Ställ in dina importfiler

Oavsett om HubSpot är ditt första CRM-system eller om du flyttar från ett annat system hjälper import dig att skapa poster och aktiviteter och uppdatera din databas. Importfiler är kalkylblad med data som används för att organisera ditt företags relationer och processer. Innan du börjar importera ska du läsa igenom de relevanta HubSpot-villkoren och kraven för dina importfiler.

Ordlista

• CRM-objekt: En typ av relation eller process som ditt företag har, till exempel kontakter, företag, affärer och biljetter. När du importerar är ett objekt den typ av dataset som du importerar till HubSpot.

• Post: en enskild instans av ett objekt (t.ex. "Tom Smith" är en kontaktpost). I en importfil med ett enda objekt representerar varje rad i filen en objektpost. Om du importerar flera objekt i en fil representerar varje rad poster som är associerade med varandra.

• Aktivitet: Ett engagemang som kan associeras med poster, t.ex. ett e-postmeddelande som skickas till en kontakt eller en anteckning som loggas på en ärendepost. Aktiviteter inkluderar samtal, e-post, möten, anteckningar och uppgifter. Du kan skapa nya aktiviteter via import, men du kan inte uppdatera befintliga aktiviteter. Samtal och uppgifter kan importeras på egen hand, men e-post, möten och anteckningar måste importeras och associeras med ett CRM-objekt.

• Egenskap: Ett fält som skapas för att lagra information om dina poster och aktiviteter. Vid en import kommer egenskaperna att stämma överens med filens kolumnrubriker.

  Exempel på en fil

I det här exemplet är det objekt som importeras kontakter. Varje rad representerar en kontaktpost, och varje informationskolumn representerar en egenskap för en kontakt(förnamn, efternamn, e-postadress).

• Unik identifierare: ett egenskapsvärde som HubSpot använder för att känna igen varje post som unik. I en import behöver du en unik identifierare för att undvika att skapa dubbla poster (t.ex. två poster för "Tom Smith") och för att associera olika poster (t.ex. importera "Tom Smith" och associera honom med hans företag "Smith Inc."). De unika identifierare som kan användas vid import är följande:
  • E-post: Kontaktpersonens e-postadress. Detta krävs när du importerar kontakter för att undvika dubbletter eller för att associera kontakter med ett annat objekt. Om du inte har e-postadresser till kontakter använder du Record ID för att uppdatera och associera befintliga kontaktposter.

• Företagets domännamn: Företagets webbplatsdomän (t.ex. example.com). Detta krävs när du importerar företag för att undvika dubbletter eller för att associera företag med ett annat objekt. Om du inte har några företagsdomännamn använder du Record ID för att uppdatera och koppla ihop befintliga företagsposter.
• Record ID: ett unikt egenskapsvärde som HubSpot ger varje post. Om du exporterar befintliga poster från HubSpot kommer varje post att ha ett post-ID. Detta är en obligatorisk kolumn när du importerar och associerar befintliga affärer, biljetter eller anpassade objekt med ett annat objekt, men kan också användas som unik identifierare för kontakter och företag om du inte har e-post eller företagsdomännamn.
• Egenskap för eget unikt värde (endast erbjudanden, biljetter och anpassade objekt): Om du har skapat en egenskap som kräver unika värden kan du använda egenskapen som en unik identifierare i dina importfiler.
• Associationsetikett (endastProfessional och Enterprise ): Ett värde som anger förhållandet mellan poster. När du har skapat associationsetiketter kan du importera dem tillsammans med dina poster.

• Mappa kolumner: Ett steg i importprocessen, då du uppmanas att matcha kolumnrubrikerna i din fil med HubSpot-egenskaper.

