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Contacts

Dédupliquer des fiches d'information dans HubSpot

Dernière mise à jour: octobre 19, 2020

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HubSpot déduplique automatiquement vos contacts et entreprises lorsqu'ils sont créés via une soumission de formulaire ou un import.

Si vous incluez des ID d'objet dans votre fichier d'import, HubSpot peut également dédupliquer des contacts, des entreprises, des transactions, des tickets, des produits et des objets personnalisés.

Si cette déduplication n'est pas suffisante, vous pouvez également gérer manuellement les doublons éventuels si vous êtes un utilisateur Pro ou Entreprise à l'aide de l'outil de gestion des doublons pour dédupliquer les contacts et les entreprises.

Déduplication automatique dans HubSpot

HubSpot déduplique les objets créés dans le CRM (ex : imports, soumissions de formulaire) selon les modalités suivantes :

Dédupliquer des contacts par jeton d'utilisateur

Lorsqu'un nouveau contact est ajouté à HubSpot via une soumission de formulaire, HubSpot vérifie le jeton utilisateur d'un contact (c.-à-d. hubspotutk cookie) pour voir s'il correspond à un contact existant.

Remarque : Si vous avez activé la fonctionnalité RGPD dans votre compte, un utilisateur doit accepter la bannière de votre politique de confidentialité pour que ce cookie soit associé à sa fiche d'informations.

Par exemple, si deux soumissions de formulaire proviennent du même navigateur et ordinateur, les soumissions seront fusionnées en une seule fiche d'informations, car HubSpot détectera le même jeton utilisateur pour les deux soumissions.

Les informations de la seconde soumission de formulaire écraseront les informations fournies par la première soumission, car elles auront le même cookie stocké dans leur navigateur. Cela se produit uniquement si l'adresse e-mail de la seconde soumission n'existe pas encore en tant que contact dans HubSpot.

Si vous souhaitez que chaque soumission de formulaire du même navigateur crée un nouveau contact, activez le paramètre Toujours créer un contact pour une nouvelle adresse e-mail dans vos options de formulaireCela peut être utile dans des cas spécifiques, tels que l'utilisation d'un même appareil pour enregistrer les coordonnées lors d'un salon professionnel.

Dédupliquer les contacts par adresse e-mail

Lorsqu'un nouveau contact est ajouté par import, soumission de formulaire ou API, HubSpot recherche une valeur correspondante dans la propriété E-mail. Si un contact existe avec la même adresse e-mail que celui qui est ajouté dans votre compte, les nouvelles informations relatives au contact seront ajoutées à la fiche d'informations existante.

Par exemple, si vous importez une liste de contacts qui contient « admin@hubspot.com » et qu'un contact existant dans votre compte dispose de l'adresse e-mail « admin@hubspot.com », les informations importées seront ajoutées à cette fiche d'informations.

Dédupliquer les entreprises par domaine d'entreprise

Lorsqu'une nouvelle entreprise est ajoutée par import, HubSpot examine la valeur de la propriété Nom de domaine de l'entreprise pour dédupliquer les entreprises. Si une entreprise ayant le même nom de domaine existe déjà dans votre compte, les nouvelles informations seront ajoutées à la fiche d'informations existante.

Si cette propriété n'est pas incluse dans votre import, chaque ligne de votre fichier d'import sera importée en tant que nouvelle fiche d'informations.

Remarque : Les entreprises créées par l'intermédiaire d'API ne seront pas dédupliquées par la propriété Nom de domaine de l'entreprise.

Dédupliquer des fiches d'informations par ID d'objet

Lorsque vous souhaitez importer des fiches d'informations de contact, d'entreprise, de transaction, de ticket, de produit ou d'objet personnalisé, vous pouvez utiliser un ID d'objet unique pour faire correspondre ces fiches d'informations à des fiches d'information existantes dans HubSpot. Cet ID d'objet peut être utilisé pour dédupliquer les enregistrements pendant l'import ou pour rechercher une fiche d'informations spécifique dans HubSpot.

search-by-object-id

Pour obtenir les ID d'objet de vos fiches d'informations, exportez vos fiches d'informations ou affichez les propriétés d'un objet spécifique pour récupérer son ID (par exemple, la propriété ID du Contact).

Incluez la colonne d'ID d'objet dans votre fichier lorsque vous importez vos fiches d'informations dans HubSpot. Lors de l'import, cochez la case Mettre à jour les [fiches] existantes en utilisant « l'ID d'objet » exporté depuis HubSpot lorsque vous choisissez votre fichier.

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Remarque : si vous incluez la colonne d'ID d'objet dans le fichier, toutes les lignes n'ayant pas de valeur pour l'ID de fiche d'informations ne seront pas importées lors de l'import.

Dédupliquer manuellement les contacts et les entreprises (Pro et Entreprise uniquement)

Les utilisateurs disposant d'autorisations d'accès et d'autorisations de modification avec l'option Tout sélectionnée pour les contacts et les entreprises peuvent dédupliquer les contacts et les entreprises dans leur compte en utilisant l'outil de gestion des doublons.

L'outil de gestion des doublons identifie les doublons en comparant le nom, l'adresse e-mail, le pays de l'adresse IP, le numéro de téléphone, le code postal et le nom de l'entreprise de deux fiches d'informations.

HubSpot affiche jusqu'à 2 000 doublons parmi les plus probables. HubSpot recalcule automatiquement ces résultats à quelques semaines d'intervalle. Vous pouvez voir quand aura lieu le prochain calcul sous l'intitulé Gérer les doublons de [fiches d'informations].

  • Dans votre compte HubSpot, accédez aux contacts ou aux entreprises.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Gérer les doublons.manage-duplicate-contacts
  • Affichez une liste de contacts ou d'entreprises en doublon que vous pourrez consulter. Vous pouvez également voir quand aura lieu le prochain calcul sous l'intitulé Gérer les doublons de [fiches d'informations].

Remarque : Si HubSpot affiche une entreprise parent en tant que doublon d'une entreprise enfant, vous ne pourrez pas vérifier ni refuser cette paire en tant que doublon. Vous devez supprimer la relation parent-enfant avant de pouvoir les fusionner. 

  • Analysez les contacts ou les entreprises en doublon et décidez de les fusionner ou non.
    • Cliquez sur Vérifier à côté d'une paire de contacts ou d'entreprises.
    • Dans la boîte de dialogue, vous pouvez comparer les propriétés des fiches d'informations et choisir celle qui sera conservée.
      • Pour modifier les propriétés affichées, cliquez sur Propriétés à afficher. Vous pouvez afficher jusqu'à cinq propriétés.
        • Pour supprimer une propriété affichée, cliquez sur X à côté dans la section Sélectionner les propriétés à afficher.
        • Pour afficher une propriété, recherchez et cliquez sur la propriété.
        • Cliquez sur Appliquer les propriétés une fois que vous avez sélectionné les propriétés.
    • Après l'analyse des fiches d'informations, sélectionnez le contact ou l'entreprise que vous souhaitez conserver, puis cliquez sur Fusionner. En savoir plus sur la fusion des contacts ou des entreprises dans HubSpot.
    • Si les deux fiches d'informations ne sont pas des doublons, dans la boîte de dialogue, cliquez sur Annuler. Ensuite, dans le tableau, cliquez sur Rejeter pour supprimer cette paire identifiée du tableau de bord Gérer les doublons.

Remarque : Fusionner deux doublons peut déclencher un workflow si les propriétés qui viennent d'être mises à jour correspondent à l'un des déclencheurs de workflow.