontakter för att undvika dubbletter eller för att associera kontakter med ett annat objekt. Om du inte har e-postadresser till kontakter kan du använda Record ID för att uppdatera och associera befintliga kontaktposter.

• Företagets domännamn: webbplats domänen för ett företag (t.ex. exempel.com). Detta krävs vid import av företag för att undvika dubbletter eller för att associera företag med ett annat objekt. Om du inte har några företagsdomännamn kan du använda Record ID för att uppdatera och associera befintliga företagsposter.
• Record ID: ett unikt egenskapsvärde som HubSpot ger varje post. Om du exporterar befintliga poster från HubSpot kommer varje post att ha ett Record ID. Detta är en obligatorisk kolumn när du importerar och associerar befintliga affärer, biljetter eller anpassade objekt med ett annat objekt, men kan också användas som den unika identifieraren för kontakter och företag om du inte har e-postmeddelanden eller företagsdomännamn.
• Egenskap som kräver unika värden (endast företag, affärer, biljetter och anpassade objekt): om du har skapat en egenskap som kräver unika värden kan du använda egenskapen som en unik identifierare i dina importfiler.
• Associationsetikett ( endastProfessional och Enterprise ): ett värde som anger relationen mellan poster. När du har skapat associationsetiketter kan du importera dem med dina poster.

• Mappa kolumner: ett steg i importprocessen, när du uppmanas att matcha kolumnrubrikerna i din fil med HubSpot-egenskaper.

Du vill t.ex. importera och associera kontakter och företag i en fil. Objekten som importeras och associeras är kontakter och företag. Varje rad representerar en kontaktpost och dess associerade företagspost. Varje kolumnrubrik representerar egenskaper som kommer att mappas under importen. Filen som visas nedan innehåller kontaktegenskaper(Förnamn, Efternamn, E-postadress, Telefonnummer, Favoritmat) och företagsegenskaper(Namn, Företagets domännamn). Det finns också en unik identifierare för varje objekt som länkar de två unika posterna i HubSpot(E-postadress för kontakter och Företagets domännamn för företag). Under importprocessen mappar du kolumner till HubSpot-egenskaper( kolumnenFörnamn till HubSpot-egenskapen Förnamn ).

Exempel på fil

Mappning av kolumner till egenskaper

Krav på filer och tekniska begränsningar

• Vara en .csv-, .xlsx- eller .xls-fil.
• Ha endast ett ark.
• Innehålla en rubrikrad där varje kolumnrubrik motsvarar en egenskap i HubSpot. Kolumnrubrikerna kan organiseras i valfri ordning utan att importen påverkas. Du kan bekräfta om det redan finns en standardegenskap som matchar din rubrik eller skapa en anpassad egenskap innan du importerar. Läs mer om egenskapskrav.
• Innehålla mindre än 1000 kolumner.
• Vara UTF-8-kodad om tecken på främmande språk ingår.
• Innehåller celler i Number-format om du importerar datum-tid-egenskaper i en Excel-fil.
• Innehåller endast valutadata som är formaterade för USD med decimaler (t.ex. 123,45).

Det finns ytterligare tekniska begränsningar för importverktyget beroende på din HubSpot-prenumeration. Dessa gränser inkluderar storlek och radgränser för en importfil, samt hur många filer och rader du kan importera per dag.

• Om du använder HubSpots kostnadsfria verktyg kan du:
  • Importera filer på upp till 20 MB.
  • Genomföra upp till 50 importer per dag.
  • Importera upp till 500 000 rader per dag. Om du importerar en fil som innehåller mer än 500 000 rader kommer det att ta flera dagar att slutföra den.
• Om ditt konto har en Starter-, Professional- eller Enterprise-prenumeration kan du:
  • Importera filer på upp till 512 MB.
  • Slutföra upp till 500 importer per dag.
  • Importera upp till 10 000 000 rader per dag, med en gräns på 1 048 576 rader per fil. Om du importerar via API:et för import kan du importera upp till 80 000 000 rader per dag.

Dessa gränser gäller för en rullande 24-timmarsperiod och återställs inte vid en viss tid på dygnet. Läs mer om din HubSpot-prenumeration och dess begränsningar .

