上次更新時間： 四月 4, 2024
HubSpot會使用電子郵件地址自動刪除聯絡人，以及使用網域名稱的公司。 記錄ID也可用於刪除聯絡人、公司、交易、票證、產品和 自訂物件的重複資料。 若要透過匯入進行重複資料刪除，您可以在匯入檔案中包含需要唯一值的記錄ID或自訂屬性。 專業 版或企業版帳戶中的使用者也可以使用重複管理工具手動 管理可能的重複項目。
HubSpot中的自動重複資料刪除
HubSpot以以下方式刪除在CRM中建立的物件（例如匯入、表單提交） ：
按usertoken刪除重複聯絡人
當透過表單提交將新聯絡人新增至HubSpot時， HubSpot會檢查聯絡人的使用者權杖（即hubspotutk Cookie ） ，以查看其是否與現有聯絡人相符。 如果您已在帳戶中開啟資料隱私設定，使用者必須接受您的隱私政策橫幅，才能將此Cookie與其聯絡人記錄相關聯。
如果兩個表單提交來自同一個瀏覽器和電腦，則提交將合併到一個記錄中，因為HubSpot將為兩個提交偵測到相同的使用者權杖。 在這種情況下，將發生以下情況：
- 第二次提交表單的資訊將覆蓋第一次提交表單的資訊，因為他們的瀏覽器中儲存了相同的Cookie。
- 如果第二次提交的電子郵件地址在HubSpot中尚未作為聯絡人存在，該電子郵件地址將覆蓋聯絡人的現有電子郵件地址。
- 如果客服案件使用HubSpot中的其中一封次要電子郵件提交表單，次要電子郵件將取代提交後的主要電子郵件。
如果您希望從同一個瀏覽器提交每個表單以建立新聯絡人，您可以在表單選項中啟用「始終為新電子郵件設定建立新聯絡人」。
請注意：
透過電子郵件地址刪除重複聯絡人
新增聯絡人時， HubSpot會在電子郵件屬性中尋找相符的值。
- 如果您嘗試使用與現有聯絡人相同的電子郵件地址手動建立聯絡人， HubSpot會提醒您聯絡人已存在，您將無法新增其他聯絡人。
- 透過表單提交新增時，如果您的帳戶中已存在具有相同電子郵件地址的聯絡人，新的聯絡人資訊將新增至現有的聯絡人記錄。 如果客服案件提交的表單包含其次要電子郵件地址，該電子郵件地址將覆蓋客服案件的現有電子郵件地址。 如果您希望從同一個瀏覽器提交每個表單以建立新聯絡人，您可以在表單選項中啟用「始終為新電子郵件設定建立新聯絡人」。
- 透過匯入新增時：
- 如果您的帳戶中已存在使用相同電子郵件地址的聯絡人，新的聯絡人資訊將新增至現有的聯絡人記錄。 例如，如果匯入包含「admin@hubspot.com」的聯絡人清單，且HubSpot帳戶中的現有聯絡人具有電子郵件「admin@hubspot.com」，則匯入的資訊將新增至該現有聯絡人記錄。
- 如果您在匯入時使用HubSpot中聯絡人的次要電子郵件作為其唯一識別碼，如果您在檔案中同時包含次要電子郵件和記錄 ID作為欄，則次要電子郵件將在匯入時取代主要電子郵件。 如果您不希望次要電子郵件覆蓋主要電子郵件，請勿在檔案中包含「記錄ID」欄。
- 如果匯入時未包含電子郵件屬性，匯入檔案的每一列都會匯入為新的聯絡人記錄。
- 如果有多筆記錄與您匯入的聯絡人使用相同的電子郵件地址，您會收到匯入錯誤，該聯絡人將不會被匯入。
按公司網域刪除公司重複資料
新增公司時， HubSpot會查看公司網域名稱屬性的主要值， 以刪除公司的重複資料。 記錄中作為附加 網域包含的 次要網域不會用 於刪除公司的重複資料。 瞭解如何將 網域設為主要網域。- 如果您嘗試使用與現有公司主要網域相同的網域名稱手動建立公司， HubSpot會提醒您公司已存在。
- 透過匯入新增時，除非您選擇使用需要唯一值的自訂屬性作為唯一識別碼，否則 公司網域名稱將用於刪除公司的重複資料。 如果您使用需要唯一值的自訂屬性，您的檔案可能會包含重複的公司網域名稱。
- 如果您的帳戶中已存在具有相同網域名稱或自訂唯一ID屬性值的公司，新的公司資訊將新增到現有的公司記錄中。
- 如果已有多家公司使用相同的網域名稱或自訂唯一ID屬性值，系統會顯示匯入錯誤，且不會匯入該公司。
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- 如果您的匯入中未包含公司網域名稱或其他自訂唯一ID屬性，則匯入檔案的每一行都將匯入為新的公司記錄。
請注意： 透過API建立的公司不會被公司網域名稱屬性刪除重複資料。
按記錄ID刪除重複記錄
當您想要匯入客服案件、公司、交易、支援查詢、產品或自訂物件記錄時，您可以使用唯一的記錄ID來將這些記錄與HubSpot中的現有記錄進行比對。 此記錄ID可用於在匯入過程中刪除重複記錄，或在HubSpot中搜尋特定記錄。
- 若要取得記錄 ID ，請匯出您的記錄或檢視其記錄ID的特定物件的值 。
- 將記錄 匯入HubSpot時，請在檔案中包含記錄 ID欄。 如果在檔案中包含「記錄 ID」欄，則任何沒有「記錄 ID」值的列都將創建新記錄。
- 匯入期間，系統會提示您將 HubSpot屬性欄中的欄與記錄 ID進行比對。
請注意：如果您僅使用記錄 ID進行重複資料刪除，建議在匯入外部檔案之前檢查HubSpot中的現有記錄。 若要執行此操作，請按照以下步驟操作：
