Anslut kanaler till konversationernas inkorg

Kanaler representerar de olika vägar som dina användare kan ta för att kontakta ditt team. Du kan ansluta kanaler till konversationsinkorgen så att meddelanden som skickas till någon av dessa kanaler sorteras tillsammans i inkorgen. Du måste också ha behörigheten Kontoåtkomst för att kunna redigera i de inkorgar du ansluter. En kanal kan vara av någon av följande typer:

• Team-e-post: anslut en team-e-postkanal om du vill att e-postmeddelanden som skickas till en delad team-e-postadress ska visas i inkorgen. Du kan ansluta ett Gmail- eller Office 365-e-postkonto eller konfigurera ett hostat e-postkonto. När kanalen är ansluten kan du anpassa avsändarnamn, avsändaradress, teamets e-postsignatur och styra vilka teammedlemmar inkommande e-postmeddelanden ska vidarebefordras till.
• Chatt: anslut en chattkanal för att lägga till chattflöden till dina webbplatser. Du kan anpassa teamets tillgänglighet och chattflödenas varumärke när du konfigurerar kanalen.
• Facebook Messenger: anslut din Facebook Messenger-kanal för att lägga till ett chattflöde till din Facebook-företagssida. Meddelanden som skickas till ditt företag på Facebook visas i din inkorg.
• Formulär: anslut en formulärkanal för att samla in formulärinlämningar i inkorgen. Ditt team kan sedan svara på inlämningen som de skulle göra med alla andra inkommande konversationer. När du ansluter ett HubSpot-formulär kan ett ärende skapas i inkorgen för varje ny inlämning.
• WhatsApp Business-konto: om du har ett Marketing Hub- eller Service Hub Professional - eller Enterprise-konto kan du ansluta ett WhatsApp Business-konto för att skicka och ta emot meddelanden från ett verifierat WhatsApp-telefonnummer. Läs mer om hur du ansluter ett WhatsApp Business-konto som en kanal i HubSpot.
• Samtal: om du har ett Sales Hub eller Service HubProfessional- eller Enterprise-konto kan du ansluta en samtalskanal för att starta en konversationstråd som kan användas tillsammans med chatt, e-post och andra delade kanaler.
• SMS: Om du har ett Marketing Hub Professional- eller Enterprise-konto och tillägget SMS Access kan du ansluta ditt SMS-nummer som en kanal i konversationsinkorgen. När du är ansluten kan du hantera och svara på inkommande SMS-meddelanden direkt i inkorgen. Lär dig hur du hanterar och svarar på marknadsförings-SMS i konversationsinkorgen.
• Anpassad kanal: om du har en Sales Hub eller Service HubProfessional- eller Enterprise-konto kan du integrera en extern meddelandeapp via API:et för anpassade kanaler och hantera inkommande meddelanden i konversationerna. Du kan antingen installera befintliga appar från HubSpot App Marketplace, såsom WeChat, Telegram, LINE, Viber, Slack, eller bygga din egen integration från grunden via API:et för anpassade kanaler. Läs mer om hur du ansluter anpassade kanalappar till konversationsinkorgen.

Du kan koppla kanaler till en befintlig inkorg eller när du skapar en ny inkorg.

Observera: konton som skapas efter den 1 april 2024 kan inte skapa ärenden från kanaler som är kopplade till inkorgen. Vi rekommenderar att du använder helpdesk för att skapa och hantera ärenden.

Anslut och anpassa en team-e-postkanal

Med en team-e-postkanal kan ditt team visa, hantera och svara på e-postmeddelanden som skickas till en delad e-postadress i konversationsinkorgen. Alla inkommande e-postmeddelanden som skickas till en ansluten team-e-postadress kommer att vara synliga för hela ditt team.

Detta skiljer sig från ett anslutet individuellt e-postkonto, som är en e-postadress som är unik för en specifik användare och som inte används av någon annan i ditt team. Du kan inte använda samma e-postadress som en användares individuella e-postkonto och en team-e-postadress i HubSpot. Läs mer om de olika inkorgsanslutningarna.