Krav på egendom

Formatering av fastighetsvärden

Följande formateringsregler krävs för att korrekt importera dina data:

• För kontaktegenskaperna Telefonnummer och Mobiltelefonnummer, för att importera och automatiskt formatera telefonnumret baserat på landskod, formatera som +[landskod][nummer]. Om det finns en anknytning, lägg till ext[nummer]. Till exempel skulle ett telefonnummer med en landskod för USA se ut som +11234567890 ext123.

• För egenskaper som innehåller ett pris måste du använda en av HubSpots accepterade valutor. Listan över accepterade valutor och deras valutakoder finns på flikenValuta i standardinställningarna för ditt konto.
• Importverktyget ignorerar tomma celler i ett kalkylblad, så när du importerar nya egenskapsdata ska du lämna celler tomma för poster utan ett värde för egenskapen. Om en befintlig post redan har ett värde för egenskapen i HubSpot, kommer tomma celler inte att rensa det befintliga egenskapsvärdet. För att rensa befintliga egenskapsvärden i bulk kan du redigera värdena manuellt eller använda arbetsflödesåtgärdenRensa egenskapsvärde.
• Tilldela en ägare till en post eller aktivitet under importen:
  • För objekt, inkludera en [Objekt] ägarrubrik. För aktiviteter, inkludera en Aktivitet tilldelad till rubrik.
  • Lägg till användarens namn eller e-postadress i varje rad i den kolumnen. Användare som tilldelas en post genom import kommer inte att få ett meddelande om att de har tilldelats en ny post eller aktivitet.
• För egenskaper som innehåller ett datum, för att formatera ett värde för denna egenskap:
  
  • Giltiga datumformat inkluderar mm/dd/åååå (10/28/2020), dd/mm/åååå (28/10/2020) eller, åååå-mm-dd (2020-10-28).
  • För datum-tid-egenskaper, för att inkludera en tid, lägg till tidsstämpeln som hh:mm (28/10/2020 14:30). Som standard använder importverktyget en 24-timmarsklocka. För att ange en 12-timmars klocka, lägg till AM eller PM till tidsstämpeln (28/10/2020 2:30 PM). Om du inte inkluderar en tidsstämpel ställs tiden in på midnatt som standard.

Observera: Om du importerar en standard HubSpot-datumegenskap (t.ex. Stängningsdatum) måste dina värden formateras som en UNIX-tidsstämpel i millisekunder. Datum-tidsegenskapens celler måste vara i nummerformat om du importerar en Excel-fil. Läs mer om hur du formaterar tidsstämpelvärden och hur du konverterar ett datum till UNIX-format.

• Beroende på egenskapsfältets typ finns det andra specifika formateringskrav:
  • För anpassade nummer-, text- eller datumväljaregenskaper gäller att om du har angett valideringsregler måste dina importerade värden följa reglerna, annars kommer de inte att importeras.

• • För uppräkningsegenskapstyper måste värdena i din importfil matcha antingen etiketten eller det interna värdet för egenskapens definierade alternativ . För HubSpot standard uppräkningsegenskaper (t.ex. livscykelstadium, bransch) måste värdena matcha det interna värdet eller etiketten på engelska.
  • Läs mer om import till egenskaper för kryssrutor.

• Vid import av produkter:
  • Om du vill importera ett Term-egenskapsvärde formaterar du värdet i Term-kolumnen som PXM, där X är antalet månader (t.ex. P6M, för en löptid på 6 månader) eller PXY, där X är antalet år (t.ex. P1Y, för en löptid på 1 år).
  • Om du vill importera ett egenskapsvärde för faktureringsfrekvens ska du använda månadsvis, årsvis eller kvartalsvis om produkten har en återkommande pristyp. Lämna cellen tom om produkten har ett engångspris.

Egenskaper som krävs

Beroende på vilka objekt eller aktiviteter du importerar är följande egenskaper obligatoriska och måste inkluderas som kolumnrubriker i dina filer:

• Kontakter: minst en av Förnamn, Efternamn, E-post, eller för befintliga kontakter, Post-ID.
• Företag: minst en av följande egenskaper Namn, Företagets domännamn eller, för befintliga företag, Post-ID.
• Affärer: om du skapar nya affärer, Affärs namn, Pipeline och Deal stage. För befintliga affärer, Record ID .
• Biljetter: om du skapar nya biljetter, biljettnamn, pipeline och biljettstatus. För befintliga ärenden, Record ID .
• Produkter: Enhetspris och Namn, eller för befintliga produkter,Post-ID.

