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Contacts

消除HubSpot中的重複記錄

上次更新時間: 十一月 21, 2022

套用至:

所有產品和版本

HubSpot會使用電子郵件地址自動清除重複聯絡人,以及使用網域名稱的公司。

記錄ID也可以用於消除聯絡人、公司、交易、工單、產品和 自訂物件的重複。 您可以在匯入檔案中包含記錄ID ,以透過匯入來消除記錄重複。

業帳戶或企業帳戶的用戶也可以使用複製管理工具手動 管理可能的重複帳戶。

在HubSpot中自動取消重複

HubSpot以以下方式消除在CRM中建立的對象(例如,匯入、表單提交) :

通過usertoken消除重復的聯系人

當新聯絡人透過表單提交新增至HubSpot時, HubSpot會檢查聯絡人的用戶令牌(即Hubspotutk Cookie ) ,以查看其是否與現有聯絡人相符。 如果您已啟用帳戶中的GDPR功能,使用者必須接受您的隱私權政策旗幟,才能將此Cookie與其聯絡記錄相關聯。

如果兩份表單的提交來自同一瀏覽器和電腦,由於HubSpot會偵測到兩份提交表單的相同使用者令牌,因此提交表單會合併成一份記錄。 在這種情況下,將會發生以下情況:

  • 由於瀏覽器中儲存了相同的Cookie ,因此第二次表格提交時的資料會覆蓋第一次提交時的資料。 
  • 如果第二次提交時的電子郵件地址在HubSpot中還沒有聯絡人,該電子郵件地址將覆蓋聯絡人的現有電子郵件地址。
  • 如果聯絡人使用其在HubSpot中的一封次要電子郵件提交表格,聯絡人將在提交表格後取代主要電子郵件。

如果您希望同一瀏覽器中的每份表單提交都能建立新的聯絡人,您可以在表單選項中啟用「總是為新電郵設定建立新的聯絡人」。

請注意:

  • 如果表單透過會議連結提交,獨特的電子郵件地址總是會新建一個聯絡人,無論現有聯絡人是否有匹配的用戶令牌。 在這種情況下,現有聯絡人的電子郵件地址不會被新的電子郵件地址覆蓋。
  • 如果表單透過非HubSpot表單提交,則法透過usertoken或電子郵件取消複製。 所有來自同一瀏覽器和裝置的非HubSpot表單提交將與單一聯絡人相關聯。  

通過郵箱地址消除重復的聯系人

新增聯絡人時, HubSpot會在「電子郵件」屬性中尋找相符的值。

  • 如果您嘗試使用與現有聯絡人相同的電子郵件地址手動建立聯絡人, HubSpot會提醒您聯絡人已經存在,您無法新增其他聯絡人。
  • 透過表單提交或API新增時,如果帳戶中已存在具有相同電子郵件地址的聯絡人,則新的聯絡人資訊將新增至現有的聯絡人記錄。 如果聯絡人提交附有其次要電子郵件地址的表格,該電子郵件地址將覆蓋聯絡人的現有電子郵件地址。 如果您希望同一瀏覽器中的每份表單提交都能建立新的聯絡人,您可以在表單選項中啟用「總是為新電郵設定建立新的聯絡人」。
  • 當透過匯入新增時:
    • 如果帳戶中已存在具有相同電子郵件地址的聯絡人,新的聯絡人資訊將新增至現有的聯絡人記錄。 例如,如果您匯入了包含「admin@hubspot.com」的聯絡人清單,而您的HubSpot帳戶中的現有聯絡人擁有電子郵件「admin@hubspot.com」,則匯入的資訊將新增至該現有聯絡人記錄。
    • 如果你在匯入時使用HubSpot中的聯絡人的第二個電子郵件作為其唯一的識別碼,如果你在檔案中包含第二個電子郵件和記錄 ID作為欄,第二個電子郵件在匯入時取代主要電子郵件。 如果您不希望次要電子郵件覆蓋主要內容,請檔案中包含「記錄ID」欄。
    • 如果您沒有在匯入中包含電子郵件屬性,匯入檔案的每行都會被匯入為新的聯絡人記錄。
    • 如果已存在與您匯入的聯絡人相同的電郵地址的多個記錄,您會收到匯入錯誤,且該聯絡人不會被匯入。  

按公司域名消除公司重復

新增公司時, HubSpot會查看公司網域名稱屬性的主要價值,以去除重複的公司。 作為記錄上的附加網域包含的次要網域不會用於消除公司的複製。 了解如何將網域設為主要網域。
  • 如果您試圖手動建立與現有公司的主網域具有相同網域名稱的公司, HubSpot會提醒您公司已存在。
  • 透過匯入新增時,如果帳戶中已存在具有相同網域名稱的公司,則新增的公司資訊將新增至現有公司記錄。
  • 如果您沒有在匯入中包含公司網域名稱屬性,匯入檔案的每行都會被匯入為新的公司記錄。
  • 如果已存在與您匯入的公司具有相同網域名稱的多個記錄,您將會收到匯入錯誤,且該公司將不會被匯入。  

請注意:公司網域名稱屬性不會消除透過API建立的公司的複製。

按記錄ID消除記錄重複

當您想匯入聯絡人、公司、交易、工單、產品或自訂物件記錄時,您可以使用唯一的記錄ID將這些記錄與HubSpot中的現有記錄匹配。 此記錄ID可用於在匯入過程中消除記錄重複,或在HubSpot中搜尋特定記錄。