Anslut en team-e-postadresskanal

Så här ansluter du din teams e-postadress:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Inbox > Inboxar. Om du har flera inboxar konfigurerade använder du rullgardinsmenyn Aktuell vy för att välja den inbox du vill ansluta en kanal till.
3. Klicka på Anslut en kanal.
4. Välj Team-e-post.
5. Klicka på Nästa.
6. Beroende på var din e-postadress är hostad väljer du Gmail, Office 365 eller Annat e-postkonto. Om din inkorg inte är hostad med Office 365 eller Google, eller om du använder ett Google Groups-konto eller e-postalias för att kommunicera med kontakter, väljer du Annat e-postkonto. Detta gör att du kan vidarebefordra e-postmeddelanden från din e-postklient till konversationsinkorgen.

1. Observera: IMAP - och Office 365 GCC High- och DOD-miljöer stöds inte.

7. Läs igenom villkoren för att dela detta e-postkonto med HubSpot och klicka sedan på Fortsätt.
8. Välj eller ange den e-postadress du vill ansluta, ange dina inloggningsuppgifter och slutför anslutningsprocessen för att ge HubSpot åtkomst till din inkorg.
9. Du omdirigeras till skärmen E-postdetaljer där du kan anpassa den information som kontakterna ser när de får ett e-postmeddelande från dig, inklusive avsändarnamn och e-postsignatur.
10. För att anpassa avsändarnamnet som visas klickar du på rullgardinsmenyn Avsändarnamn och väljer något av följande:
    • Agent- och företagsnamn: kontakterna ser användarens namn och företagsnamnet när de får ett e-postmeddelande. Ange företagsnamnet i textfältet.
    • Företagsnamn: kontakterna ser företagsnamnet när de får ett e-postmeddelande. Ange företagsnamnet i textfältet.

1. Observera: funktionen Avsändarnamn stöds inte för Office 365-anslutna inkorgar.

11. Så här inkluderar du en e-postsignatur för teamet:
• Klicka på Lägg till teamsignatur. Denna signatur gäller för e-postmeddelanden direkt från konversationsinkorgen. Lär dig hur du konfigurerar din e-postsignatur för e-postmeddelanden som skickas från CRM-poster.

• • I textrutan kan du anpassa ditt teams e-postsignatur i den enkla redigeraren eller klicka på HTML och redigera signaturen i HTML. Använd verktygsfältet för rik text längst ned för att formatera texten, infoga en länk eller infoga en bild. Om du vill infoga en personaliseringstoken som fyller i avsändarens namn klickar du på rullgardinsmenyn Infoga token och väljer Fullständigt namn, Förnamn eller Efternamn.

12. Förhandsgranska avsändarnamnet och e-postsignaturen till höger och klicka sedan på Nästa.

1. Profiler krävs En tilldelad Sales Seat eller Service Seat krävs för att konfigurera och inkluderas i routningsregler.

13. Så här vidarebefordrar du automatiskt inkommande e-postmeddelanden till specifika användare och team i ditt konto:
    • Klicka för att aktivera alternativet Tilldela konversationer automatiskt .
    • Klicka på rullgardinsmenyn Tilldela till och välj ett vidarebefordringsalternativ:
      • Specifika användare och team: tilldela inkommande e-postmeddelanden till de valda användarna eller teamen. Välj användare eller team från rullgardinsmenyn Specifika användare och team.
      • Kontaktägare: tilldela inkommande e-postmeddelanden till en kontakts ägare. Kontakten måste ha en ägare tilldelad till sin post och spåras med en cookie. Om ägaren är offline skickas inlämningen via e-post till besökarens ägare.
    • Som standard tilldelas inkommande konversationer endast till tillgängliga agenter. Om inga agenter är tillgängliga kommer e-postkonversationen att avtilldelas. Du kan avmarkera kryssrutan Tilldela endast tillgängliga användare för att inaktivera tilldelning baserat på agenternas tillgänglighet.