• Artikelrader: Namn, Antal, Pris och de associerade affärernas Post-ID eller Affärsnamn. Inkludera produktens Produkt-ID om du även associerar artikeln med en produkt, som kommer att mappas som en artikelegenskap under importen.

Observera: När du importerar artiklar med avtal kommer importen inte att uppdatera avtalsbeloppet. För att uppdatera det associerade affärsbeloppet kan du manuellt redigera artikelraderna eller associera artikelraderna med en affär i HubSpot.

• Samtal: Samtalsanteckningar (ett textfält som beskriver eller ger sammanhang om samtalet).
• E-postmeddelanden: E-posttext (texten i e-postmeddelandet) och E-postriktning (antingen inkommande eller utgående).
• Möten: Mötesbeskrivning (ett textfält som beskriver mötet), starttid för mötet och sluttid för mötet. Värdena för start- och sluttid ska formateras som datum-tid-egenskaper.
• Anteckningar: Anteckningstext (anteckningens textdel).
• Uppgifter: Uppgiftstitel (namnet på uppgiften) och Förfallodatum. Förfallodatumet ska formateras som en datum-tid-egenskap.

Ytterligare egenskaper

Ytterligare egenskaper är inte obligatoriska, men kan också importeras till HubSpot för att lägga till eller uppdatera data i bulk. Du kan importera följande ytterligare egenskaper:

• HubSpots standardegenskaper för kontakt, företag, affär och ärende, med undantag för vissa automatiskt inställda egenskaper som inte kan redigeras. Läs mer om standardegenskaper för kontakt, företag, affär och ärende.
• Alla anpassade egenskaper som du har skapat för kontakter, företag, affärer, biljetter eller anpassade objekt.
• För alla aktiviteter kan du importera följande:
  • Aktivitet tilldelad till: aktivitetens ägare. Värdet för den här egenskapen måste vara antingen användarens namn i HubSpot eller användarens e-postadress.
  • Aktivitetsdatum: datum och tid då aktiviteten inträffade. Detta bör formateras som en datum-tid-egenskap. Om du importerar nya aktiviteter och inte inkluderar den här egenskapen, ställs aktivitetsdatumvärdena automatiskt in på det datum och den tid då aktiviteterna skapades.
• Egenskaper för samtal:
  
  • Samtals- och mötestyp: typen av samtal. Alternativen anges i dina inställningar för samtals- och mötestyp.
  • Samtalsriktning: samtalets riktning, antingen inkommande eller utgående.
  • Samtaletsvaraktighet: samtaletsvaraktighet i millisekunder.
  • Samtalsresultat: resultatet av samtalet. Alternativen anges i dina inställningar för samtals- och mötesresultat.
  • Samtalskälla: källan till samtalet. Alternativen inkluderar VoIP, Zoom eller Integrationsplattformen.
  • Samtalsstatus: status eller resultat för samtalet. Alternativen inkluderar Upptagen, Avbruten, Avslutad, Ansluten, Misslyckad, Pågående, Missad, Inget svar, Kö eller Ringning.

• • Samtalstitel: namnet på samtalet.
  • Från nummer: telefonnumret till den person som initierade samtalet.

• • Inspelnings-URL: en URL för att komma åt inspelningen av samtalet.
  • Till nummer: telefonnumret till den person som tog emot samtalet.
  • Utskrift tillgänglig: anger om samtalet har en utskrift, antingen SANT eller FALSKT.
• Egenskaper för e-post:
  
  • E-postämne: ämnes raden för e-postmeddelandet.
  • Status före-postsändning: status för e-postmeddelandet. Alternativen inkluderar Bounced, Failed, Scheduled, Sending eller Sent.

• Mötesegenskaper:

• • Samtals- och mötestyp: typ av möte. Alternativen anges i dina inställningar för samtals- och mötestyp.
  • Interna mötesanteckningar: ett textfält där du kan lägga till anteckningar om mötet.
  • Typ av plats: den typ av plats där mötet hölls. Alternativen inkluderar Telefonsamtal, Adress eller Videokonferens.
  • Mötesplats: namnet på mötesplatsen.
  • Mötesnamn: ett namn för mötet.

