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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.
Contacts

Dédupliquer des fiches d'information dans HubSpot

Dernière mise à jour: mai 17, 2022

Disponible avec :

Tous les produits et les abonnements

HubSpot déduplique automatiquement les contacts utilisant les adresses e-mail et les entreprises utilisant des noms de domaine.

Les ID d'objet peuvent également être utilisés pour dédupliquer les contacts, les entreprises, les transactions, les tickets, les produits et les objets personnalisés. Vous pouvez inclure des ID d'objet dans votre fichier d'import pour dédupliquer les fiches d'informations via un import.

Les utilisateurs d'un compte Pro ou Entreprise peuvent également gérer manuellement les doublons possibles en utilisant l'outil de gestion des doublons.

Déduplication automatique dans HubSpot

HubSpot déduplique les objets créés dans le CRM (ex : imports, soumissions de formulaire) selon les modalités suivantes :

Dédupliquer des contacts par jeton d'utilisateur

Lorsqu'un nouveau contact est ajouté à HubSpot via une soumission de formulaire, HubSpot vérifie le jeton utilisateur d'un contact (c.-à-d. hubspotutk cookie) pour voir s'il correspond à un contact existant. Si vous avez activé la fonctionnalité RGPD dans votre compte, un utilisateur doit accepter la bannière de votre politique de confidentialité pour que ce cookie soit associé à sa fiche d'informations.

Si deux soumissions de formulaire proviennent du même navigateur et ordinateur, les soumissions seront fusionnées en une seule fiche d'informations, car HubSpot détectera le même jeton utilisateur pour les deux soumissions. Dans ce cas, voici ce qui se passe :

  • Les informations de la seconde soumission de formulaire écraseront les informations fournies par la première soumission, car elles auront le même cookie stocké dans leur navigateur.
  • Si l'adresse e-mail de la deuxième soumission n'existe pas déjà en tant que contact dans HubSpot, l'adresse e-mail écrasera l'adresse e-mail existante pour le contact.
  • Si le contact soumet le formulaire en utilisant l'une de ses adresses e-mail secondaires dans HubSpot, l'adresse e-mail secondaire remplacera l'adresse e-mail principale après la soumission.

Si vous souhaitez que chaque soumission de formulaire à partir du même navigateur crée un nouveau contact, vous pouvez activer le paramètre Toujours créer un contact pour une nouvelle adresse e-mail dans vos options de formulaire.

Remarque :

  • Si un formulaire est soumis via un lien de prise de rendez-vous, une adresse e-mail unique créera toujours un nouveau contact, même si un contact existant possède un jeton d'utilisateur correspondant. Dans ce cas, l'adresse électronique du contact existant ne sera pas remplacée par la nouvelle adresse électronique.
  • Si un formulaire est soumis via un formulaire externe à HubSpot, il n'est pas possible de dédupliquer selon le jeton d'utilisateur ou l'adresse e-mail. Toutes les soumissions de formulaires externes à HubSpot provenant du même navigateur et du même appareil seront associées à un seul contact.  

Dédupliquer les contacts par adresse e-mail

Lorsqu'un nouveau contact est ajouté, HubSpot recherche une valeur correspondante dans la propriété E-mail.

  • Si vous essayez de créer manuellement un contact avec la même adresse e-mail qu'un contact existant, HubSpot vous indiquera qu'un contact existe déjà et vous ne pourrez pas ajouter le contact supplémentaire.
  • Lors d'un ajout via des soumissions de formulaires ou une API, si un contact existe déjà dans votre compte avec la même adresse e-mail, les nouvelles informations de contact seront ajoutées à la fiche d'informations de contact existante. Si le contact soumet un formulaire avec son adresse e-mail secondaire, l'adresse e-mail remplacera l'adresse e-mail existante pour le contact. Si vous souhaitez que chaque soumission de formulaire à partir du même navigateur crée un nouveau contact, vous pouvez activer le paramètre Toujours créer un contact pour une nouvelle adresse e-mail dans vos options de formulaire.
  • Lors d'un ajout via un import :
    • Si un contact existe déjà dans votre compte avec la même adresse e-mail, les nouvelles informations de contact seront ajoutées à la fiche d'informations de contact existante. Par exemple, si vous importez une liste de contacts qui inclut « admin@hubspot.com » et qu'un contact existant dans votre compte HubSpot possède l'adresse e-mail « admin@hubspot.com », les informations importées seront ajoutées à cette fiche d'informations de contact existante.
    • Si vous utilisez l'adresse e-mail secondaire HubSpot d'un contact comme son identifiant unique dans un import, si vous incluez à la fois l'adresse e-mail secondaire et ID du contact comme colonnes dans votre fichier, l'adresse e-mail secondaire remplacera l'adresse e-mail principale lors de l'import. Si vous ne voulez pas que l'adresse e-mail secondaire remplace la principale, n'incluez pas la colonne ID du contactdans votre fichier.
    • Si la propriété Adresse e-mail n'est pas incluse dans votre import, chaque ligne de votre fichier d'import sera importée en tant que nouvelle fiche d'informations de contact.
    • Si plusieurs fiches d'informations existent déjà avec la même adresse e-mail qu'un contact que vous importez, vous recevrez une erreur d'import et ce contact ne sera pas importé.  

