En guide til samtalernes indbakke

• Hvis du har flere indbakker på din konto, skal du klikke på rullemenuen øverst til venstre og vælge en anden indbakke, du vil se.

• I indbakken kan du bruge følgende funktioner til at administrere dine samtaler.

Filtre

Du kan både søge og filtrere dine samtaler på samme tid for hurtigt at finde en relevant tråd. Klik på søgeikonet search øverst til venstre, og indtast et søgeord for at slå en samtale op, og anvend filtre for at indsnævre din søgning.

• Status: Filtrer dine samtaler ud fra deres åbne eller lukkede status.
  
• Kanal: Sorter samtaler ud fra, om de er oprettet fra en e-mail, livechat eller Messenger-samtale.
• Kontakt: filtrer samtaler efter den kontakt, der er knyttet til tråden.
• Tildelt: filtrer samtaler efter det specifikke teammedlem, der er tildelt samtalen.
  • Du kan også filtrere samtaler, der er tildelt et bot-chatflow, ved at vælge chatflowets navn i dropdown-menuen.
  • Vælg afkrydsningsfeltet Vis deaktiverede/fjernede brugere for at søge efter samtaler, der er tildelt fjernede eller deaktiverede brugere på din konto.
• Dato: Brug datovælgeren til at filtrere samtaler, der har fundet sted inden for en bestemt tidsramme.
• Flere muligheder: Vælg afkrydsningsfeltet Skjul filt reret for at filtrere samtaler, der ikke er relevante for din virksomhed, og/eller vælg afkrydsningsfeltet Skjul papirkurv for at filtrere slettede samtaler fra dine søgeresultater.

Du kan også sortere dine samtaler fra ældste til nyeste ved at klikke på dropdown-menuen over listen over samtaler. Klik på Afslut søgning øverst til højre for at navigere tilbage til din indbakke.

Visninger

Alle samtaler er segmenteret i forskellige indbakkevisninger. Disse visninger grupperer samtaler efter modtager, kanal eller filtreret status. Hvis du er bruger af en Marketing Hub-, Sales Hub- eller Service Hub Professional- ellerEnterprise-konto, kan du lære, hvordan du organiserer dine samtaler i brugerdefinerede visninger i indbakken.

Vælg en visning i venstre sidepanel:

• Unassigned: Se alle samtaler, der ikke er blevet tildelt en ejer. Hvis ejeren af en samtale senere fjernes fra din konto, vil samtalen automatisk blive fjernet og også blive vist i denne visning.
• Tildelt mig: Se alle samtaler med mindst ét svar, som er videresendt eller tildelt dig.
• Alle åbne: Se alle dit teams samtaler i indbakken. Husk, at hvis du sender en udgående e-mail til en kontaktperson fra indbakken, vises e-mailen ikke i visningen Alle åbne , før kontaktpersonen har svaret på e-mailen.
• Chat: Se alle samtaler, der stammer fra en chat-widget på din hjemmeside.
• Bots: Se alle bot-samtaler, der aldrig er blevet eller endnu ikke er blevet tildelt en ejer.
• E-mail: Se alle samtaler, der stammer fra e-mails sendt til dit teams e-mailadresse.
• Messenger: Se alle samtaler, der opstod på en Facebook Business Page med en tilknyttet Facebook Messenger-konto.
• Formularer: Se alle indsendelser til en tilsluttet supportformular.
• Opkald: Se alle opkald til et tilsluttet telefonnummer.
• Alle lukkede: Se alle samtaler, der er blevet lukket.
• Sendt: Se alle udgående e-mails, der er sendt fra samtalens indbakke og fra en post i CRM. Husk, at når modtageren svarer på e-mailen, flyttes samtalen til visningen Alle åbne og andre relevante visninger, f.eks. Tildelt til mig eller Ikke tildelt .
• Spam: Se alle e-mails, der ikke er relevante for dine forretningssamtaler, f.eks. salgsfremmende e-mails. Alle e-mails, der modtages fra en rollebaseret e-mail (marketing@, salg@ osv.), sendes til spam-visningen .
• Papirkurv: Se alle slettede samtaler. Åbn en slettet samtale for at gennemgå indholdet. Hvis du vil gendanne den slettede samtale, skal du klikke på Gendan rotatei i topmenuen. Hvis du vil slette beskeden permanent, skal du klikke på Slet for altid delete. Dette vil permanent slette tråden fra indbakken og fra den kontaktpost, hvor samtalen er logget. Den tilknyttede billet slettes også. Du kan ikke få adgang til trådene i indbakken eller på de tilknyttede poster, når du har slettet dem fra papirkurven. Disse samtaler slettes automatisk efter 30 dage og kan ikke gendannes.