• • Mötesresultat: mötets resultat. Alternativen anges i dina inställningar för samtals- och mötesresultat.

• Egenskaper för uppgift:
  
  • Tilldelad till: den användare som tilldelats att slutföra uppgiften.
  • Anteckningar: ett textfält där du kan lägga till anteckningar om uppgiften.
  • Prioritet: den prioritet som tilldelats uppgiften. Alternativen inkluderar Låg, Medel eller Hög.
  • Kö: den uppgiftskö som tillämpas på uppgiften.
  • Typ avuppgift: Typ av uppgift. Alternativen inkluderar Samtal, E-post eller Att göra. Om du inte anger någon typ under importen kommer uppgiften att ställas in på Att göra som standard.
  • Uppgiftsstatus: status för uppgiften. Alternativen inkluderar Slutförd, Uppskjuten, Pågår, Ej påbörjad eller Väntar.

Krav på association och deduplicering

• För att importera och associera flera objekt i en fil, inkludera information om associerade poster och/eller aktiviteter i samma rad. I två filer använder du en gemensam kolumn för att koppla samman posterna i varje fil. Du kan hänvisa till exempelfilerna för mer hjälp med att importera och associera poster.
• För att uppdatera befintliga poster, associera poster och undvika dubbla poster måste dina filer innehålla en unik identifieringsegenskap för varje objekt. För alla objekt kan du exportera befintliga poster och använda Record ID som en unik identifier are.För kontakter kan du också använda E-post. För företag kan du även använda Företagets domännamn.
  • Om du importerar flera objekt och inkluderar Record ID rekommenderas att du differentierar filens kolumnrubriker för att matcha ID med rätt objekt (t.ex. en kolumn som heter Record ID - Contacts och en annan som heter Record ID - Companies).
  • Du kan använda en sekundär e-postadress som unik identifierare för befintliga kontakter som har en sekundär e-postadress listad i HubSpot. Om du använder ett sekundärt e-postmeddelande och inte inkluderarkolumnen Record ID i din fil, kommer det sekundära e-postmeddelandet inte att ersätta det primära e-postmeddelandet. Men om du inkluderar både den sekundära e-postadressen och Record ID som kolumner i din fil, kommer den sekundära e-postadressen att ersätta den primära e-postadressen.

• Om du vill associera en post med flera aktiviteter eller poster för ett annat objekt inkluderar du postens unika identifierare i flera rader för varje post som du vill associera. Luke Danes är till exempel chef på Luke's Diner, men entreprenör på The Dragonfly Inn. Om du vill associera honom med båda företagen måste du inkludera två rader för Luke Danes med kolumnerna E-post (eller Record ID) och Företagets domännamn (eller Record ID) för varje företag.

Observera: Om du inte inkluderar unika identifierare (t.ex. E-post, Företagets domännamn, Record-ID) kommer importen att skapa dubbla poster istället för att associera varje post till samma post.

• För att importera associationsetiketter( endast Professional och Enterprise), inkludera en kolumn för associationsetiketter. Du måste skapa associationsetiketter i HubSpot innan du importerar.
  • Om du vill ange flera etiketter för att beskriva förhållandet mellan två poster kan du inkludera flera associationsetikettvärden i en cell, separerade med ett semikolon (t.ex. Chef; Faktureringskontakt).
  • Om du importerar associationsetiketter i en import med flera filer måste du inkludera kolumnen Associationsetikett och en unik identifierare för det objekt du associerar i samma fil.
• För att skapa associationer mellan barn- och föräldraföretag via import, inkludera en kolumn för moderföretag i din importfil med moderföretagens Record ID-värden. Läs mer om att importera underordnade företag.

Exempel på importfiler

Följande filer innehåller de obligatoriska kolumnrubrikerna för varje objekt eller aktivitet, samt eventuella ytterligare rubriker. Du kan lägga till egna kolumnrubriker för att uppdatera eller skapa ytterligare egenskaper som är viktiga för att underhålla din organisations HubSpot-databas.

Ett objekt eller en aktivitet

• Exempel på kalkylblad för kontakter: XLSX eller CSV
• Exempel på kalkylblad för företag: XLSX eller CSV
• Exempel på kalkylblad för affärer: XLSX eller CSV
• Exempel på kalkylblad för biljetter: XLSX eller CSV
• Exempel på kalkylblad för produkter: XLSX eller CSV
• Exempel på kalkylblad föruppgifter: XLSX eller CSV
• Exempel på kalkylblad församtal: XLSX eller CSV

När din fil är klar kan du lära dig hur du importerar ett objekt eller en aktivitet till HubSpot.

