Opret og administrer fakturaer

Opret fakturaer i HubSpot for at indsamle digitale betalinger gennem HubSpot-betalingsværktøjet, eller for at spore betalinger foretaget uden for HubSpot. For at komme i gang med at bruge fakturaer kan du tjekke opsætningsvejledningen. Du kan også gennemgå HubSpots standardfakturaegenskaber.

Bemærk: Fakturafunktioner er tilgængelige på alle konti, der bruger Quickbooks-integrationen. For at oprette HubSpot-fakturaer manuelt skal du have en Starter-, Professional- eller Enterprise-konto med betalingsværktøjet sat op.

Nedenfor kan du se, hvordan du opretter fakturaer, som du kan sende til dine købere, og hvordan du administrerer dem efter oprettelsen.

Opret en faktura

Superadministratorer og brugere med tilladelser til fakturaobjekter kan oprette en faktura direkte fra en kontakt-, firma-, aftale- eller tilbudspost eller fra fakturaindeks-siden. Du kan også oprette en faktura fra et offentliggjort tilbud for at kopiere tilbuddets detaljer til en ny faktura.

Bemærk: fakturaer kan kun oprettes, hvis din kontos standardvaluta er indstillet til USD.

Sådan opretter du en faktura fra indekssiden:

• Klik på Opret faktura øverst til højre.

Sådan opretter du en faktura fra en kontakt-, firma- eller aftalepost:

• Naviger til dine optegnelser:
  • Kontakter: Naviger i din HubSpot-konto til Kontakter > Kontakter.
  • Virksomheder:
  • Tilbud: Naviger i din HubSpot-konto til Salg > Deals.
• Klik på navnet på den post, du vil oprette en faktura fra.
• Find sektionen Fakturaer i højre sidepanel, og klik derefter på Tilføj.
  
  
• Vælg Opret faktura i rullemenuen. Ud over at oprette en faktura fra en CRM-post kan du også vælge et af følgende i dropdown-menuen:
  
  • Tilføj eksisterende faktura: tilknyt en eksisterende faktura til posten.

• • Konverter aftale til faktura (kun aftaler): Opretter en faktura ved hjælp af aftalens oplysninger, herunder tilknyttede varelinjer.

Sådan opretter du en faktura ud fra et offentliggjort tilbud:

• Naviger i din HubSpot-konto til Salg > Tilbud.
• Hold musen over tilbuddets navn, klik derefter på rullemenuen Handlinger, og vælg Konverter tilbud til faktura. Dette vil oprette en ny faktura med tilbuddets oplysninger.

Derefter kommer du til fakturaeditoren, hvor du kan konfigurere fakturadetaljerne.

Bemærk: Når du opretter en faktura, vil den som standard bruge et standardiseret præfiks INV efterfulgt af et nummer, der stiger sekventielt for hver faktura, der oprettes (for eksempel INV-1001 og derefter INV-1002). Du kan opdatere præfikset og startnummeret for fakturaer i dine indstillinger.

Opsætning af fakturafakturering

I sektionen Bill to i fakturaeditoren skal du først konfigurere fakturaens tilknyttede poster, betalingsbetingelser med mere.

• Hver faktura skal være knyttet til mindst én kontakt. For at knytte fakturaen til en kontakt:
  • Klik på Tilføj kontakt.
  • I højre panel kan du søge efter en eksisterende kontakt eller oprette en ny.
  • Klik på Næste, og fortsæt med at konfigurere de nødvendige tilknytningsetiketter.
  • Klik på Gem.
• Hver faktura kan knyttes til én virksomhed. For at knytte fakturaen til en virksomhed:
  • Klik på Tilføj virksomhed.
  • I højre panel kan du søge efter en eksisterende virksomhed eller oprette en ny.
  • Klik på Næste, og fortsæt med at konfigurere de nødvendige tilknytningsetiketter.
  • Klik på Gem.
• For at tilføje en faktureringsadresse til fakturaen:
  • Klik på Rediger under Faktureringsadresse.
  • Indtast adresseoplysningerne i panelet til højre.
  • Klik på Anvend.
• Som standard er fakturadatoen indstillet til den aktuelle dag. For at opdatere dette skal du klikke på feltet Fakturadato og derefter bruge datovælgeren til at vælge en ny dato.
• Som standard forfalder fakturabetalingen ved modtagelse af fakturaen. Du kan vælge forskellige betalingsbetingelser ved at klikke på rullemenuen Betalingsbetingelser og derefter vælge en betalingsbetingelse. Feltet Forfaldsdato opdateres automatisk, så det passer til den valgte periode.
• Hvis du vil tilføje et indkøbsordrenummer til fakturaen, skal du indtaste nummeret i feltet PO-nummer.

Tilføj linjeposter

I afsnittet Varelinjer skal du tilføje de varer, som din køber vil købe.

• Sådan tilføjer du eksisterende produkter fra dit produktbibliotek( kunProfessional eller Enterprise ):
  
  • Klik på Vælg fra produktbibliotek.
  • I panelet til højre markerer du afkrydsningsfelterne ud for de produkter, som din køber vil købe. Klik derefter på Tilføj.