Dédupliquer les entreprises par domaine d'entreprise

Lorsqu'une nouvelle entreprise est ajoutée, HubSpot examine la valeur de la propriété Nom de domaine de l'entreprise pour dédupliquer les entreprises.
  • Si vous essayez de créer manuellement une entreprise avec le même nom de domaine qu'une entreprise existante, HubSpot vous indiquera qu'une entreprise existe déjà.
  • Lors de l'ajout via un import, si une entreprise existe déjà dans votre compte avec le même nom de domaine, les nouvelles informations d'entreprise seront ajoutées à la fiche d'informations existante.
  • Si la propriété Nom de domaine de l'entreprise n'est pas incluse dans votre import, chaque ligne de votre fichier d'import sera importée en tant que nouvelle fiche d'informations.
  • Si plusieurs fiches d'informations existent déjà avec le même nom de domaine qu'une entreprise que vous importez, vous recevrez une erreur d'import et cette entreprise ne sera pas importée.  

Remarque : Les entreprises créées par l'intermédiaire d'une API ne seront pas dédupliquées par la propriété Nom de domaine de l'entreprise.

Dédupliquer des fiches d'informations par ID d'objet

Lorsque vous souhaitez importer des fiches d'informations de contact, d'entreprise, de transaction, de ticket, de produit ou d'objet personnalisé, vous pouvez utiliser un ID d'objet unique pour faire correspondre ces fiches d'informations à des fiches d'information existantes dans HubSpot. Cet ID d'objet peut être utilisé pour dédupliquer les enregistrements pendant l'import ou pour rechercher une fiche d'informations spécifique dans HubSpot.

  • Pour obtenir les ID d'objet de vos fiches d'informations, exportez vos fiches d'informations ou affichez les propriétés d'un objet spécifique pour récupérer son ID (par exemple, la propriété ID du Contact).
  • Incluez la colonne ID [objet] exactement comme elle apparaît dans votre fichier lorsque vous importez vos fiches d'informations dans HubSpot. Lors de l'import, cochez la case Mettre à jour les [fiches] existantes en utilisant « l'ID d'objet » exporté depuis HubSpot lorsque vous choisissez votre fichier. Si vous incluez la colonne ID [objet] dans le fichier, toutes les lignes n'ayant pas de valeur pour l'ID de fiche d'informations ne seront pas importées lors de l'import.

import-by-id

Remarque : Si vous n'utilisez que des ID d'objet pour dédupliquer, il est recommandé de vérifier les fiches d'informations existantes dans HubSpot avant d'importer un fichier externe. Pour ce faire, vous pouvez :

  • exporter vos fiches d'informations avec leurs ID d'objet et au moins une propriété qui est incluse dans le fichier externe ;
  • utiliser la fonction RECHERCHEV pour recouper les informations du nouveau fichier avec celles du fichier exporté. Découvrez-en davantage sur l'utilisation de RECHERCHEV dans Excel ou Google Sheets.
  • Attribuez les valeurs d'ID d'objet correctes à tous les doublons que vous avez identifiés.
  • Séparez les données en deux fichiers d'import : un fichier contenant les fiches d'informations existantes et leurs ID d'objet, et un autre fichier contenant toutes les nouvelles fiches d'informations.
  • Importez les fichiers. Le fichier contenant les ID d'objet mettra à jour vos fiches d'informations existantes et l'autre fichier créera de nouvelles fiches d'informations.

Dédupliquer manuellement les contacts et les entreprises (Pro et Entreprise uniquement)

Les utilisateurs disposant de l'accès Modifier pour Tout pour Contacts et entreprises peuvent dédupliquer les contacts et les entreprises dans leur compte en utilisant l'outil de gestion des doublons. L'outil de gestion des doublons identifie les doublons en comparant le nom, l'adresse e-mail, le pays de l'adresse IP, le numéro de téléphone, le code postal et le nom de l'entreprise de deux fiches d'informations.

HubSpot affiche jusqu'à 2 000 doublons parmi les plus probables. HubSpot recalcule automatiquement ces résultats à quelques semaines d'intervalle. Vous pouvez voir quand aura lieu le prochain calcul sous l'intitulé Gérer les doublons de [fiches d'informations].

  • Dans votre compte HubSpot, accédez aux contacts ou aux entreprises :
    • Contacts : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
    • Entreprises : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Gérer les doublons.manage-duplicate-contacts
  • Affichez une liste de contacts ou d'entreprises en doublon que vous pourrez consulter. Vous pouvez également voir quand aura lieu le prochain calcul.

Remarque : Si HubSpot affiche une entreprise parent en tant que doublon d'une entreprise enfant, vous ne pourrez pas vérifier ni refuser cette paire en tant que doublon. Vous devez supprimer la relation parent-enfant avant de pouvoir les fusionner. 


manage-duplicates-dashboard
  • Pour modifier les propriétés qui s'affichent lors de la comparaison des fiches d'informations, au-dessus du tableau, cliquez sur Sélectionner les propriétés à examiner.
    • Pour supprimer une propriété affichée, cliquez sur X à côté dans la section Propriétés sélectionnées.
    • Pour afficher une propriété, cliquez sur la case à cocher à côté de la propriété.
    • Cliquez sur Appliquer une fois que vous avez sélectionné les propriétés.

select-display-properties-duplicates

  • Pour identifier d'éventuels doublons, cliquez sur Vérifier à côté d'une paire de contacts ou d'entreprises.
review-reject-duplicate
  • Dans la boîte de dialogue, vous pouvez comparer les propriétés des fiches d'informations et choisir celle qui sera conservée. Sélectionnez le contact ou l'entreprise que vous souhaitez conserver, puis cliquez sur Fusionner. Découvrez-en davantage sur la fusion des contacts ou des entreprises dans HubSpot.
  • Si les deux fiches d'informations ne sont pas des doublons, dans la boîte de dialogue, cliquez sur Annuler. Dans le tableau, cliquez sur Rejeter pour supprimer cette paire identifiée du tableau de bord Gérer les doublons.

Remarque : Fusionner deux doublons peut déclencher un workflow si les propriétés qui viennent d'être mises à jour correspondent à l'un des critères de workflow.

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