Visningerne Ikke tildelt, Tildelt mig, Alle åbne og Chat vises altid. Klik på Mere for at få adgang til de andre standardvisninger.

Skriv

Klik på Skriv nederst til venstre for at skrive en udgående e-mail direkte fra din samtaleindbakke. Læs mere om at sende og besvare e-mails fra samtaleindbakken.

Liste over samtaler

I venstre panel kan du se en liste over alle samtaler i den valgte visning. Samtalerne er sorteret efter det tidspunkt, hvor beskeden blev modtaget, begyndende med den senest modtagne besked. Forhåndsvisningen af beskeden indeholder følgende detaljer:

• Navnet på den kontakt, der startede samtalen, samt antallet af deltagere i tråden.
• En videresendelses- eller svarindikator, der hjælper med at identificere de samtaler, du stadig mangler at svare på.
• E-mailens emnelinje, hvis det er relevant, og en forhåndsvisning af meddelelsens brødtekst.
• Tidsstemplet for den sidst modtagne besked i tråden.
• Et ikon, der viser, hvilken kanal samtalen er fra.
• En forhåndsvisning af eventuelle kommentarer i tråden.

Om og tilknyttede poster

I højre sidepanel kan du se kontekstuelle oplysninger om den tilknyttede kontakt, den tilknyttede billet og kontaktens tidligere samtaler med din virksomhed. Klik for at udvide hvert afsnit og se yderligere detaljer.

• Kontakt: Klik på X'et ved siden af kontaktens navn for at adskille kontakten fra tråden. Klik på kontaktens navn for at åbne kontaktoptegnelsen i en anden browserfane. I kontaktoptegnelsen kan du sende en en-til-en e-mail, foretage et opkald, tilføje en note, oprette en opgave eller planlægge et møde med kontakten.
• Billet: Klik på View more på billetkortetfor at se yderligere oplysninger om billetten.I det panel, der åbnes til højre, skal du klikke på Rediger de viste egenskaber forat tilpasse de egenskaber , der vises i paneletmed billetoplysninger . Dette vil ikke opdatere de egenskaber, der vises på billetkortet i indbakken. Hvis samtalen ikke har en tilknyttet billet, skal du klikke på Opret billet. Du kan ikke adskille en billet fra en samtale i indbakken. Få mere at vide om håndtering af billetter i indbakken.
  
  

  Bemærk: Konti, der er oprettet efter 1. april 2024, har ikke adgang til billetter i indbakken. Hvis du opretter en ticket i indbakken, flyttes både ticket og samtale til helpdesk. Lær, hvordan du håndterer tickets i helpdesk.