• Sådan opretter du en brugerdefineret varelinje til fakturaen:
  • Klik på Opret brugerdefineret varelinje.
  • I højre panel skal du konfigurere detaljerne for din varelinje. Felterne Navn og Enhedspris er obligatoriske. Klik derefter på Gem.
  • Når du har gemt varelinjen, kan du opdatere dens detaljer i varelinjeeditoren, herunder øge mængden og indstille en enhedsrabat (enten USD eller procentbaseret).
• Når du har tilføjet dine varelinjer, kan du se subtotalen, inklusive eventuelle rabatter, i afsnittet Resumé.

Tilføj kommentarer

Hvis du vil tilføje noter til din køber på fakturaen, kan du tilføje dem i afsnittet Kommentarer. Du kan bruge tekstindstillingerne i bunden af tekstfeltet til at formatere din tekst yderligere, tilføje et hyperlink eller indsætte et uddrag.

Konfigurer faktureringsmuligheder

I sektionen Billing skal du angive, hvilke betalingsmuligheder der skal være tilgængelige for køberen, og om du vil indsamle oplysninger om fakturerings- og leveringsadresse. Disse indstillinger arves fra dine betalingsindstillinger for checkout.

• For at indstille de tilladte betalingsmetoder skal du markere afkrydsningsfelterne ud for Kredit- eller debetkort og ACH (bankoverførsel).
• Hvis du vil indsamle oplysninger om faktureringsadresse ved checkout, skal du markere afkrydsningsfeltet Collect billing address for credit card purchases.
• Hvis du vil indsamle oplysninger om leveringsadresse ved kassen, skal du markere afkrydsningsfeltet Indsaml leveringsadresse. Når køberen indtaster sine forsendelsesoplysninger, kan de kun vælge mellem de lande, du har angivet i dine betalingsindstillinger.

Avancerede indstillinger

I afsnittet Avancerede indstillinger kan du tilpasse fakturaens sprog og lokale samt fakturaens URL. Klik på Avancerede indstillinger for at få adgang til de avancerede indstillinger.

• Som standard er sproget, der bruges til titler og etiketter på siden, indstillet til engelsk. Hvis du vil opdatere dette til et andet sprog, skal du klikke på rullemenuen Sprog og derefter vælge et sprog.
• Som standard bruger dato og adresseformatet USA-format. Hvis du vil opdatere dette til et andet format, skal du klikke på rullemenuen Locale og derefter vælge en lokalitet.
• Hvis du vil indstille en brugerdefineret faktura-URL ved hjælp af et af dine tilsluttede domæner, skal du klikke på rullemenuen Domæne og derefter vælge et domæne. Du kan også indtaste en brugerdefineret slug i slutningen af URL'en ved at indtaste en værdi i feltet Content slug. En forhåndsvisning af faktura-URL'en vises under URL-felterne.

Gem og færdiggør

Når som helst under oprettelsen af fakturaen kan du klikke på Gem øverst til venstre for at gemme fakturaen som et udkast. Du kan til enhver tid vende tilbage til en kladde for at redigere eller slette den. Du kan også klikke på Preview øverst til højre for at se, hvordan fakturaen vil se ud for køberen.

Hvis du er klar til at færdiggøre fakturaen, så du kan sende den til køberen:

• Klik på Finalize øverst til højre. Når fakturaen er færdig, kan den ikke redigeres eller slettes.

• Gennemgå ansvarsfraskrivelsen i dialogboksen, og klik derefter på Finalize.

Send

Når du har færdiggjort fakturaen, vises en dialogboks med muligheder for at sende fakturaen til din køber via en e-mail.

• Først skal du konfigurere dine e-mailadressefelter:
  • Til-feltet vil automatisk blive udfyldt med e-mailadressen på den første kontakt, der blev knyttet til fakturaen. Hvis du vil ændre denne adresse, skal du klikke på dropdown-menuen og derefter søge efter og vælge en kontakt. Du kan også indtaste en ny e-mailadresse, så opretter HubSpot automatisk en kontaktpost til dem efter afsendelsen.
  • Cc-feltet vil automatisk blive udfyldt med adresserne på alle andre kontakter, der var knyttet til fakturaen ved oprettelsen. Hvis du vil tilføje flere adresser til dette felt, skal du klikke på dropdown-menuen og derefter søge efter og vælge kontakterne eller indtaste brugerdefinerede e-mailadresser.
  • Fra-feltet vil automatisk blive udfyldt med din tilknyttede e-mailadresse, men du kan vælge en hvilken som helst e-mailadresse, der er tilknyttet kontoen.
    • Den e-mailadresse, du vælger, bliver standardadresse for fremtidige fakturasendinger, men kan ændres før hver afsendelse.
    • Svar på denne e-mail vil blive dirigeret til Fra-adressen . Hvis du vælger en e-mailadresse, der bruges til en tilsluttet indbakke, herunder delte team-e-mailindbakker, kan du administrere opfølgning i HubSpots samtaleindbakke.
• Klik på Send faktura.
• Hvis du i stedet manuelt vil skrive en en-til-en e-mail med et link til fakturaen, skal du klikke på Skriv e-mail manuelt.

