使用HubSpot Sales Chrome 擴充套件的追蹤和記錄功能來監控和記錄聯絡人對您電子郵件的參與程度。
- 開啟追蹤功能後,您可以監控聯絡人檢視或開啟您的電子郵件的時間。
- 開啟記錄功能後,您可以將電子郵件記錄至收件者的聯絡人記錄或其相關記錄。
進一步瞭解追蹤和記錄的區別。
開始使用之前
在您開始使用 HubSpot Sales Chrome 擴充套件之前,請檢閱追蹤和記錄電子郵件的需求和限制。
瞭解需求
- 要記錄電子郵件並新增聯絡人到您的 HubSpot CRM 帳戶,您傳送電子郵件的電子郵件地址必須是下列其中之一:
瞭解限制和注意事項
配置預設記錄和追蹤設定
- 在左側功能表中,導覽至「物件 」>「活動」。
- 在「電子郵件記錄與追蹤」標籤中,您可以透過選擇或清除下列核取方塊,設定電子郵件在 HubSpot 中的追蹤或記錄方式:
- 允許所有使用者記錄電子郵件附件:設定傳入的電子郵件附件是否可以記錄在 CRM、會談收件匣和側邊欄中。
- 為所有使用者套用預設記錄設定: 當此設定開啟時,您可以按一下切換預設記錄所有電子郵件開關的開啟或關閉,以設定是否在帳戶中的所有使用者中預設記錄電子郵件。
- 允許所有使用者追蹤電子郵件,並查看收件者開啟和點選他們的電子郵件:設定使用者是否可以追蹤從 CRM、會話收件匣、電子郵件延伸功能和序列發送的電子郵件。
- 為所有使用者套用預設追蹤設定: 如果您已選取 允許所有使用者追蹤電子郵件 ,並 查看收件者開啟和點選其電子 郵件核取方塊,則可開啟此設定,以設定是否在帳戶中的所有使用者之間預設追蹤所有電子郵件。
追蹤電子郵件
從 Gmail 傳送追蹤電子郵件:
- 登入您的 Gmail 帳戶。
- 撰寫一封新電子郵件。輸入電子郵件收件人、主旨行和電子郵件正文。
- 選取追蹤核取方塊。
- 按一下 [傳送]。
檢視追蹤電子郵件的狀態
在您的聯絡人打開電子郵件之前,電子郵件主題行和收件人會在 HubSpot 的活動饋送(activity feed)中顯示為已發送。
收件人開啟電子郵件後,您的桌面會收到即時的彈出通知。當您導回活動饋送或 Chrome 擴充套件饋送時,您會看到電子郵件資訊標示為開啟。按一下連絡人姓名下方的下拉式功能表,即可查看收件人何時開啟您的電子郵件。您也會看到列出該聯絡人的活動記錄。
您也可以從 Chrome 擴充套件查看聯絡人如何參與您追蹤的電子郵件。若要從 Chrome 擴充套件存取您的活動訊息,請按一下 HubSpotsprocket 圖示 sprocket ,位於 Chrome 瀏覽器的右上方。
進一步瞭解電子郵件追蹤和銷售通知如何運作,以及如何關閉追蹤。
開啟資料隱私設定的追蹤
如果您已在帳戶中開啟資料隱私設定,HubSpot只能在聯絡人有指定資料處理的法律基礎時,才能追蹤該聯絡人的電子郵件開啟情況。在 Gmail 中撰寫電子郵件時,「追蹤 」核取方塊將會呈現灰色,以顯示聯絡人不符合追蹤資格。
對於沒有資料處理法律依據的聯絡人或尚未成為聯絡人的電子郵件收件者,電子郵件開啟將不會被追蹤 。向多位收件人發送電子郵件時,將以匿名方式追蹤電子郵件的開啟。
您可以透過更新聯絡人
資料處理的法律依據屬性,來變更
聯絡人的追蹤資格
。
記錄電子郵件
使用 Chrome 擴充套件傳送記錄的電子郵件
- 在 Gmail 中撰寫新郵件。
- 輸入電子郵件收件人、主旨行和電子郵件正文。如果收件人的電子郵件地址已經與您 CRM 中的聯絡人記錄相關聯,HubSpot 的鏈輪圖示將會出現在收件人 欄位中其電子郵件地址旁邊的行中。
- 選擇「日誌」核取方塊。
- 如果您的帳戶已設定預設記錄設定,附加元件會自動選擇要將電子郵件記錄至哪些記錄。若要手動選擇電子郵件將記錄至哪些記錄,請
- 按一下記錄 核取方塊旁邊的下拉式功能表 。
- 選擇並清除您想要將電子郵件記錄至的記錄旁邊的核取方塊 。
- 如果您要傳送電子郵件給不是 CRM 聯絡人的收件者,您可以選擇建立新的聯絡人。
- 如果要建立新聯絡人,請在編輯記錄關聯時,選擇電子郵件地址旁邊「建立為新聯絡人」下的核取方塊。
- 如果您不想建立新聯絡人,請清除電子郵件地址旁邊「建立為新 聯絡人」下的核取方 塊。 瞭解如何僅將電子郵件記錄至現有聯絡人記錄。如果您要傳送電子郵件給不是 CRM 中聯絡人的收件人,您可以選擇建立新聯絡人。
- 按一下 [傳送]。
在 HubSpot 中檢視記錄的電子郵件
使用擴充套件記錄到 HubSpot 的電子郵件會自動與您在傳送電子郵件前指定的記錄相關聯。
要在 HubSpot 中查看記錄的電子郵件:
- 導覽到您的記錄:
-
按一下 記錄的名稱 。
-
在時間軸上,找到記錄的電子郵件。您可以從電子郵件執行下列動作:
-
- 釘選:按一下可將電子郵件釘選至聯絡人時間軸的頂端。
- 複製連結:按一下以複製記錄電子郵件的 URL。
- 回覆:按一下回覆,從 HubSpot 傳送電子郵件回覆給聯絡人。
- 轉寄:按一下以將電子郵件轉寄給其他聯絡人。
-
- 展開:按一下下拉箭頭,查看電子郵件的全文。如果有正在進行的電子郵件對話,按一下檢視主題 ,即可看到主題中的所有電子郵件。
- 關聯: 按一下可編輯關聯的公司或交易記錄。
- 附件: 按一下可開啟與此特定電子郵件發送相關的附件。