14. Så här redigerar du standardegenskaperna för ärenden, inklusive ärendepipeline och ärendestadium:
• Klicka på Redigera biljett bredvid inställningen Behandla inkommande konversationer som supportbiljetter .
• I den högra panelen använder du rullgardinsmenyerna för att redigera egenskaperna.
• Om du har konfigurerat automatiska tilldelningsregler i inkorgen är biljettinnehavaren som standard samma person som konversationens ägare. Om du vill ändra biljettinnehavaren klickar du på rullgardinsmenyn Biljettinnehavare och väljer ett annat alternativ.
• Klicka på Spara.

15. Observera: det finns en gräns för antalet objekt som kan associeras med en kontaktpost. Om en kontaktpost når gränsen skapas inte automatiskt ett ärende när de startar en konversation. Läs mer om de tekniska begränsningarna för objektsassociationer i HubSPots produkt- och tjänstekatalog.

15. Klicka på Anslut och slutför.

Din team-e-post är nu ansluten och du kan skriva och svara på e-postmeddelanden i konversationsinkorgen. Om en besökare skickar ett e-postmeddelande till konversationsinkorgen med en e-postadress som inte redan är kopplad till en kontaktpost i ditt konto, skapar HubSpot automatiskt en ny kontaktpost för det e-postmeddelandet.

Redigera inställningarna för teamets e-postkanal

Så här redigerar du inställningarna för teamets e-postkanal:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Inkorgen > Inkorgar. Om du har flera inkorgar konfigurerade använder du rullgardinsmenyn Aktuell vy för att välja den inkorg som teamets e-postkanal är kopplad till.
3. Håll muspekaren över teamets e-postadress och klicka på Redigera.
4. På fliken Konfiguration kan du redigera avsändarnamn och adress, signaturen och den associerade kontakten för vidarebefordrade e-postmeddelanden. Som standard loggas e-postmeddelanden som vidarebefordras till inkorgen i den ursprungliga avsändarens kontaktpost. Om du istället vill logga e-postmeddelanden i posten för den avsändare som vidarebefordrade e-postmeddelandet klickar du på för att stänga av alternativet Välj ursprunglig avsändare av vidarebefordrade e-postmeddelanden.
5. På fliken Automatisering kan du göra ändringar i reglerna för tilldelning av e-postkonversationer eller regler för automatisering av ärenden.

Anslut och anpassa en chattkanal

Med en chattkanal ansluten till din konversationsinkorg kan besökare starta en konversation med ditt team direkt från din webbplats. Medlemmar i ditt team kan svara från konversationsinkorgen. Du kan också anpassa utseendet på chattwidgeten, inklusive widgetens färg och avatar, och ställa in ditt teams tillgänglighetsinställningar. Läs mer om hur du ansluter och anpassar en chattkanal i konversationsinkorgen.

Anslut och anpassa en Facebook Messenger-kanal

För att svara på inkommande meddelanden som skickas från din Facebook-företagssida, anslut en Facebook Messenger -konto som en kanal i din konversationsinkorg. När du ansluter Facebook Messenger skapas ett standardchattflöde som aktiveras i ditt konto. Detta är det primära chattflödet som används på din Facebook Messenger-sida. Du kan komma åt detta standardchattflöde genom att redigera din Facebook Messenger-kanal eller i chattflödesverktyget. Du kan också skapa anpassade Facebook Messenger-chattflöden.

Anslut en Facebook Messenger-kanal

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Inbox & Help Desk > Inboxar. Om du har flera inkorgar konfigurerade i ditt konto använder du rullgardinsmenyn Aktuell vy för att välja den inkorg du vill ansluta en kanal till.
3. Klicka på Anslut en kanal.
4. Välj Facebook Messenger.
5. Klicka på Fortsätt med Facebook.
6. Logga in på ditt Facebook-konto i popup-fönstret. Popup-fönster måste vara tillåtna i din webbläsare för att du ska kunna logga in på ditt Facebook-konto från popup-fönstret.