Køberen modtager derefter en e-mail med fakturadetaljerne og et link til at se fakturaen i sin browser.

Du kan også sende fakturaen på et senere tidspunkt fra fakturaindeks-siden, hvor du også kan administrere dine eksisterende fakturaer. Læs mere om håndtering og deling af fakturaer nedenfor.

Administrer fakturaer

Når du har oprettet fakturaer, kan du administrere dem fra fakturaindeks-siden på samme måde, som du administrerer andre CRM-poster.

• Klik på fakturaens navn.
• I højre panel kan du angive fakturaens ejer ved hjælp af feltet Owner, se dens egenskaber og administrere fakturaens tilknytninger.
  • For udarbejdede fakturaer kan du få adgang til følgende muligheder ved at klikke på dropdown-menuen Handlinger øverst til højre:
    • Rediger: fortsæt med at konfigurere fakturaen.
    • Slet: slet fakturakladden For at se en fakturas detaljer skal du klikke på fakturanavnet og derefter se dens detaljer i højre panel.
    • Klon: Opret en ny faktura med de samme detaljer.
      
      
  • For afsluttede fakturaer kan du få adgang til følgende muligheder ved at klikke på rullemenuen Handlinger øverst til højre:
    • Kopier link: kopier fakturaens URL for at sende den til en køber.
    • Send: send fakturaen via en e-mail. Læs mere om at sende fakturaer via e-mail.
    • Download: download en PDF af fakturaen.
    • Markér betalt: Markér fakturaen som betalt, og angiv betalingsdatoen. Når du har markeret en faktura som betalt, kan du ikke længere opkræve betaling på fakturaen eller annullere den. Dette kan ikke fortrydes.
    • Annullér: markerer fakturaen som annulleret. Når du har markeret en faktura som annulleret, kan du ikke længere opkræve betaling på fakturaen eller annullere den. Dette kan ikke fortrydes.
    • Klon: Opret en ny faktura med de samme detaljer.
      
      
• For at filtrere indekssiden efter specifikke fakturaegenskaber:
  • Klik på Avancerede filtre øverst til venstre.
  • Klik på + Tilføj filter i højre panel for at oprette et nyt filter.
  • Søg efter og vælg den egenskab, du vil filtrere efter, indstil derefter filterkriterierne, og klik på Anvend filter.
  • Hvis du vil oprette flere filtre, skal du klikke på AND eller OR afhængigt af, hvordan du vil gruppere dem. Læs mere om, hvordan du opretter filtre og gemmer visninger.
    
    
• For at eksportere dine fakturaer skal du klikke på Eksport øverst til højre i tabellen. Læs mere om eksport af poster.
• For at redigere de kolonner, der vises i tabellen, skal du klikke på Rediger kolonner øverst til højre i tabellen.

Send fakturaer

Når du har oprettet en faktura, kan du dele den via et direkte link eller e-mail. Du kan også indsætte fakturaer, mens du skriver beskeder på CRM-poster og i samtalernes indbakke.

For at sende fakturaen i en e-mail:

• Klik på fakturaens navn.
• Klik på rullemenuen Handlinger i højre sidepanel, og vælg derefter Send.
• I dialogboksen skal du konfigurere dine e-mailadressefelter og derefter klikke på Send faktura.

For manuelt at sende en en-til-en e-mail med et link til fakturaen:

• Klik på fakturaens navn.
• Klik på rullemenuen Handlinger i højre sidepanel, og vælg derefter Send.
• Klik på Skriv e-mail manuelt i dialogboksen. Du vil derefter blive omdirigeret til den aftalepost, der er tilknyttet fakturaen, hvor du kan skrive din e-mail. Et link til fakturaen vil automatisk blive inkluderet i e-mailens brødtekst.
• Når du har skrevet din e-mail, skal du klikke på Send.

For at dele et direkte link til en faktura:

• Klik på fakturaens navn.
• Klik på rullemenuen Handlinger i højre sidepanel, og vælg derefter Kopier link.

• Derefter kan du indsætte linket i din foretrukne meddelelsesplatform, og køberen kan klikke på linket for at se fakturaen på den URL, du konfigurerede under oprettelsen af fakturaen.

For at indsætte en faktura i en en-til-en e-mail eller besked i samtaleindbakken:

• Klik på Indsæt i meddelelseskomponisten, og vælg derefter Fakturaer.
• Vælg en faktura. Du kan også klikke på Administrer for at navigere til fakturaindeks-siden.

Når du har valgt en faktura, tilføjes der et hyperlink til beskeden med fakturanummeret.

Bemærk: I øjeblikket understøtter HubSpot-byggede kontointegrationer, såsom Quickbooks Online og Xero, ikke synkronisering af fakturaer fra HubSpot. Du kan dog eksportere dine faktura er og uploade dem til dit regnskabssystem. Du kan abonnere på opdateringer om nye fakturaintegrationsfunktioner, såsom fakturasynkronisering, ved at udfylde denne formular.