Du vill till exempel importera och associera kontakter och företag i en fil. De objekt som importeras och associeras är kontakter och företag. Varje rad representerar en kontaktpost och dess associerade företagspost. Varje kolumnrubrik representerar egenskaper som kommer att mappas under importen. Filen som visas nedan innehåller kontaktegenskaper(Förnamn, Efternamn, E-postadress, Telefonnummer, Favoritmat) och företagsegenskaper(Namn, Företagets domännamn). Det finns också en unik identifierare för varje objekt som kommer att länka de två unika posterna i HubSpot (e-postadress för kontakter och företagsdomännamn för företag). Under importprocessen mappar du kolumner till HubSpot-egenskaper (kolumnenFörnamn till HubSpot-egenskapen Förnamn ).

Exempelfil

Mappning av kolumner till egenskaper

Filkrav och tekniska begränsningar

• vara en .csv-, .xlsx- eller .xls-fil.
• ha endast ett ark.
• innehålla en rubrikrad där varje kolumnrubrik motsvarar en egenskap i HubSpot. Kolumnrubrikerna kan organiseras i valfri ordning utan att importen påverkas. Du kan bekräfta om det redan finns en standardegenskap som motsvarar din rubrik eller skapa en anpassad egenskap före importen. Läs mer om krav på egenskaper.
• Innehåller mindre än 1000 kolumner.
• Vara UTF-8-kodad om tecken på främmande språk ingår.
• Innehåller celler i talformat om du importerar datum- och tidegenskaper i en Excel-fil.
• Innehåller endast valutadata som är formaterade för USD med decimaler (t.ex. 123,45).

Det finns ytterligare tekniska begränsningar för importverktyget beroende på din HubSpot-prenumeration. Dessa begränsningar omfattar storleks- och radbegränsningar för en importfil samt hur många filer och rader du kan importera per dag.

• Om du använder HubSpot's kostnadsfria verktyg kan du:
  • Importera filer på upp till 20 MB.
  • Genomföra upp till 50 importer per dag.
  • Importera upp till 500 000 rader per dag. Om du importerar en fil som innehåller mer än 500 000 rader kommer det att ta flera dagar att slutföra.
• Om ditt konto har en Starter-, Professional- eller Enterprise-prenumeration kan du:
  • Importera filer på upp till 512 MB.
  • Slutföra upp till 500 importer per dag.
  • Importera upp till 10 000 000 000 rader per dag, med en gräns på 1 048 576 rader per fil. Om du importerar via import-API:et kan du importera upp till 80 000 000 000 rader per dag.

Dessa gränser gäller för en rullande 24-timmarsperiod och återställs inte vid en viss tidpunkt på dagen. Läs mer om din HubSpot-prenumeration och dess begränsningar .

Krav på egendom

Formatering av egenskapsvärden

Följande formateringsregler krävs för att importera data på rätt sätt:

• Om du vill importera och automatiskt formatera telefonnumret baserat på landskoden för kontaktegenskaperna Telefonnummer och Mobiltelefonnummer, formatera som +[landskod][nummer]. Om det finns en förlängning, lägg till ext[nummer]. Ett telefonnummer med landskod för USA skulle till exempel se ut som +11234567890 ext123.

• För egenskaper som innehåller ett pris måste du använda en av HubSpots accepterade valutor. Listan över accepterade valutor och deras valutakoder finns på flikenValuta i standardinställningarna för ditt konto.
• Importverktyget ignorerar tomma celler i ett kalkylblad, så när du importerar nya egenskapsdata ska du lämna cellerna tomma för poster utan ett värde för egenskapen. Om en befintlig post redan har ett värde för egenskapen i HubSpot kommer tomma celler inte att rensa det befintliga egenskapsvärdet . Om du vill rensa befintliga egenskapsvärden i bulk kan du redigera värdena manuellt eller använda arbetsflödesåtgärdenRensa egenskapsvärde.
• Om du vill tilldela en ägare till en post eller aktivitet under importen:
  • För objekt inkluderar du en [Object] owner-huvudrubrik. För aktiviteter inkluderar du en rubrik Aktivitet som tilldelats till .
  • Lägg till användarens namn eller e-postadress i varje rad i den kolumnen. Användare som tilldelas en post genom import får ingen avisering om att de tilldelats en ny post eller aktivitet.
• För egenskaper som innehåller ett datum, för att formatera ett värde för den här egenskapen:
  