1. Observera: du måste ha administratörsroll på den Facebook-sida du vill ansluta. Bekräfta eller redigera din nuvarande roll för att gå vidare med anslutningsprocessen.

7. Klicka på Anslut bredvid den Facebook-sida du vill ansluta.

1. Observera: du kan inte ansluta ett Facebook Messenger-konto till mer än ett HubSpot-konto.

8. I textrutan Hälsning anger du ett meddelande som visas första gången en besökare inleder en konversation med dig.

9. Klicka på Nästa.
10. Om du vill skicka ett svar till besökare direkt efter att de har skickat sitt första meddelande anger du ett svar i textrutan Skicka omedelbart svar .

1. Profiler krävs En tilldelad försäljningsplats eller serviceplats krävs för att konfigurera och inkluderas i routningsregler.

11. Som standard lämnas inkommande meddelanden oassignerade i inkorgen så att ditt team kan sortera dem. Du kan ställa in vidarebefordringsregler så att inkommande meddelanden automatiskt vidarebefordras till specifika användare och team i ditt konto:
    • Klicka för att aktivera alternativet Tilldela konversationer automatiskt .
    • Klicka på rullgardinsmenyn Tilldela till och välj ett vidarebefordringsalternativ:
      • Specifika användare och team: tilldela inkommande meddelanden till de valda användarna eller teamen. Välj användare eller team från rullgardinsmenyn Specifika användare och team.
      • Kontaktägare: tilldela inkommande meddelanden till en kontakts ägare. Kontakten måste ha en ägare tilldelad till sin post och spåras med en cookie. Om ägaren är offline skickas inlämningen via e-post till besökarens ägare.

12. Klicka på Nästa.
13. För att förhandsgranska hur din hälsning och ditt snabbsvar kommer att se ut, använd knapparna Hälsning och Snabbsvar ovanför förhandsgranskningsbilden.
14. Klicka på Klar längst ned till höger.

Du omdirigeras till dina inkorgsinställningar, där du ser din Facebook-företagssida med statusomkopplaren aktiverad. När en besökare klickar på knappen Skicka meddelande på din Facebook-företagssida öppnas Messenger-fönstret längst ned till höger. Besökaren kan skriva och skicka ett meddelande som sedan visas i konversationsinkorgen.

När en besökare interagerar med Facebook-företaget eller boten anger Facebook Messengers plattformsöversikt att meddelanden kan skickas inom sju dagar för en förfrågan som inte kan lösas inom det vanliga meddelandefönstret. Om ditt företag till exempel är stängt under helgen när en förfrågan kommer in har du sju dagar på dig att svara. Automatiska meddelanden eller innehåll som inte är relaterat till användarnas förfrågningar kan inte skickas utanför det vanliga meddelandefönstret på 24 timmar.

Lär dig hur du svarar på inkommande meddelanden i din konversationsinkorg.

Redigera inställningarna för Facebook Messenger-kanalen

Så här redigerar du inställningarna för Facebook Messenger-kanalen:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Inbox & Help Desk > Inboxar. Om du har flera inboxar konfigurerade använder du rullgardinsmenyn Aktuell vy för att välja den inbox som din Facebook Messenger-kanal är ansluten till.
3. Håll muspekaren över ett anslutet Facebook Messenger-konto och klicka på Redigera.
4. Om du har aktiverat dataskyddsinställningarna i ditt konto kan du aktivera GDPR för ett anslutet Messenger-konto för att samla in besökares samtycke till att behandla deras data.
5. Observera: även om dessa funktioner finns i HubSpot är din juridiska avdelning den bästa källan för råd om efterlevnad i din specifika situation.
6. Klicka för att aktivera alternativet Tillämpa GDPR på Facebook Messenger.
7. Klicka på rullgardinsmenyn och välj ett av följande alternativ:
   • Explicit samtycke: besökare måste klicka på Jag godkänner innan de kan skicka ett meddelande.
   • Implicit samtycke: besökarnas samtycke är underförstått när de inleder en konversation med dig. Texten om samtycke till behandling av data visas fortfarande, men de behöver inte klicka på Jag godkänner för att inleda konversationen.
8. I textrutan Samtycke till att behandla data anger du text som förklarar varför du behöver lagra och behandla besökarens personuppgifter.
9. I textrutan Hälsningstext kan du också redigera meddelandet som visas när en kontakt först startar en konversation. För att göra ändringar i det omedelbara svarsmeddelandet, navigera till ditt primära chattflöde.
10. Observera: eftersom Facebook Messengers profil-API inte tillåter HubSpot att samla in besökares e-postadresser kan dubbla poster skapas om en besökare startar en konversation på flera sidor.

