在 HubSpot 中重複記錄

HubSpot 使用電子郵件地址自動重複聯絡人，使用網域名稱自動重複公司。記錄 ID 也可用於重複聯絡人、公司、交易、門票、產品和自訂物件。若要透過匯入進行重複，您可以在匯入檔案中包含需要唯一值的「記錄 ID」或自訂屬性。

專業或企業帳戶的使用者也可以使用重複管理工具， 手動管理可能的重複。

HubSpot 中的自動重複刪除

HubSpot 會以下列方式重複在 CRM 中建立的物件 (例如匯入、表單提交)：

• 按使用者密碼重複聯絡人
• 按電子郵件地址複製聯絡人
• 根據公司網域名稱重複公司
• 根據記錄 ID 重複記錄
• 根據自訂唯一值屬性複製記錄

按用戶令牌複製聯絡人

當透過表單提交新增聯絡人時，HubSpot 會檢查聯絡人的使用者標記 (即hubspotutk cookie) 是否與現有聯絡人相符。如果您已在帳戶中開啟資料隱私設定，使用者必須接受您的隱私政策橫幅，才能將此 cookie 與其聯絡人記錄相關聯。

如果兩個表單提交來自同一個瀏覽器和同一台電腦，這兩個提交將被合併為一個聯絡人記錄，因為HubSpot會偵測到這兩個提交有相同的使用者代碼。在這種情況下，會發生以下情況：

• 第二個表單提交的資訊將覆蓋第一個提交的資訊，因為他們的瀏覽器中儲存了相同的 cookie。
• 如果第二次提交的電子郵件地址尚未在 HubSpot 中作為聯絡人存在，則該電子郵件地址將覆蓋聯絡人的現有電子郵件地址。
• 如果連絡人使用HubSpot 中的次要電子郵件提交表單，次要電子郵件將取代提交後的主要電子郵件。

如果您希望從同一個瀏覽器提交的每個表單都會創建新的聯絡人，您可以在表單選項中啟用「總是為新電子郵件創建新聯絡人 」設置。

透過電子郵件地址去重複聯絡人

新增聯絡人時，HubSpot 會在Email屬性中尋找符合的值。

• 如果您嘗試手動建立與現有聯絡人擁有相同電子郵件地址的聯絡人，HubSpot 會提醒您已有聯絡人存在，您將無法新增額外的聯絡人。
• 當透過表單提交新增時，如果您的帳戶中已存在具有相同電子郵件地址的聯絡人，新的聯絡人資訊將被新增至現有的聯絡人記錄中。如果該聯絡人使用其第二個電子郵件地址提交表單，則該電子郵件地址將覆蓋該聯絡人的現有電子郵件地址。如果您希望從同一個瀏覽器提交的每個表單都會建立新聯絡人，您可以在表單選項中啟用「總是為新電子郵件建立新聯絡人」設定。
• 透過匯入新增時：
  • 如果您的帳戶中已經存在具有相同電子郵件地址的聯絡人，新的聯絡人資訊將會新增到現有的聯絡人記錄中。例如，如果您匯入包含「admin@hubspot.com」的聯絡人清單，而您 HubSpot 帳戶中的現有聯絡人的電子郵件地址為「admin@hubspot.com」，則匯入的資訊將被新增至該現有聯絡人記錄。
  • 如果您在匯入時使用HubSpot 中聯絡人的次要電子郵件作為其唯一識別碼，如果您在檔案中包含次要電子郵件和記錄 ID 作為列，則在匯入時次要電子郵件將取代主要電子郵件。如果您不希望次要電子郵件覆蓋主要電子郵件，請不要在檔案中 同時包含Record ID 列。
  • 如果您在匯入時不包含電子郵件屬性，匯入檔案的每一行都會作為新的聯絡人記錄匯入。
  • 如果已存在多條與您要匯入的聯絡人具有相同電子郵件地址的記錄，您將會收到匯入錯誤，而且該聯絡人將不會被匯入。

按公司網域重複公司

• 如果您嘗試以與現有公司的主網域相同的域名手動建立公司，HubSpot 會提醒您已有公司存在。
• 如果表單提交包含公司屬性，當包含公司網域名稱時，具有該網域的現有公司將被更新。如果提交中沒有網域，則會更新聯絡人的主要關聯公司。
• 透過匯入方式新增時，除非您選擇使用需要唯一值的自訂屬性作為唯一識別符，否則 公司網域名稱將用於重複公司。如果您使用需要唯一值的自訂屬性，您的檔案可能會包含重複的公司網域名稱。
  • 如果您的帳戶中已存在具有相同網域名稱或自訂唯一 ID 屬性值的公司，新公司資訊將會新增至現有的公司記錄。
  • 如果已存在多個具有相同域名或自訂唯一 ID 屬性值的公司，您將收到匯入錯誤，該公司將不會被匯入。

• • 如果您沒有在匯入中包含公司網域名稱或其他自訂唯一 ID 屬性值，匯入檔案中的每一行將作為新的公司記錄匯入。

請注意： 透過 API 建立的公司將不會以公司網域名稱屬性進行重複。這包括已安裝的第三方同步應用程式。

按記錄 ID 重複記錄

當您想要匯入聯絡人、公司、交易、票券、產品或自訂物件記錄時，您可以使用唯一的記錄ID將這些記錄與 HubSpot 中的現有記錄進行比對。此記錄 ID可用於在匯入過程中重複記錄，或在 HubSpot 中搜尋特定記錄。