  • Giltiga datumformat är mm/dd/åååå (10/28/2020), dd/mm/ååååå (28/10/2020) eller yyyy-mm-dd (2020-10-28).
  • Om du vill inkludera en tid i datum- och tidegenskaperna lägger du till tidsstämpeln som hh:mm (28/10/2020 14:30). Som standard använder importverktyget en 24-timmarsklocka. Om du vill ange en 12-timmarsklocka lägger du till AM eller PM till tidsstämpeln (10/28/2020 14:30 PM). Om du inte inkluderar någon tidsstämpel är tiden som standard inställd på midnatt.

Observera: Om du importerar en standard HubSpot-datumegenskap (t.ex. stängningsdatum) måste värdena formateras som en UNIX-tidsstämpel i millisekunder. Om du importerar en Excel-fil måste datum-tids-egenskapens celler vara i talformat . Läs mer om hur du formaterar tidsstämpelvärden och hur du konverterar ett datum till UNIX-format.

• Beroende på egenskapsfältstypen finns det andra specifika formateringskrav:
  • Om du har ställt in valideringsregler för anpassade egenskaper för nummer, text eller datumväljare måste de importerade värdena följa reglerna, annars importeras de inte.

• • För uppräkningsegenskapstyper måste värdena i importfilen matcha antingen etiketten eller det interna värdet för de definierade alternativen för egenskapen. För HubSpot-standarduppräkningsegenskaper (t.ex. livscykelstadium, bransch) måste värdena matcha det interna värdet eller etiketten på engelska.
  • Läs mer om att importera till egenskaper för kryssrutor.

• Vid import av produkter (endastProfessional och Enterprise ):
  • Om du vill importera ett värde för egenskapen Term formaterar du värdet i kolumnen Term som PXM, där X är antalet månader (t.ex. P6M, för en tidsfrist på 6 månader) eller PXY, där X är antalet år (t.ex. P1Y, för en tidsfrist på 1 år).
  • Om du vill importera ett egenskapsvärde för faktureringsfrekvens använder du månadsvis, årsvis eller kvartalsvis om produkten har en återkommande pristyp. Lämna cellen tom om produkten har ett engångspris.

Egenskaper som krävs

Beroende på vilka objekt eller aktiviteter du importerar är följande egenskaper nödvändiga och måste ingå som kolumnrubriker i filerna:

• Kontakter: minst ett av följande: Förnamn, Efternamn, E-post eller, för befintliga kontakter, Record ID.
• Företag: minst en av följande uppgifter: Namn, Företagets domännamn eller, för befintliga företag, register-ID.
• Affärer: Om du skapar nya affärer, Affärsnamn, Pipeline och Affärsstadium. För befintliga affärer: Record ID .
• Biljetter: Om du skapar nya biljetter, biljettnamn, pipeline och biljettstatus. För befintliga biljetter: Record ID .
• Produkter: För befintliga produkter:Enhetspris och namn, eller för befintliga produkter:Record ID.

• Linjeposter: Namn, kvantitet, pris och de tillhörande affärernas Record ID eller affärsnamn. Inkludera produktens produkt-ID om du också associerar posten med en produkt, vilket kommer att mappas som en postegenskap under importen.

Observera: via import kan du importera för att skapa nya poster, men du kan inte uppdatera befintliga poster. När du importerar poster med avtal kommer importen inte att uppdatera avtalsbeloppet. För att uppdatera befintliga poster eller uppdatera det associerade avtalsbeloppet kan du manuellt redigera posterna eller associera posterna med ett avtal i HubSpot.