- 匯出您的記錄及其記錄 ID ，以及外部檔案中包含的至少一個屬性。
- 使用VLOOKUP函數將新檔案中的資訊與匯出的檔案進行交叉參照。 深入瞭解如何在Excel或Google試算表中使用VLOOKUP。
- 將正確的記錄 ID值分配給您確定的任何重複項。
- 將資料分為兩個匯入檔案：一個檔案包含現有記錄及其記錄 ID ，另一個檔案包含所有新記錄。
- 匯入檔案。具有記錄 ID的檔案將更新您的現有記錄，而另一個檔案將創建新記錄。
按自訂唯一值屬性刪除重複記錄
對於聯絡人、公司、交易、票證和自訂物件，您最多可以建立十個需要唯一值的自訂屬性。 當屬性需要唯一值時，使用者將無法為多個記錄輸入相同的值。
例如，貴公司會為每筆線上購物建立訂單號碼。 您可以設置一個訂單編號屬性，每個交易都需要一個唯一的編號。 如果用戶嘗試使用現有的訂單編號值創建或編輯交易，他們將收到該編號已被使用的通知，並且將無法保存交易。
UNIQUE值屬性預期會有下列行為：
- 在HubSpot中手動建立或編輯記錄時，以及透過匯入建立、更新或關聯公司、交易、票證和自訂物件時，支援 唯一值。 您目前無法在匯入中使用聯絡人唯一值屬性。
- 表單中當前不支持唯一值。 如果您的目標是透過表單提交來更新或關聯現有記錄，建議改用預設的重複資料刪除屬性(例如電子郵件、網域名稱、記錄ID)。
- 如果您為聯絡人建立唯一值屬性，當訪客轉換為聯絡人記錄時，任何違反獨特屬性要求的訪客屬性值都將被清除。 進一步了解如何識別訪客。
手動刪除客服案件和公司的重複資料(僅限專 業版和企業版)
您也可以使用重複管理工具，在HubSpot帳戶中刪除重複的客服案件和公司。 如果您的帳戶擁有Operations Hub Professional或Enterprise訂閱，您可以大量刪除重複記錄，並在資料品質指揮中心查看重複記錄資料的概覽。
若要使用重複項管理工具，使用者必須擁有 資料品質工具的存取權，且 聯絡人和/或公司物件的 編輯權限設定必須設為 「所有聯絡人和/或 所有公司」（即存取聯絡人以管理聯絡人重複項、公司管理公司重複項，以及兩者皆可存取所有重複項）。重複項管理工具通過比較以下屬性的記錄值來識別重複項：
- 聯絡人：名字、姓氏、電子郵件地址、IP國家/地區、電話號碼、郵遞區號和公司名稱。
- 公司：公司網域名稱、公司名稱、國家/地區、電話號碼和行業。
- 在HubSpot帳戶中，前往聯絡人或公司：
- 聯絡人： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「連絡人」。
- 公司： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「公司」。
- 在右上角，按一下「操作」>「管理重複項」。
- 檢視重複的客服案件或公司配對清單，以供審查。 您還可以查看最近識別重複項的時間。
請注意：上表中，上次檢查[DATE]的重複項目是指上次掃描發現重複項目的時間。 每天都會進行重複掃描。
- 如果列出了潛在的重複項，若要變更比較記錄時顯示的屬性，請按一下表格上方的「選擇要檢閱的屬性」。 這些屬性不會用作識別重複記錄的條件，而是在比較由重複管理工具識別的記錄時顯示以提供額外的上下文。 當您自訂屬性時，它將僅適用於您，不會影響其他用戶的偏好設定。
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- 若要移除顯示的屬性，請在[選取的屬性]區段中按一下該屬性旁邊的[X]。
- 若要顯示屬性，請按一下該屬性旁邊的核取方塊。
- 選取房源後，按一下「套用」。
- 若要比較一對可能的重複項目，請按一下一對聯絡人或公司旁邊的「檢閱」。
- 若要大量合併重複記錄或拒絕建議(僅限Operations Hub Professional和Enterprise) ，請選取記錄旁的核取方塊。
- 若要拒絕建議的配對，請按一下表格頂端的「拒絕」。 紀錄將從控制臺中移除，且不會在之後顯示為建議。 如果先前被拒絕的建議中的記錄被合併到另一個記錄中，它可能會重新出現在重複項工具中。
- 若要比較記錄，請按一下表格上方的「檢閱」。
- 在對話框中，單擊合併條件下拉菜單，然後選擇決定記錄合併方式的條件：
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- 最新參與度：所有選定的記錄都將合併到記錄中，其中包含上次參與日期屬性的最新值。 影響此屬性的互動包括與網站頁面、表單、文件、會議連結或追蹤的一對一電子郵件的互動。
- 最舊的參與度：所有選定的記錄都將合併到最舊的「上次參與日期」屬性的記錄中。
- 首先創建：所有選定的記錄將根據創建日期屬性合併到最舊的記錄中。
- 上次創建：所有選定的記錄將根據創建日期屬性合併到最新的記錄中。
- 最新更新：所有選定的記錄都將合併到記錄中，並包含最新的屬性值更新。 會評估所有屬性，包括隱藏的內部HubSpot屬性。
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- 按一下全部合併。
進一步了解合併聯絡人或公司後會發生什麼事。