• Om denne kontakt: De kontaktegenskaber, der vises her, er de samme som egenskaberne på kortet Om i kontaktoptegnelsen. Hvis du vil redigere de kontaktegenskaber, der vises, skal du holde musen over informationsikonet info og derefter klikke på Rediger egenskaber.
• Andre samtaler: Se tidligere samtaler mellem kontakten og dit team.
• Andre sager: Se kontaktpersonens yderligere tilknyttede sager.
• Tidligere feedback: Se kontaktpersonens tidligere feedback fra en kundesupportundersøgelse.
• Aftaler: Klik på Opret en aftale for at oprette en aftale for at spore eventuelle indtægtsmuligheder fra denne samtale.
• Virksomhed: Se kontaktpersonens tilknyttede virksomhedsoptegnelse.
• Brugerdefinerede objekter (kunEnterprise ): Hvis du bruger brugerdefinerede objekter, kan du se den brugerdefinerede objektpost, der er knyttet til den kontakt, der er inkluderet i tråden. For at blive vist i indbakken skal den brugerdefinerede objektpost være knyttet til kontaktposten.

Svar og kommentar

Brug svareditoren til at svare på en indgående e-mail eller chatbesked, eller brug fanen Kommentar til at underrette et andet teammedlem om samtalen. Du kan også foretage et opkald fra svareditoren , hvis du har brug for at komme i kontakt med en kontakt over telefonen.

For at udvide svareditoren, mens du skriver dit svar, skal du klikke og trække til svareditoren.

• Indtast et svar, og brug værktøjslinjen nederst til venstre til at tilføje rig tekstformatering (f.eks. fed, kursiv osv.). Du kan også klikke på Indsæt og vælge en mulighed for at vedhæfte indhold fra et andet værktøj i HubSpot, f.eks:

  • Artikler i vidensbasen
  • Uddrag
  • Videoer
  • Møder
  • Dokumenter
  • Citater
  • Skabeloner
• Klik på ikonet breezeSingleStar AI, og vælg derefter en fremhævningskommando:
  • Skriv tilmig: Skriv en opfordring i feltet Skriv til mig, og klik derefter på Generer for at generere tekst til brug i din samtale. Klik på Insert for at bruge ledeteksten eller Generate for at generere en anden version af ledeteksten.
  • Opsummering afsamtale: Kondenser lange samtaler til kortfattede opsummeringer.

Læs mere om at bruge AI-assistenter i samtaleindbakken.

Kommenter en samtale

Hvis du vil have en anden bruger til at gennemgå tråden eller følge op på kontakten, kan du tilføje en kommentar til samtalen. Denne kommentar vil ikke være synlig for kontakten.

• Klik på fanen Kommentar i editoren Svar .
• Skriv @ og dit teammedlems navn, og indtast derefter din besked.
  • Brug ikonerne i bunden af e-mail-editoren til at ændre din tekststil, indsætte et link eller uploade en fil.
  • Klik på Indsæt for at tilføje et dokument, et uddrag, et mødelink, en artikel i vidensbasen, et citat eller en video i dit svar.
• Klik på Tilføj kommentar. Der sendes en meddelelse til teammedlemmet med et link til samtalen.
• Klik på en samtale i venstre sidepanel for at åbne en detaljeret visning af tråden til højre.
  • Klik på rullemenuen Owner øverst til venstre for at vælge en bruger, som samtalen skal tildeles.
  • Hvis samtalen har en tilknyttet billet, skal du klikke på billetnavnet over samtalen for at åbne billetposten i en anden browserfane.
  • Hvis du vil skifte fra livechat eller Facebook Messenger til at svare via e-mail, skal du klikke på dropdown-menuen Kanal i svareditoren og vælge E-mail. Når samtalen slutter, sendes samtalehistorikken til den besøgende via e-mail.
  • Hvis du vil sende en kopi af chatudskriften, slette samtalen, blokere en afsender eller markere samtalen som spam, skal du klikke på rullemenuen Mere øverst til højre.
    • Når du blokerer en afsender, flyttes samtalen til din filtrerede visning i din indbakke. Du kan vælge at fjerne blokeringen af en afsender fra din spam-visning , så fremtidige samtaler er synlige i din indbakke.
      
      • For chats vil den besøgende fremover se chat-widgeten, når de besøger dit websted, men deres nye beskeder vil ikke blive vist i din indbakke.
      • For e-mails vil dette filtrere tråden og alle indgående tråde fra denne afsender fremover.
      • De tilknyttede billetter vil blive slettet permanent.