Anslut och anpassa en formulärkanal

När en besökare skickar in ett formulär som är anslutet till konversationsinkorgen kan du svara på deras förfrågan i inkorg som du skulle svara på ett e-postmeddelande. För HubSpot-formulär kan du också skapa en motsvarande biljett för besökarens förfrågan.

Observera: alla konton som skapas efter den 1 april 2024 kan inte skapa ärenden från kanaler som är anslutna till inkorgen. Lär dig istället hur du hanterar ärenden i helpdesk. Annars kan du använda inkorgen som en delad inkorg. 

Anslut en formulärkanal

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Inbox & Help Desk > Inboxar. Om du har flera inkorgar konfigurerade i ditt konto använder du rullgardinsmenyn Aktuell vy för att välja den inkorg du vill ansluta en kanal till.
3. Klicka på Anslut en kanal.
4. Välj Formulär.
5. Välj ett befintligt formulär eller skapa ett nytt formulär:
   • Om du ansluter ett befintligt formulär klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett formulär och väljer ett befintligt formulär. För att skapa ärenden när en kontakt skickar in detta formulär måste du se till att ärendeegenskaperna finns med i formuläret. Klicka sedan på Nästa.

• • Om du skapar ett nytt formulär klickar du på Skapa nytt formulär. Namnge formuläret och konfigurera fält och alternativ. Biljettfält ingår som standard i formuläret för att ange biljettens namn, beskrivning, pipeline och status när biljetten skapas genom formulärinlämningen. När du har anpassat formuläret klickar du på Uppdatera formulär. Klicka sedan på Nästa längst ned till höger.
    
    

Observera: fälten Ticket Pipeline och Ticket Status ingår som standard i nya formulär, men är dolda och visas inte i redigeraren eller i det aktiva formuläret. Du kan redigera ticket pipeline eller status när du redigerar standardegenskaperna för tickets i dina formulärinställningar.

6. Om du vill ställa in tilldelningsregler så att inkommande formulär automatiskt skickas till specifika användare och team i ditt konto:

7. Profiler krävs En tilldelad försäljningsplats eller serviceplats krävs för att konfigurera och inkluderas i routningsregler.

• Aktivera alternativet Tilldela konversationer automatiskt .
• Klicka på rullgardinsmenyn Tilldela till och välj ett vidarebefordringsalternativ:
  • Specifika användare och team: tilldela inkommande formulärinlämningar till de valda användarna eller teamen. Välj användare eller team från rullgardinsmenyn Specifika användare och team.
  • Kontaktägare: tilldela inkommande formulärinlämningar till en kontakts ägare. Kontakten måste ha en ägare tilldelad till sin post och spåras med en cookie. Om ägaren är offline skickas inlämningen via e-post till besökarens ägare.
• Som standard tilldelas inkommande konversationer endast till tillgängliga agenter. Om inga agenter är tillgängliga kommer konversationen att vara otilldelad. Du kan avmarkera kryssrutan Tilldela endast tillgängliga användare för att inaktivera tilldelning baserat på agenters tillgänglighet.