• Samtal: Samtalsanteckningar: Samtalsanteckningar (ett textfält som beskriver eller ger sammanhang om samtalet).
• E-post: Det kan vara: E-postkropp (e-postmeddelandets text) och e-postriktning (antingen Inkommande eller Utgående).
• Möten: Mötesbeskrivning (ett textfält som beskriver mötet), mötets starttid och mötets sluttid. Värdena för start- och sluttid bör formateras som datum-tid-egenskaper.
• Anteckningar: Noteringskropp (textkropp för anteckningen).
• Uppgifter: Uppgiftstitel (namnet på uppgiften) och Förfallodag . Förfallodatumet ska formateras som en datum-tids-egenskap.

Ytterligare egenskaper

Ytterligare egenskaper krävs inte, men kan också importeras till HubSpot för att lägga till eller uppdatera data i bulk. Du kan importera följande ytterligare egenskaper:

• HubSpot standardegenskaper för kontakt, företag, affärer och biljetter, med undantag för vissa automatiskt inställda egenskaper som inte kan redigeras. Läs mer om standardegenskaper för kontakt, företag, affärer och biljetter.
• Alla anpassade egenskaper som du har skapat för kontakter, företag, affärer, biljetter eller anpassade objekt.
• För alla aktiviteter kan du importera följande:
  • Aktivitet tilldelad till: Aktivitetens ägare. Värdet för den här egenskapen måste vara antingen användarens namn i HubSpot eller användarens e-postadress .
  • Aktivitetsdatum: Datum och tid då aktiviteten inträffade. Detta ska formateras som en datum-tids-egenskap. Om du importerar nya aktiviteter och inte tar med den här egenskapen, ställs värdena för Aktivitetsdatum automatiskt in till det datum och den tidpunkt då aktiviteterna skapades.
• Egenskaper för samtal:
  
  • Samtalsriktning: Samtalets riktning, antingen inkommande eller utgående.
  • Samtalskälla: Samtalets källa. Alternativen inkluderar VoIP, Zoom eller integrationsplattformen.
  • Samtalsstatus: Samtalets status eller resultat. Alternativen är upptagen, avbruten, avslutad, anslutning, misslyckad, pågående, missad, inget svar, kö eller ringning.

Observera: samtalsresultatet kan inte importeras.

• • Samtalets titel: Samtalets namn.
  • URL för inspelning: en URL för att komma åt samtalets inspelning.
  • Transcript available: anger om samtalet har en utskrift, antingen TRUE eller FALSE.
  • Samtalstyp: typen av samtal. Alternativen anges i inställningarna för samtals- och mötestyp.
• E-postegenskaper:
  
  • E-postämne: E-postens ämnesrad.
  • Status för e-postsändning: e-postens status. Alternativen är bl.a. Avvisad, Misslyckad, Planerad, Sänd eller Skickad.

• Mötesegenskaper:

• • Anteckningar om internt möte: Ett textfält för att lägga till anteckningar om mötet.
  • Typ av plats: den typ av plats där mötet hölls. Alternativen är telefonsamtal, adress eller videokonferens.
  • Mötesplats: Namnet på mötets plats.
  • Mötesnamn: ett namn för mötet.

• • Mötesresultat: mötets resultat. Alternativen anges i inställningarna för samtals- och mötesresultatet.
  • Mötestyp: typen av möte. Alternativen anges i inställningarna för samtals- och mötestyp.
• Uppgiftsegenskaper:
  
  • Anteckningar: Ett textfält för att lägga till anteckningar om uppgiften.
  • Prioritet: den prioritet som tilldelats uppgiften. Alternativen är bland annat Låg, Medelhög eller Hög.
  • Uppgiftstyp: typ av uppgift. Alternativen inkluderar samtal, e-post eller att göra. Om du inte anger någon typ under importen kommer uppgiften som standard att ställas in som To-Do.
  • Uppgiftsstatus: Uppgiftens status. Alternativen omfattar Slutförd, Uppskjuten, Pågående, Ej påbörjad eller Väntar.