• 要獲得Record ID，請匯出您的記錄或檢視特定物件的Record ID 值。
• 將記錄匯入 HubSpot 時，在檔案中包含Record ID 欄。如果您在檔案中包含 Record ID 欄，任何沒有Record ID 值的行將會建立新記錄。
• 在匯入過程中，會提示您在HubSpot 屬性 欄中匹配Record ID 欄。

瞭解更多關於匯入Record ID 以及如何設定匯入檔案的資訊。

依據自訂唯一值屬性重複記錄

對於每個物件，您最多可以建立十個需要唯一值的自訂屬性。當一項屬性需要唯一值時，使用者將無法在多個記錄中輸入相同的值。

例如，您的公司為每次線上購物建立訂單號碼。您可以設定訂單編號屬性，要求每筆交易都有唯一的編號。如果使用者嘗試使用現有的訂單號碼值來建立或編輯交易，他們會收到通知，表示該號碼已被使用，因此無法儲存交易。

獨特值屬性的預期行為如下：

• 在 HubSpot中手動建立或編輯記錄，以及透過匯入建立、更新或關聯記錄時，都支援唯一值。
• 表單目前不支援唯一值。如果您的目標是透過表單提交來更新或關聯現有記錄，建議改用預設的重複屬性（即電子郵件、網域名稱、記錄 ID）。
• 如果您為聯絡人建立唯一值的屬性，當訪客轉換成聯絡人記錄時，任何違反唯一屬性要求的訪客屬性值都會被清除。瞭解更多關於識別訪客的資訊。

手動重複聯絡人和公司（僅限專業版和企業版）

您也可以使用重複管理工具在您的 HubSpot 帳戶中重複聯絡人和公司。如果您的帳戶訂閱了Operations HubProfessional或Enterprise，您可以批量刪除重複記錄，並在資料品質指揮中心 檢視重複記錄資料的概覽。

重複管理工具透過比較記錄的下列屬性值來識別重複記錄：

• 聯絡人：名、姓、電子郵件地址、IP 國家、電話號碼、郵遞區號和公司名稱。
• 公司：公司網域名稱、公司名稱、國家/地區、電話號碼和行業。

• 在您的 HubSpot 帳戶中，瀏覽聯絡人或公司：
  
  • 聯絡人：在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「連絡人」。
  • 公司：在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「公司」。
• 在右上方，按一下行動 > 管理重複。
  
• 檢視重複的聯絡人或公司對清單，以供您檢閱。您也可以檢視最近發現重複的時間。

請注意：表格上方的[日期] 上次檢查重複是指掃描發現重複的最後一次時間。重複掃描每日進行。

• 若要篩選記錄，請按一下表格上方的屬性 下拉式 功能表，然後選擇條件。您可以依擁有人、建立日期、最後活動日期和發現日期(發現潛在重複記錄的日期) 過濾。對於聯絡人，您也可以依生命週期階段篩選。
• 若要比較一對可能的重複記錄，請按一下一對聯絡人或公司旁邊的檢閱 。在對話方塊中，您可以比較記錄屬性，並分析要保留的記錄。
  
  • 若要變更比較記錄時會顯示哪些屬性，請按一下設定要檢閱的屬性。 選擇屬性後，按一下套用。
  • 選取要保留的聯絡人/ 公司，然後按一下合併。或者，如果您有Operations Hub Professional 或Enterprise 訂閱，請選擇您要從每筆記錄中保留 的聯絡人/公司屬性 。 瞭解更多關於在 HubSpot 中合併聯絡人或公司的 資訊。
  • 如果兩個記錄不是重複的，在對話方塊中，按一下取消。在表格中，按一下拒絕 ，從管理重複儀表板移除此識別對。被拒絕的建議將不會出現在重複工具中。

• 若要大量合併重複記錄或拒絕建議（僅限Operations Hub專業版和企業版 ），請選擇記錄旁邊的核取方塊。

• 若要拒絕建議配對，請按一下表格上方的拒絕 。記錄將從儀表板中移除，並且不會再顯示為建議。如果先前拒絕的建議中的記錄合併到另一個記錄中，它可能會重新出現在重複工具中。
• 若要撤銷已拒絕的配對，請按一下右上方的檢閱已拒絕的重複記錄。然後按一下復原。

• 若要比較記錄，請按一下表格上方的 [檢閱 ]。
  • 在對話方塊中，按一下合併條件下拉式功能表，然後選擇決定如何合併記錄的條件：

• • • 最近的委聘： 所有選取的記錄都會合併為最後委聘日期屬性具有最近值的記錄。影響此屬性的參與包括與網站頁面、表單、文件、會議連結或追蹤一對一電子郵件的互動。
    • 最舊的委聘： 所有選取的記錄將合併到最後委聘日期屬性值最舊的記錄中。
    • 最先建立： 所有選取的記錄將合併到基於建立日期屬性的最舊記錄中。
    • 最後建立： 根據建立日期屬性，所有選取的記錄將合併為最新的記錄。
    • 最近更新： 所有選取的記錄將合併為具有最新屬性值更新的記錄。所有屬性，包括隱藏的 HubSpot 內部屬性，都會被評估。
  • 按一下 全部合併。

進一步了解合併聯絡人或公司時會發生什麼。