  • 若要取得記錄 ID請匯出記錄查看特定物件的記錄ID值。
  • 記錄匯入HubSpot時,在檔案中包含記錄 ID欄。 匯入期間,系統會提示你將列與「記錄 ID」屬性相匹配。 如果您在檔案中包含「記錄 ID」列,任何沒有記錄 ID值的行都會建立新的記錄。

record-id-selected

進一步了解如何設定匯入檔案。

請注意:如果您只使用記錄 ID來消除複製,建議您在匯入外部檔案之前檢查HubSpot中的現有記錄。 爲此,您可以:

  • 使用其記錄 ID匯出記錄,以及包含在外部檔案中的至少一個屬性。
  • 使用VLOOKUP函數將新檔案中的資訊與匯出的檔案交叉引用。 進一步瞭解如何在ExcelGoogle工作表中使用VLOOKUP。
  • 將正確的記錄 ID值指派給您所識別的任何重複項目。
  • 將資料分為兩個匯入檔;一個檔案包含現有記錄及其記錄 ID ,另一個檔案包含所有新記錄。
  • 匯入檔案。具有記錄 ID的文件將更新您現有的記錄,而另一個檔案將創建新的記錄。

手動清除聯絡人和公司(僅限專業人士企業人士)

擁有「編輯所有 聯絡人和公司權限的用戶可以使用重複管理工具,在帳戶中取消重複聯絡人和公司。 如果你的帳戶有Operations Hub 業版或企業版訂閱,你可以在資料品質指令中心清除複製記錄,並查看複製記錄資料的概述。

重複管理工具會透過比較以下屬性的記錄值來識別重複的記錄:

  • 聯絡人:名字、姓氏、電子郵件地址、IP國家/地區、電話號碼、郵政編碼和公司名稱。
  • 公司:公司網域名稱、公司名稱、國家/地區、電話號碼和行業。
HubSpot最多可顯示2,000個最有可能的複製。 每幾週, HubSpot會自動重新計算這些結果。 您可以在「管理重複[RECORDS]」標題下查看下一次計算的時間。
  • 在您的HubSpot帳戶中,瀏覽至聯絡人或公司:
    • 聯系人: 在 HubSpot 帳戶中,進入「連絡人」>「連絡人」。
    • 公司: 在 HubSpot 帳戶中,進入「連絡人」>「公司」。
  • 在右上角,按一下操作下拉選單,然後選擇管理重複選單。manage-duplicate-contacts
  • 查看重複聯絡人或公司對的清單,以供審核。 您也可以查看下一次計算的時間。

請注意:如果HubSpot將母公司顯示為子公司的副本,您將無法將此對檢查或解釋為副本。 您必須先移除親子關係,才能進行合併。 


manage-duplicates-dashboard
  • 若要變更比較記錄時顯示的屬性,請按一下表格上方的選擇屬性以進行檢查。 此選項僅在列表中目前包含潛在重複項目時才會顯示。
    • 若要移除顯示的屬性,請在「所選屬性」部分中按一下其旁邊的X
    • 若要顯示旅居,請按一下旅居旁邊的核取方塊
    • 選擇屬性後,按一下套用

請注意:您選擇的屬性不會用作識別重複記錄的準則。 在比較重複管理工具所識別的記錄時,會顯示屬性以提供額外的上下文。 


select-display-properties-duplicates

  • 若要比較一對可能的重複內容,請按一下一對聯絡人或公司旁邊的檢閱
     
    review-reject-duplicate
    • 在「」對話方塊中,您可以比較記錄屬性並分析要保留的記錄。 選擇要保留的聯絡人或公司,然後按一下「合併」。 了解更多關於在HubSpot中合並聯絡人或公司的資訊。
    • 如果兩個記錄並非重複記錄,請在對話方塊中按一下取消。 在表格中,按一下「拒絕」,從「管理重複項」控制面板中移除此已識別對。
  • 若要整合重複的記錄或拒絕批量建議(僅限營運中心 業版和企業版) ,請選擇記錄旁邊的核取方塊
  • 若要拒絕建議的對,請按一下表格頂部的拒絕 。 記錄將從控制面板中移除。
  • 若要比較記錄,請按一下表格頂部的檢閱
    • 在「」對話方塊中,按一下「合併標準」下拉選單,然後選擇決定如何合併記錄的標準:
      • 最近的參與:所有所選的記錄都將與上次參與日期屬性的最新值合併到記錄中。 影響此房源的參與包括與網站頁面、表格、文件、會議連結或一對一追蹤電子郵件。
      • 最舊的參與:所有所選的記錄都將合併到「最後參與日期」屬性的最舊值記錄中。
      • 先創建:所有所選的記錄將根據「創建日期」屬性合併到最舊的記錄中。
      • 創建最後:所有所選的記錄將根據「創建日期」屬性合併到最新的記錄中。
      • 最近更新:所有所選的記錄都將與最近的屬性值更新合併到記錄中。 系統會評估所有屬性,包括隱藏的內部HubSpot屬性。 
  • bulk-merge-dialog-box
    • 按一下全部合併。

進一步了解合並聯絡人或公司時會發生的情況。

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