Krav på associering och deduplicering

• Om du vill importera och associera flera objekt i en fil ska du inkludera information om associerade poster och/eller aktiviteter i samma rad. I två filer använder du en gemensam kolumn för att koppla ihop posterna i varje fil. Du kan se exempelfilerna om du vill ha mer hjälp med att importera och associera poster.
• För att uppdatera befintliga poster, koppla ihop poster och undvika dubbla poster måste filerna innehålla en unik identifieraregenskap för varje objekt. För alla objekt kan du exportera befintliga poster och använda Record ID som en unik identifierare .För kontakter kan du också använda E-post. För företag kan du också använda Företagets domännamn.
  • Om du importerar flera objekt och inkluderar Record ID rekommenderas det att du skiljer filens kolumnrubriker åt så att ID:et matchar rätt objekt (t.ex. en kolumn som heter Record ID - Contacts och en annan som heter Record ID - Companies).
  • Du kan använda en sekundär e-postadress som unik identifierare för befintliga kontakter som har en sekundär e-postadress listad i HubSpot. Om du använder en sekundär e-postadress och inte inkluderarkolumnen Record ID i din fil kommer den sekundära e-postadressen inte att ersätta den primära e-postadressen. Om du däremot inkluderar både sekundär e-post och Record ID som kolumner i filen kommer den sekundära e-postadressen att ersätta den primära e-postadressen.

• Om du vill associera en post med flera aktiviteter eller poster i ett annat objekt inkluderar du postens unika identifierare i flera rader för varje post som du vill associera. Luke Danes är till exempel chef på Luke's Diner, men entreprenör på Dragonfly Inn. Om du vill associera honom med båda företagen måste du inkludera två rader för Luke Danes med kolumnerna E-post (eller register-ID) och Företagets domännamn (eller register-ID) för varje företag.

Observera att om du inte inkluderar unika identifierare (t.ex. e-post, företagets domännamn, register-ID) kommer importen att skapa dubbla poster i stället för att koppla dem till samma post.

• Om du vill importera associationsetiketter ( endast Professional och Enterprise) ska du inkludera en kolumn för associationsetiketter. Du måste skapa associationsetiketterna i HubSpot innan du importerar.
  • Om du vill ange flera etiketter för att beskriva förhållandet mellan två poster kan du inkludera flera värden för associationsetiketter i en cell, separerade med ett semikolon (t.ex. Manager; Billing contact).
  • Om du importerar associationsetiketter i en import av flera filer måste du inkludera kolumnen Association label och en unik identifierare för det objekt du associerar i samma fil.
• Om du vill skapa associationer mellan barn- och föräldraföretag via import inkluderar du en kolumn för föräldraföretag i din importfil med föräldraföretagens Record ID-värden. Läs mer om att importera dotterföretag.

Exempel på importfiler

Följande filer innehåller de nödvändiga kolumnrubrikerna för varje objekt eller aktivitet samt eventuella ytterligare rubriker. Du kan lägga till egna kolumnrubriker för att uppdatera eller skapa ytterligare egenskaper som är viktiga för att underhålla din organisations HubSpot-databas.

Ett objekt eller en aktivitet

• Exempel på kalkylblad för kontakter: XLSX eller CSV
• Kalkylblad för företag: XLSX eller CSV
• Kalkylblad med exempel på affärer: XLSX eller CSV
• Kalkylblad med exempel på biljetter: XLSX eller CSV
• Kalkylblad med exempel på produkter: XLSX eller CSV
• Exempel på kalkylblad för uppgifter: XLSX
• Exempel på kalkylblad för samtal: XLSX

När filen är klar kan du lära dig hur du importerar ett objekt eller en aktivitet till HubSpot.

Observera: produkter kan endast importeras i en import av ett enda objekt. Du kan associera en befintlig produkt till en post eller manuellt associera en produkt till en affär eller offert.