Observera: inkommande meddelanden kan endast dirigeras automatiskt till användare med tilldelade Sales Hub eller Service Hub betalda platser. Om användaren inte har tillgång till en betald plats kan du inte inkludera dem i dina tilldelningsregler.

7. Klicka på Spara. 
8. Om du vill anpassa biljettens egenskaper klickar du på Redigera biljett.
9. I den högra panelen använder du rullgardinsmenyerna för att redigera egenskaperna.
   • Om du har ställt in automatiska tilldelningsregler i inkorgen kommer biljettens ägare som standard att vara samma person som konversationens ägare. Om du vill ändra biljettens ägare klickar du på rullgardinsmenyn Biljettens ägare och väljer ett annat alternativ.

• • Klicka på Spara.

8. Klicka på Spara för att slutföra anslutningen av formuläret.

Du kan också ansluta valfritt formulär till inkorgen direkt från formulärredigeraren. I den vänstra panelen i formulärredigeraren, i avsnittet Ticket Properties (Biljettens egenskaper ), klickar du för att aktivera alternativet Automatic ticket creation (Automatisk biljettskapande ). Detta lägger till standardfält för biljetter i formuläret så att en biljett skapas automatiskt från varje formulärinlämning. För att redigera tilldelningsreglerna navigerar du till inställningarna för formulärkanalen.

När en besökare skickar in formuläret visas inlämningen i inkorgen där du kan svara på kundens förfrågan. Om formulärkanalen tas bort från konversationsinkorgen tas biljettens egenskaper automatiskt bort från formuläret också.

Observera: dolda formulärfält visas inte i inlämningen i inkorgen, men visas fortfarande i formulärinlämningspanelen och på kontaktpostens tidslinje.

Om en kontakt har nått sin gräns för formulärinlämningar skapas ingen biljett när de skickar in ett formulär som är kopplat till konversationsinkorgen.

Redigera inställningar för formulärkanal

Så här redigerar du inställningarna för formulärkanalen:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidofält navigerar du till Inkorgen och helpdesk > Inkorgar. Om du har flera inkorgar konfigurerade använder du rullgardinsmenyn Aktuell vy för att välja den inkorg som du har anslutit formulärkanalen till.
3. För att redigera formulärfälten, håll muspekaren över formulärkanalen och klicka på rullgardinsmenyn Alternativ och välj sedan Hantera formulär.
4. För att redigera tilldelningsreglerna eller biljettens egenskaper, håll muspekaren över formulärkanalen och klicka på Redigera.

• • Aktivera eller inaktivera alternativet Tilldela konversationer automatiskt. Om alternativet är aktiverat använder du rullgardinsmenyerna för att redigera tilldelningsreglerna. 
  • För att anpassa biljettens egenskaper, klicka på Redigera biljett.
    
    

    Observera: konton som skapas efter den 1 april 2024 kan inte skapa biljetter från kanaler som är anslutna till inkorgen. Vi rekommenderar att du använder helpdesk för att skapa och hantera biljetter.

5. Klicka på Spara. 

Anslut ett WhatsApp Business-konto som kanal

Anslut ett WhatsApp Business-konto för att skicka och ta emot meddelanden från ett verifierat WhatsApp-telefonnummer. Läs mer om hur du ansluter ett WhatsApp Business-konto som kanal i HubSpot.

Anslut en samtalskanal

Anslut en samtalskanal för att starta en konversationstråd som kan användas tillsammans med chatt, e-post och andra delade kanaler. Läs mer om hur du konfigurerar samtalskanaler, tar emot samtal och hanterar samtalskanaler.

Anslut en anpassad kanal

Integrera en extern meddelandeapp via API:et för anpassade kanaler och hantera inkommande meddelanden i konversationsinkorgen. Du kan antingen installera befintliga appar från HubSpot App Marketplace, såsom WeChat, Telegram, LINE, Viber, Slack, eller bygga din egen integration från grunden via API:et för anpassade kanaler. Läs mer om hur du ansluter anpassade kanalappar till konversationsinkorgen.