Bemærk: Hvis du markerer en e-mail-samtale som spam, vil dette kun filtrere den aktuelle tråd.

• Hvis du vil videresende en e-mail-samtale til et andet team eller en anden organisation uden for din virksomhed, skal du klikke på Videresend øverst i det seneste e-mail-svar.
• Klik på Luk samtale for at markere samtalen som lukket. Hvis der er en sag forbundet med samtalen, kan brugeren lukke sagen og samtalen på samme tid eller bare lukke samtalen ved at klikke på rullemenuen Mere og vælge Luk samtale.

• Hvis du vil have mere plads til at svare på samtalen, kan du skjule det højre eller venstre panel ved at klikke på ikonet last øverst i panelet og udvide panelet igen ved at klikke på ikonet first.

Bemærk: I botsamtaler, hvor den besøgende ikke har nået bottens Send til teammedlem-bothandling, kan samtalen ikke markeres som lukket før efter 30 minutters inaktivitet fra den besøgende.

• Sådan sletter eller lukker du dine samtaler samlet:
  • Hold musen over samtalerne, og marker afkrydsningsfelterne ved siden af de tråde, du vil redigere.
  • Vælg Flyt til papirkurven eller Luk samtale øverst i indbakken.

Link til en bestemt besked i en samtale

Du kan linke direkte til en besked i en samtale for at dele den med et medlem af dit team, hvilket kan fremme et effektivt samarbejde og gøre det unødvendigt at søge i andre beskeder i tråden.

Sådan genererer og deler du et meddelelseslink:

• Klik på en samtale i venstre sidepanel for at åbne en detaljeret visning af tråden til højre.
• Hold musen over en besked i tråden, klik på ellipseikonet, og vælg derefter Kopier link.

• Meddelelseslinket kopieres til udklipsholderen, som du derefter kan dele med et andet medlem af dit team. Når de indsætter URL'en i URL-linjen i deres browser, bliver de sendt direkte til den specifikke besked.

Skjul beskeder (kunEnterprise)

Brugere med en Enterprise-konto kan vælge at skjule beskeder i indbakken for at beskytte følsomme oplysninger.

Sådan skjuler du en besked i samtaleindbakken:

• Klik på en samtale i venstre sidepanel for at åbne en detaljeret visning af tråden til højre.
• Hold musen over en besked i tråden, klik på ellipseikonet, og vælg derefter Skjul besked.
• Når beskeden er skjult, erstattes den i samtalens indbakke med Beskeden er blevet skjult. Hvis e-mailen var logget på en post, vil den blive fjernet fra postens tidslinje.
  
  

Sådan fjerner du en skjult besked i samtalens indbakke:

Bemærk: Kun superadministratorer eller den bruger, der oprindeligt skjulte beskeden, kan fjerne den.

• Klik på en samtale i venstre sidepanel for at åbne en detaljeret visning af tråden til højre.
• Hold musen over en besked i tråden, klik på ellipseikonet, og vælg derefter Unhide message.
  
  
• Når beskeden er fjernet, vil den blive genskabt i samtalens indbakke og i alle poster, hvor den oprindeligt blev logget.

Status

Klik i øverste venstre hjørne for at slå kontakten til eller fra for at ændre din chattilgængelighedsstatus. Se, hvordan du tilpasser din arbejdstid, så den automatisk indstiller din tilgængelighedsstatus.

Når du er væk, vil du stadig fremstå som tilgængelig for alle åbne chats, der i øjeblikket er tildelt dig, men du vil fremstå som væk for nye indkommende besøgende.

Indstillinger for indbakke

I nederste venstre hjørne af indbakken kan du hurtigt få adgang til at redigere dine indbakkeindstillinger. Du kan redigere indstillinger på indbakke-niveau eller indstillinger, der er specifikke for din e-mail eller chatkanal. Læs mere om at redigere din indbakke.