Flera objekt med associationer

Du kan importera och associera flera objekt, eller objekt och aktiviteter, tillsammans i en fil eller i två separata filer, där varje fil representerar ett objekt/en aktivitet.

Importera flera objekt i en fil

Om du vill importera och associera flera objekt/aktiviteter i en fil inkluderar du de poster/aktiviteter du vill associera i samma rad i filen. Dessa exempelfiler representerar vanliga användningsfall, men du kan blanda och matcha objekt eller aktiviteter genom att byta ut kolumnrubrikerna.

• Exempel på kalkylblad för kontakter och företag: XLSX eller CSV.
• Exempel på kalkylblad för kontakter och företag med etiketter för associationer: XLXS eller CSV
• Exempel på kalkylblad för kontakter och biljetter: XLSX eller CSV
• Exempel på kalkylblad för företag och avtal: XLSX eller CSV
• Exempel på kalkylblad för företag och anteckningar: XLSX eller CSV
• Exempel på kalkylblad för företag, affärer och anteckningar: XLSX eller CSV
• Exempel på kalkylblad för affärer och nya poster (med tillhörande produkter) : XLSX eller CSV. När du importerar i en fil kan du bara importera en post per affär.
• Exempel på kalkylblad för samtal och kontakter: CSV
• Exempel på kalkylblad för anteckningar och biljetter: CSV
• Exempel på kalkylblad för uppgifter och befintliga affärer: CSV
• E-post och befintliga kontakter: CSV: CSV

När filen är klar kan du lära dig hur du importerar och associerar flera objekt eller aktiviteter till HubSpot.

Importera flera objekt i två filer

När du importerar och associerar i två filer representerar varje fil ett objekt eller en aktivitet . Du kan endast importera två objekt eller ett objekt och en aktivitet i en import av två filer. Om du vill importera fler än två objekt/aktiviteter kan du importera i en fil.

För att identifiera vilka poster som ska associeras i filerna, inkludera en gemensam kolumn i båda filerna. En av filerna ska ha ett unikt värde för varje rad i denna kolumn. I den andra filen använder du dessa värden för att ange vilken post varje rad ska associeras med. Ett vanligt användningsfall är till exempel att importera och koppla kontakter och företag. I följande exempelfiler är företagsnamn den gemensamma kolumnen:

• Exempel på kalkylblad för företag: XLSX eller CSV.

• Exempel på kalkylblad för kontakter: XLSX eller CSV.

I företagsfilen finns det ett unikt värde för varje rad i kolumnen Företagsnamn. I varje rad i kontaktfilen motsvarar värdena i kolumnen Företagsnamn det företag som kontakten kommer att associeras med. Du kan använda de här filerna när du importerar kontakter och företag, eller blanda och matcha andra objekt, så länge du inkluderar en gemensam kolumn.

Ytterligare exempel är:

• Kontakter och företag med associationsetiketter i två filer: I de här exempelfilerna är företagsnamn den unika nyckeln för objektet Företag.
  • Exempel på kalkylblad för affärer: XLSX eller CSV.
  • Exempel på kalkylblad för företag: XLSX eller CSV.
• Affärer och nya poster i två filer: I dessa exempelfiler är namnet på affären den unika nyckeln för objektet Affär. När du importerar i två filer kan du importera flera poster per affär.
  • Exempel på kalkylblad för affärer: XLSX eller CSV.
  • Exempel på kalkylblad för linjeposter (med tillhörande produkter): XLSX eller CSV.
• Samtal och kontakter i två filer: i dessa filer är e-post den gemensamma kolumnen och den unika nyckeln för kontakter.
  • Exempel på kalkylblad för samtal: CSV.
  • Exempel på kalkylblad för kontakter: CSV.

När filerna är klara kan du lära dig hur du importerar och associerar flera objekt eller aktiviteter till HubSpot.