Observera: produkter kan endast importeras i en enda objektsimport. Du kan associera en befintlig produkt till en artikelrad eller manuellt associera en produkt till en affär eller offert.

Flera objekt med associationer

Du kan importera och associera flera objekt, eller objekt och aktiviteter, tillsammans i en fil eller i två separata filer, där varje fil representerar ett objekt/aktivitet.

Importera flera objekt i en fil

För att importera och associera flera objekt/aktiviteter i en fil, inkludera de poster/aktiviteter du vill associera i samma rad i din fil. Dessa exempelfiler representerar vanliga användningsfall, men du kan blanda och matcha objekt eller aktiviteter genom att byta ut kolumnrubrikerna.

• Exempel påkalkylblad för kontakter och företag: XLSX eller CSV.
• Exempel på kalkylblad för kontakter och företag med associationsetiketter: XLXS eller CSV
• Exempel på kalkylblad för kontakter och biljetter: XLSX eller CSV
• Exempel på kalkylblad för företag och affärer: XLSX eller CSV
• Exempel på kalkylblad för företag och anteckningar: XLSX eller CSV
• Exempel på kalkylblad för företag, affärer och noteringar: XLSX eller CSV
• Exempel på kalkylblad föraffärer och nya poster (med tillhörande produkter) : XLSX eller CSV. När du importerar i en fil kan du bara importera en rad per affär.
• Exempel på kalkylblad för samtal och kontakter: CSV
• Exempel på kalkylblad för anteckningar och ärenden: CSV
• Exempel på kalkylblad för uppgifter och befintliga avtal: CSV
• E-post och befintliga kontakter exempel på kalkylblad: CSV

När din fil är klar kan du lära dig hur du importerar och associerar flera objekt eller aktiviteter i HubSpot.

Importera flera objekt i två filer

När du importerar och associerar i två filer representerar varje fil ett objekt eller en aktivitet. Du kan bara importera två objekt eller ett objekt och en aktivitet i en tvåfilsimport. För att importera fler än två objekt/aktiviteter kan du importera i en fil.

För att identifiera vilka poster som ska associeras över filerna, inkludera en gemensam kolumn i båda. En av dina filer ska ha ett unikt värde för varje rad i denna kolumn. I den andra filen använder du dessa värden för att ange vilken post varje rad ska associeras med. Ett vanligt användningsområde är till exempel att importera och associera kontakter och företag. I följande exempelfiler är Företagsnamn den gemensamma kolumnen:

• Exempel på kalkylblad förföretag: XLSX eller CSV.

• Exempel på kalkylblad förkontakter: XLSX eller CSV.

I företagsfilen finns det ett unikt värde för varje rad i kolumnen Företagsnamn. I varje rad i kontaktfilen matchar värdena i kolumnen Företagsnamn det företag som kontakten kommer att associeras med. Du kan använda dessa filer när du importerar kontakter och företag, eller blanda och matcha andra objekt, så länge du inkluderar en gemensam kolumn.

Ytterligare exempel inkluderar:

• Affärer och företag med associationsetiketter i två filer: i dessa exempelfiler är Företagsnamn den unika nyckeln för objektet Företag.
  • Exempel på kalkylblad för affärer: XLSX eller CSV.
  • Exempel på kalkylblad för företag: XLSX eller CSV.
• Affärer och nya poster i två filer: i dessa exempelfiler är Affärsnamn den unika nyckeln för objektet Affär. När du importerar i två filer kan du importera flera poster per affär.
  • Exempel påkalkylblad för affärer: XLSX eller CSV.
  • Exempel på kalkylblad förartiklar (med associerade produkter): XLSX eller CSV.
• Samtal och kontakter i två filer: i dessa filer är E-post den gemensamma kolumnen och den unika nyckeln för kontakter.
  • Exempel på kalkylblad för samtal: CSV.
  • Exempel på kalkylblad för kontakter: CSV.

När dina filer är klara kan du lära dig hur du importerar och associerar flera objekt eller aktiviteter i HubSpot.